論一種被長期忽視的檔案價值

摘要：以“檔案形成在前”學說的角度看來，檔案館中的部分“檔案”并非真正意義的檔案。而是被賦予檔案信息的文件。檔案是對歷史事件的最為直接的記錄，而歷史事件的記錄又大多是關于人的言行的記錄，檔案因此具有記錄支配社會活動的人的觀念與動機的價值。分析出檔案的這種價值，對未來的檔案實踐工作具有指導作用。

關鍵詞：檔案形成在前 檔案信息 檔案價值 檔案實踐

讀了劉東斌老師討論檔案與文件形成順序的系列文章之后。覺得大受啟發。雖然劉老師的學說只是初創，尚有很大的開拓余地，但這并不妨礙該學說意義與價值的展現。筆者不揣冒昧，撰寫此文。希望能沿著劉老師的思路，繼續有所收獲。

1 “檔案形成在前”必須面對的問題

綜合目前的各種檔案定義，我們可以得出一些具有共識性的內容：檔案是一種原始記錄；是在社會實踐活動過程中。直接形成的記錄。其中“原始記錄”意即“各種記錄中的原始者”，而非“對原始的記錄”。只有這樣理解，才不會與隨后的“直接形成”相矛盾。

檔案的性質(原始記錄)與檔案出現的條件(直接形成)。共同決定了檔案既不能間接生成，亦不可事后追補。所以。檔案的具體形態，如用一次會議為例。便應包括錄音、錄像、筆錄、草稿等會議過程中即時形成的記錄，卻絕不包括回憶錄等事后追補的記錄。然則經會議討論通過并最終發布的文件，又是否屬于會議的檔案?筆者覺得不能。因為就會議而言，文件所能記錄與反映的內容，僅局限于最終討論結果，因此并非是對整個開會過程的記錄。只有錄音、錄像、筆錄、草稿等各種類型的檔案，才能從不同的側面。共同反映出會議全貌。

文件是一種終點，而檔案則對應過程。任何社會活動都是先有過程，而后才有終點。劉東斌老師據此提出“檔案形成在前”的學說，認為“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件。”固然頗有合理之處，但同時也會引發幾個邏輯上的問題：既是先有檔案而后有文件，那么文件還能否繼續運動，并重新成為檔案?倘若文件不能重新成為檔案的話，則如今檔案館里所收藏者，又是何物?這兩個問題相輔相成。對于劉老師的學說而言，都是不容回避的關鍵問題。

2 檔案館里不盡都是檔案

以筆者個人的意見，既然檔案是對過程的記錄。文件則只是對結果的反映，那么對于一個完整的社會實踐活動而言，檔案所承載的信息應是連續的、不間斷的，而文件所承載者卻僅僅是結束時的一點。二者本質不同，發揮的作用自然也不一致。檔案的作用是記錄形成文件的過程并最終形成文件，文件的作用則是指導一個全新的社會實踐活動。因此對任何一個社會實踐活動而言。文件都是檔案的終點。倘若檔案竟可以先成為文件，繼而又重新成為檔案，那便只有兩種解釋：一是檔案與文件間的運動關系并非直線。而為圓形(或可逆的直線)；二是位于文件之前與之后的兩種“檔案”。所指并非同一事物。

比較這兩種解釋，顯然以后者更為合理。因為一種事物一旦成為另一種事物，就必然要發生自身價值的改變，這種變化或正或負，但一定非正即負。設若檔案成為文件，是價值的增加；那么文件成為檔案，豈非就成了價值的減少?這個道理反之亦然。也就是說，無論從檔案到文件，還是從文件到檔案，二者間必有一種變化，是減少了價值的。而這又與實際情況明顯相違。第一種解釋由此可以排除。然而在第二種解釋里，倘若前后“檔案”所指不同，則我們若以相同的名稱討論，就難免發生混淆，因此便不如分別為之命名，以示區別。既然檔案是原始記錄，先于文件形成，那么文件之前的“檔案”，自然應為檔案；至于文件之后的“檔案”。我們且不妨稱作“文檔”。

