關于“大文件”概念的辨析

摘要：本文對大文件概念提出的緣由、內涵及與其相關的廣義文件概念、檔案概念之間的關系等作了交流探討。

關鍵詞：大文件 廣義文件 檔案 內涵關系

任何事物都是發展變化的。文件作為一種適應社會生活、生產和管理實踐的需要而產生的信息記錄物，也必然隨著人類實踐活動以及科學技術的發展變化而發展變化。相應地，人們對于文件這一事物的認識也處在不斷的深化發展之中。“大文件觀”的出現，正是這種對文件概念認識深化的一個體現。

“大文件觀”是一個以“大文件”概念為基礎的觀念系統。即“大文件觀”的內涵并不僅僅是“大文件”概念。而是牽涉到一系列與文件概念密切相關的理論和實踐問題。如文件與檔案的關系。檔案中有否非文件成分，文件生命周期理論的認識和應用，文檔一體化管理的實踐。乃至文件學與文書學、檔案學的關系等。目前，學界對于上述問題多有爭論，難以定論，究其原因。莫不與文件概念認識上的分歧有關。可以說，只要這種分歧沒有消除。那么這種爭論就不會停息。

限于篇幅，本文希望首先通過對“大文件”概念本身的對話。以引起讀者對“大文件觀”的關注和有識之士對檔案學基礎理論問題的進一步深化研究。

潘連根：“大文件”概念是我國在20世紀80年代引入西方文件生命周期理論后，對文件運動進行全方位的研究考察過程中提出的。應該說，這一概念的確立，對于深化我國檔案學基礎理論研究和指導有關文件管理和檔案管理的實踐起到了積極的作用。

對于“大文件”概念。在此我想具體說明兩點：一是“大文件”概念的提法是否恰當：二是“大文件”概念的內涵到底是什么。

說到“大文件”概念，有些學者認為。“‘大文件’概念和‘小文件’概念是相對應的一個概念，沒有‘小文件’概念就沒有‘大文件’概念，而沒有‘大文件’概念也就沒有‘小文件’概念。”在此，如果認為我們是先有一個“小文件”概念的提法，而對應地提出了一個“大文件”概念的稱呼，那么我認為是不恰當的。因為，在“大文件”概念提出前，事實上我們并無“小文件”概念的稱謂。而文件概念我們現在一般認為有廣義和狹義之分，“大文件”概念實際上就是廣義文件概念，或者說是“廣義文件”概念的一個通俗說法，即將傳統“狹義文件”概念認為不是文件的文件也包容進來而取的一個更為形象化的稱謂。舉一個相近的例子，在地方國家綜合性檔案館進行館藏檔案資源優化配置過程中。提出了“大檔案”建設。即將傳統檔案管理體制下原來分散保存在各處的黨政機關檔案、城建檔案、房地產檔案、婚姻檔案、土管檔案及其他各種專門檔案統統集中到地方國家綜合性檔案館之中。從而使國家綜合性檔案館名副其實，能更為準確快捷地為黨和政府及社會公眾提供優質服務。可見，“大檔案”的提法。我個人認為也許并不科學。因為我們事實上從來沒有否認原來沒有保存在國家綜合性檔案館之中的檔案不是檔案，也沒有對應的“小檔案”的提法，現在只不過是對國家綜合性檔案館拓寬檔案資源建設渠道展現新舉措的一個形象化提法。

至于“大文件”概念的內涵到底是什么?這需要在分析我國傳統文件觀念的基礎上進行把握。我國傳統的文件概念實際上是一種狹義文件概念，其內涵：一是認為文件必須是具有現行效用的。即現行文件；二是認為文件必然是書面文字材料(甚至有時又將文件等同于公文)。但是，隨著社會的發展，特別是科學技術的進步，文件不僅涵蓋的內容日益廣泛。而且形式(信息記錄的方式和載體)也日趨多樣，導致傳統的狹義文件概念已很難適應實踐的需要，特別是文件生命周期理論引進后，為了更好地理解、推廣、應用該理論，迫使我們必須擴大文件概念的適用范圍。于是學界開始倡導“廣義文件”概念，提出了“大文件”概念。應該說。陳兆祦教授在“大文件”概念的確立中功不可沒。他早在1987年就撰文指出：“文件是一個大概念……文件就是組織或個人在社會活動中。為了相互聯系、記載事物、處理事務、表達意志、交流情況而制作的又構成該項活動組成部分的記錄材料(用現代的話來說，文件就是人們為了在時間和空間上傳遞信息而制作的固定了信息的物體)。”到1991年。他又將上述文件定義更精煉地表述為“組織或個人為處理事務而制作的記錄有信息的材料。是人類記錄、固定、傳遞和儲存信息的一種工具。”㈨這種“大文件”概念的內涵在把握時，與傳統狹義文件概念的內涵剛好相反，即文件不僅僅是指現行文件，也指半現行文件(如果認可該概念的話)和非現行文件：不僅僅指書面文件，也包括各種圖示文件、影像文件、電子文件等。因此，“大文件”概念的內涵可用一句話來概括，即文件是指在其整個運動過程中(從文件的形成到銷毀或永久保存)不論其價值形態如何的各種記錄材料。應該說，這種文件概念在國際上具有普遍性，如《文件管理國際標準(IS015489)》(安小米、焦紅艷譯，2001年)認為文件是指“機構或個人在履行其法定義務或業務事務過程中形成、收到并保管的作為證據及信息的記錄”。采用“大文件”概念不僅有助于促使我國的文件管理、檔案管理逐步與國際接軌，也有助于國際間的學術對話交流。

