何魯成與《檔案管理與整理》

1938年何魯成在商務印書館出版了《檔案管理與整理》一書。該書1938年初版，1958年被中國人民大學歷史檔案系作為十三本舊著之一翻印，1987年作為“檔案學研究資料叢書”之一被檔案出版社再次出版。此書的一，再出版。對于各級各類國家機關檔案工作和檔案學的發展有著重要的指導和參考意義。這本書代表了20世紀30年代中國檔案學的最高水平，奠定了檔案學發展的基礎。所以它的問世，意味著現代科學意義上的檔案學的形成。

《檔案管理與整理》全書共分十章：概論、行政、文書檔案連鎖法之理論與實踐、點收與登記、分類、編目、歸檔與調查、庋藏、舊卷之整理、行政參考資料。該書以提高行政效率為宗旨與目的，以機關政務檔案管理為主要研究對象，比較全面、系統、深入地闡述了有關檔案工作基本理論。以及檔案行政、管理技術諸問題。

1 論述了檔案的基本概念

何魯成指出：“實則文書與檔案原屬一物，所謂文書，所謂檔案，僅以表示同一物之不同過程。收發與管卷，亦不過為同一物之不同階段之不同處理，收發在傳遞文書，管卷在管理文書，責任不同，目的不同，而處理對象則旨為文書也。”“文件未必一一歸檔保存，唯須長期保存而留待參考者方可作為檔案，其中包括機關內所收入及發出之公布的意思表示之文件及附件。”最后作出結論：“檔案者，乃辦理完畢歸檔后，匯案編制留待參考之文書。”又說：“檔案者，乃一機關內所收入及發出之公布的意思表示之文件及附件，已辦妥歸檔者。”

2 論述了有關檔案行政問題

在充分總結已往經驗的基礎上，何魯成將檔案改革的視角轉向了行政。《檔案管理與整理》認為：“沒有良好之行政，良好之技術是不能實施的。”“過去十多年檔案改革進展不大，原因是沒有重視檔案行政的改革。”“今欲徹底改革檔案管理，舍行政而言技術，無異緣木求魚。所得成效，必甚稀少。”首次將檔案行政改革問題提上了議事日程。

在檔案管理機構設置上，《檔案管理與整理》主張“檔案乃行政之指南，亦為行政之樞紐，各機關自最高長官之下，任何人均與檔案發生關系。故檔案不應劃歸任何一科管理，不然，檔案管理與辦理文書，中間必有隔膜，工作必有不能呼應，所以，檔案管理直有獨立之組織”，并指出：“這樣的獨立組織可由兩郎分組成，一為設計者。由各級長官擔任，成立設計委員會。定期舉行會議：二為管理者，設主任一人。管理日常工作，余為事務人員。如果機關龐大，可以分股辦事。”是為建立獨立檔案機構鳴鑼開道之聲。

在檔案管理方式上，《檔案管理與整理》在充分權衡各種管理方式之利弊后指出，科學化的檔案管理，首先必須集中，否則辦理之案件，均散存于各個承辦人處，即不足言科學管理，所以，檔案管理必須實行集中制。

在檔案人事制度上，何魯成在充分論證檔案人事問題重要性的基礎上，首次提出了采取公開考試的方法選取管卷員的主張。同時，他還認為，如果檔案人員的事前訓練不能辦到時，可以采取補救辦法，即采用考試方法選取少數優秀分子置于檔案室實習實際工作，然后選擇成績優良者遞補為正式管卷員。

3 詳細論述了檔案技術問題

在檔案分類問題上，何魯成認為：“分類為檔案管理諸程序之中心。”“檔案管理之改革，首在分類方法之公開與完善。”并說：“完善分類法，應為全國統一分類法。”并且他還根據地理、機關名、文件性質、檔案性質等四種分類標準擬制了四種分類表。

在檔案編目問題上，何魯成批判了不編目的做法，強調了編目的重要性，并認為編目應有書本目錄和卡片目錄之別，又有分類目錄與標題目錄之別。

在歸卷問題上，何魯成強調“歸卷為檔案管理中最重要之一種工作。”認為“檔案者以案為單位，非以件為單位。”為了便于做好歸卷工作，何魯成詳細分析了“件”、“卷”、“案”、“宗”四個概念。他又根據各類性質不同的檔案而提出了案的不同組成方法。他說：“歸檔文件經過點收、分類登記后。方可歸卷。”

在檔案庋藏問題上，何魯成著重論述了檔案入庫后的排列、存放檔案的器具、檔案保存年限及銷毀方法、案卷的裝訂、檔案的防護等工作。

此外，《檔案管理與整理》還討論了舊卷的整理問題，并且探討了行政參考資料方面的問題。作者視野之開闊，內容形式之完備，令人嘆服。書后附錄有參考書籍及雜志論文，這在當時的著作中并不多見。參考文獻的列載，不僅彰顯了早期檔案學的學術譜系，對于考察當時的學術史有著重要的參考作用，而且這種寫作嚴謹的態度更為我們樹立了榜樣，學術規范的嚴格要求不僅僅是對于檔案學初創時期而言的，而且更是當今及其以后也須遵守的。

(作者單位：河南農業大學圖書館 來稿日期：2007-11-27)