在當前的具體實踐過程中，“文檔”即我們慣常所說的“檔案”，它是這樣形成的：“就拿現行文件來說吧，一份已公開的現行文件，人們能夠識讀到其中的內容信息，而當該份文件歸檔的時候，檔案人員還要收集這份文件形成過程中產生的背景信息，如文件的起草人信息、修改經辦人與修改經辦信息、簽發人與簽發信息，等等。這些背景信息與正式頒發的文件一起，構成了該份文件的檔案。也正是這些背景信息。保持了該份文件的原始記錄性，使得該文件具有了檔案的本質特征……在日常的文件起草過程中，不同經辦者之間產生意見分歧是很正常的事，有時甚至達到沖突的程度。而這些不同意見分歧，在正式文件中是反映不出的。”由此可見。我們慣常所說的“檔案”，其實就是被附加了背景信息的文件。既然有無背景信息。是判斷“檔案”與“文件”的依據。那么這些背景信息，自然也就是僅僅屬于“檔案”。而并不屬于“文件”的信息。然而這些信息，又都是源于文件的形成過程。那么也就是說，這些僅僅屬于“檔案”的背景信息。其出現要早于文件的出現。因此這些信息的來源，便只能是文件尚未形成時就業已存在的檔案。我們在歸檔時的做法，其實就是把這些早已存于檔案的檔案信息，又擇要復制到了文件之上，從而使文件成為我們心目中的“檔案”，如此而已。考慮到這種“檔案”，其功能介乎于文件與檔案之間。筆者遂擬名為“文檔”。

文件被賦予檔案信息，即成為文檔。文檔的性質與文件極似。只是因為被賦予了檔案信息，所以才能夠成為檔案的一種替代品，入館保存。文件在形成過程中所產生的背景信息十分復雜，由于一份文件通常會由幾位負責人經手，因此每位負責人就都不可避免地要在文件底稿中留下經辦痕跡，而這種“痕跡”正是對每個經辦人的思想或觀點的原始記錄，也即是最終發布的文件所不能具備的“檔案信息”。我們現階段的歸檔環節。其實并不是創造檔案、或使檔案經歷由無至有的過程，而是通過賦文件以檔案信息。使之成為文件與檔案信息的混合體(文檔)，令其價值盡可能接近于檔案，繼而將其視同檔案保存。不過，這里又有一個問題需要解答：既然文檔是在價值上盡力向檔案靠攏，那么檔案價值便必定要有多過文檔價值之處，這多出來的價值為何?

3 一種被長期忽視的檔案價值

回顧以往檔案學界對檔案價值的認知，無論憑證的價值也好，其余的價值也罷，因為都從館藏著眼，所以幾乎全是針對“文檔”而言。當然這也并不意味著過去的結論。統統錯了：而只是說以往的結論有所局限、涵蓋尚不夠全面而已。雖然以往的結論都是針對“文檔”而言，但畢竟也都是據文檔所具有的檔案信息推理而出，因此對同樣具有檔案信息的真正檔案而言，并不失其意義。可是一種事物，其所能承載的另一種事物的信息。終究十分有限；并且這種信息的疊加。只能使一種事物無限近似于另一種事物，并不會動搖信息載體的本質。文件在被整理歸檔時，檔案人員要在文件上補充一些檔案信息，以使之酷似檔案，但這些人工添加的檔案信息，當然是十分有限、不夠完全的檔案信息。永遠也不能使文件變成真正的檔案。而只能成為檔案的一種替代品。事實上，文檔與檔案間的差異，主要就在于各自承載的檔案信息量的不同。而這種信息量的不同，又直接導致了各自價值的多寡。以往我們對于檔案價值的論斷，莫不是以默認“檔案在后”為先決條件，因此無形中便多一層束縛。使目光有所局限，最后結論其實都是對文檔中檔案信息的價值的論斷，并未察覺到檔案因針對社會活動直接形成而具有的更為重要的價值。而這部分被長期忽略的價值，其實也正是檔案相較于文檔，多出來的那部分信息的價值。

