論檔案的記錄過程

摘要：筆者認為檔案不僅記錄著原始記錄，而且記錄著其形成的全部過程。而文件不具備這種功能。這也是檔案與文件區別的重要特征之一。本文從三個方面論述：一是檔案是原始記錄，是從活動開始的那一瞬間記錄其形成過程的；二是檔案記錄其形成的全部過程，并可再現其記錄的全部過程：三是檔案記錄其形成的全部過程的功能可以合理地解釋“科技檔案更改”現象。

關鍵詞：檔案形成在前 檔案 記錄過程

文件與檔案的區別是什么?學者王恩漢先生提出：“檔案的形成源于一種‘記錄的過程’，或者說，檔案是在記錄過程中形成的，它記錄著人類活動的內容，也記錄著活動的過程。”“正因為如此。人們越來越多地把檔案稱之為一種‘記憶’，應該說。這樣的認識更接近對檔案本質的思考，”“文件則不屬于‘記憶’的范疇，它屬于‘現在時’。當文件的生命記憶過程完整的時候，文件就脫離‘現在時’而成為‘過去時’，這種生命的過程賦予了‘文件’以憑證的屬性，對于此類‘文件’則不宜再稱之為‘文件’而改稱檔案。因此，檔案憑證屬性的來源。并非源于文件本身，而是源于一個過程，一個對事物處理的真實記錄過程。”還有學者認為：“凡是具有保存價值的文件都可以選定為檔案，”“文件與檔案的關系是總體與部分的關系。檔案的形成時機就是文件在辦理完畢后即可歸檔，”“文件要在辦理完畢之后，經過鑒定等歸檔手續才能成為檔案。這一過程是人這個主體的自覺行為，是人們有意識的過程，不經過這一過程就沒有檔案。檔案的形成源于一種‘記憶過程’。它是在記錄的過程中形成的，它記錄著人類活動的內容，也記錄著活動的過程。”兩位學者提出檔案的形成源于一種“記錄的過程”(或“記憶過程”)，檔案是在記錄過程中形成的觀點應該說是正確的。但是，兩位學者對檔案源于一種“記錄的過程”的認識是建立在以文件為點的線性積累過程之上的，前者說的檔案是就文件整體或者說是一組文件而言的，后者說的檔案是經過人為的操作“歸檔”后的文件。兩者都有人為認為什么是檔案之嫌。他們的觀點是建立在文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的觀點之上的，其建立的基礎是有問題的。建立在此觀點基礎之上的以文件為點的線性積累過程的“記錄的過程”，實際上是人為選擇的記錄過程，不是自然的原始記錄過程，文件本身并沒有記錄其形成全部過程中所有的原始信息。這就使上述觀點的正確性大打折扣。筆者認為，兩位學者提出的檔案的形成源于一種“記錄的過程”的觀點有其正確性的一面，筆者提出的檔案的記錄過程與其不同。筆者認為：從檔案形成在前的觀點看，檔案作為記憶工具，不僅記錄著自然的原始過程，而且記錄著其形成過程的全部內容信息。它從其形成的開始就記錄，說明它的記錄是原始記錄，并且，記錄著原始記錄形成的全部過程中的每個細節，從而保證其是原始記錄。也就是說檔案記錄了文件形成的全部過程所有的原始信息，而文件是不具備這種功能的。這是檔案與文件區別的重要特征之一。