需要特別說明的是，大文件概念的確立與檔案概念的認識并無必然的聯系。因為。無論是以美國為代表的日耳曼語族國家(認為只有在檔案館中永久保存的文件才是檔案)，還是以法國為代表的拉丁語族國家(認為文件從現行階段開始就是檔案)。盡管他們的檔案概念是如此的不同，但并不影響他們對于(廣義)文件概念的認同和應用文件生命周期理論。如果認為我國的檔案概念與國外不同，因而我國沒有必要采用國外的文件概念(廣義的)，沒有必要應用文件生命周期理論，顯然是站不住腳的。此外，有學者認為，我國原已有“廣義文件”和“狹義文件”之分(以《檔案學詞典》中對文件的釋義為例…)，如果“大文件”概念就是指“廣義文件”的話，就沒有必要引入國外的文件概念，也沒有必要提出“大文件”概念。但我要說的是，《檔案學詞典》中“廣義文件”的釋義仍是陳兆祦教授1991年的表述，而這一概念顯然已不是我國傳統的對文件的認識，事實上我們所說的傳統文件觀，主要是指20世紀80年代引入文件生命周期理論以前的文件概念，在當時也無所謂文件的廣義和狹義之說。所以，現在說到我國的“廣義文件”概念。一般就是指“大文件”概念。

劉東斌：對于“大文件”概念提法我認為不恰當。我同意學者王茂躍認為的：“‘大文件’概念和‘小文件’概念是相對應的一個概念，沒有‘小文件’概念就沒有‘大文件’概念，而沒有‘大文件’概念也就沒有‘小文件’概念”的觀點。因為。如果“大文件”概念作為一個學術術語提出來，那么，它的前提就應該有一個相對的“小文件”概念，或是把原來的文件概念定為“小文件”。或另外定義“小文件”概念。而把擴大了的文件概念定為“大文件”。沒有“小”何來“大”呢?當然，先生您給出的一個理由是“在‘大文件’概念提出前。事實上我們并無‘小文件’概念的稱謂。”這個理由是不充分的。比如說，在沒有“廣義文件”概念之前，也沒有“狹義文件”概念，由于廣義和狹義是相對的，因此，在提出“廣義文件”概念時，就把原來的文件概念定為“狹義文件”。這也才使“廣義文件”概念立住了腳。給出的第二個理由是：“‘大文件’概念實際上就是‘廣義文件’概念，或者說是‘廣義文件’概念的一個通俗說法，”是“更為形象化的稱謂。”我覺得也不妥，“大文件”概念的涵義實際上與“廣義文件”概念不相同的，下文還將專門論述。對于“大文件”概念是“廣義文件”概念的通俗說法和更為形象化的稱謂的觀點，我認為。如果僅僅是這樣，就沒有必要非造一個“大文件”概念了，因為。“廣義文件”概念不是更通俗嗎?至于說“更為形象化的稱謂”，我認為，如果我們在工作中為了方便，而稱之為“大文件”，倒也無妨。正如您舉的“大檔案”的例子。您也認為不科學。“只不過是……形象化提法。”問題就在于作為方便開展一項工作可以提出某個形象化提法，但是，作為一個學術觀點和學術術語提出來。就有問題了。而“大檔案”的提法和“大文件”概念的提法的初衷和目的是不一樣的，“大檔案”的提法只是“展現新舉措的一個形象化提法”，“大文件”概念的提出卻是作為理論層面上的一個學術觀點和學術術語提出來的。理論層面上的學術觀點和學術術語應該是相對嚴謹的。是不宜用通俗的和形象化的說法。