如果我們承認社會活動是歷史事件的一種，那么檔案便可理解為是對歷史事件的最為直接的記錄，而歷史事件的記錄又大多是關于人的言行的記錄。人的行為是要受觀念與價值系統的支配的，但是當社會行動轉化為具體的文件時，支配行動者行動的動機與觀念，卻通常不會被文件體現出來，而是在文件中消失掉了。并且隨著日常生活習慣的變更。這些動機與觀念可能會越來越難以被后世的研究者所理解。如此一來，無論這些動機與觀念，對行動者而言是如何難忘，在最終公布的文件里，卻總會發生動機與觀念的缺失。這就為回憶錄的出現。提供了基礎。因為回憶錄所試圖彌補的，正是這種動機或觀念的缺失，是以才能與文檔一同。成為檔案的替代品。那么反過來說，回憶錄和文檔所承擔的，其實也正是檔案所具有的最重要的價值，即對支配社會活動的人的觀念與動機的記錄。其間的差別在于。回憶錄和文檔并不是直接形成的記錄，只是“對原始的記錄”；而檔案則是直接形成的記錄，是“記錄中的原始者”。打個或許不甚恰當的比方：平面坐標軸的任何一條線段(檔案)，都可以用屬于這條線段的點(文件)輔以表達式和約束條件(檔案信息)進行表達——在此，檔案就相當于直觀的圖形，而文檔則是對圖形的抽象描述，二者具有本質不同；然而圖形只有一個，倘若因故消失的話，我們也只能通過保存對圖形的描述。間接收到保存圖形的效果。這就是現在館藏中頗多文檔與回憶錄的根源所在。

“歷史事件的核心是人的行為，而人的行動又受動機的支配。當歷史記錄是人的行動或社會行動時，闡明支配該社會行動發生的價值系統和觀念是呈現歷史事件真相的前提。”也就是說，為了確保歷史的真實，歷史學家必須尋找支配歷史事件背后的觀念，把史料還原為受觀念支配而發生的社會行動；若不恢復事件背后的真實觀念，則找到的必定不是真實，而僅僅是個形同真實的虛擬世界，并且這種虛擬世界的細節愈符合真實。本質上便距離真實愈遠。因為它會營造一種幻境，使人誤以為找到了真實，實則搞不清楚到底什么才是真實。所以。為了達到歷史研究的真實性，我們在處理關于人的行動的史料時，首先就要恢復記錄它時所未能記錄下來的動機與觀念——只有通過追求歷史的真實性，才能達到研究歷史的意義。而這些被文件缺失的動機與觀念，正是由錄音、錄像、筆錄、文稿等各種形式的檔案記錄下來的。

換而言之，檔案是我們追求歷史真實的最為有效的途徑，其最重要的價值，就是使我們能從中窺測到歷史人物的真實心境，繼而解釋歷史之所以成為歷史的原因，以及探尋歷史長河中屹然不變的規律。我國檔案界很早就有學者注意到了檔案的這種價值，但幾乎都將其視同檔案的“本質屬性”進行表述，例如鄒吉輝老師提出的“歷史再現性”，所指其實就是檔案的這種與眾不同的價值，而并非檔案的本質屬性：其他如伍振華老師的“備以查考性”、王恩漢老師的“憑證屬性”等，亦同此理。本質屬性當然是要與眾不同、唯我獨有的。但與眾不同的卻未必便是本質屬性：至少由本質屬性直接生發而來的價值，也是與眾不同的價值。這個問題已被學界討論甚久，此處因篇幅有限，又是題外之話，故不贅言。

