Ｗｏｒｄ軟件使用技巧

摘 要：辦公軟件Word的基本使用方法已為廣大讀者所熟悉，本文對word 2003的郵件合并、自動更正、宏的使用等幾個使用小技巧做了詳細(xì)說明。

關(guān)鍵詞：Word 郵件合并 自動更正 宏 文檔保護(hù)

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和普及，計算機已廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，其中使用最廣泛的領(lǐng)域莫過于辦公自動化(OA)了。辦公自動化是20世紀(jì)70年代首先從發(fā)達(dá)國家發(fā)展起來的，主要處理的是數(shù)據(jù)，如公文的編輯與打印、活動安排及日常辦公事務(wù)的處理，這些都離不開辦公軟件。Word 2003是目前最優(yōu)秀、最普及的文檔處理和編輯軟件（字處理軟件）之一，使用和操作簡單，屬于office2003軟件中的一個產(chǎn)品，是美國微軟公司于2003年在Word 2000的基礎(chǔ)上推出的新一代文字處理軟件，具有所見即所得的功能。

Word軟件的使用對讀者來說并不陌生，因此，筆者在這里并不是介紹word軟件的使用方法，而是介紹其中的一些使用技巧，掌握這些技巧可以大大提高我們的工作效率。

一

如現(xiàn)在馬上要到年底了，你所在的公司要召開一個業(yè)務(wù)年會，要向一些相關(guān)的人士和公司發(fā)出邀請函，大家都知道邀請函上有些內(nèi)容是相同的，不同的只是人的姓名和地址等。這時你將如何處理呢？如果是寄出成批的邀請函，有以下兩種選擇方案。一是把內(nèi)容打印出來，然后手工填寫收信人；二是在word里制作一個內(nèi)容相同但是收信人不同的文檔，將每個收信人復(fù)制上去，然后統(tǒng)一將其打印出來，但這些都不是最好的方法。Word中的郵件合并功能將為這種情況提供完美的解決方案。

Word 2003提供了郵件合并的提示向?qū)В脩糁灰凑仗崾鞠驅(qū)нM(jìn)行操作即可輕松完成郵件合并。

1. 選擇“工具/信函與郵件/郵件合并”命令，彈出“郵件合并”提示向?qū)А?/p>

2. 選擇文檔類型。即選擇創(chuàng)建的文檔類型，我們在此選擇“信函”。然后單擊下一步正在啟動文檔。

3. 選擇開始文檔。即選擇用哪個文檔來放置信函。可以從當(dāng)前打開的文檔創(chuàng)建信函，也可以從模板中選擇一個模板來放置信函，或從現(xiàn)有的文檔中選擇一篇文檔來放置信函，隨自己的情況而定。本例中即以當(dāng)前文檔作為開始文檔。然后單擊下一步選取收件人。

4. 選擇收件人。由于是首次使用合并郵件功能，在此選擇“鍵入新列表”并單擊“創(chuàng)建”開始創(chuàng)建收件人列表。

5. 創(chuàng)建收件人列表。在彈出的“新建地址列表”對話框中，按字段鍵入收件人的姓名、職務(wù)、公司名稱及地址等信息。一條記錄完成后單擊“新建條目”可以輸入下一條記錄。完成后單擊“關(guān)閉”并保存此文件。

6. 撰寫信函。信函中包含兩部分內(nèi)容，分別是常量和變量，常量指那些在每封信函中都相同的內(nèi)容，變量則指那些變化的內(nèi)容，如人的姓名、地址等，這些內(nèi)容要用插入“域”來完成。將光標(biāo)定位在文檔中，單擊“其他項目”，彈出“插入合并域”對話框，單擊要插入的域，在此選中“公司名稱”后單擊“插入”按鈕，回車換行后，用同樣方法插入“地址行”后回車換行。然后再用同樣的方法插入“姓氏”、“名字”和“職務(wù)”域。回車換行后輸入“四川興發(fā)傳媒有限公司將于2007年12月30日在深圳國際大酒店舉行本年公司業(yè)務(wù)年會，特邀請您屆時光臨！”，換行后輸入公司名稱和日期。效果如下圖：

