歸檔是檔案形成的前提條件嗎？

滄海一粟：我曾問一位機關(guān)檔案室的檔案人員：“歸檔是檔案形成的前提條件嗎?”他笑了笑，沒有回答，似乎這樣簡單的問題用不著回答。在我的一再追問下，他不緊不慢地回答：“當(dāng)然，文件歸檔前稱文件，歸檔后才稱檔案，歸檔當(dāng)然是檔案形成的前提條件了。這樣簡單的問題恐怕地球人都知道答案。你不是糊弄著我玩的吧!”我又問他：“歷史檔案。比如說甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案都經(jīng)過‘歸檔’程序了嗎?”他無言以答。

汝陽老黨：歸檔是檔案形成的前提。一般情況下現(xiàn)行文件歸檔應(yīng)規(guī)范、復(fù)雜些；歷史檔案也有歸檔過程，也需要收集、鑒定、編目(號)等，只是程序簡單些。

滄海一粟：汝陽老黨先生，歷史檔案的形成可能也需要有一個包括收集、鑒定、編目(號)等環(huán)節(jié)的過程，這一過程盡管當(dāng)時不一定稱其為歸檔過程，但和現(xiàn)行文件歸檔過程可能也有相似之處。但問題的關(guān)鍵是“是不是所有檔案的形成都要經(jīng)過歸檔過程呢?”或者說“歸檔是不是檔案形成的前提條件?”換句話說，我們今天稱之為“檔案”(包括歷史檔案和現(xiàn)行文件歸檔后形成的檔案)的東西假如當(dāng)初沒有“歸檔”是不是就不是檔案了?

汝陽老黨：滄海一粟先生，我認(rèn)為歸檔不一定是檔案形成的前提：當(dāng)初沒有“歸檔”的不一定不是檔案。這主要是從檔案的定義上去理解的，但是在指導(dǎo)整理現(xiàn)行文書檔案時，就不能理解為、也不能說成“不歸檔的可以是檔案，或文件材料可以不經(jīng)過歸檔就算檔案”。你曾經(jīng)問的一位機關(guān)檔案員的回答，我想也是出于這樣情況的多。針對歷史上形成的“檔案”(主要是實物)，不管歸檔與否，對其鑒定、編目、上架等還是必需的。但是。鑒定、編目、上架等這個過程是否也算歸檔呢?

滄海一粟：汝陽老黨先生，我贊同你的“歸檔不一定是檔案形成的前提；當(dāng)初沒有‘歸檔’的不一定不是檔案”的觀點。但你的“對歷史上形成的‘檔案’(主要是實物)，不管歸檔與否，對其鑒定、編目、上架等還是必需的”的說法有點疑問，你所說的“歷史上形成的‘檔案’”是不是指檔案館(室、庫)的檔案，如果是。我認(rèn)為那它可以說經(jīng)過“歸檔”(盡管其歸檔程序可能簡單些)了，對其進(jìn)行鑒定、編目、上架等當(dāng)然是必需的。這和我說的“我們今天稱之為‘檔案’(包括歷史檔案和現(xiàn)行文件歸檔后形成的檔案)的東西假如當(dāng)初沒有‘歸檔’是不是就不是檔案了?”的“檔案”是有區(qū)別的，可能我沒有表達(dá)清楚。我的意思是說：“我們今天稱之為‘檔案’(包括歷史檔案和現(xiàn)行文件歸檔后形成的檔案)的東西假如當(dāng)初沒有被檔案部門‘歸檔’保存，即沒有被檔案部門收藏保存(可能散存在社會上的某個地方)，那它還是不是檔案?”其實，你的“歸檔不一定是檔案形成的前提；當(dāng)初沒有‘歸檔’的不一定不是檔案”的觀點中可能已經(jīng)回答了這個問題。至于“鑒定、編目、上架等這個過程是否也算歸檔呢?”我個人認(rèn)為，鑒定、編目、上架等這個過程似乎也可以算歸檔，盡管與我們今天所說的歸檔不完全相同。