1 檔案是原始記錄。是從活動開始的那一瞬間記錄其形成過程的

“盡管人們對檔案的定義仍在爭論，但對檔案這一事物的本質特性的認識卻是基本一致的，即檔案本質上是社會生活的原始記錄，換句話說，原始記錄性是檔案的本質屬性。對這一共識，盡管學界也有不同的觀點，但這些不同觀點至少從目前看，尚不能動搖這一共識的正確性。所以，檔案的具體定義表述就應該揭示并確認‘原始記錄性’這一檔案的本質特性。”然而，這一認識雖說是基本一致的，但是，在文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的觀點的前提下，這一認識卻不斷遭到質疑和挑戰。一些學者提出了檔案本質屬性的新觀點。一是“結構說”，李福君等提出了“結構”是檔案的本質屬性，認為：“具有歷史聯系邏輯排列的文獻實體結構是檔案的本質屬性”：二是“備以查考說”，伍振華先生認為：“檔案本質屬性是備以查考性”：三是“三屬性交集說”，王玉聲認為：“歷史性”、“實踐性”、“物質性”“三屬性的交集，才是檔案的本質屬性”。還有學者雖然沒有直接否定，但實際上是否定了。如何嘉蓀先生認為：“原始的(真實的)歷史記錄和有一定的保存價值，是檔案與文件共有的特性。不能用作兩者的區分標準，剩下的只有一條，檔案是人們按照一定規律有意識保存下來的文件有機整體。”這就等于說檔案的本質屬性是“人們按照一定規律有意識保存下來的”。這里不評說這些觀點是否正確，但它們都是否定原始記錄性是檔案的本質屬性。筆者認為，其關鍵原因是在文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的觀點前提下的這一認識，等于說檔案的原始記錄性是從文件那里繼承來的，也就是說原始記錄性成了文件與檔案共有的屬性，而不是檔案特有的屬性。這就不難理解為什么它不斷遭到質疑和挑戰了。實質上。文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的前提，成了檔案本質屬性是原始記錄性認識的無法回避的“硬傷”，也可以說是“死結”。是放棄檔案本質屬性是原始記錄性的認識，還是重新認識文件與檔案的關系這個前提?筆者選擇了后者。在仔細分析比較后，提出了“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件”的觀點，從這個視角看，許多問題都可以得到合理的解釋。檔案是原始記錄，是從活動開始的那一瞬間記錄其形成過程的，檔案從其形成的那一刻就具備了原始記錄的功能。檔案的原始記錄表現在，不管是記下當時對某個問題的瞬間想法，還是嚴謹的論述，哪怕是只有一個字、一句話，也同樣都是原始記錄。同樣都是檔案，同樣具有記憶的功能，比如，個人日記、工作日志、草稿、草圖等，它們從形成的那一刻就開始了其原始記錄的過程。而不管這個過程的長短，也不管它們有無其他功能，作為記憶工具，它們都是原始記錄了。而文件并不具備這樣的功能，文件是為了處理事務、辦事、管理的需要而產生的，它的最主要的功能是辦事而發揮其現實作用，因此，不能發揮現實作用的就不能稱之為文件。如上述所舉例子，它們都不是文件而是檔案。也許有人會說，文件形成的過程不也同樣是從其形成開始就進行原始記錄的嗎?文件形成不也是從起草文件開始的嗎?沒有聽說起草檔案的。是的，不管是否說文件是檔案的復制件，文件形成可以說是從起草文件開始的，但是，文件形成是個過程。文件從起草到草稿、一稿、二稿……定稿，經過了一個過程，然而。必須清楚，起草的文件不等于文件，文件的草稿也不等于文件，定稿同樣也不等于文件，你可以說“文件”是從其形成之初開始記錄原始記錄的，但是，這個“文件”記錄的“原始記錄”，并不是那個具有現時作用的文件。記錄這個文件形成的全部過程的是檔案。而不是文件。因為，那個文件既不等于起草的文件，也不等于文件草稿、一稿、二稿……也不等于定稿，最后發揮文件辦事功能和現時作用的是根據定稿印制的復制件——文件，而且，此文件是不可能記錄從起草到草稿、一稿、二稿……定稿全部過程的，記錄這個過程的只能是檔案。是檔案記錄了文件的形成過程，文件本身并不具備記錄其形成過程的功能。所以說。是稱起草文件還是稱制作檔案并不重要，重要的是其實際意義。稱起草文件不過是個習慣叫法而已，在沒有“文件”概念之前，不是也沒有起草文件之說嗎?

2 檔案記錄其形成的全部過程。并可再現其記錄的全部過程

檔案作為記憶工具，記錄著其形成的全部過程，保存著其形成全部過程的信息，并可以再現這個記錄的全部過程。就一般而言，檔案都記錄著從形成、修改到核稿、領導簽發的全過程，重要的檔案還可能有草稿、一稿、二稿……直到定稿。有擬稿、核稿、領導簽發的簽字，還有的需要多個領導人的會簽，這全部過程的信息都記錄在檔案里。而文件卻不具備這種功能。作為定稿的復制件的文件它所承載的內容只是定稿的內容，頂多還有簽發人的名字。如果文件也有記錄功能的話，它只是復制了定稿的內容和簽發人的名字，它不是定稿的原稿。也沒有簽發人的手書簽字，更沒有檔案記錄的其他記錄過程的信息內容。檔案的這種記錄其形成全部過程的功能，文件是不具備的。檔案不僅具有記錄其形成全部過程的功能，而且。可以再現其記錄的全部過程。檔案的原始記錄和記錄著其形成全部過程的內容信息，檔案不僅從各個不同方面為人們忠實地再現了以往的歷史原貌。而且，也再現了其形成的全部過程的歷史原貌。檔案的這種再現記錄的全部過程的功能有以下作用：一是檔案可以再現其形成的主管者、作者的筆跡，這些是不易偽造的和篡改的，具有明顯的憑證作用，對檔案的復制件——文件能起到印證真偽的作用：二是檔案可以再現其撰寫、修改、批注等情況，能夠反映出形成單位負責人的領導特點、思想、工作作風以及單位辦公程序、辦公制度等方面的情況，這對于研究某單位歷史有一定的價值：三是特別是經由高層領導人、著名人士親自撰寫或親自修改、批示的檔案，對于研究他們的思想、歷史功績，甚至是書法藝術等方面情況都具有重要的價值：四是特別是記錄某些對社會實踐有重要和長遠影響的文件形成過程的檔案，如重大方針政策性文件，重要法律法規性文件，記錄其形成過程的歷次修改稿，能夠反映出其形成過程和形成程序，對于領導機關以及史學工作者總結經驗教訓，探索思想發展脈絡，都具有重要價值和作用：五是檔案的定稿是制作復制件——文件的標準稿本，具有考證文件正誤的作用。檔案的這種再現其記錄全部過程的功能，文件是不具備的。正式文件之所以具有權威性，恰恰是因為其背后有檔案，是檔案的記錄其形成全部過程和能夠再現其形成過程的功能支撐著文件的權威性。