對于“大文件”概念的內涵的解釋，我認為有幾點值得商榷：

第一，“大文件”概念就是廣義文件概念嗎?“大文件”概念與“廣義文件”概念并不是一回事。“大文件”概念的提出并不是為了確定某類事物限定其范圍的。實際是作為理論理念而提出來的，它表述的并非是“文件”的概念，而是一種文件理論概念。“‘大文件’概念的內涵……即文件不僅僅是指現行文件，也指半現行文件(如果認可該概念的話)和非現行文件”，“‘大文件’概念的內涵可用一句話來概括。即文件是指在其整個運動過程中(從文件的形成到銷毀或永久保存)不論其價值形態如何的各種記錄材料。”這實際就是文件生命周期理論的翻版或者說是中國版的文件生命周期理論。但是，“廣義文件”概念的提出并不是由于“文件生命周期理論引進后，為了更好地理解、推廣、應用該理論，迫使我們必須擴大文件概念的適用范圍，于是學界開始倡導廣義文件概念”的。“廣義文件”概念是由于越來越多的檔案現象無法用文件概念所涵蓋而提出來的。在文件生命周期理論傳入我國之前，隨著我國檔案工作范圍的擴大，已經有許多不在原來檔案范圍中的被納入了檔案范圍。如在1960年吳寶康先生就認為：“現代的檔案就是一切機關、部隊、團體、企業、事業單位、人民公社及個人在工作活動中形成的文書材料、技術文件、影片、錄音帶等。經過一定的制度，進行立卷歸檔，并集中保管起來的材料。”其中“個人在工作活動中形成的文書材料”和“技術文件、影片、錄音帶等”并不屬于所謂的狹義文件的范圍。這雖說是為檔案定義，但傳統經典的檔案學理論認為“文件是檔案的前身。檔案是由文件轉化而來的”，這里已經有了“廣義文件”的味道，只是沒有稱“廣義文件”而已。而這些檔案現象顯然不符合經典檔案學理論的“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”觀點。為了維持這個觀點的正確性，只有不斷地擴大“文件”概念的外延。對“文件”做廣義的解釋，于是提出了“廣義文件”概念。“廣義文件”概念的提出也只是為了涵蓋所有檔案現象而擴大了文件的范圍，它并沒有更多的涵義。我們看《檔案學詞典》對“廣義文件”概念的解釋：“廣義指組織或個人為處理事務而制作的記錄有信息的一切材料。是人類記錄、傳遞和貯存信息的一種工具”，“現代使用的文件，既包括以文字為主要記錄方式的書面文件，也包括以線條、紋路、明暗反差方式記錄客體信息的圖樣文件，以錄音、攝像、計算機存貯等方式方法記錄客體信息的音像文件和機讀文件；既包括紙質文件，也包括膠片文件、磁帶文件、磁盤文件和光盤文件：既包括公務文件，也包括私人文件。”可以看陳兆祦先生對“廣義文件”的解釋：“組織或個人為處理事務而制作的記錄有信息的材料。是人類記錄、固定、傳遞和儲存信息的一種工具。”從這些解釋中我們能看到“廣義文件”定義以外的內容嗎?也就是我們能看出“‘廣義文件概念’，即文件不僅僅是指現行文件，也指半現行文件(如果認可該概念的話)和非現行文件”，“即文件是指在其整個運動過程中(從文件的形成到銷毀或永久保存)不論其價值形態如何的各種記錄材料”的內涵嗎?看不出來。“廣義文件”概念與“狹義文件”概念并沒有本質的不同，它們的區別就在于它們的范圍有大有小而已。而“廣義文件”概念與“大文件”概念的區別卻有著本質的不同。

第二，“大文件”概念的確立與檔案概念的認識沒有必然的聯系嗎?“大文件”概念要確立，就必須滿足兩個前提。一是文件概念能夠涵蓋所有的檔案；二是只有文件概念能夠涵蓋所有的檔案，才能使“大文件”包含從文件到檔案，也就是從現行文件、半現行文件(如果認可該概念的話)到非現行文件，即文件的整個運動過程(從文件的形成到銷毀或永久保存)。沒有這兩個前提，“大文件”概念對檔案學理論來說就沒有任何意義。而我國對文件的廣義認識，正是從不斷擴展的檔案工作領域，已經有許多不在原來檔案范圍中的被納入了檔案范圍。越來越多的檔案現象無法用文件概念所涵蓋而提出來的。為什么會有“大文件觀的內涵并不僅僅是大文件概念，而是牽涉到一系列與文件概念密切相關的理論和實踐問題。如文件與檔案的關系。檔案中有否非文件成分，文件生命周期理論的認識和應用，文檔一體化管理的實踐，乃至文件學與文書學、檔案學的關系等”的問題，不是先有“莫不與文件概念認識上的分歧有關”，而是隨著我國檔案工作的不斷擴大和人們對檔案更進一步的認識，使人們認識到：“檔案未必來自文件”，“檔案中恐怕還會有不屬于文件范疇的東西”，“檔案不是文件的一部分”，“文件很難涵蓋檔案”。先有對檔案認識的深入，后引起對文件認識的分歧。由此一些檔案學者便對“文件”概念進行廣義的解釋，不斷擴展其外延，但其結果不是難免多帶有牽強之處，就是仍不能涵蓋所有的檔案現象。有學者已經指出：“‘廣義文件’概念的引入仍不能使‘檔案來源于文件’的結論成立”。“過度擴展的‘廣義文件’概念等同于信息記錄材料概念，從理論上講毫無意義。”這不能說“大文件”概念的確立與檔案概念的認識沒有必然的聯系吧?至于說：“無論是以美國為代表……還是以法國為代表……盡管他們的檔案概念是如此的不同，但并不影響他們對于(廣義)文件概念的認同和應用文件生命周期理論。”我認為，這不僅與檔案概念有聯系，而且與檔案學的存亡有聯系。其一。美國說“只有在檔案館中永久保存的文件才是檔案”，法國說：“文件從現行階段開始就是檔案”，這不是人為地指定某些事物是檔案嗎?這就提出一個問題，檔案是不是人為的指定物?其二，如果說檔案概念的不同。并不影響“對于(廣義)文件概念的認同和應用文件生命周期理論”的話，那么，檔案概念和檔案學的存在是不是就成為多余的了?

