對發文匯集幾個問題認識

發文匯集，是發文機關(或單位)將其每一年或一年度的發文，全部集中在一起，按發文順序號排列起來。匯集成冊(卷)的文件匯編。它是一個機關(或單位)所有自制文件的組合總匯，反映、揭示機關(或單位)的職能活動。發文匯集的特點是材料集中。時間針對性強。正如王靜所說，發文匯集在檔案工作中發揮了重要作用。

盡管目前還沒有組織編排發文匯集的業務技術標準，但省局印發的有關文件對此有相應的要求。《河南省檔案局<歸檔文件整理規則>實施細則》第十三條規定：“歸檔文件實行兩套制。一套按《規則》進行文件級整理：一套按不同發文字號進行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發文匯集，封面上不標注保管期限。”《河南省機關檔案工作規范化管理認證標準》中規定：“本機關對外發文檔案整理實行兩套制。一套帶發文底稿的按文件級進行整理；一套按不同發文字號進行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表，并裝訂成發文匯集”。1994年省局印發的《關于實施綜合檔案館新訂<等級標準>中若干問題的通知》對第二套檔案文件整理的程序和方法提出了系統的要求：一是“先將有發文號的文件依文號順序排列”：二是“對無發文號的檔案文件，依其產生的時間先后賦予‘檔編×號”’：三是“遵循發文號在前、‘檔編號’續后的順序。取大體相等份數(100頁左右)的檔案文件，依此分存若干卷夾里。組成保管單位”；四是“在每一案卷封面上書寫全宗名稱、起止發文號或檔編號、第二套、年代、件數、室編卷號”；五是“在卷內每份檔案文件上加蓋戳記”：六是“按各年代先后的次序統編跨年度的‘館編卷號’。最終建立起自成系統、單獨排放的保管體系。”按照上述要求，筆者對王靜提出的問題初步進行分析：

對第一個問題，筆者認為，本單位與若干個單位聯合發文，盡管發文字號是其他單位的，但該文件仍是本單位印發的文件，應列入其發文匯集的組編范圍。

對第二個問題。筆者認為，本單位草擬的反映其主要職能工作的，且需要以上級黨委和政府名義下發的文件，是上級黨委和政府制發的文件，而不是本單位的文件，不應列入其發文匯集的組編范圍。

對第三個問題，筆者認為，本單位針對其他單位請示的批復，是本單位正式印發的文件，應列入其發文匯集的組編范圍。但由于其他單位的請示文件與該批復聯系較為密切，不宜分開。所以檔案室(館)應將請示與批復作為一份文件編入發文匯集。

對第四個問題。筆者認為，本單位制發的無發文號的文件，是該單位發文的有機組成部分，如果“匯集”中不收這些文件，會使一個單位發文的完整性受到破壞。因此。這些文件應編入發文匯集。但因這類文件的構成比較復雜，而且單位往往會對其進行處理，如一些專題會議形成的領導講話、工作報告、典型材料，通常在會后以正式文件的形式印發，即使不再正式發文，有的會印制專題會議文件材料匯編。又如，“情況反映”、“參閱件”、“快件”、“工作通訊”等簡報類材料，單位會按期匯集成冊，一般不與發文匯集裝訂在一起。鑒于此。檔案室(館)應在維護單位發文的完整性的前提下，對這類文件的組編范圍和標準進行具體的分析。

在組編發文匯集時。發文機關(或單位)對其每一年或一年度的發文，應先將有發文號的文件依文號順序排列，對無發文號的文件依其產生的時間先后賦予檔編×號，按照發文號在前、‘檔編號’續后的順序，組織保管單位。

發文匯集不宜過簡，也不宜過雜。“匯集”過簡，即只片面地收入有發文號的文件。排斥無號文件，影響機關發文的完整性：“匯集”過雜，只要是機關的發文，一概收編成冊，主次不分，雜亂無章，人為造成檔案資料不必要的大量重復，導致文件檔案兩不分。