當前機關文書檔案保管期限表編制工作中存在的幾個共性問題

目前，全省各級檔案行政管理部門和各級機關檔案工作部門正在有條不紊地進行機關文件歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制與審批工作。從報來的材料看，發現在具體的編制工作中，存在著一些共性問題，筆者歸納了一下，主要有：

1 把黨組作為機關一個處(科)室來對待。出現這種情況的不是一個單位，所以有必要作為一個問題提出來。筆者認為，黨組不是內設機構，不能作為機關的一個處(科)室來對待。因為黨組與內設機構的關系不是并列的關系，不是平等的關系，而是領導與被領導的關系。按機關的內設機構分別編制文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，以黨組名義形成和辦理的文件材料如何歸屬?筆者建議，屬于人事工作方面的文件，歸到人事處(科)；屬于紀檢監察工作方面的文件，歸到紀檢監察處(科)；屬于黨群工作方面的文件，歸到機關黨委(黨支部)；等等。

2 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表中缺本機關報送上級業務主管機關、同級黨委、政府的工作報告和重大問題的報告及上級業務主管機關、同級黨委、政府領導人批示的材料。筆者詢問了幾個省直機關檔案工作人員，說是他們單位每年報送省委、省政府的報告不是一兩件，省委、省政府領導人的批示也不是一兩件，而是有若干件。筆者認為，上級業務主管機關、同級黨委、政府領導人的批示在本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表中應該反映出來。

3 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表中缺上級黨委巡視組對本機關領導班子所作的巡視工作結論、工作建議及本機關工作匯報材料。省檔案局在貫徹國家檔案局8號令的文件中，提出各級機關在編制本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，要采用巡視工作這一條補充規定。從一些機關報來的材料看，缺這項內容，是個缺憾。對這項新的工作，各級機關編制的機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表一定要體現出來。

4 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表中缺本機關召開的新聞發布會、記者招待會文件材料。我省新聞發言人制度建立于2003年5月，省委、省政府要求省直屬機關建立新聞發言人制度，每個單位明確一名副廳級實職官員擔任本部門新聞發言人。2003年之后，各省轄市政府及市直部門也建立了此項制度。就省直、市直機關來說。有的機關可能一年舉行幾次新聞發布會，有的機關可能幾年也舉行不了一次新聞發布會。無論舉行過還是沒舉行過新聞發布會的單位，筆者認為，作為一項已經建立的新聞發言人制度，其內容要列入本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表當中。

5 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表中缺本機關領導人在主流新聞媒體上發表的文章、講話、訪談錄等材料。近年來，有些單位為了搞好本單位本系統的宣傳工作，主動與新聞媒體建立聯系，在電視、電臺、報紙、雜志上聯辦或協辦一些專題欄目，宣傳本單位本系統的工作，這就自然而然地形成了機關領導人在新聞媒體上發表的署名文章、講話等材料。與此同時，新聞媒體也會就社會公眾關心的社會熱點、難點、焦點問題，主動邀請一些相關部門的領導人，直接走進直播間，以面對面訪談的形式，闡述其對某一社會熱點、難點、焦點問題的看法，借以表達黨委、政府對此事的關注程度和立場。以及作為黨委、政府工作部門應采取的措施及預期要達到的效果等，這就形成了新聞訪談錄材料。這些材料理所當然要列人本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表當中。

6 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表缺本機關領導班子和成員的年度述職述廉報告材料。機關領導班子和成員的年度述職述廉工作，是一項重要的干部管理工作，各級組織部門、紀檢部門組成考核組，到各個機關組織中層干部參加的領導班子述職會，專門聽取單位一把手代表領導班子和個人作述職述廉工作匯報，并進行民主測評。這部分材料應列入機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表當中。

7 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表缺本機關黨組(黨委)民主生活會、各黨支部民主生活會記錄材料。各級機關黨組織根據黨章要求，每年都要召開一兩次民主生活會。具體召開的次數、日期，同級黨的組織部門、紀檢部門、直屬黨的工作部門是有計劃、有安排的，他們要派員參加同級機關黨組(黨委)民主生活會。黨組(黨委)民主生活會記錄反映了本單位黨內民主生活的重要內容，民主生活會情況還要報告上級黨委閱示。這樣的材料必須列入本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表當中。黨組(黨委)民主生活會記錄應作為永久保管，各黨支部民主生活，會記錄應作為10年保管。

8 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表缺本機關財務年度決算材料、財務年度審計材料、領導干部離任經濟審計材料和專項財務審計材料。河南省檔案局在貫徹國家檔案局8號令的文件中就提出來，意在強調審計材料歸檔的重要性。這些材料應列入本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表。除專項財務審計材料的保管期限劃為30年外，其余均為永久。