第三。“大文件”概念的大前提正確嗎?“大文件”概念要確立并是正確的，其實還有兩個大的前提，一是國際上說的文件概念是正確的；二是文件生命周期理論是正確的。然而，這兩個前提真的都正確嗎?國際上說文件概念能夠真正反映文件的內涵?文件生命周期理論就真正反映了文件的運動情況?先看《文件管理國際標準(ISO15489)》(安小米、焦紅艷譯，2001年)認為的文件是“機構或個人在履行其法定義務或業務事務過程中形成、收到并保管的作為證據及信息的記錄”。這個文件概念真正反映了文件的內涵了嗎?文件是什么?文件為什么而產生?文件最主要的功能是什么?文件是人們“在社會活動中為處理事務、交流信息”而使用的“社會交往工具”。“文書是人們辦事時使用的一種工具”，“公務文書是國家管理政務的一種工具，也是各類機關和組織上下左右之間相互聯系工作、處理問題的一種辦事工具”。“文書作為一種國家管理工具”，在國家形成之初就得到相當規模的應用。“在階級社會中，文字在國家管理中的應用，就產生了最早的文書。”“國家作為社會組織的最完備形式，面臨著日益復雜的社會事務，它必須找到一種能夠克服時空界限的管理工具。行使自身的權力，表達自己的意志。于是，文書便應運而生。”“公文的首要功能是管理工具；離開了管理活動。背離了管理活動的原則，公文的‘生命，就終止了。”也就是說文件是一種辦事、管理的工具，尤其是作為文件主要部分的公文它的“首要功能是管理工具”。它的主要功能是辦事、管理，也就是發揮其現行效用。國家政府機關的建立是管理的需要，它因有管理對象而存在，它的文件主要是為了管理管理對象的需要而產生，文件只有到了管理對象那里才有價值，才能發揮其現行效用，才是其主要功能所在。如果文件只是“保管的作為證據及信息的記錄”，而沒有作用于管理對象，沒有現行效用，那還是文件嗎?“檔案是社會記憶的工具或存在物”。“檔案，在現代社會里，已經成為人們社會生活中不可或缺的記憶工具”。檔案是為了滿足人類記憶備忘的要求而產生的，檔案最基本的功能是記憶備忘。用這個標準來看這個文件概念是不是頗像檔案啊?至于說文件生命周期理論是否正確，這里不做更多的論述，只從一個小的方面來說明。面對有些僅僅是為記憶備忘而產生的并不符合文件生命周期四階段的檔案現象，先生您和何嘉蓀教授用文件的跳躍來解釋，認為：“在特定條件下，文件由第一(設計制作形成)階段，越過第二(現行)階段。直接進入第三(暫存)階段，然后再順向運動。”這沒有現行階段即現行效用的文件，能不能算是文件呢?

潘連根：對于“大文件”概念的確立，我是從大文件概念本身在提出之前當時確實并無“小文件”概念的稱謂來分析的。正如“大檔案”提出之前我們也一直并沒有“小檔案”的提法一樣。當然，提出“大文件”概念后，有些學者又倒推過去將原來的文件概念稱之為“小文件”概念亦無不可，但我認為這并不是問題的關鍵。(盡管。從理論層面和學術術語上來講，我十分贊同您的觀點，即“大文件”的稱謂不如用“廣義文件”稱謂更恰當、更嚴謹。)關鍵是“大文件”概念是否就是“廣義文件”概念，它的內涵是什么。