汝陽老黨：滄海一粟先生，回答“歸檔是檔案形成的前提條件嗎?”看似簡單，但我們?nèi)绻患偎妓魍卮鸬貌粶?zhǔn)確或不全面。如果把“什么是檔案”、“檔案的形成”及“什么是歸檔”分開回答就容易且準(zhǔn)確多了。連在一起的確是很迷糊人的。因此，這樣回答如何：歸檔是辦理完畢的文件經(jīng)系統(tǒng)整理歸檔案室保存的過程(多指現(xiàn)行文件)；已經(jīng)形成的檔案不經(jīng)歸檔也是檔案；歸檔是檔案整理的過程(形式)，但不是檔案形成的前提條件(特別是歷史檔案)。

滄海一粟：汝陽老黨先生，你的回答層次分明而又言簡意賅，在此順著你的思路也談幾點個人看法，與你商榷：

其一，對于你的“歸檔是辦理完畢的文件經(jīng)系統(tǒng)整理歸檔案室保存的過程(多指現(xiàn)行文件)”的觀點我基本同意，你看是不是表述為“歸檔是立檔單位辦理完畢的文件經(jīng)立檔單位文書部門或檔案人員系統(tǒng)整理后移交檔案室保存的過程(多指現(xiàn)行文件)”更妥當(dāng)些?當(dāng)然，我們盡管一直倡導(dǎo)文書部門對文件進(jìn)行歸檔整理，但在實際工作中，往往是檔案人員對文件進(jìn)行歸檔整理，故這里我用了“文書部門或檔案人員”的表述。

其二，你的“已經(jīng)形成的檔案不經(jīng)歸檔也是檔案”的說法乍一聽似乎非常正確，“已經(jīng)形成的檔案”不管經(jīng)不經(jīng)歸檔，當(dāng)然是檔案了。但仔細(xì)一推敲，你的這種說法似乎犯了循環(huán)定義的邏輯錯誤。你看是否表述為“已經(jīng)形成的具有檔案屬性的東西(包括文件等)不經(jīng)歸檔也是檔案”更妥當(dāng)些?

其三，你的“歸檔是檔案整理的過程(形式)，但不是檔案形成的前提條件(特別是歷史檔案)”的說法我不敢完全茍同。我認(rèn)為，歸檔應(yīng)是文件整理過程的一部分，表述為“檔案整理的過程(形式)”似乎欠妥，因為文件歸檔以后才稱檔案：至于你說的“歸檔不是檔案形成的前提條件(特別是歷史檔案)”我基本同意，你看是否表述為“歸檔不是所有檔案形成的前提條件(特別是歷史檔案)”更妥當(dāng)些?

泊客：“歸檔”不是檔案形成的前提條件，但應(yīng)該是檔案形成的必要條件。

滄海一粟：泊客先生，你的觀點，我不敢茍同。

其一，關(guān)于“歸檔”是不是檔案形成的前提條件問題。我個人認(rèn)為。說“歸檔是檔案形成的前提條件”或者說“歸檔不是檔案形成的前提條件”似乎都不太恰當(dāng)，說“歸檔不是所有檔案形成的前提條件”或者“歸檔不一定是檔案形成的前提條件”似乎較為恰當(dāng)。

其二，關(guān)于“歸楷”是不是檔案形成的必要條件問題。我個人認(rèn)為。“歸檔”不是檔案形成的必要條件，如果“歸檔”是檔案形成的必要條件，那么按照必要條件的“有之未必然，無之必不然”的規(guī)則，就可以說“經(jīng)過歸檔的未必都是檔案，不經(jīng)過歸檔的必然不是檔案”，這顯然是承認(rèn)“歸檔”是檔案形成的前提條件，與泊客先生表述的“歸檔”不是檔案形成的前提條件的觀點是相悖的。我揣測泊客先生是想說“歸檔”是檔案形成的充分條件，那么按照充分條件的“有之必然，無之未必不然”的規(guī)則。就可以說“經(jīng)過歸檔的一定是檔案。不經(jīng)過歸檔的未必不是檔案”，這樣就與泊客先生表述的“歸檔”不是檔案形成的前提條件的觀點較接近了。