4 提出“檔案形成在前”學說的現實意義

本文最后想要探討的問題，是“檔案形成在前”學說的提出，對于我們當前的檔案學研究而言，具有一些什么樣的意義。劉東斌老師在發表其學說之余，亦陸續為此提出幾點意義，其中尤為重要的至少也有兩點：一是可以成為電子檔案全程管理的理論基礎：二是“厘清了檔案與其他信息記錄材料(或稱文獻)的區別”，從而使我們能站在一個新的角度，對已有的各種檔案學理論進行審視。而筆者則根據此文的所思所論，又在劉老師的基礎上。感受到另外兩點意義。這兩點意義。第一是可以發掘以往被忽略的檔案價值。當屬理論層面的意義；第二則是實踐層面的意義——既可以解釋現在檔案館保存回憶錄等非檔案文獻的事實，又可以對未來檔案館的接收方向，乃至技術的研究方向，起一定的指導作用。其中理論意義已于上文詳釋。在此僅就實踐意義，繼續做些說明。

雖然綜合各種檔案的定義看來，回憶錄不應該是檔案的一種。但它在檔案館的存在。首先是為了保證歷史的可知，在這個大前提下，一切館藏檔案的存在。都是為了還原歷史，然后方才談到文化、娛樂、休閑等其他價值。也就是說，任何一份檔案的缺失，都意味著對該段歷史的解讀即將出現偏差，因此我們確有必要以回憶錄等價值近乎檔案之物，來作為對缺失檔案的一種替代。“檔案形成在前”學說的提出，使我們對該問題有了進一步的認識，同時也讓我們意識到未來檔案館應調整館藏方向，更加致力于保存錄音、錄像、筆錄、文稿等各種類型的檔案，從而使后人能有基礎，對歷史進行全方位、多角度的解讀與研究。畢竟文件的存在，只證明歷史上確曾有過此事；而文檔雖可揭示歷史事件的部分過程，卻終究無法體現全貌：只有檔案作為一種直接的、連續的記錄。才可以承擔起歷史研究中至關重要的環節，即通過對支配社會活動的人的觀念與動機的呈現，使后來者看清歷史，繼往開來。

隨著各種媒介的出現與應用，檔案逐漸由原本十分單一的紙質檔案，分化為紙質檔案與其他媒介檔案共存的狀態，尤其在電子計算機出現之后，更呈現出了從以紙質檔案為主保存，向以電子檔案為主保存的轉變趨勢。這是因為電子媒介不僅可以承擔傳統紙質檔案的文稿、記錄，而且還能以多媒體文件的形式，為過去錄音、錄像等磁媒介的檔案提供平臺，從而真正做到將各種類型的檔案匯聚一處，蔚為大觀。不過，像這種聲光色效的綜合運用，固然能令我們得以更加全面、細致的記錄歷史，但如何保護這些電子檔案的真實性。卻也成了重中之重的問題。檔案學界因長期囿于“文件是檔案前身”的觀念，把關注重點都放在由文件加工而成的文檔，并且又將這種觀念原樣引入到了對電子檔案的管理之中，遂使當前對電子檔案的管理，雖有“前端控制”等一系列的方針，以及“元數據”等一系列的技術。卻都只是針對電子公文的辦法。對錄音、錄像等更為重要的多媒體形式的檔案，仍缺乏一套行之有效的保障策略。這未免有些舍本逐末。如今隨著“檔案形成在前”學說的提出，以及對檔案價值的重新評定。則多媒體檔案的重要性必將在未來逐日凸顯，已為可以預見之事。然而多媒體檔案的數據結構遠比電子公文復雜。因此確保其真實性的難度，也必定要較電子公文為甚。如何順利解決此事。可謂一道難題。眼下針對電子公文的幾個方案。如“前端控制”、“元數據”等，不知能否依然適用于多媒體檔案?如若可以，又要不要做些改良?這都是亟待回答的問題，值得引起重視。理論最終總要用來指導實踐，以上或可推為提出“檔案形成在前”學說的最為重要的意義。