據我所知，“廣義文件”和“狹義文件”概念的提法也是在20世紀80年代文件生命周期理論引進以后在分析應用該理論過程中才有的，因為當時有叫“大文件”概念的。也有叫“廣義文件”概念的，因而我認為“大文件”概念其實就是“廣義文件”概念。至于先生您提及的吳寶康教授在1960年文章中提出的“現代檔案就是……在工作活動中形成的文書材料、技術文件、影片、錄音帶等，”恰恰說明當時使用的文件概念就是我們現在認為的傳統的一種“狹義文件”概念，因為如果是“廣義文件”概念，就沒有必要如此表述，直接表述為“文件”(指廣義的)即可。至于您認為《檔案學詞典》和陳兆祦教授提出的文件概念中并沒有我所提出的“大文件”概念的內涵，事實上，你只要仔細查閱他們的全文，便會發現他們對文件概念的真正理解。如陳兆祦教授在1987年著名的論文《再論檔案的定義——兼論文件的定義和運動周期問題》中提出了“大文件”概念的定義后，指出“檔案就是作為歷史記錄保存起來以便查考的文件”，而“文件的形式和制成材料幾千年來有了很大的變化。除了文字之外，出現了圖像的、聲音的和電子計算機閱讀的文件：從泥版、甲骨、金石、羊皮、紙草、竹木、棕櫚葉、紡織品、紙質文件，發展到膠片、磁帶文件。”“文件從其產生到成為檔案以至消亡是有一個過程的，這個過程就是文件的運動周期。”這便是我認為的“大文件”概念的真正內涵。2007年，陳兆祦教授又撰文指出，20多年來討論檔案定義及其屬概念時，其中一個分歧就是因為對文件有不同的認識，從而造成了討論問題沒有共同語言的局面。那么現在有沒有一個比較符合實際的、比較好的文件概念呢?他分析了《中國大百科全書，圖書館學情報學檔案學》、《檔案學詞典》、《辭海》及《檔案工作基本術語》中的文件定義，認為文字表述盡管不完全相同，但其基本內涵和外延是一致的。這種擴大了的文件概念有什么樣的檔案不能包容呢?

關于“大文件”概念的確立和檔案概念之間的關系，主要就是要解決您所提到的使文件概念能涵蓋所有的檔案現象。讓文件概念能適應不斷發展了的檔案工作領域。但文件概念本身的擴大，并不能解決檔案概念的認識問題，即從文件運動的角度講，檔案是文件運動的一個階段，但從文件運動的哪個階段開始才算檔案。則不是大文件概念本身所能解決的。正如美國著名檔案學家謝倫伯格所指出的：“‘檔案’一詞顯然并沒有一個不可更動而必須優先采用的、最終的、最完備的定義。它的定義可以在不同的國家作不同的修改。以適應不同的需要。被采納的定義都應該提供一個基礎，使檔案工作者能夠在這個基礎上有效地應付他們為之服務的政府所產生的各種材料。凡是有損他們的工作效力的定義，就不應該接受。”可見，檔案的定義因各國的歷史文化背景、文檔管理體制以及思維方式等的不同而不同，無法在世界范圍內得到統一。但這并不影響取得以下共識：檔案都是由文件轉化而來，文件運動到一定階段就成了檔案。

何嘉蓀教授曾對全世界的檔案概念作過比較研究。他從“文書處理程序完畢”、“歷史記錄”、“原始性(真實性)”、“發揮(現行、還是非現行)作用”、“具有保存價值”以及“按一定規律特地保存”等幾個方面分析它們是否是全世界共同認可的劃分標準，最后得出的結論是——從全世界范圍來看，人們都可以接受如下觀點：檔案是原始的(真實的)歷史記錄，具有一定的保存價值，是人們有意識保存下來的文件有機整體。但是，其中原始的(真實的)歷史記錄和有一定的保存價值。是檔案與文件共有的特性。不能用作兩者的區分標準，剩下的只有最后一條，檔案是人們按照一定規律有意識保存下來的文件有機整體，而文件則是“自然”形成的。這才是兩者之間的本質區別。雖然歸檔只是將文件實體或文件信息從此歸為檔案管理部門有效控制的一種手段，同時也是用于改變文件存放地點和管理方式的一種手段。但是。正如何嘉蓀教授指出的，歸檔是人們有目的保存檔案的一種自覺行動。人們正是通過歸檔正式承認了文件所具有的保存價值，并使其轉變成了整個社會的寶貴財富和信息資源。它們將因此作為檔案受到法律的保護和物質上的保護。通過歸檔，文件就從法律上被賦予了更權威的憑證作用。作為檔案，文件成了在一切場合普遍承認的歷史憑證和法律憑證。所以，歸檔不僅僅是文件的轉手和移交，相反它是一種具有重大意義的法律性、歷史性行動。可見。“歸檔”(即“按一定規律有意識保存”)才是文件向檔案轉化的唯一的最重要的條件和標志。因此，從歸檔這一角度，檔案也可理解為“人為的指定物”。當然這種人為指定也是有限制的，不是任何東西都可指定為檔案，即只能從文件當中去指定(選擇)。其實。也有學者從另一角度進行過表述，檔案比文件多了一重品格，具有雙重品格，即文件和檔案都具有行為主體(文件作者)行為“伴生物”的品格，而檔案又具有一定行為主體(檔案形成者)目的行為的品格。任何一個行為主體在將其自身行為伴生物(文件)立卷歸檔時，都要對其進行挑選鑒別。即哪些文件轉化為檔案確實是由人根據一定的原則標準來指定的。需要說明的是。盡管檔案是由文件轉化而來，盡管文書學和檔案學正處在整合過程之中，但文件概念和檔案的概念畢竟是不同的，現有的處在發展之中的檔案學學科也是不會消亡的，先生您大可不必擔心“檔案概念和檔案學的存在是不是就成為多余的了。”

