開封市四縣縣屬教育機(jī)構(gòu)檔案文化資源調(diào)查報(bào)告

摘要：本報(bào)告是在對(duì)開封市杞縣、蘭考、通許、開封4縣縣屬教育機(jī)構(gòu)檔案文化資源普查的基礎(chǔ)上。運(yùn)用若干統(tǒng)計(jì)分析方法，對(duì)上述教育機(jī)構(gòu)檔案文化資源現(xiàn)狀進(jìn)行描述。

關(guān)鍵詞：教育 檔案 文化資源

1 研究的基本情況

1.1 調(diào)查時(shí)間。此次調(diào)查從2007年4月25日起。到2007年5月30日止，歷時(shí)35天。

1.2 研究范圍。此次調(diào)查的范圍為開封市杞縣、蘭考、通許、開封四縣部分教育機(jī)構(gòu)。由于小學(xué)中絕大多數(shù)屬鄉(xiāng)教育部門管理，故沒有將四縣全部小學(xué)列入調(diào)查范圍。

1.3 研究方法。調(diào)查采用與市屬教育機(jī)構(gòu)相同的問卷調(diào)查表。以各縣教育局的名義向各縣屬教育機(jī)構(gòu)中的檔案工作人員發(fā)放了調(diào)查問卷，專職或兼職檔案工作人員均為調(diào)查對(duì)象。由于小學(xué)中絕大多數(shù)屬鄉(xiāng)教育部門管理。縣屬小學(xué)雖然列入了調(diào)查范圍，但沒有參與后面的統(tǒng)計(jì)。

為了盡可能準(zhǔn)確地描述四縣縣屬教育機(jī)構(gòu)檔案文化資源的狀況。提高問卷的回收率。我們沒有采用與市屬教育機(jī)構(gòu)相同的普查方法，而是采用了整群分段等距抽樣的方法。先以縣為群抽取縣屬教育機(jī)構(gòu)總數(shù)的25％作為樣本數(shù)，再從各縣屬高中、初中總數(shù)中各抽取25％作為樣本數(shù)。而后依據(jù)《開封市各級(jí)各類教育事業(yè)基本情況》(2006.10)中高中、初中分?；厩闆r表中的排列次序每隔4個(gè)學(xué)校抽出1個(gè)學(xué)校作為調(diào)查對(duì)象。

下表是各縣屬高中、初中數(shù)及抽樣樣本數(shù)

調(diào)查樣本總數(shù)為51份。此次調(diào)查(包括小學(xué)9份)共發(fā)放調(diào)查問卷60份。收到回復(fù)53份。剔除小學(xué)的回復(fù)4份。收回樣本49份。樣本回復(fù)率為96％。

1.4 調(diào)查內(nèi)容。調(diào)查內(nèi)容分為單位基本情況(4項(xiàng))、單位檔案及檔案工作基本情況(28項(xiàng))、參與調(diào)查人員的基本情況(13項(xiàng))、參與調(diào)查者對(duì)相關(guān)法規(guī)的了解情況(2項(xiàng))、參與調(diào)查者對(duì)本單位及檔案行政管理部門的意見與建議(3項(xiàng))5類50個(gè)小項(xiàng)。

2 調(diào)查過程和結(jié)果

2.1 參與調(diào)查單位基本情況。問卷調(diào)查的第一部分旨在收集參與調(diào)查單位的基本信息。主要為單位名稱、所屬類別、所有制形式及辦學(xué)層次(二級(jí)機(jī)構(gòu))4項(xiàng)。調(diào)查結(jié)果顯示。回復(fù)的49個(gè)單位全部為縣屬公辦機(jī)構(gòu)。其中高中5所、初中44所。

2.2 參與調(diào)查單位檔案及檔案工作基本情況。問卷調(diào)查的第二部分旨在收集參與調(diào)查單位的與檔案工作相關(guān)的信息。主要為檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置，人員配備，管理經(jīng)費(fèi)。設(shè)施。設(shè)備，檔案數(shù)量，歸檔與查詢利用，信息化及電子文件管理5類28項(xiàng)。

2.2.1 檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置。調(diào)查結(jié)果顯示，有91.84％的受訪者反映本單位建立了檔案管理機(jī)制，只有8.16％的受訪者表示不知道本單位是否建立了檔案管理機(jī)制。