綜上所述，我認(rèn)為可以這樣表述：“歸檔”不一定是檔案形成的前提條件，但應(yīng)該是檔案形成的充分條件。

Nidaichuan：對于這個命題。本人以為是個假命題：

第一，檔案的形成從本質(zhì)上說與其“是否”經(jīng)過歸檔沒有必然的聯(lián)系，也就不存在“歸檔是檔案形成的前提條件”：

第二，從檔案定義的角度我們知道它包含三個方面，即檔案的形成主體、檔案的載體及檔案的本質(zhì)屬性，這與歸檔與否沒有直接關(guān)系；

第三，從“歸檔”與“檔案”二者的專業(yè)詞源角度來看。顯然是先有檔案理念，后有“歸檔”認(rèn)識和實踐。

滄海一粟：nidaichuan先生，僅就你的三點解讀談點不成熟的個人看法。

第一，對于你的“檔案的形成從本質(zhì)上說與其‘是否’經(jīng)過歸檔沒有必然的聯(lián)系”的觀點我是這樣認(rèn)為的，固然檔案的形成從本質(zhì)上說與其“是否”經(jīng)過歸檔沒有必然的聯(lián)系，但就現(xiàn)行立檔單位檔案而言，人們往往習(xí)慣于把歸檔后的文件才稱檔案，歸檔前一般不稱其為檔案而稱其為文件。從這個意義上說。對現(xiàn)行立檔單位檔案而言，“歸檔是檔案形成的前提條件”的觀點在某種程度上仍具有一定的現(xiàn)實意義，說不存在“歸檔是檔案形成的前提條件”似乎值得商榷。

第二，從檔案定義的角度來看。檔案包含三個方面(即檔案的形成主體、檔案的載體及檔案的本質(zhì)屬性)，似乎與歸檔與否沒有直接關(guān)系。但“歸檔”畢竟是現(xiàn)行立檔單位檔案由文件轉(zhuǎn)化為檔案管理的“必經(jīng)之路”，盡管歸檔前的文件可能已具有檔案的屬性。但畢竟沒有經(jīng)過“歸檔”程序。稱其為檔案似乎有點“名不正，言不順”。

第三，雖然從“歸檔”與“檔案”二者的專業(yè)詞源角度來看，先有檔案理念，后有“歸檔”認(rèn)識和實踐。但這并不影響我們討論“歸檔是檔案形成的前提條件嗎”這一命題。對于歷史檔案而言，可能“歸檔”程序比較簡單(可能當(dāng)時也不叫歸檔)或者有的沒有經(jīng)過歸檔程序，但對現(xiàn)行立檔單位檔案而言。一般還是把“歸檔”作為文件和檔案的分界線，即歸檔前稱文件，歸檔后稱檔案。

一束草根：非常贊同nidaichuan先生的觀點!“歸檔”怎么能是檔案形成的前提條件呢?“歸檔”只不過是整理檔案的手續(xù)，檔案在“歸檔”前就是檔案了!如果說“歸檔”是檔案形成的前提條件。那么。就等于說檔案是人為的指定物，也就是說檔案只不過是檔案人員任意指定的產(chǎn)物。我們檔案工作實踐中說的“歸檔”，實際上是對檔案的科學(xué)化管理。是為了利用的方便而采取的措施，而不是形成檔案的前提條件。

Zzia050406220：我認(rèn)為現(xiàn)行文件是目前檔案的主要來源但不是全部來源。所以我們不能拿“歸不歸檔”的來界定“是不是檔案”!而應(yīng)該把問題具體化。具體問題具體分析!何嘉蓀在其《文件運動理論研究范圍芻議》(見《檔案學(xué)通訊》2007年第2期)一文中說得好：“檔案僅僅是文件運動過程中文件特定狀態(tài)的名稱。只要客觀上有需要，文件就可以被認(rèn)定為檔案。而不管其運動到什么階段。文書處理程序是否完畢。具有什么樣的價值。‘按一定規(guī)律有意識保存’才是文件向檔案轉(zhuǎn)化的最重要的條件和標(biāo)志。”因此。我認(rèn)為我們有條件完善歸檔程序的當(dāng)然要完善，目前形成的文件都有這種條件，從某種意義上講可以說“歸檔是檔案形成的前提條件”。而對于歷史檔案來說，我認(rèn)為“歸檔與否”并不影響其成為“檔案”。目前很大一部分歷史檔案并不保管在檔案館，而是保管在博物館、文化館，還有的保管在私人手中。我們根本無法對其進(jìn)行歸檔。但是它仍舊是檔案，仍舊得到我們的認(rèn)可。我們確定其為檔案并不是因為其歸檔了，而是因為其具有的社會原始記錄性的價值。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)