至于您提到“大文件”概念確立的兩個大前提是否正確，我可以就第一個前提作個簡單的解釋。國際上的文件概念就是“大文件”概念。還是以《文件管理國際標準(ISO15489)》(安小米、焦紅艷譯，2001年)中認為的文件是“機構或個人在履行其法定義務或業務事務過程中形成、收到并保管的作為證據及信息的記錄”為例，這個文件概念恰恰說明文件是指在其整個運動過程中(從文件的形成、收到到保管)不論其價值形態如何的各種信息記錄材料。對于文件功能的理解，您上面講的還是傳統狹義文件(現行文件)的功能——管理工具(發揮現行效用)，而從大文件概念來說，文件當然具有現行、半現行和非現行的價值，文件在履行其法定義務或業務事務過程中當然會發揮其現行管理工具的功能，事后保存下來當然也會起到憑證參考和留存人類活動記憶的功能。至于你說這個文件概念像檔案的概念，這是由于“大文件”概念從外延上涵蓋了檔案所致，但我在前面已經說過，事實上文件的概念和檔案的概念在內涵上還是有所不同的。其實您在前面所引述的各種文件功能的說法，都是從文件在各種現實管理工作中所起的作用角度來談的，而《文件管理國際標準(ISO15489)》中為文件下定義的角度是“旨在確保適宜的文件能形成、捕獲和得到有效的管理”，兩者定義的角度是不同的。定義是可以從不同角度來下的。值得一提的是，《文件管理國際標準(ISO15489)》第7頁有一條注釋。“在一些國家中，文件管理也適用于檔案管理。但本標準不包括檔案管理。”這是否可以給先生您以一定的思考呢?

而你提到的“大文件”概念的第二個前提，即文件生命周期理論是不是正確。這不是三言兩語所能說清楚的。可以講，這是一個自從20世紀80年代引入文件生命周期理論以來一直爭論不休的問題。一度成為爭論的熱點。在此。我也不想作過多的闡述，還是就你提到的問題做個回答。您說，沒有現行階段即現行效用的文件。能不能算是文件呢?

自從我和何嘉蓀教授提出文件運動的跳躍和回流的觀點以來，有學者贊同也有學者反對。就我們的認識來說，檔案是社會實踐活動的真實歷史記錄，這是作為檔案必須具備的屬性。這是完全正確的。也是國際檔案界的共識。問題是。對于文件內容規定要辦而未辦或未辦完的事情，這份文件確實還不是該事情的歷史記錄。但對于文件的起草擬制(用來表達制作者的意圖)過程(這也是人類的社會實踐活動)而言，這份文件已經真實地記錄了文件的起草擬制過程，實質是真實地記錄了制作者要表達的意圖，它已經是該制作活動和制作意圖的歷史記錄了。如果由于某種原因制作者的意圖并未在現實中得到貫徹實施，或實施過程尚未完成(即這份文件未進入現行期或現行期尚未結束)，但有必要的話，這份文件仍可作為“真實的歷史記錄”而躍過現行階段歸檔保存，將其認作檔案。事實上，歸檔保存已經制作完成卻尚未轉入現行期的文件比比皆是，如某種產品圖紙設計完成后。該產品由于種種原因并未投產。圖紙卻依然歸檔保存：甚至是一些尚未正式成文的草稿，有必要的話也可歸檔作為檔案保存，只要認為它們日后對我們還有某種(或某些)利用價值。因而，文件的運動完全可能從形成制作階段躍過現行階段直接進入暫存階段或歷史階段。至于這種沒有現行效用的文件算不算是文件?我想請先生讀一讀陳瓊的一篇文章，她指出。人們一般將文件現行效用單純理解為對文件收受者具有的某些作用，而她認為文件現行效用是指文件對實現其制作和使用的直接目的所具有的作用。有些記錄性文件。其制作的直接目的是為了記載事務處理過程，或表達制作者的思想、意圖并且備忘，如家譜、日記等，其記載過程就是備忘過程，也是現行效用的發揮過程。記載完畢，文件直接目的達到，則現行效用消失。陳兆祦教授也認為各種各樣的記錄(如會議記錄)稱作文件和列入文件范圍之內，是有一定道理的，并不是在隨便胡說!這也可以算是一種新解。但不管怎么說，就算是從陳兆祦教授的“文件運動四階段論”來看，制作當然是文件運動的一個階段，所以即便如您所說的沒有現行階段即現行效用的文件，當然也是文件。