9 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表缺本機關房產、土地所有權和使用權的文件材料。這是維護本機關不動產產權最有權威的憑證材料，也是國家檔案局8號令明文規定的，必須列入本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表中，作為永久保管。

10 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表缺本機關國有資產管理的文件材料。2007年7月3日，河南省政府第186次常委會通過了《河南省行政事業單位國有資產管理辦法》，要求各級政府財政部門主管行政事業單位國有資產管理工作，各級行政事業單位依法進行國有資產產權登記，各級財政部門和各級行政事業單位都要建立行政事業單位資產產權登記檔案。尤其是財政部門核發的《國有資產產權登記證》，是國家對行政事業單位占有國有資產享有所有權的法律憑證，應該妥善保管。鑒于此，機關國有資產管理文件材料應列入本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表中，其保管期限，重要的劃為永久，一般的劃為10年。

11 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表缺本機關職工承租、購置本機關住房的合同、協議和有關手續材料。這是國家檔案局8號令規定的，它關系到機關每個職工的切身利益，因此要列入本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表中，并作為永久保管。

12 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表缺本機關職工住房分配、出售的規定、方案、細則、職工住房情況統計、調查表和職工住房申請材料。這部分材料雖說沒有職工購置住房的合同、協議重要，但它記錄了機關職工住房的基本情況，反映了機關職工住房分配、出售的規定、方案、細則的制訂過程。具有查考作用，同樣要列入本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表中，保管期限的劃分相對來說可以短一些，作為30年即可。

13 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表缺各處(科)室轉發文件的材料。轉發文件在各級機關發文總量中占有較大的比重，以會議落實會議，以文件落實文件，這也是中國機關公文運作的一大特色。省檔案局在貫徹國家檔案局8號令的文件中作為一條補充規定提出來，關鍵是怎樣理解這條補充規定。筆者認為，各機關的業務處(科)室轉發上級的業務文件比較多，所以應列入各處(科)室的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表中。其保管期限的劃分是，如結合本地、本系統工作實際提出若干條貫徹意見的。作為永久保管；如原文照轉的，作為10年保管。

14 機關文書檔案保管期限表中各處(科)窒年度工作計劃、工作總結的保管期限劃分不一致。從報來的材料看，其保管期限有的劃永久，有的劃30年和10年。過去，各處(科)室的年度工作計劃、工作總結，我們習慣稱之為小計劃、小總結：本機關的年度工作計劃、工作總結，我們習慣稱之為大計劃、大總結。對大計劃、大總結和小計劃、小總結來說。保管期限的長短是有區別的。在實行兩分法的時候，大計劃、大總結劃為永久，小計劃、小總結劃為短期(河南制定的文書檔案保管期限規定是本機關沒有長期)。現在，我們河南貫徹國家檔案局8號令，把本機關的大計劃、大總結劃為永久保管，把各處(科)室的小計劃、小總結劃為30年保管(也就是說，現在河南本機關的檔案也有了長期，30年也相當過去的長期吧。也可以說河南執行了三分法，國家檔案局說是兩分法，定期分為30年和10年。我們仍稱為三分法)。

15 機關文書檔案保管期限表中各處(科)室以機關名義承辦召開的年度專業會議文件材料的保管期限劃分不一致。如會議的請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要，這部分材料。其保管期限。有的單位劃為永久，有的單位劃為30年；如典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報，這部分材料，其保管期限，有的單位劃為30年，有的單位劃為10年。為了和國家檔案局8號令保持一致，各處(科)室以機關名義承辦召開的年度專業會議，形成的請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要文件材料，其保管期限作為永久保管；典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報。其保管期限作為30年保管。

16 機關文書檔案保管期限表中各處(科)室以機關名義承辦召開的一般性工作座談會、經驗交流會文件材料的保管期限不一致。如會議的通知、議程、報告、講話、總結，這部分材料。其保管期限。有的單位劃為永久，有的單位劃為30年；如典型材料、代表發言材料、經驗交流材料，有的單位劃為30年。有的單位劃為10年。筆者認為，一般性工作座談會、經驗交流會形成的文件材料，沒有年度專業工作會議形成的文件材料重要。因此，兩個會議文件材料的保管期限是有區別的。所以，把一般性工作座談會、經驗交流會的通知、議程、報告、總結的保管期限劃為30年，把典型材料、代表發言材料、經驗交流材料的保管期限劃為10年(如若干年召開一次的經驗交流會，規模大、規格高。其保管期限可以從長)。

(摘自《檔案界》網站)