塑造完美的“電話形象”

電話是現(xiàn)代職場(chǎng)中重要的通訊工具。借助電話，我們可以更便捷地工作：公司的同事之間可以通過(guò)電話更有效地溝通交流，客服人員可以通過(guò)電話解決客戶遇到的各種難題，不同地點(diǎn)的各分公司之間可以通過(guò)電話召開多方會(huì)議……

電話可以傳遞信息，可以提高工作效率，然而，只有在平時(shí)的工作中學(xué)會(huì)和遵守使用電話的禮儀，文明使用電話，才會(huì)提升你的“電話形象”，才會(huì)使電話溝通更有效。

通話的時(shí)空選擇

選擇一個(gè)合適的時(shí)間，是一次成功、愉快的電話溝通的前提。與工作相關(guān)的電話要選擇在工作時(shí)間打，而且最好打?qū)Ψ睫k公室的座機(jī)。但也不是所有的工作時(shí)間都適合打電話。如果沒(méi)有特別緊急的事情，最好避開臨近下班的半小時(shí)。因?yàn)檫@時(shí)打電話，對(duì)方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復(fù)。尤其是需要對(duì)方查詢后回復(fù)的電話，或是涉及重要問(wèn)題的電話，最好在早晨上班的時(shí)候打，此時(shí)人的頭腦最清楚，辦事效率最高。另外，周一上午一般是各部門召開工作例會(huì)、制定一周工作計(jì)劃的時(shí)間，周五下午則被很多人用來(lái)整理一周的工作，這兩個(gè)時(shí)間段也不適合打電話。

打電話的地點(diǎn)也必須留意。工作電話一般要選擇在辦公室打，但是要注意選擇避開人多嘈雜和容易被打擾的地方。另外，由于很多公司都是幾位員工共用一條電話線路，所以如果是比較長(zhǎng)時(shí)間的通話，盡量選擇連接分機(jī)較少的線路。否則占線時(shí)間過(guò)久會(huì)影響其他同事使用電話。

通話的態(tài)度

打電話時(shí)雖然彼此看不見，但說(shuō)話聲音的大小，對(duì)待對(duì)方的態(tài)度，使用語(yǔ)言的簡(jiǎn)潔程度等，都會(huì)通過(guò)電話傳給對(duì)方。即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠“聽”得出來(lái)。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽你的聲音就是懶散的，無(wú)精打采的；若坐姿端正，身體挺直，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。

接打電話時(shí)注意保持音量適中、語(yǔ)氣和藹、吐字清楚、用詞恰當(dāng)。聲音要溫雅有禮，用懇切的語(yǔ)氣表達(dá)。口與話筒間，應(yīng)保持適當(dāng)距離，適度控制音量，以免聽不清楚，產(chǎn)生誤會(huì)，或因聲音粗大，讓對(duì)方誤解為盛氣凌人。

在開會(huì)或與同事交談時(shí)，應(yīng)將手機(jī)設(shè)為“振動(dòng)”狀態(tài)；在與人交談過(guò)程中需要接聽手機(jī)時(shí)，應(yīng)先對(duì)交談人說(shuō)聲“對(duì)不起，我接個(gè)電話”而后再接聽。同時(shí)，應(yīng)注意手機(jī)的選擇要符合自己的年齡和身份。

在辦公室撥打電話時(shí)，一般不要使用免提功能。一般來(lái)說(shuō)，打出電話的人應(yīng)主動(dòng)結(jié)束電話。掛電話時(shí)，切忌沒(méi)有致結(jié)束語(yǔ)就掛機(jī)或是掛機(jī)動(dòng)作突然、用力過(guò)大。

撥錯(cuò)號(hào)碼是常有的事，接到撥錯(cuò)的電話，不能一聲“錯(cuò)了”，然后重重地掛上電話，要語(yǔ)氣溫和地告訴對(duì)方：“你打錯(cuò)了，這是××公司。”當(dāng)自己撥錯(cuò)電話時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ降酪宦暻浮?/p>

通話的內(nèi)容

通話前要確定接電話人的電話號(hào)碼，想好談話內(nèi)容，重要事項(xiàng)應(yīng)形成重點(diǎn)、理好提綱。

電話接通后的第一句話，應(yīng)由問(wèn)候與自我介紹兩部分組成。如：“您好！請(qǐng)問(wèn)是××公司嗎？我是××公司的××。”若接電話者不是自己要找的人，應(yīng)說(shuō)：“能不能請(qǐng)您幫我找××？”當(dāng)要找的人不在時(shí)，應(yīng)說(shuō)：“能不能請(qǐng)您幫忙轉(zhuǎn)告一下？”內(nèi)容不便轉(zhuǎn)告的可告訴對(duì)方聯(lián)系電話或其他聯(lián)系方式；在通話結(jié)束時(shí)應(yīng)親切地表示：“謝謝，再見。”

通話時(shí)要注意把握通話時(shí)間。在正常的情況下，一次通話時(shí)間應(yīng)控制在三分鐘以內(nèi)，國(guó)際上通稱為“三分鐘原則”。通話過(guò)程中可以借鑒新聞寫作的“倒金字塔”結(jié)構(gòu)，即重要的先說(shuō)，次重要的后說(shuō)，可說(shuō)可不說(shuō)的少說(shuō)，長(zhǎng)話短說(shuō)，廢話不說(shuō)。

一個(gè)人的“電話形象”，代表了一個(gè)部門甚至一個(gè)公司的形象，塑造完美的“電話形象”，對(duì)個(gè)人的職業(yè)生涯發(fā)展，具有重要的意義。