改制企業檔案資源整合問題研究

摘要：本文對改制企業檔案資源整合的前提——建立改制企業檔案資源管理中心的可行性，改制企業檔案資源在整合過程中的歸屬、流向及整合方法進行了簡要的分析和研究。

關鍵詞：改制企業 檔案資源 整合

1 引言

蘇州市工業投資發展有限公司下屬原有國有、集體企業370家，其中破產、關閉企業252家，雖然資產處置完畢，但企業檔案卻處于“無政府”狀態。蘇州市工業投資發展有限公司在市檔案局和市國資委的支持下，于2004年2月成立了工投檔案管理中心。蘇州市工業投資發展有限公司及時注入巨額資金，根據檔案館建筑要求進行改造。安裝了密集架、防火報警設備等，分三期進行改造，目前已完成一、二期的改造任務。檔案硬件設施基本到位。同時蘇州市工業投資發展有限公司及時為中心配備領導班子，選派了10多位在各企業中擔任廠級領導的同志充實到中心，并聘用了近百位原各企業的檔案人員對企業檔案進行整理。目前中心的各項工作正在有序開展，檔案管理中心建立和運作所需的人、財、物等各項條件基本到位。

2 改制企業檔案資源整合的前提是建立管理中心

筆者認為工投檔案管理中心是反映和展示本地區民族工業發展歷史和文化的企業檔案館，它的建立是有理論和實踐依據的。

2.1 從國外企業檔案管理模式來看。早在20世紀初的歐洲。1900年德國路易港的商業團體首先提出建立專門經濟檔案館的想法，1906年科隆的許多人支持這種看法。于是，在萊茵河沿岸的9個商業團體和威斯特伐利亞邦的9個商業團體的支援下，萊茵一威斯特伐利亞經濟檔案館組建成立了。送交該檔案館保存的都是歷史檔案，代為保管。原主保留所有權，可以隨時取走。除上述商業團體外，科隆鐵路公司、埃森鐵路公司等企業的檔案，也交該檔案館保管。這種檔案館是資本主義聯合企業的檔案機構，是資本主義發展到壟斷階段的必然產物。其原因一是壟斷企業管理上的需要。為了對下屬企業進行有效管理，需要把加入壟斷企業的各廠的檔案集中起來，實行統一管理。便于查找利用。二是壟斷企業為了生存和發展研究經濟信息的需要。三是壟斷企業建立企業文化，樹立企業形象、對外宣傳、拓展市場、擴大社會影響的需要。

2.2 從國有企業檔案管理模式來看。一是從當前企業檔案管理機構的設置來看，主要有以下三種：企業檔案室、企業檔案館、企業信息管理中心。中小企業大都設置檔案室，集中本企業的檔案。屬于企業內部機構。特大型國有控股企業，或壟斷性的國有企業都建有企業檔案館，集中管理企業本部及下屬單位的檔案，屬于部門檔案館，并不是一個獨立的機構。建立企業信息中心是符合企業發展的需要的，企業檔案——圖書資料——情報信息實行一體化管理是現代企業檔案管理的一種新型模式，是市場經濟下企業發展的必然趨勢。二是從現行檔案管理行政部門有關規定來看：一是國家檔案局頒布的《全國檔案館設置原則和布局方案》已將大型企業和部分建立時間較長的中型企業建立的檔案館納入國家檔案館網規劃之中：二是國家檔案局頒布的《企業檔案館申報登記辦法》進一步規范了企業檔案館的設置原則、要求、辦法等。

2.3 從當前檔案界一部分學者的觀點看。2005年第5期《檔案學通訊》上發表了《中國檔案》雜志副總編傅華的博士論文摘要《國家檔案資源建設研究》一文，他對我國企業檔案的歸宿，特別是隨著改革的不斷深化，提出了解決國有企業檔案的三種歸宿方案。第一種方案：企業檔案由本企業永久管理；第二種方案，由國家綜合檔案館對企業檔案進行接收；第三種方案，建立一個專門保管一個地區的企業檔案的檔案館。他對三種方案進行了頗為深入的分析，比較了利弊，他認為第三種方案是比較理想的，但有一定的難度。筆者非常贊同傅華同志對改革過程中企業檔案歸宿的分析和結論。蘇州市工業投資發展有限公司成立檔案管理中心集中管理全市市屬改制企業檔案，成立的思路、做法與傅華同志提出的觀點是不謀而合的，也從實踐上證明傅華同志的觀點是正確的。

2.4 從局外人來看。從他們的角度來看，檔案管理中心成立的落腳點還在“經營”上面，為什么?檔案中心不屬于地方檔案行政管理部門直接管理，只接受其業務指導，同時政府財政上并沒有拿出錢來，把中心像國家檔案館一樣養起來。目前投入的人、財、物，都是從蘇州市工業投資發展有限公司資產運作的贏利中投入進去的。蘇州市工業投資發展有限公司是國有資產委托管理公司。它的運作是以國有資產保值增值為目的的，所以說對檔案中心的大量投入，勢必要求今后要有回報的，所以檔案中心提出了“集約化管理，市場化運作”的管理理念，來“經營”檔案管理中心。

