“以人為本”和檔案館制度建設

1 將“以用戶和公眾為本”的理念融入到檔案館的制度建設中去

1.1 建立服務工作中的人文關懷制度。該制度不僅要對檔案人員的文明用語、行為舉止、服務程度及服務形象加以規范，而且還應制定職業道德規范，明確廣大用戶的權力。通過對制度的完善和建設，使檔案工作者從思想深處認識到營造一個彬彬有禮、耐心親切的人文環境是檔案館工作者的責任，把發揚人文精神、給予廣大用戶充分關懷形成一種共識。從而在服務工作中檔案工作者能主動做到禮貌、周到、熱情、耐心、親切。在這種良好的人際氛圍中，廣大的公眾和用戶才會把檔案館作為信息交流、知識共享、休閑娛樂的好場所。同時檔案館還可以制定借閱服務制度、參考咨詢制度、數字信息服務制度、視聽服務制度、技術服務制度等，用制度來保證每一種服務都能順利進行，都能給廣大用戶提供方便，讓用戶和公眾滿意。

1.2 建立和完善利用工作中的以人為本的制度。利用是檔案工作的最終目的，也是檔案管理工作價值的最終體現，因此檔案館制度必須建立在人性化的基礎之上，要方便用戶。在制定規章制度時。要站在利用者的角度考慮問題，認真處理好規范用戶行為與方便用戶利用之間的矛盾，盡量在規章制度中體現如何保證用戶和公眾對檔案信息的使用方便，不方便用戶的規定，在修訂規章制度時應盡量避免，特別要取消那些限制公眾和用戶利用檔案資料的規定。對于一些科研檔案的利用，應根據科研項目的長期性，適當延長檔案的借閱時間和續借時間。同時還可以通過制度簡化借閱手續和續借手續，方便用戶對檔案的利用。檔案館可以在節假日和休息時間向用戶和社會公眾開放，利用制度來保證和增加開放時間。掃除這些服務時間的盲區。使檔案館真正成為社會大眾文化教育、休閑娛樂的場所。

1.3 建立方便公眾和用戶的與時俱進的現代制度。檔案館的制度建設要緊跟時代的步伐，要與時俱進。如基于計算機檔案目錄的查詢，和電子檔案的借閱和歸還的管理，進行借閱制度和服務制度的創新：基于計算機網絡和數字化館藏信息資源，制定有關數字化信息資源利用方面的規章制度，制定館際共享數字信息利用服務的制度等，這些制度的建設要以方便公眾和用戶為前提，引導公眾和用戶更多、更好地利用館藏信息資源。

1.4 建立能充分體現尊重和信任公眾用戶的制度。檔案館的制度建設應充分體現對公眾和用戶人格上的尊重和信任，這也是“以人為本”在檔案館制度建設中的最佳應用。如對開放歷史檔案、現行文件和資料，實現藏、借、閱一體化的開放式管理制度，使公眾和用戶從繁雜的手續和規定中解放出來，為他們節省時間和精力，在這樣的服務制度下，不僅讓用戶和公眾因檢索、取閱、上網、打印等實行了自我服務而覺得利用檔案的快速和便捷，而且可以享受利用檔案的自由和樂趣。在開放式的服務制度下，讓公眾和用戶“寬進”。而通過設置一些不傷害公眾和用戶人格的監控設施來實現有效的“嚴出”，從而充分體現了對公眾和用戶的尊重和信任。

2 將“以檔案工作者為本”的理念融入到檔案館的制度建設中去

2.1 建立“以人為本”的民主管理制度和參與制度。檔案工作者是檔案館實踐活動的直接參與者，他們既參與檔案管理工作又是用戶檔案信息服務的主體，能夠及時發現問題，反映用戶對檔案信息的需求動態，他們對檔案館的工作最有發言權，可以為檔案館的科學決策提供可靠的信息。為此檔案館應通過民主管理制度，鼓勵員工參與管理，注意接受員工的建議和批評，給予員工適當的與工作相稱的決策權。這樣全體檔案工作者都能進行創造性的思維，形成雙向、多向交流的自主工作秩序。實行參與管理、民主管理。全體檔案工作者既成為管理的客體，也成為管理的主體，這樣不僅可以極大地調動檔案工作者對管理工作的主動性、積極性和創造性。還可以使他們成為制度的自覺維護者和執行者。

2.2 建立“以人為本”激勵制度。激勵是一個能使個體將外部刺激變為實現目標的自覺行為的過程，它是一種可變的動力因素，能不斷激發和提高人的積極性。科學的管理建立在一系列嚴格的紀律、制度和規則之上，離開了嚴格的規章制度和獎勵措施，科學管理就無法貫徹落實。因此通過制度化的建設，建立完善有效的激勵機制，以充分尊重和理解檔案工作者的需要為出發點，這種激勵的實施，使檔案工作人員在不知不覺中讓自己的行為規范化、有序化、有效化。管理部門要實行工作任務標準化、規范化，實行量化管理和考核，建立健全各種規章制度。同時可采用目標激勵、成就激勵、物質激勵、精神激勵、興趣激勵等，用獎懲來保證制度的實施，這些制度應該有檔案館及各個部門的職責范圍：各個崗位的責任要求：從事行政管理制度等，通過各種激勵手段和制度的實施使檔案工作者真正感到檔案館工作就是自己的事業，自己是檔案館管理的參與者，而不是旁觀者，從而喚起他們的使命感、榮譽感和責任感，積極、主動地去完成自己制定的目標和任務，將管理中的強制性變為檔案工作者的自覺行動。