檔案記錄其形成的全部過程，不僅記錄了內容信息，也記錄了其產生的全部背景信息，從而使檔案具有了再現其記錄的全部過程的功能。對于一般的交流信息、處理事務來說，它只需要其內容信息，而不需要其產生的背景信息。事實上，文件本身也只有其內容信息，而沒有其產生的所有背景信息。但對檔案來說則必須具備其產生過程中形成的全部信息，包括內容信息和背景信息。檔案的這種必須具備其產生過程中形成的全部信息(包括內容信息和背景信息)以及具有再現記錄的全部過程的功能，在紙質時代，對其的認識是不清楚的，其作用也不明顯。但是，數字時代的到來，電子文件和電子檔案的大量產生使人們對檔案的這一功能和作用有了進一步的認識。人們提出“前端控制”的思想，就是“強調將管理措施介入到電子文件形成之初，從源頭抓起，確保電子文件真實與完整”。提出“全程管理”，就是“根據電子文件的特點和管理要求，必須建立一個完整的管理體系，對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理”。提出“文件連續體理論”，就是“從文件形成(包括形成前、文件管理系統的設計)到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。這些觀點的提出，表面上看，看重的是所謂“電子文件”的形成過程，而文件本身是不具備記錄其形成全部過程功能的。這實質上是本著檔案的記錄其形成的全部過程的功能來說的，檔案的這一功能就越發凸顯出來了。看看對所謂的“電子文件”管理與使用的要求，就更清楚了。國際檔案理事會制定的“《電子文件管理指南》中文件的概念是：‘文件是由機構或個人在其活動中的開始、進行和結束過程中所產生或接收的記錄信息，該信息由足以為其活動提供憑證的內容、背景和結構而構成，而不管記錄的形式或載體如何。’在這里，內容、背景和結構成為文件的三種要素。內容是指文件中所包含的表達作者意圖的信息：背景是指能夠證明文件形成過程和文件之間相互關系的信息，包括表示文件來源與傳送目的地的信息以及與內容相關的其他信息，如發文者、簽發人、文件生成日期、收件者等：結構是指文件內容信息的組織表達方式。如文字的段落安排。電子文件所使用的代碼、格式。以及載體、附件等方面的信息。關于文件是其內容、背景(上下文)與結構的統一體的觀點，對于理解和管理電子文件是十分重要的。”這里對所謂的“電子文件”管理的內容、背景和結構的要求，應當是針對電子檔案管理來說的，這些要求都是為了保證檔案記錄其形成全過程的全部信息齊全，使其能發揮再現記錄過程的功能，保證其原始記錄的真實可靠。對電子文件管理來說，最主要的就是快速傳遞其信息內容。不論是在電子政務網中還是互聯網中，一般人們無論是辦事使用文件還是了解文件的內容信息，并不需要了解其背景和結構信息，也不可能鑒定其背景和結構信息。所以說關于內容、背景和結構的統一體的觀點，應當說對認識和管理電子檔案十分重要，而對電子文件的管理和使用則不必如此。

