淺談企業檔案管理實踐的科技創新

1 實現工作平臺創新

信息化時代，企業為提高自身在國際上的競爭力，根據企業的職能，加快信息化建設步伐。在建或已投入運行的、承擔企業職能和業務活動的各種信息管理系統，體現了企業信息化建設的成果，建立信息系統的目的是將傳統業務工作流程優化后，借助于軟件編程和數據庫管理技術，重塑計算機工作流程來支持、執行和管理機構各項職能的業務活動。這些信息系統正是企業電子文件的來源中心。

以辦公自動化系統為例，它是行政辦公領域創建數據信息的產生登錄、流轉處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大、參與應用崗位人員眾多、處理流程繁瑣多變、數據庫功能強大、信息傳遞迅速，易于交流、信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時，辦公自動化系統為企業員工提供了現代文明辦公和規范管理的工作平臺：快捷通信、協同辦公、公文流轉、信息服務。

更重要的是，信息系統的建立為機構業務活動提供了信息流向規范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上一個新的臺階。

2 實現工作流程創新

2.1 文檔一體化流程概述。文檔一體化流程正是依托信息管理系統，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統中，業務流程和信息流程是不可分割的，文件是機構運轉中最重要的信息流，同時也反映出該機構的業務流程。因此，建立信息管理系統的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，即在文件流程中體現業務流程的要求，或把業務流程要求嵌入文件流程，以實現以下目標：減少流程的中間環節：建立并行、平行工作流程：建立跳轉、分流工作流程；建立循環工作流程：建立交叉、條件等工作流程。

在信息系統中建立以上新的工作流程后，我們可將工作環節視為流程中的一個節點，對任一工作任務項。可以任一節點為起點，以輻射、閉環、分支等形式，同時發送給多個對象進行處理。

2.2 文檔一體化流程的創新點。信息系統中文檔一體化流程的創建過程，是一個將系統、協調和前端控制的思想貫穿于設計、運行的過程，這本身就充滿著創新的內涵，在流程創建過程中，主要通過以下內容體現創新點。

2.2.1 文件管理階段。面向普通用戶、業務管理人員、系統管理人員，提供多層面的不同任務項的工作流程及操作平臺；形成文件質量監督、保證體系；形成文件流轉監控機制：形成文件歸檔機制。

2.2.2 檔案管理階段。建立現代信息服務理念；建立現代信息整理理念：建立檔案信息安全機制。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權限設置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權限分層工作流程。對信息保管安全，要建立檔案數據的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統的信息處理工具、利用工具，確保信息的保管安全。

流程的創新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現無縫鏈接成為現實。它不僅改變了文件與檔案工作的質量和內容，對文件與檔案工作者的觀念和思路也形成巨大的沖擊。

3 實現信息安全管理創新

信息化時代，計算機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災害等各種因素，都會造成計算機系統的破壞，導致存儲數據被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。

3.1 信息管理。流程管理是對整個系統運行狀態的監控和對系統的每一項目或任務的流轉、執行情況的跟蹤和監控。通常系統管理員負責流程的監控管理，這是系統安全穩定運行的重要環節，也是確保系統產生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證。因此。文件、檔案管理人員有責任和義務關注流程管理的科學性、準確性。

3.2 信息工作人員管理。信息時代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集。其中包括企業的核心數據信息。因此。加強對信息工作人員的管理，建設一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術人員隊伍，是非常現實和必要的。

4 實現制度創新

如何保證信息系統在應用過程中，能適應不同階段、不同性質用戶的需求，以發揮其最大效能；如何規范地應用、開發信息系統，以獲得最好的效果，靠的是企業提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業務管理、信息化管理是密不可分的。從保證信息系統的規范應用、合理開發、信息安全等方面綜合考慮。企業需要在行政規章、業務規范、技術規則等幾個層面，組織信息部門、業務部門，共同建立起企業級信息管理的標準規范體系。