談加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理

1 重視檔案收集。抓好醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)工作

1.1 要把握信息特點(diǎn)做到及時(shí)收集。檔案人員要根據(jù)信息特點(diǎn)做到“眼勤”、“手勤”，及時(shí)收集文件材料。一是要通過(guò)收發(fā)文之間的相互聯(lián)系收集。對(duì)有請(qǐng)示沒(méi)有批復(fù)或有批復(fù)沒(méi)有請(qǐng)示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢(xún)，保證這類(lèi)文件材料的按時(shí)歸檔。二是要利用復(fù)印的機(jī)會(huì)收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí)，對(duì)有價(jià)值的材料和需要?dú)w檔的文件材料應(yīng)及時(shí)留下原件，進(jìn)行復(fù)印、分類(lèi)保存，以備日后歸檔。

1.2 要把握文件收集的主動(dòng)權(quán)。根據(jù)文件材料形成的時(shí)間與規(guī)律，檔案人員要主動(dòng)、多方位聯(lián)系，做到“嘴勤”、“腿勤”。一是要利用傳閱文件的時(shí)機(jī)收集。檔案人員在傳閱文件時(shí)，要經(jīng)常了解各科室是否有人去上級(jí)單位開(kāi)會(huì)、聯(lián)系工作帶回文件，或者是上級(jí)單位把文件直接寄到了科室，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即收集登記，避免歸檔時(shí)遺漏。二是要主動(dòng)登門(mén)及時(shí)收集。如階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)后，檔案人員都要主動(dòng)上門(mén)收集各類(lèi)文件材料，將所形成的文件材料及時(shí)收集歸檔。

1.3 要把握“三個(gè)環(huán)節(jié)”收集。一是統(tǒng)一收發(fā)環(huán)節(jié)。凡來(lái)往文件，檔案人員應(yīng)統(tǒng)一拆封、統(tǒng)一登記、統(tǒng)一管理，防止文件材料散失。二是核稿打印環(huán)節(jié)。檔案人員要堅(jiān)持按照行文要求辦事，及時(shí)將文件材料收集歸檔。三是用印環(huán)節(jié)。凡是本院發(fā)的文件材料，檔案人員要通過(guò)加蓋公章適時(shí)收集文件材料。對(duì)一些實(shí)在找不到、收不回的有價(jià)值和應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)列出目錄，深入到有關(guān)科室現(xiàn)場(chǎng)收集，以此來(lái)彌補(bǔ)不足。保證文件材料收集的齊全完整，從而豐富室藏。

1.4 要加強(qiáng)檔案收集知識(shí)宣傳。在高度重視抓好檔案收集這項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作的同時(shí)，制定檔案收集規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案收集責(zé)任意識(shí)。建立院、科兩級(jí)檔案收集網(wǎng)絡(luò)，宣傳好檔案的價(jià)值與意義，使全院干部職工了解檔案收集知識(shí)與管理知識(shí)。

2 樹(shù)立檔案開(kāi)發(fā)利用觀念，為醫(yī)院又好又快發(fā)展服務(wù)

2.1 開(kāi)發(fā)利用檔案要為醫(yī)院規(guī)劃戰(zhàn)略服務(wù)。檔案事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展，檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，都為改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)提供了有力的保障。從醫(yī)院管理方面說(shuō)，檔案是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展歷史最真實(shí)的反映，是提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量與技術(shù)水平的必要條件。特別是在制定醫(yī)院中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃戰(zhàn)略和制定工作目標(biāo)時(shí)，要做到有的放矢和少走彎路，離不開(kāi)檔案資料與信息的支持和保障。

2.2 開(kāi)發(fā)利用檔案要為醫(yī)院科學(xué)決策服務(wù)。在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的各項(xiàng)工作中，特別是重大決策的制定與實(shí)施方面，都需要有信息反饋，都需要各部門(mén)密切配合做好文件材料的收集整理工作。這是一項(xiàng)循環(huán)往復(fù)和連續(xù)不斷的過(guò)程，檔案管理在其中的作用是任何別的工作無(wú)法替代的。不難設(shè)想，國(guó)家沒(méi)有檔案，醫(yī)院不去開(kāi)發(fā)利用檔案資源，我們的事業(yè)怎樣在繼承中發(fā)展，又怎樣在發(fā)展中創(chuàng)新。因此，不僅要重視檔案管理工作，更要重視檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作，這就是要使檔案管理為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供科學(xué)翔實(shí)和有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，指導(dǎo)醫(yī)院發(fā)展的進(jìn)程，提高服務(wù)效率和醫(yī)療質(zhì)量，使之及時(shí)轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，并通過(guò)檔案管理科學(xué)化來(lái)促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)的現(xiàn)代化。

2.3 開(kāi)發(fā)利用檔案要為醫(yī)院文化建設(shè)服務(wù)。重視醫(yī)院文化建設(shè)。可以樹(shù)立醫(yī)院品牌、提高核心競(jìng)爭(zhēng)力和增強(qiáng)職工的凝聚力。對(duì)于構(gòu)建和諧醫(yī)院具有重要作用。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的一種文化現(xiàn)象，要積極參與醫(yī)院文化建設(shè)。這是因?yàn)橐粋€(gè)醫(yī)院從它的創(chuàng)立之初就不斷地積累著醫(yī)院的檔案，醫(yī)院的文化思想忠實(shí)可靠地記錄在醫(yī)院的全部檔案之中。首先，醫(yī)院檔案要積極參與職工教育工作。檔案具有文化教育的價(jià)值。醫(yī)院檔案在職工教育中也具有獨(dú)特的作用。我院在職工教育的實(shí)踐中，充分利用檔案部門(mén)的室藏，建立了醫(yī)院的院史陳列館、榮譽(yù)室，樹(shù)立一批業(yè)務(wù)精、服務(wù)優(yōu)的專(zhuān)家，發(fā)揮典型示范和引路作用，并經(jīng)常通過(guò)舉辦檔案展覽等活動(dòng)教育職工，增強(qiáng)職工的自豪感和責(zé)任感。其次，醫(yī)院檔案要為醫(yī)院文化建設(shè)提供素材。醫(yī)院檔案人員要利用各種載體檔案，編纂成內(nèi)容豐富、形式多樣的編研材料，為醫(yī)院的文化建設(shè)提供翔實(shí)的素材。這樣，既可繼承發(fā)揚(yáng)醫(yī)院歷史文化的優(yōu)秀遺產(chǎn)，也為醫(yī)院文化建設(shè)提供新思路，豐富了醫(yī)院文化建設(shè)的內(nèi)容。我院在開(kāi)發(fā)醫(yī)院文化檔案信息資源方面，以本院的發(fā)展戰(zhàn)略為主線，針對(duì)醫(yī)院文化的現(xiàn)狀，預(yù)測(cè)醫(yī)院文化未來(lái)的發(fā)展方向，并從醫(yī)院檔案中精心選擇和提煉富有特色的醫(yī)院文化思想內(nèi)涵，為組織開(kāi)展豐富多彩的教育活動(dòng)提供了幫助。同時(shí)，我院已形成的近兩萬(wàn)卷(件、冊(cè))的檔案資源，已成為醫(yī)院寶貴的文化財(cái)富，其中所包含的文化底蘊(yùn)具有一般文化教育活動(dòng)所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。

(作者單位：安陽(yáng)市人民醫(yī)院綜合檔案室 來(lái)稿日期：2007－12－20)