河南油田建設項目文件歸檔情況調查分析

近日，我們對工程投資在500萬元以上的基本建設項目文件歸檔情況進行調查分析，力圖從中發現建設項目檔案管理中存在的普遍性問題。具體研究范圍確定為重點工程項目較為集中，在油田建設中具有代表性的采油廠、試采公司、水電廠、精蠟廠、房產公司等5個單位，共計24項基本建設項目。這些項目在生產主業、輔業、公用設施、民用設施等方面具有廣泛的代表性。

1 存在的問題

1.1 可行性研究、計劃任務書。這類文件歸檔存在問題較多。我們選取的多項工程都沒有按要求將這些文件收齊歸檔，存在缺項問題，個別工程甚至沒有這方面文件。

1.2 設計基礎材料。在多項工程中，有1項工程有這方面的文件，占工程總數的4.1％。而這一工程也只有工程水文地質方面的勘察設計文件。

1.3 設計文件。初步設計文件、施工圖設計歸檔情況相對較好，設計計算書有個別工程歸檔，設計階段的其他文件則基本沒有歸檔。由此可以看出各單位除對初步設計文件、施工圖設計比較重視外，對設計階段的其他文件則不注意積累，造成這部分文件歸檔不全。

1.4 工程管理文件。主要調查土地征用中形成的文件、承發包合同、招投標文件、施工資質證書、環保合同等文件。在調查中發現，有少數工程有土地征用文件，有多項工程是在已征用的土地上施工，不涉及土地征用的問題，不產生這方面的文件。有8項工程有承發包合同、招投標文件。施工資質證明有2項工程有。環保合同文件有4項工程有。從以上情況可以看出。土地征用文件歸檔情況較為理想。

1.5 施工文件。施工文件是工程檔案的主要組成部分，在檔案的利用中起著極為重要的作用，各單位都十分重視這類文件的收集歸檔工作。檔案人員在工程檔案驗收中也把這部分檔案作為驗收工作的重點，要求施工單位必須交齊、交全，并且形成了一套行之有效的管理制度、管理辦法。這部分檔案歸檔相對較齊，但也存在一些問題，如施工記錄、日記、大事記，施工總結、技術總結、施工安裝記錄檔案文件不夠齊全。

1.6 竣工文件。對竣工驗收報告、竣工圖等各單位都收集較全，在檔案材料中屬收集最為齊全的。這部分檔案在利用過程中起著極為重要的作用，是利用率最高的檔案，因此各單位在收集檔案過程中都極為重視。再者由于這部分檔案是施工進行、工程交工的主要材料，因此施工單位很重視這方面文件的積累，保證了文件的歸檔。工程現場聲像材料、竣工驗收決議文件，在這些工程中都未產生，因此不作要求。

1.7 基建項目的財務、器材管理文件及工程概算、預算、決算。有14項工程有這方面檔案。在調查中發現，這部分檔案也存在一些問題，如一個工程中概算、預算、決算三者少有歸齊的，其實它們作用各不相同，不能替代。另一問題是這些檔案多數單位都沒有隨工程檔案保存，而是保存在會計檔案中，給利用工作帶來了一定的困難。

2 對策與建議

2.1 爭取各級領導與業務部門的支持。重點建設工程項目檔案工作的開展在一定程度上取決于各級領導的重視程度，以及業務部門檔案工作人員的重視程度。各級領導要加強對重點工程項目檔案工作的組織、協調，理順各方面的工作關系，出現問題及時解決，使檔案的收集歸檔工作順利進行。業務部門應注意平時文件材料的積累，按時按要求向本單位檔案室歸檔。避免文件材料的散失。

2.2 采取切實可行的措施，保證重點工程項目檔案歸檔工作的順利進行。一是檔案人員堅持檔案工作的“四參加”制度。在工程設備開箱驗收、工程竣工驗收時業務部門通知檔案人員參加，檔案人員負責設備資料的收集和對工程產生檔案的驗收。二是在工程結算時實行財務部門最后把關制度，工程竣工結算時先由檔案室對工程檔案進行驗收，驗收合格后檔案室簽字蓋章，財務部門見檔案室的驗收單才予以結算。實行檔案保證金制度也是一種行之有效的管理辦法。財務部門向施工單位扣留占工程總投資一定比例的歸檔保證金，以保證工程檔案的齊全、完整，在工程竣工后檔案按時交齊交全后再予退還。通過經濟手段來保證工程檔案的收集是一種切實可行的管理辦法，保證了檔案的齊全完整。

2.3 將檔案工作與基建工程項目同步進行。從項目立項論證、設計階段就進行檔案的各項工作。要求設計、施工、監理等單位設專職或兼職檔案員，形成檔案管理網絡，負責基建項目建設過程中資料的收集、整理、歸檔工作。建設單位的檔案部門負責整個項目的檔案工作，并對項目建設各環節的檔案工作進行指導、監督和檢查，確保檔案的完整、準確。

2.4 發揮檔案工作人員的主動性。檔案人員在工程施工之前會同基建項目負責人召集有關人員，將工程項目檔案的歸檔范圍、歸檔時間及其他要求作出明確規定，并對建設項目各環節的檔案工作進行指導，確保檔案的完整、準確與案卷質量。