3 改制企業檔案資源整合若干問題

3.1 改制企業檔案資源的歸屬和流向。改制企業檔案資源主要包括：文書檔案(黨群工作類、行政管理類、生產技術管理類、經營管理類)。科技檔案(產品檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案)。專門檔案(會計檔案、職工干部檔案)，特殊載體檔案(照片、底片、實物、底圖等)和改制過程中形成的各類檔案。根據國家檔案局《暫行辦法》的規定，蘇州市檔案行政管理部門制定了相應的管理實施意見，明確了改制企業檔案的歸屬和流向。

歸屬問題：明確規定國有(集體)企業在改制前的檔案是國有(集體)企業全部活動的真實記錄，是企業產權制度改革的依據和憑證，屬國家(集體)所有。在維護國家(集體)利益，保守國家機密和企業商業秘密，防止檔案散失。維護檔案安全，有利于檔案利用。切實維護企業經營管理的連續性，區別情況，依法、合理處置的原則下確定改制企業檔案資源的歸屬。一是改制企業文書檔案原則上歸國家所有，為了保證改制企業生產經營管理活動的連續性。文書檔案中部分生產技術管理和經營管理檔案可由改制企業接收管理：二是基建檔案、設備檔案可隨其實體，由改制企業接收管理；三是產品檔案、科研檔案以及涉及企業知識產權方面的檔案，原則上列入國有資產一并轉讓，沒有轉讓的應歸國家所有：四是會計檔案按照國家財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》執行，原則上歸國家所有；五是干部職工檔案按照國家有關規定，由國家管理；六是未涉及的其他檔案原則上歸國家所有。

流向問題：明確了產權制度改革過程中改制企業檔案資源的歸屬問題后，應當進一步明確這些檔案資源的流向。第一種流向：由國家檔案館接收進館。按照國家有關規定，列入國家檔案館接收序列，以及檔案館中已設立全宗的單位檔案，應按有關進館要求，及時向國家檔案館移交。第二種流向：向檔案管理中心移交。除檔案館接收的企業檔案以外的，統一由檔案管理中心接收。第三種流向：由改制企業接收管理。如部分生產技術管理、經營管理類的檔案及基建檔案、設備檔案。第四種流向：改制后國有股仍占大頭的改制企業，檔案原則上仍由改制企業保管和利用。第五種流向是特例：檔案歸屬國家所有，但改制企業目前仍急需利用，根據改制企業的要求，改制企業出具借條，暫借若干年，但要求其確保檔案的安全與完整。國家有權對這些檔案進行監督和檢查，并有權隨時終止暫借要求。

3.2 改制企業檔案資源整合的方法。檔案管理中心目前接收的各類檔案基本上都是搶救性接收的。由于很多企業長期處于關、停、并、轉的狀況，企業檔案處于無人管理的局面，所以對改制企業檔案資源的整合需采取各種方法進行。

一是篩選的方法。檔案人員通過對接收的各類檔案珍貴程度、價值大小、使用頻率的分析，對檔案進行合理篩選，使之去粗取精。去偽存真。保留改制企業檔案中的核心內容。特別是一些本地區有影響的百年老廠、知名品牌、大型企業、傳統特色企業的檔案資源。

二是鑒定的方法。檔案人員通過直接鑒定的方法，對每一卷企業檔案的價值進行鑒定，區分保管期限。進行整理、組合，使每一企業的檔案資源得到合理、有序的整合。

三是全宗群管理的方法。在檔案管理中心設置若干個全宗群進行檔案資源的整合，在每個全宗群下設若干個全宗，每個企業作為一個全宗來進行整理和管理。

四是研究性整理的方法。檔案管理中心集中力量對改制企業檔案資源中保存的大事記、廠史、廠志、紀念冊等存史性資料進行摸底調查，并進行匯總、整合，搶救了一批無法再現的研究性、歷史性的檔案資源，為第二輪地方志編纂工作提供歷史性、寶貴性的資料。

五是采用現代化手段的方法。檔案管理中心在市檔案行政管理部門的大力支持下，及時安裝了檔案管理軟件，在各改制企業整理移交的過程中進行案卷目錄、卷內目錄的輸入，建立目錄數據庫。另外檔案管理中心采用多種手段對一些老企業原有的廠貌、廠址、歷史建筑、設備、產品、樣品等進行錄像、拍照、制作光盤，把歷史原貌保留下來，特別是一些土地置換的改制企業，有可能一夜之間不復存在了。

4 結語

建立檔案管理中心的目的，一是為了將改制過程中企業檔案資源留下來：二是對改制企業檔案資源進行整合：三是為了充分利用這些檔案資源：四是利用這些檔案資源為將來地方經濟的發展服務。檔案管理中心在資源整合過程中，堅持走“集約化管理。市場化運作”之路，采用現代化管理方法和科學技術，加強分工、協作，對檔案資源進行精細化管理，提高檔案資源利用效率，確保檔案資源的完整與安全。同時要遵循市場經濟規律，充分利用市場杠桿的作用。運行、操作檔案管理中心。