關(guān)于檔案的歸口管理部門。有28.57％的受訪者反映本單位檔案由綜合檔案室管理。有38.78％的受訪者反映本單位檔案由檔案室管理，有26.53％的受訪者反映本單位檔案由其他部門管理，有6.12％的受訪者沒有回答此問題。

2.2.2 人員配備。調(diào)查結(jié)果顯示，有65.31％的受訪者反映本單位有專人負(fù)責(zé)管理檔案，有28.57％的受訪者反映本單位沒有專人負(fù)責(zé)管理檔案，有6.12％的受訪者沒有回答此問題。

關(guān)于單位負(fù)責(zé)檔案管理工作的責(zé)任人，有24.49％的受訪者反映由本單位辦公室主任負(fù)責(zé)，有36.73％的受訪者反映由本單位教導(dǎo)主任負(fù)責(zé)，有12.24％的受訪者反映由本單位政教室主任負(fù)責(zé)，有20.4％的受訪者反映由本單位其他人負(fù)責(zé)，有6.12％的受訪者沒有回答此問題。

2.2.3 管理經(jīng)費(fèi)、設(shè)施、設(shè)備。調(diào)查結(jié)果顯示，有91.84％的受訪者反映本單位設(shè)有專門保管檔案的庫房，有2.1％的受訪者反映本單位沒有專門保管檔案的庫房，有6.12％的受訪者沒有回答此問題。

關(guān)于庫房面積，10m²以下的占26.53％，11-20m²的占67.35％。有6.12％的受訪者沒有回答此問題。

關(guān)于檔案管理經(jīng)費(fèi)。沒有受訪者認(rèn)為本單位用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)充足；有12.24％的受訪者認(rèn)為本單位用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)基本夠用；有75.51％的受訪者認(rèn)為本單位用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)不夠用；有6.12％的受訪者反映本單位沒有用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)；另有6.12％的受訪者沒有回答此問題。

2.2.4 制度建設(shè)及檔案數(shù)量。調(diào)查結(jié)果顯示，有48.98％的受訪者表示本單位建立了檔案管理制度。有12.24％的受訪者表示本單位沒有建立檔案管理制度，有32.65％的受訪者表示不知道本單位是否建立了檔案管理制度，有6.12％的受訪者沒有回答此問題。

有79.59％的受訪者表示本單位有明確的檔案收集范圍，只有12.24％的受訪者表示本單位沒有明確的檔案收集范圍，有8.16％的受訪者沒有回答此問題。

有93.88％的受訪者表示本單位有明確的檔案分類，只有6.12％的受訪者沒有回答此問題。在有檔案分類的單位中，分為2類的占8.7％，分為4類的占2.17％，不知道具體分類的占65.22％。

所存檔案最長的為27年，最短的9年。21至30年的占14.29％，11至20年的占71.43％，10年以下的占8.16％，有6.12％的受訪者沒有回答此問題。

49個(gè)受訪單位保存的檔案總數(shù)9961卷(件)。最多的有700卷(件)，最少的有80卷(件)。其中500卷(件)以上的占4.1％，100至500卷(件)的占83.67％，100卷(件)以下的占6.12％，另有6.12％的受訪者沒有回答此問題。

從檔案的年形成量來看，所有單位的檔案年形成量均不足50卷(件)。其中l(wèi)l至50卷(件)的占61.22％，10卷(件)以下的占32.65％，有6.12％的受訪者沒有回答此問題。

2.2.5 歸檔與查詢利用。調(diào)查結(jié)果顯示，只有2％的受訪者認(rèn)為本單位的檔案工作能夠完全滿足工作需要，有8.16％的受訪者認(rèn)為本單位的檔案工作能夠滿足工作需要，有75.51％的受訪者認(rèn)為本單位的檔案工作能夠部分滿足工作需要，有8.16％的受訪者認(rèn)為本單位的檔案工作不能夠滿足工作需要，有6.12％的受訪者沒有回答此問題。認(rèn)為能夠完全滿足與滿足工作需要的僅為10.12％。

