如何在職業介紹過程中實現信息采集自動化及數字化管理

職業介紹從手工操作到電腦輔助工作，再發展到網絡智能化系統管理，在計算機的應用方面似乎已經基本完善，但在實際的應用當中，各職業介紹單位卻仍在延用手工操作，投資巨大的計算機設備和管理軟件沒能發揮應有的作用。計算機在高速處理大量數據方面是輕而易舉，完美的業務程序設計也無可指責，為什么這一件看似完美的東西在實際工作中卻沒有了生命力呢？在對廣西南寧市職業介紹服務中心（南寧人力資源市場）的觀察和分析后筆者發現，計算機雖然有處理大量數據的能力，卻無法實現大量數據的高效采集，而職業介紹對人力資源信息的采集有非常特殊的時間要求，如南寧人力資源市場每天約有2000 人前來求職，其中上午9：30 至10：30 的高峰期有1000 多人進場求職，別說人工錄入信息，就是發放求職登記表都忙不過來。因此，我們認為計算機不能發揮作用的根本原因是信息的迅速采集問題。

一、從何入手解決信息采集問題

人力資源市場的信息主要分為兩大塊：人力資源信息和用工招聘信息，用工信息相對較少，有一定的計劃性，該市場是每天安排70 家用工單位進場，用工單位一般要提前7 ～ 8 天預定，用工信息可以有寬松的時間來錄入處理，就算人手不夠也可以通過加班來完成；而每天的求職者信息，就需要實時處理，按高峰期一小時1000 人來考慮，如果安排16 個崗位來做信息登記、求職登記表發放，則為每個求職者的服務必須在一分鐘內完成，靠手工操作根本無法完成。通過實際測試，從求職者進場排隊、登記、領表、填寫到進場面試，平均每個求職者需要十幾分鐘的時間。工作人員要把求職人員的信息錄入電腦每個也要3 ～ 4 分鐘，而且大部分登記表字跡潦草根本無法準確錄入。

通過分析，我們發現求職者的求職登記表上的內容有大部分是來自其身份證上的公開信息，如：姓名、年齡、性別、住址、如果這部分信息能實現自動錄入，填表、登記的效率會有所提高，經過觀察與統計，我們發現很多求職者都是多次來求職的，其求職信息基本沒有改變，如果我們有資料庫可以快速調取的話，這部分人來求職的效率也可以提高。從求職者的情況來看，每一次都要登記、領表、填表、復印幾份，字寫不好的影響應聘；沒帶筆的到處借，想多應聘幾個單位的要多復印幾份，很是麻煩。很多附近農村的求職者一大早趕車來到這，排隊領填表后真正應聘面試的時間很少，倉促的應聘決定往往又帶來就業的不穩定。從市場方管理人員來看，整天忙得不可開交，疲于應付，工作只能局限在搞好環境衛生、服務態度方面，根本沒有精力更好地為求職者提供更多的求職個性化服務，而巨大的電腦設備卻只能裝點門面，實在是浪費。

用科技的手段改變目前的工作方式成為了一件刻不容緩的大事，突破信息采集這一技術難關成為了關鍵，解決好這一問題，后面的難題就勢如破竹，可以迎刃而解了。

二、如何實現自動化的信息采集

由于市場上沒有這方面的專用設備，我們在綜合分析了各方面的最先進技術后，發現市面上有可以對身份證進行掃描識別的專用設備，如果能夠再按照我們的業務特點進行一下設計，就可以擁有對求職者信息進行采集的功能。于是我們決定與有關計算機專家一起開發一套新的適合職業介紹工作使用的信息采集設備——自助式身份識別與錄入系統，以實現自動化的信息采集。