7. 預(yù)覽信函。信函撰寫完后，單擊下一步預(yù)覽信函，正文中的變量即補替換為數(shù)據(jù)庫中相應(yīng)的記錄內(nèi)容。查看是否符合要求，不滿意可以修改。

8. 完成合并。預(yù)覽正確后，單擊下一步完成合并，再單擊“編輯個人信函”，在彈出的窗口中選擇“全部”并單擊“確定”按鈕，則完成郵件合并功能進(jìn)入編輯狀態(tài)。此時所有的變量都被替換為了對應(yīng)的內(nèi)容，就可以打印文件，并將其發(fā)給每位收件人，到此為止就大功告成了。

二

在日常辦公中我們還常常碰到一些與業(yè)務(wù)相聯(lián)系的專有名詞，這些名詞不是通常意義的詞組，所以在文檔錄入時特別麻煩，要一個字一個字地敲，那么有什么好的方法解決類似問題呢？Word的“自動更正選項”給我們提供了解決方法。單擊“工具/自動更正選項”命令，彈出“自動更正”對話框，在“替換”中輸入鍵入時的內(nèi)容，而在“替換為”中鍵入需要替換的內(nèi)容，然后單擊“添加”按鈕。如用“SCXF”替代“四川興發(fā)傳媒有限公司”，分別將其填入到“替換”和“替換為”中，單擊“添加”按鈕。此時輸入“SCXF”后回車，則自動變?yōu)椤八拇ㄅd發(fā)傳媒有限公司”。利用此功能不但可以提高工作效率，還可以減小錄入錯字的機率。

三

在公司文檔處理過程中，有時有些工作是重復(fù)性的，操作起來非常麻煩，如要將文檔中的所有圖片都設(shè)置為某個合適的規(guī)格，將某些文字都設(shè)置為相同的格式。類似這些問題都可以用宏來進(jìn)行操作，從而可以成倍地提高工作效率。宏可以將一系列的Word命令記錄下來，用VBA語言來描述，然后只要執(zhí)行此宏，宏中包括的所有命令也能得到執(zhí)行。這樣將多次重手動操作變成了一次操作，提高了效率。

前兩天幫學(xué)生修改畢業(yè)論文，由于畢業(yè)論文中的標(biāo)題都有統(tǒng)一的格式，我們可以先修改其中的一個標(biāo)題，其它的用格式刷復(fù)制即可，但是這樣仍然很麻煩，下面就介紹一下如何使用宏命令。

選中要進(jìn)行格式設(shè)置的文字，單擊“工具/宏/錄制新宏”命令，在彈出的對話框中單擊“鍵盤”按鈕，在彈出的對話框中設(shè)置快捷鍵，如在鍵盤上按下“ALT+A”，則在“請按新快捷鍵中”出現(xiàn)“ALT+A”，這時單擊“指定”按鈕和“關(guān)閉”按鈕。此時開始錄入新宏，利用“格式”菜單下的“字體”和“段落”對選中的標(biāo)題文字進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置好格式后，單擊“工具/宏/停止錄制”命令，新宏錄制完畢。后面再出現(xiàn)同樣要求的標(biāo)題后，只需將其選中后，按快捷鍵ALT+A，就可以方便地更改其格式了。

四

在日常工作中，有些文件是要保密的，不想讓其他人知曉其中的內(nèi)容，這時可以設(shè)置文檔保護(hù)，為文檔設(shè)置密碼。設(shè)置密碼的方法：

1. 單擊“工具”菜單下的“選項”命令。

2. 在彈出的對話框中，打開有“安全性”選項卡對話框。

3. 往“打開權(quán)限密碼”文本框中輸入密碼。密碼區(qū)分大小寫，并且最多只能有15個字符，這些字符可以是字母、數(shù)字或符號。每輸入一個密碼字符，文本框內(nèi)就會顯示一個星號。

4. 單擊“確定”按鈕，打開“確認(rèn)密碼”對話框，在“請再鍵入一遍打開權(quán)限密碼”框中再輸入一遍密碼，以確保無誤。

5. 單擊“確定”按鈕后再次保存文件。

本文介紹了幾個Word使用中的小技巧，希望能對讀者在工作或?qū)W習(xí)中有所幫助。除此之外，Word還有很多的使用技巧，這要靠使用者在使用過程中進(jìn)行不斷的摸索和總結(jié)。