“開(kāi)放存取”機(jī)制在高校檔案管理中的應(yīng)用

開(kāi)放存取(Open Access，OA)的概念產(chǎn)生于20世紀(jì)90年代，是指通過(guò)公共網(wǎng)絡(luò)可以免費(fèi)獲取所需的文獻(xiàn)，允許任何用戶讀取、下載、拷貝、分發(fā)、打印、檢索以及獲取在線全文信息，支持爬行器收獲并建立本地索引，支持用于法律允許的其他目的(不包括商業(yè)、法律、技術(shù)貿(mào)易壁壘方面的應(yīng)用)，惟一的限制是復(fù)制與發(fā)行。開(kāi)放存取運(yùn)動(dòng)主要是伴隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，在學(xué)術(shù)、出版、圖書(shū)館、文獻(xiàn)等領(lǐng)域大規(guī)模興起，特別是搜索引擎、ebook、博客等新技術(shù)的出現(xiàn)，所帶動(dòng)的一種全新的信息交流方式。

開(kāi)放存取運(yùn)動(dòng)目前已經(jīng)越來(lái)越被學(xué)術(shù)界所接受和重視，學(xué)術(shù)界特別是信息資源領(lǐng)域?qū)﹂_(kāi)放存取模式的研究日趨深入。檔案是一種重要的信息資源，因此，從整個(gè)信息資源的角度，對(duì)開(kāi)放存取機(jī)制進(jìn)行深入的研究具有重要的意義。在此，筆者以所從事工作的實(shí)際情況出發(fā)，探討一下在高校檔案工作中，高校檔案資源如何實(shí)現(xiàn)“開(kāi)放存取”的服務(wù)機(jī)制。

一、“開(kāi)放存取”機(jī)制在高校檔案管理中的含義

在討論“開(kāi)放存取”機(jī)制在高校檔案管理中的含義之前，首先我們來(lái)分析一下高校檔案信息資源的性質(zhì)和特點(diǎn)。

高校檔案信息資源作為學(xué)校全部信息資源的重要組成部分，在輔助一線教學(xué)科研、支持學(xué)校行政后勤等部門順利辦公，以及記錄學(xué)校歷史、宣傳樹(shù)立學(xué)校形象等方面，發(fā)揮著重要作用，對(duì)學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、改革發(fā)展具有不可替代的作用。檔案信息的重要性也越來(lái)越被廣大的學(xué)生、教職員工所了解，并且，由于高校檔案內(nèi)容的特殊性以及惟一性，在社會(huì)上也有著重要的影響，越來(lái)越得到社會(huì)的關(guān)注和重視。

高校內(nèi)部以及社會(huì)越來(lái)越多樣化、個(gè)性化、專業(yè)化的需求對(duì)高校檔案管理模式也提出了更高的要求，這也是廣大高校檔案工作者所不斷思考、探索的一個(gè)問(wèn)題。特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)式的利用模式已經(jīng)滲透到了社會(huì)生活的方方面面，這就對(duì)傳統(tǒng)的檔案利用模式產(chǎn)生了巨大沖擊，一向被認(rèn)為成熟、安全的“部門歸檔”以及“調(diào)閱式”的檔案利用模式開(kāi)始動(dòng)搖。雖然這種方式仍然占據(jù)著高校檔案部門的主流，但是與此相關(guān)的各種問(wèn)題和矛盾已經(jīng)開(kāi)始顯現(xiàn)，如檔案收集難以實(shí)現(xiàn)前端控制、存儲(chǔ)成本不斷上升、利用效率偏低、有償服務(wù)屢遭爭(zhēng)議等，隨之產(chǎn)生了一系列的衍生問(wèn)題，如利用門檻相對(duì)偏高降低了利用者的利用興趣；保存成本的上升與檔案部門可支配資源短缺的矛盾，影響了檔案工作者的工作熱情，諸如此類的問(wèn)題已經(jīng)對(duì)檔案人員形成不小的困擾。另一個(gè)顯而易見(jiàn)的問(wèn)題就是，由于檔案自身所遵循的原則以及檔案部門的特殊性，完全照搬互聯(lián)網(wǎng)模式或者數(shù)字圖書(shū)館模式是不可行的，也是不可靠的。此外，由于利用者、成本費(fèi)用、質(zhì)量控制等各方面的原因，高校檔案資源的開(kāi)放存取機(jī)制，不同于其他信息文獻(xiàn)領(lǐng)域。