3 從檔案的記錄過程看科技檔案的更改

檔案學理論認為，檔案是原始記錄，“檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，才能充分發揮它的效用，后人不能按照各自的觀點和某種需要去修改檔案。”也就是說檔案是絕對不許修改的，一修改就等于改變了它的原始記錄的真實性，這應該是針對所有檔案而言的。然而，在科技檔案管理學中卻認為：由于“科技檔案的現實性特點，客觀地對科技檔案的科學管理提出了某些要求”，“科技檔案必須同它所記述和反映的科技對象保持一致，失真、失準的科技檔案無法滿足它的現行使用功能。為此，必須建立和健全更改、補充制度，在符合制度要求的情況下，對歸檔保存的科技檔案適時地進行更改和補充，以維護科技檔案的準確性。”同樣是檔案。在同樣的理論下，卻有不同的矛盾認識，這就說明有問題，不是檔案學理論錯了，就是科技檔案可以更改的認識錯了，或者說是對科技檔案的更改現象認識不清。當然，也有學者認為：“檔案是社會實踐活動真實的歷史記錄，歷史不容篡改。否則歷史將失去其本來面目。科技檔案作為檔案的一種，理所當然不容更改。”“‘科技檔案可以更改’的觀點是錯誤的。產生這種錯誤認識的根源在于未認識到科技檔案轉化為現行科技文件這一事實。”同時，所謂“科技檔案更改”，也不是隨意發生的，只有在科技檔案體現其依據作用時才能發生。其實是B科技活動借用A科技活動的科技檔案，更改的是A科技活動中形成的科技檔案復制件，這一復制件又形成了B科技活動的現行科技文件。筆者認為。該學者指出的“‘科技檔案可以更改’的觀點是錯誤的”認識是正確的。但是，其解釋所謂“科技檔案更改”的現象卻有問題。有人就指出：“B科技活動借用A科技活動的科技檔案，更改A科技活動中形成的科技檔案復制件，這一復制件又形成了B科技活動的現行科技文件。這不能稱其為‘科技檔案更改’，只是B科技活動套用A科技活動形成的科技檔案，形成B科技活動的現行科技文件，B科技活動結束后，形成B科技活動的科技檔案。”“科技檔案可以更改”的觀點，應該說是錯誤的。那么，應當如何科學合理地認識業已存在的所謂“科技檔案更改”現象的本質呢?對于“科技檔案可以更改”的認識，如果站在文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的觀點上看，得出這種結論也很正常，有其合理性的一面。但是，不管科技檔案更改的理由和制度有多充分和完善，它已經與“任何檔案不能更改”的觀點產生了矛盾。讓人們始終對科技檔案更改心存異議。如果按照筆者提出的檔案形成在前。檔案不僅是原始記錄，而且，記錄著其形成的全部過程的認識，用這種認識來看“科技檔案更改”現象，就有可能使它得到合理的解釋，解決文書檔案不可更改和科技檔案可以更改在理論范疇上的矛盾。

文書檔案和科技檔案實質上是一樣的。文書檔案不可以更改，科技檔案也同樣不可以更改。所謂“科技檔案更改”的現象，其實并不是已經形成的檔案的更改。下面就以作為文書檔案一部分的法律法規檔案為例與科技檔案做一比較分析。按照《中華人民共和國立法法》、《行政法規制定程序條例》和《規章制定程序條例》的要求。法律法規的出臺，一般要經過立項、起草、審查、通過、公布等程序過程。僅僅文本的起草就要經過擬稿、修改、核稿、審稿，重要的可能還有一稿、二稿、三稿甚至更多稿本。它的形成過程，既是一個記錄其形成的過程，也是一個不斷“更改”的過程，但這種“更改”并不是已經形成的檔案的更改，而是檔案在記錄其形成過程中的自然過程。而且，這種“更改”同樣有制度程序上的要求和批準手續。這與科技檔案形成過程需要經過立項、設計、修改、定型等過程和程序并沒有什么區別。法律法規檔案作為記錄其形成過程的原始記錄一經形成，它是不可更改的。但是，人們的實踐活動并沒有結束，在對法律法規的使用過程中，由于社會條件的變化，為使法律法規適應社會的變化，就應對其進行修改。而要對其修改，則必須按照規定啟動修改程序，修改程序和一部新法律法規的形成程序大體一致。實質上，對一部法律法規的修改，就是一個在原有基礎上某一局部活動的繼續。或相對于原局部活動的一個新活動的開始，是一個新的檔案記錄過程的開始。此時修改，就是一個新的檔案記錄其形成過程。而不是對已形成的檔案的修改。當這個檔案記錄過程完畢，就形成了新的檔案，它記錄了新的法律法規文件的形成過程，最后形成新的檔案復制件——新修改的法律法規文件。所謂“科技檔案更改”現象，不過是科技檔案記載和反映的對象——原科技生產活動的某個局部發生革新、改動等新的變化，產生了與原科技對象不一致的地方，這種改造實際上是對原局部科技活動的繼續，或相對于原相應部分的科技對象是一個新活動，它必然要產生記錄這個新的活動過程的檔案。筆者說的這個新的活動是與吳品才先生的觀點不一樣的，按吳先生的觀點，所謂“科技檔案更改”是B科技活動借用A科技活動檔案，也就是B科技活動復制A科技活動，A和B科技活動是兩個獨立完整的活動。這與筆者說的局部活動是不一樣的。實質上。“科技檔案更改”現象同法律法規的修改完全一樣，這時的“更改”是一個新的檔案記錄形成過程，這個新的檔案形成過程就是我們通常說的“科技檔案更改”過程，它實質上并不是“科技檔案更改”。