劉東斌：對于“大文件”概念就是“廣義文件”概念及其內涵的問題，我的疑問是：“大文件”概念就是“廣義文件”概念嗎?我認為，“大文件”概念與“廣義文件”概念并不是一回事。“大文件”概念的提出并不是為了確定某類事物限定其范圍的，實際是作為理論理念而提出來的，它表述的并非是“文件”的概念。而是一種文件理論概念。先生您的闡述并沒有說明這個問題。當然，也許是我表述的不清晰，并沒有把問題說明白。我認為，“大文件”概念是作為一種文件理論概念提出來的，而“廣義文件”概念是為了確定某類事物限定其范圍提出的，是對某類具體事物的定義。“大文件”概念就是“廣義文件”概念以及對其內涵的闡釋并沒有分清它們的不同，而是把它們混在一起，使其在邏輯關系上混亂不清的。按照大文件概念就是廣義文件概念及其內涵的闡釋，“大文件”=“廣義文件”=現行文件+非現行文件(按國外的說法)=文件+檔案(按國內的說法)，那么，“大文件”=“廣義文件”≠現行文件，“大文件”=“廣義文件”≠文件。這個式子中的現行文件(國外)中的文件和文件(國內)概念是不是陳兆祦教授所定義的“廣義文件”概念呢?也就是說現行文件(國外)中的文件和文件(國內)與“廣義文件”的范圍是不是一樣的?如果是，那么，“大文件”=“廣義文件”=現行文件=文件，這是不是自相矛盾呢?如果不是。那么，現行文件(國外)中的文件和文件(國內)概念的概念是什么?它的范圍是什么?

對于“大文件”概念的確立和檔案概念之間的關系的問題，先生您引用了美國著名檔案學家謝倫伯格關于“檔案”的名言，但我認為這個“檔案”名言本身就有問題的。謝倫伯格名言的前半句：“‘檔案’一詞顯然并沒有一個不可更動而必須優先采用的、最終的、最完備的定義。”不管他處于什么考慮應該說是正確的，因為對任何事物的認識都有一個由淺入深的過程。都不可能有一個“最終的、最完備的定義”。但是，他的名言的后半句顯然是有問題的，當“檔案”成為“在不同的國家作不同的修改，以適應不同的需要，”而由檔案工作者“應付他們為之服務的政府所產生的各種材料”時，那種所謂的“檔案”。不就成了人為指定的“檔案”嗎?而且是檔案工作者指定的，并且把“政府所產生的各種材料”以外的檔案全部排除在檔案之外，這種“檔案”定義下的“檔案”還有多少客觀性呢?事實上。檔案作為世界上存在的一種事物。它不應該具有國家屬性，它不應該“在不同的國家作不同的修改，以適應不同的需要，”它不應該在這個國家是檔案，而在另一個國家就不是檔案。各國檔案概念的差異，并不是“因各國的歷史文化背景、文檔管理體制以及思維方式等的不同而不同，無法在世界范圍內得到統一”，而是由于各國檔案工作開展的范圍不同造成的。各國檔案工作者沒有從世界范圍、從古今范圍去考察研究檔案這個事物，而只是為了“有效地應付他們為之服務的政府所產生的各種材料”，各自把檔案在各自開展檔案工作以后其所具有的一些屬性作為檔案本身所固有的屬性，再用以作為根據反過來去認識什么是檔案，從而把檔案概念限制在各自“有效地應付他們為之服務的政府所產生的各種材料”上，限制在各自開展的檔案工作狹小的范圍內，其檔案概念人為地打上了各國檔案工作者認識自己檔案工作范圍的印記，同時也留下了檔案是檔案工作者人為指定物的痕跡。

