對不設防的郵件說不

2006年，從北京、上海到成都、廣州、南京……全國所有知名外企都在瘋狂地轉發一封來自EMC北京總部的電子郵件：時任EMC大中華區總裁的陸純初和他的高級女秘書瑞貝卡因工作瑣事發生激烈爭吵。如果只是當面吵吵就算了，可他們不是；如果只是電話吵吵也算了，可他們也不是。他們爭吵用的是電子郵件——這個大公司通用的聯絡方式之一，并且抄送給了全公司，雖然只是一個回合，傳遍了微軟、惠普等幾乎所有知名外企，成就了轟轟烈烈的“郵件門”事件，女主角瑞貝卡也因此丟了工作。

一封小小的郵件，在外企尤其是IT類相關企業，由于應用得廣泛，所起的作用不可小視。而且郵件只是文字，無法傳達發件人的語氣聲調，可能會引起收件人的誤解；最為嚴重的是，郵件可以隨意抄送、轉發給其他人，在極短的時間內就可以造成巨大的影響。暫不提“郵件門”事件中涉及到的中西文化差異，瑞貝卡在郵件中的措辭語氣以及不正確的抄送方式，讓事件無法平息。如此看來，怎樣才能寫好、發好一封電子郵件也是需要好好學習的。

慎選收件人

公務郵件一定要通知到所有的相關人，切勿兩個人私下聊天。

如果是給其他部門的人發郵件，直接收件人是負責處理此事的人，切忌直接發給他的領導，以免給人留下不愿意跟當事人合作的印象，無意中形成對立。重要郵件一定要抄送給對方的領導，以期對方領導能給與關注和幫助，如果是很小的事情可以不要抄送，以免產生生疏感和不信任感。

郵件一定要抄送給自己的直接領導，直接領導有權也應該知道你的工作。其他與郵件內容并無關的人員就不必通知了。

使用具體且有意義的標題

郵件需要一個清楚的標題，讓人一看即知，以便對方快速了解與記憶。例如一個約會，可以把日期放在標題里，這樣可以讓人很快判斷它的精確性和緊急程度。嚴禁不寫標題、寫得不知道想表述什么事情，或者在其他郵件基礎上直接回復。

郵件內容應簡明扼要

保持郵件的簡明扼要是對別人的尊重，也不太可能給收件人增加壓力。封閉式問題最好，因為開放式問題會讓郵件變得很長很混亂，并且可能會得不到期望的答復。總之，要明確告訴收件人，我需要你為我做什么，或者我建議你怎么做。

使用簡短專業的簽名檔

在郵件后加上一個包含個人信息的簽名檔，包括全名、職位、公司名稱、電話號碼、公司網站等。

謹慎評閱郵件內容

盡管郵件有一定的收件人，但有可能會經過無數的轉發，有的郵件甚至會被永久留存。因此，在發送郵件時應謹慎地評閱所撰寫的字句，切勿講一些不會在公眾場所對他人講的話。另外應要避免使用大段的文字，最好把郵件內容分成簡明的段落，用格式強化信息；發送郵件前，仔細檢查是否有文法錯誤。

其他應注意的問題

如果郵件帶有附件，應在郵件內容中提示收件人，并且發送郵件之前一定要確認一遍是否加上了附件。

避免使用感嘆號，若真要強調事情，應該在用詞遣字上特別強調。

不要重復發同一郵件，如果給多個人發郵件其中有一個地址錯誤，要單獨補發，不要給所有人再重發一遍。

情緒高漲時避免立即回復郵件。最好的方法是：今天我累了，明天再給你回復。

對于自己無法確定的郵件不要發，隔段時間重新考慮，或許就會發現問題。

其實，溝通的優先順序是： 面談——電話——電子郵件。能面談決不打電話，能打電話決不發郵件。當然這是指溝通，商務記錄、存檔、確認還一定要用郵件完成。