基于上述情況，開(kāi)放存取在高校檔案管理實(shí)踐中包括三層含義：一是指有條件地將檔案信息向?qū)W校所有學(xué)生和教職工以及社會(huì)公眾開(kāi)放，降低利用門檻，減少權(quán)限障礙，從而提高檢索效率和利用效果；二是降低獲得檔案信息的難度，提高工作效率；三是通過(guò)OA資源庫(kù)的建設(shè)，在理論以及實(shí)踐中，提高高校檔案信息價(jià)值開(kāi)發(fā)力度，使檔案價(jià)值全面得以實(shí)現(xiàn)。可以看出，上述含義是對(duì)“開(kāi)放存取”定義的一種修正，使之更符合高校檔案的實(shí)際。這樣的修正在高校檔案工作實(shí)踐中具有實(shí)際意義。

二、“開(kāi)放存取”機(jī)制在高校檔案工作中的應(yīng)用范圍

筆者認(rèn)為，“開(kāi)放存取”機(jī)制在高校檔案館中的實(shí)現(xiàn)和具體應(yīng)用范圍，主要包括以下三個(gè)方面。

（一）環(huán)境建設(shè)

如前所述，“開(kāi)放存取”機(jī)制是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境產(chǎn)生和運(yùn)作的，“開(kāi)放存取”機(jī)制在高校檔案館中的應(yīng)用主要是基于數(shù)字化校園和高校數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字化校園是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)以及科學(xué)規(guī)范的管理對(duì)教學(xué)、科研、管理和生活服務(wù)有關(guān)的所有信息資源進(jìn)行整合、集成和全面的數(shù)字化，最終實(shí)現(xiàn)教育信息化、決策科學(xué)化和管理規(guī)范化的現(xiàn)代大學(xué)。高校數(shù)字檔案館是數(shù)字校園的重要組成部分，它的概念與理論上的虛擬檔案館不同。從硬件上說(shuō)，它在網(wǎng)絡(luò)硬件的物理連接上屬于校園網(wǎng)的一部分， 檔案館需要建立一個(gè)相對(duì)安全系數(shù)比較高的內(nèi)部局域網(wǎng)，有自己的專用服務(wù)器，局域網(wǎng)通過(guò)一個(gè)核心交換機(jī)連接到校園網(wǎng)主交換機(jī)上，實(shí)現(xiàn)檔案館網(wǎng)絡(luò)與校園網(wǎng)的互聯(lián)。從軟件上說(shuō)，檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)一般包括兩大項(xiàng)內(nèi)容，一個(gè)是檔案館辦公系統(tǒng)，一個(gè)是檔案管理系統(tǒng)，這是高校數(shù)字檔案館的兩大支柱，同時(shí)，所有檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，是高校數(shù)字檔案館的前提和基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化有自身的特點(diǎn)，具有層次化、級(jí)別化的特點(diǎn)，特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，對(duì)于防火墻、密鑰、后門等安全機(jī)制以及管理方法提出了較高要求。

（二）資源管理

開(kāi)放存取的資源管理，這里主要是指利用科學(xué)方法，將不同類型、來(lái)源分散、異構(gòu)、海量的檔案信息資源經(jīng)過(guò)編目、整序，編輯，形成可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)利用的有效數(shù)據(jù)的過(guò)程。簡(jiǎn)而言之，就是將零散檔案信息數(shù)據(jù)化的過(guò)程。

1、編目

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案編目，不同于傳統(tǒng)的檔案手工編目，需要編制適合網(wǎng)絡(luò)信息資源描述和組織的著錄格式，目前這一工作大多通過(guò)擴(kuò)充傳統(tǒng)的機(jī)讀目錄格式來(lái)實(shí)現(xiàn)。

2、整序

高校檔案資源需要得到永久性的保存和利用。在開(kāi)放存取模式下要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，檔案部門必須能夠快速、準(zhǔn)確獲得正確、完整的檔案資源。但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶有一定的不穩(wěn)定性，如果處理不好，會(huì)給檔案管理帶來(lái)很大的問(wèn)題，甚至造成檔案的缺失和偽誤。為此，有必要在網(wǎng)絡(luò)上為學(xué)校檔案資源進(jìn)行整序、標(biāo)識(shí)。如可以采用數(shù)字對(duì)象標(biāo)識(shí)符(Digital ObjectIdentifier，DOI)與檔案分類號(hào)相結(jié)合的方式，以保證檔案管理者和檔案用戶可以按照需要獲得指定的檔案信息資源。