何嘉蓀教授對全世界的檔案概念作過比較研究，得出了“檔案是人們按照一定規律有意識保存下來的文件有機整體：文件則是‘自然’形成的。這才是兩者之間的本質區別”的觀點。何先生的觀點顯然是說檔案的本質“是人們按照一定規律有意識保存下來的”，如果這就是檔案的本質的話，那么這種本質：第一，并非檔案所獨有。如圖書館保存的圖書、情報部門保存的情報文獻。還有某個單位、某個個人保存的資料等，哪一個不是“人們按照一定規律有意識保存下來的”呢?第二，這種本質實質上明明白白告訴我們檔案就是人為的指定物，而且是檔案工作者的人為指定物；第三，何先生的觀點實質上把許多檔案都排斥在檔案之外，他所指的具有這種本質的檔案實際上僅存在于檔案室和檔案館之中。何先生也認為：“如果有些文件根據人們的總體上的主體需要必須保存，卻由于種種原因實際上未能集中保存，這些文件仍然應該是檔案”。但是這種檔案卻沒有何先生認為的檔案的本質屬性，這又如何解釋?既然沒有檔案的本質屬性，怎么“仍然應該是檔案”呢?這不是自相矛盾嗎?從實質上講何先生觀點中的文件與檔案并沒有本質區別。至于有學者提出的檔案“具有雙重品格”的觀點，第一，所謂“具有一定行為主體(檔案形成者)目的行為的品格”，不過是由檔案人加上的，因為這種“品格”是由檔案人在“立卷歸檔時，都要對其進行挑選鑒別”加上的；第二，“具有雙重品格”的檔案實際上也僅存在于檔案室和檔案館之中。這種觀點把許多檔案都排斥在檔案之外了。

至于《文件管理國際標準(ISO15489)》(安小米、焦紅艷譯，2001年)中認為的文件定義及第7頁的一條注釋。“在一些國家中，文件管理也適用于檔案管理，但本標準不包括檔案管理。”它給人們的思考是，它定義的文件概念沒有文件的功能，而更像是對檔案的定義，它雖不包括檔案管理，卻又不像是為文件管理而定，而更像為檔案管理而定。文件管理是為了什么?文件是辦事的工具。及時快速地傳遞文件信息、讓文件高效運轉、更好更快地實現文件現行效用和價值，是文件管理的主要內容。然而，“旨在確保適宜的文件能形成、捕獲和得到有效的管理”角度下的定義是為了文件管理的需要?還是為了檔案管理的需要呢?

對于沒有現行效用的文件算不算是文件的問題，我拜讀了陳瓊的《試論文件現行效用》一文，陳瓊教授是這樣解釋：“文件現行效用是指文件對實現其制作和使用的直接目的所具有的作用，是發文者與受文者特定關系的體現”。“有些記錄性文件。其制作的直接目的是為了記載事務處理過程，或表達制作者的思想、意圖并且備忘。如家譜、日記等，其記載過程就是備忘過程。也是現行效用的發揮過程，記載完畢，文件直接目的達到，則現行效用消失。制作者是發文者，當制作者閱讀使用這些文件的時候，又成為受文者，具有雙重身份，因此現行效用雖然體現在某一個主體上，但仍在收發文者之間特定聯系的范疇之中。”陳瓊教授的解釋前后是有矛盾的。對于日記來說。“發文者”制作了，“受文者”閱讀使用了嗎?一般日記是只制作并未閱讀使用。有多少人的日記是記一遍再閱讀使用一遍?大部分的情況是記完了以后什么時間閱讀使用還不知道，有些記日記的當事人記的日記從未閱讀過，怎么能又成為受文者呢?沒有閱讀者沒有受文者，怎么“也是現行效用的發揮過程”呢?其實。記日記，只有一個目的，就是記憶備忘，記下所記之事。以后再閱讀。至于以后什么時間閱讀的那一刻也并不是“現行效用的發揮過程”，而是發揮檔案記憶備忘的過程。

至于說從“文件運動四階段論”來看，制作是文件運動的一個階段，所以沒有現行階段即現行效用的文件。當然也是文件，這種說法是不是有問題?既然沒有現行階段即現行效用，那么。這種“文件”也就沒有文件價值，但是它作為檔案保存而具有檔案價值。一個從制作階段到最后階段都沒有文件價值卻有檔案價值的“文件”還是文件嗎?這完全是讓檔案來適應所謂的文件運動四階段論，硬把檔案拉人文件運動中。把沒有現行階段即現行效用的“文件”認為也是文件。是不是有點牽強?

至此，我們都已完全表明了自己對“大文件”概念的理解和認識。顯然，我們兩個的觀點是如此的不同，事實上也在一定程度上代表了學界兩種主要的觀點。我們的對話盡管沒有最終達成一致的意見和認識。但相信這種探討還是有益的，無論是對我們自己，還是對讀者。理論研究需要的就是這種窮根究底的精神，理論研究也是一個艱辛的過程。但我們可以從中得到快樂。我們相信。讀者在看完我們的對話后，一定也會有自己的認識。如果這次的對話能對讀者認識“大文件”概念有所幫助，也算是達到了我們的初衷。