所謂自助式身份識別與錄入系統，即可以由使用者自行操作（錄入）的設備；可以對身份證進行自動識別和錄入。

在通過身份掃描儀自動讀取了求職者身份證上的信息后，通過觸摸屏的提示，求職者可以把有關求職所需的相關信息錄入進去，如：聯系電話、文化程度、求職意向等。由此構成一套完整的求職應聘信息，打印后就是求職登記表。資料自動存入電腦后，求職者下次來求職放上身份證后，屏幕自動顯示出求職者的求職信息，如無修改，按打印鍵便可以打出一份求職登記表。第一次來求職在一分鐘內完成。第二次來求職可在5 秒內完成。

通過半年多的設計開發和安裝調試，自助式身份識別與錄入機已經可以以整機的形式進入市場使用，由于目前存在一、二代身份證并存使用的情況，在一代證的掃描成功率仍不能達到百分之百準確的情況下，對持一代身份證的求職者我們仍需要有工作人員幫助求職者檢查錄入信息的準確情況；對持二代證的求職者基本可以實現求職者自行完成求職信息的錄入，對第二次來求職的求職者因數據庫中已有記錄，只需按“直接打印”鍵即可完成求職表的打印。通過試運行，該市場配有十臺配人工服務的自助式身份識別機和五臺由求職者自行操作的自助式身份識別機，基本能滿足高峰期的業務需要。

三、開發信息的使用價值實現多種就業服務

在實時獲取了大量的求職者求職基本信息的情況下，我們通過設定程序進行自動統計分析，實現了我們多年的愿望，了解了許多我們想知道卻只能估計的數字。如設定到我市場求職超過六次未成功的求職人員，我們將通過短信群發的方式定期為他們進行職業指導，對有培訓愿望的則通知他們參加免費培訓。有的放矢地開展工作，大大提高了效率，減輕了勞動強度。從設定發送短信對象的條件到求職者收到信息，一小時內可以輕松完成。經查看我們獲得，有一求職者一年內來求職164 次，41.71% 的求職者來求職一次，2 ～ 3 次來求職的占總人數的27% 等等統計數據。

通過8 個月的試運行，這套系統深受廣大求職者的歡迎，來求職的人數比上年多了11 萬人次，增長140%。

四、實現全過程的數字化監控和服務

在攻克了求職人員數據統計難題的基礎上，我們又進行了下一步的創新嘗試：通過計算機網絡對進入面試大廳的求職人員進行自動掃描識別，在每一個面試卡位設立一套由電腦和掃描儀組成的服務終端，實時掌握面試求職錄用的情況：求職者持應聘報名表到想應聘的單位前通過掃描儀掃描后，用工單位的電腦顯示屏上自動顯示求職者的基本信息，用工單位用鼠標點擊“錄用”、“擬錄用”“不錄用”其中一項，在招聘結束時即可得到一張求職者的花名冊。通過電腦自動匯總當天的錄用成功率即可得到。

由于存在求職者為提高成功率而同時應聘幾個單位的現象，給用工單位在錄取時造成了很大的誤差，特別是一些外地的用工單位在預定包車時，往往把握不準實際到位的人數造成浪費，通過我們的這套系統，用工單位就能知道來應聘的人是否已報名應聘其他單位及其他單位對求職者的錄用情況，減少錄用時人數的誤差。求職者也可以了解用工單位的需求熱度，正確做出求職判斷，減少失誤，提高被錄取率。

自助式身份識別與錄入系統在開發和設計時力求通俗、簡潔、能讓大多數求職者一看就會，求職者無需填表就能拿到一張有個人信息資料的求職登記表，非常愿意使用這套系統；用工單位在使用這套系統時也免去了過去抄寫登記花名冊的煩惱；對求職者身份的識別也使用工單位可以較放心地招聘求職者。

總之，自助式身份識別與錄入系統可以實現對面試應聘全過程的數據采集與監控，可以讓供需雙方的交易情況透明，彼此更了解，避免期望值過高產生的盲目性，對提高成交率有很大的幫助。職業介紹部門可以通過這套系統及時了解供求雙方的整個互動過程，引導他們更快地找到合適的崗位（人員），真正履行職業介紹的職責。

（作者單位：廣西南寧市職業介紹服務中心 南寧人力資源市場）