教學評估視角下高校檔案工作調研報告

摘要：教學評估與高校檔案工作關系非常密切，將兩者結合研究具有很強的現實意義與理論價值。課題組通過對湖南省部分高校調查。認為普通師生的檔案意識較薄弱，高校教學評估尚未得到廣大師生的普遍關注，各方面對高校教學評估與檔案工作的內在關系認識不到位，高校檔案工作長效模式亟待健全，需要采取切實的措施改進高校檔案工作。

關鍵詞：教學評估 檔案工作 長效模式調研報告 高校

1 調研背景

1.1 調研目的。2007年初，《教學評估視角下的高校檔案工作長效模式研究》課題獲湘潭大學第三批大學生創新基金資助而成功立項。為了進行該課題研究，2007年5月至6月，課題組選取湖南省部分高校進行了調研。

這些高校對于課題研究具有較強的代表性。從學校類型來看，中南大學是研究型大學，湘潭大學、湖南師范大學為教學研究型大學。湖南科技大學、湖南工程學院為教學型大學。從教學評估的影響來看，中南大學、湖南師范大學、湖南科技大學進行過兩次教學評估，湘潭大學進行過一次即將迎來第二次評估，湖南工程學院即將迎接第一次教學評估。從檔案工作的特點來看，中南大學、湘潭大學、湖南師范大學都設立檔案館進行管理。檔案工作的現代化、規范化水平較高：湖南科技大學采用檔案管理中心的形式進行管理，檔案工作水平一般；湖南工程學院則以檔案室的形式開展工作，檔案工作水平相對較低。

1.2 調研方式。課題組從教學評估與高校檔案工作兩方面人手，運用問卷調查、實地調研、文獻調研等形式具體開展調研。

問卷調查方面，采用封閉式、開放式相結合的抽樣問卷調查方式，將調查對象分為：檔案相關人員、教學評估人員、普通師生三類人員。檔案相關人員包括高校檔案館工作人員及高校檔案學系師生，教學評估人員即為直接參加教學評估的工作人員。普通師生指除以上兩類人員之外的在校普通師生。問卷共設計18道題。1～16題為封閉題，其中部分題目選項采取了“其他”等開放式設計；17～18題為主觀題，針對不同的調查對象設置了相對應的題目進行調查。共發放150份問卷，回收121份，其中有效問卷為115份，回收率為81％。有效率95％。

實地走訪方面，實地前往上述5所高校發放問卷，拜訪了每所學校的檔案館。直接向檔案部門領導及工作人員咨詢了本調研相關問題。尤其多次去湘潭大學檔案館及若干院系的檔案室調查與了解情況，走訪了校迎接教學評估辦公室，咨詢了湘潭大學2002年度直接參與教學評估的專家。

文獻調研方面，收集了5所學校及其他10余所學校的評估材料，查閱了5所學校的評估檔案，查看了一些書籍，研讀了近百篇相關文獻。

從調研的情況看，調查的結果基本上反映了湖南省教學評估與高校檔案工作狀況。本文擬結合實地調研和文獻調研獲取的相關情況，主要分析問卷調查的結果。

2 調研分析

2.1 高校檔案意識。在填寫問卷的普通師生中，有91.1％的師生去檔案館的次數是3次以下，有73.3％的師生還沒有去檔案館查過檔案，只有6.7％的師生去了5次以上。93.3％師生認為檔案是信息資源，認為不是與不清楚的仍占了6.7％。被調查者在填寫主觀題中還反映出，不知道學校檔案館的具體位置，覺得檔案館有點神秘等問題。由此可見，檔案在普通師生的日常生活中并未扮演重要角色，普通師生的檔案意識薄弱，甚至有部分師生對檔案及檔案事業缺乏基本的認知。

2.2 對教學評估的認識。被調查的三類人員中，有67.5％認為教學評估是對學校綜合實力的檢測，有22.5％認為主要是形式上的檢查。有5％認為教學評估沒多大意義。填寫問卷的三類人員中，66.3％評價學校教學評估一般。還過得去；16.3％評價很好、非常到位：13.8％評價不滿意。在對學校教學評估準備工作的改進發表建議時。不少被調查者提出，應加強宣傳，注重實效等建議?？梢?，高校教學評估尚未得到廣大師生的普遍認可，教學評估的宣傳、落實工作還很不夠，而且留下了一些不好的印象，造成了廣大師生參與不足等問題，給教學評估的順利實施帶來隱患。

2.3 教學評估與高校檔案工作的關系。

2.3.1 教學評估對檔案工作的作用。在被調查的檔案相關人員及教學評估人員中，48.8％認為教學評估對檔案工作意味著契機。43.8％認為是考驗，與此同時15％覺得兩者相關度不大。72.5％認為教學評估促進了高校檔案工作規范化。70％認為增強了檔案意識，33.8％認為添加了些設備，可見受調查者大多認識到教學評估工作對檔案工作的很大促進作用。

2.3.2 高校檔案工作在教學評估整體工作中的地位，接受調查的各校檔案相關人員及教學評估人員中，認為檔案部門只是參與指導教學評估工作的占70％，認為檔案部門很少參與教學評估工作的占23.8％。52.5％人主張非常有必要將檔案工作納入教學評估細則，45％人主張可以考慮將其納入?？梢?，檔案工作參與教學評估工作的程度有限，受調查者大多認識到加強雙方聯系的必要性，并主張從制度上確定檔案工作參與教學評估工作的關系。