沒有受訪者認(rèn)為本單位檔案的利用率高或較高，有46.94％的受訪者認(rèn)為本單位檔案的利用率一般，有44.9％的受訪者認(rèn)為本單位檔案的利用率較低。有2％的受訪者認(rèn)為本單位檔案的利用率低。另有6.12％的受訪者沒有回答此問題。

在受訪者中認(rèn)為單位歸檔率在80％左右的占24.49％。歸檔率在70％左右的占38.78％，歸檔率在60％左右的占18.37％，歸檔率在50％以下的占12.24％，有6.12％的受訪者沒有回答此問題。

有57.14％的受訪者表示本單位的檔案向社會(huì)提供利用，沒有受訪者表示本單位的檔案不向社會(huì)提供利用，有36.73％的受訪者表示不清楚本單位的檔案是否向社會(huì)提供，有6.12％的受訪者沒有回答此問題。

在提供利用的檢索工具方面。4種的占28.49％。3種的占38.78％。2種的占18.37％。1種的占12.24％。另有6.12％的受訪者沒有回答此問題。檢索工具單一且少。

2.2.6 信息化及電子文件管理。調(diào)查結(jié)果顯示。有93.88％的受訪單位使用計(jì)算機(jī)打印文件，只有6.12％的受訪者沒有回答此問題。

在使用計(jì)算機(jī)打印文件的單位中，有56.52％由起草者自己打印，有2％由單位文印室打印，有41.3％由社會(huì)文印社打印。

調(diào)查顯示，在全部受訪者中對(duì)電子文件格式及單位形成電子文件格式不了解的占絕大多數(shù)，雖然93.88％的受訪單位已經(jīng)使用計(jì)算機(jī)打印文件，且有近60％由本單位產(chǎn)生，但只有5位受訪者列出了3種電子文件格式。只占全部受訪者的10％。

調(diào)查顯示，在僅有的少量電子文件中文本文件居多，電子表格文件次之。據(jù)對(duì)電子文件格式有正確認(rèn)知的受訪者反映，使用wps的占80％。使用word的占20％。使用excel的占20％。同時(shí)使用Wps、excel的占20％。

調(diào)查顯示，只有2％的受訪者表示本單位存有電子文件，有48，98％的受訪者表示本單位沒有電子文件，有2％的受訪者表示不知道本單位是否存有電子文件，另有高達(dá)46.94％的受訪者沒有回答此問題。

調(diào)查顯示，唯一表示本單位存有電子文件的受訪者使用的電子文件存貯介質(zhì)為光盤。保存的電子文件數(shù)量只有2件。由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理。

在全部受訪單位中，55.1％的沒有實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，另有44.9％的受訪者選擇了不知道或沒有回答，實(shí)際上沒有1個(gè)單位實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助檔案管理。

2.3 參與調(diào)查人員的基本情況

2.3.1個(gè)人基本信息。調(diào)查顯示，受訪問者中沒有專職檔案員。16.33％為部門領(lǐng)導(dǎo)，81.63％為兼職檔案員。2％沒有回答此問題。73.47％為男性，22.53％為女性。年齡小于20歲的占2％，21至30歲的占2％，31至40歲的占63.27％，41至50歲的占28.57％。5l至60歲的占4.1％。全為兼職。男性居多，40歲以下的居多。

2.3.2與學(xué)歷、專業(yè)有關(guān)的信息。調(diào)查顯示，受訪者第一學(xué)歷大專占44.9％，中專占55.1％。最終學(xué)歷為本科的占32.65％。大專占57.14％，中專占10.2％。

調(diào)查顯示，受訪者所學(xué)專業(yè)有11種。無檔案專業(yè)，與檔案專業(yè)相關(guān)的中文、漢語語言文學(xué)、文秘、歷史等專業(yè)的占57.14％，行政管理類專業(yè)的占4.1％，教育、物理、地理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、英語等與教育教學(xué)有關(guān)的專業(yè)占38.78％。與檔案專業(yè)相關(guān)的專業(yè)、管理類專業(yè)的超過了60％。

調(diào)查顯示，100％的受訪者除了檔案管理工作外兼有其他工作。71.43％兼有教學(xué)任務(wù)，28.57兼有行政管理工作。

(作者單位：開封教育學(xué)院 來稿日期：2007－11－27 指導(dǎo)：泊客)