最終對檔案工作與教學評估工作存在哪種關系的判斷上，有58.8％的人認為檔案工作是教學評估工作的重要部分，21.3％的人認為檔案工作的好壞部分決定教學評估的結果，15％的人認為二者關系不甚明顯。由此可知。大部分檔案工作人員及教學評估人員都能較充分地認識到二者存在的重要關系，但值得注意的是，另有部分人員對于兩者的關系尚缺乏正確的認識。

2.4 高校檔案工作存在的問題。

2.4.1 教學評估暴露出檔案工作的不足。調查結果顯示，71.3％的被調查的檔案相關人員及教學評估人員認為學校各院系為準備教學評估整理的檔案材料存在著不完整、不規范問題，6.25％的人認為該問題嚴重。而認為該問題基本不存在的只占10％。在被調查的高校當中，有31.3％的高校利用評估檔案作了教學評估成果的宣傳，有53.8％的高校只是將其作為下一次評估的準備材料，還有3.75％的高校尚未對其進行開發?？梢?，許多高校只是在迎接教學評估的過程中關注這些檔案材料，評估結束之后。相關部門與領導對評估檔案的重視程度明顯下降，對其價值的深度開發利用相當有限。僅有的一些開發亦呈現粗糙、單調的特點?？傮w而言。評估檔案的日常維護、后續開發的情況都非常令人擔憂。需要引起高度的關注。

2.4.2 日常檔案工作的缺陷。調查顯示，在被調查的檔案相關人員中。認為資金投入不足有48.8％，認為領導的重視程度不夠有36.3％，認為人手不夠是其單位的首要問題有20％。從中可知檔案工作發展面臨著多種制約因素，如在湖南工程學院人員配備的問題就非常突出。在被調查的普通師生中，有11.1％的人遇到查不到所需的檔案之問題，有13.3％的人遇到查不準的問題，有15.6％的人認為檔案工作人員的服務態度不好。還有8.9％的人認為服務費用昂貴。這些數據反映出檔案開發中檔案信息資源不足、檢索途徑不暢、服務態度不好、服務方式、費用難以讓人滿意等問題。

2.5 現有高校檔案工作模式的局限性。課題組調查的學校中，大部分采用校院兩級的管理體制，有部分學校推行相對集中的體制，如湖南科技大學的檔案管理中心，但都出現了若干問題。首先，檔案館對各院系各職能部門日常檔案工作的指導不足。據課題組調查，檔案館對各院系各部門偶爾進行日常指導的占52.5％，基本沒有安排的占8.8％。而經常進行的只占到30％。由此導致。檔案館在接收歸檔文件時。都不同程度存在著不規范、不完整、不符合要求的問題。其次，檔案工作在教學評估中發揮的作用相對有限。據調查，各高校在教學評估過程中的資料主要由檔案館與各院系各部門一同提供的高校占60％。通過實地調研還了解到，在首次評估中，其資料多源于檔案館。檔案部門發揮的作用較大，但在后來的教學評估中，檔案部門作用有不斷弱化的趨勢。要突破以上局限。迫切需要健全高校檔案工作模式，使其在服務學校的長遠發展、發揮信息資源功用、拓展檔案人員職業生涯等方面發揮長效作用。

3 相關建議

3.1 提高檔案人員素質，構建檔案管理新平臺。建議綜合運用在職培訓和對外招聘等方式，建設一支文化素質高、作風好、業務精、專兼職相結合的檔案管理隊伍。使其能滿足教學評估的要求。保證高校檔案工作高質優效的開展。同時要加快數字檔案館建設。在信息化和網絡化背景下，積極探索檔案管理的新手段。實現檔案信息的共享和共建。最終提高檔案管理的效益。更好地為利用者服務。

3.2 建立檔案管理工作規范體系和檢查制度，促進良性循環。第一，針對高校檔案工作中出現的不完整、不規范的問題，高校領導應該制定統一規范制度。加強相關規定的宣傳和教育。積極實施前端控制，實時控制好文件材料階段的運行，實現檔案管理規范和文件材料管理規范的有效鏈接。第二，建立高校檔案工作保障體系。一方面，要設計并形成適應檔案建設與管理評估檢查的實施方案，做到同步檢查教學工作與檢查教學工作文件材料。另一方面，建立高校檔案工作定期檢查制度，建議將高校檔案工作納入教學評估的內容之列，讓檔案工作在教學評估中也接受檢查，從而更好更快地推動高校檔案建設的發展。

3.3 實現校院兩級檔案工作業務有機銜接，提升檔案部門地位。在尊重當前雙重領導體制的前提下，改變學院及職能部門檔案室的行政隸屬關系，將其作為學校檔案館的下屬單位，檔案室由專職檔案員領導，統籌基層檔案管理工作，便捷地進行業務指導。及時解決檔案工作中出現的各種問題。

高校應建立以統籌監管和業務指導為主要職能的學校檔案館(室)或檔案管理中心，在現有情況下適當提升其行政級別，從而更好地統籌檔案工作全局，為學校的教學、研究和管理工作服務。

3.4 強化評估檔案管理，挖掘評估檔案價值。高校應借教學評估的大好時機，大力宣傳，運用多種方法，深入挖掘評估檔案的價值。在實施校務信息公開過程中，突出檔案部門提供信息、保障信息渠道通暢的作用，并適當擴大其在相關方面的職能，尤其需明確其在教學評估過程中的作用。