3、編輯

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和開(kāi)放存取機(jī)制下的檔案信息編輯，主要是利用元數(shù)據(jù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行組織管理。元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，是用于幫助識(shí)別、描述、限定和定位資源的數(shù)據(jù)。利用元數(shù)據(jù)可以提高開(kāi)放存取檔案信息資源的檢索效率。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，高校檔案部門要制定相關(guān)的OA標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定歸檔者要提供相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的元數(shù)據(jù)，同時(shí)通過(guò)編輯、轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)即時(shí)存儲(chǔ)和提供多種格式的元數(shù)據(jù)。目前，關(guān)于檔案元數(shù)據(jù)的規(guī)范已有很多研究成果，可供高校檔案部門進(jìn)行借鑒和參考。

（三）提供利用

開(kāi)放利用機(jī)制的最終目的，是為了向公眾提供所需要的全部信息資源。但是與其他領(lǐng)域的開(kāi)放存取機(jī)制不同，檔案信息具有機(jī)密性、內(nèi)部性和分散性的特點(diǎn)，無(wú)論檔案的提供者還是檔案的利用者，都存在著特定條件，如特定的人群、特定的環(huán)境等等。因此，在提供方便快捷的準(zhǔn)搜索引擎式的服務(wù)時(shí)，還有一些理論和實(shí)踐問(wèn)題，需要得到解決。

1、高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與高校電子資源庫(kù)的關(guān)系

目前，大部分高校都建設(shè)或購(gòu)買了相當(dāng)數(shù)量的電子資源庫(kù)，這些資源庫(kù)作為整體知識(shí)庫(kù)的一部分，開(kāi)放程度是不一樣的。相對(duì)于純學(xué)術(shù)性的資源庫(kù)，高校中非學(xué)術(shù)性的資源庫(kù)（包括高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)）保持著不透明的狀態(tài)。國(guó)外某些大學(xué)對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是否可以開(kāi)放，人為控制到何種程度，已經(jīng)進(jìn)行了卓有成效的研究。筆者認(rèn)為，只要能夠在法律上對(duì)版權(quán)、費(fèi)用等問(wèn)題進(jìn)行了清楚的界定，高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中所保存的檔案信息中的學(xué)術(shù)性信息，應(yīng)該可以納入學(xué)校電子資源庫(kù)或者知識(shí)庫(kù)中。

2、高校檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)放存取方式

目前，高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息的開(kāi)放存取方式主要有這樣幾種形式：

（1）網(wǎng)頁(yè)鏈接

即通過(guò)校園網(wǎng)或者高校檔案部門自己的主頁(yè)，提供開(kāi)放存取檔案信息的鏈接入口，由高校檔案部門自行決定需要提供開(kāi)放存取的檔案資源，包括目錄、全文以及相關(guān)鏈接，用戶可以登陸相關(guān)網(wǎng)頁(yè)，通過(guò)點(diǎn)擊來(lái)瀏覽相關(guān)檔案信息。

（2）建立高校專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

高校檔案館根據(jù)需要，建立相關(guān)專題庫(kù)，通過(guò)收集分類系統(tǒng)搜集校內(nèi)所有開(kāi)放存取的檔案資源，并將它們整合、組織，形成專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如學(xué)生成績(jī)庫(kù)、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證庫(kù)、工資工齡庫(kù)等等。高校檔案館充分利用數(shù)字校園中各種信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，將所有校內(nèi)開(kāi)放存取的檔案資源進(jìn)行全方位的綜合、整理和揭示，用戶則直接訪問(wèn)相關(guān)的高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)然，這需要安全性、政策支持、科學(xué)管理等方面的保證，對(duì)高校檔案館的自身建設(shè)也是一個(gè)巨大挑戰(zhàn)。

（3）通過(guò)館藏目錄獲取高校檔案信息

機(jī)讀檔案館藏目錄，是高校檔案館最重要的數(shù)字化資源之一，也是最常用的檢索工具之一。利用機(jī)讀檔案館藏目錄，可以實(shí)現(xiàn)所有館藏檔案資源的檢索，這也是高校檔案工作者和檔案利用者所熟悉和普遍使用的一種方式。此外，可以通過(guò)增加相關(guān)字段等方法，使高校檔案資源轉(zhuǎn)化成為開(kāi)放存取的網(wǎng)絡(luò)資源。在這方面，檔案工作者可以充分借鑒圖書(shū)館的一些成熟經(jīng)驗(yàn)。

（4）通過(guò)集成、挖掘技術(shù)開(kāi)發(fā)高校檔案信息資源

傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單調(diào)閱、淺層次的檔案利用顯然不能滿足學(xué)校和社會(huì)對(duì)高校檔案資源的利用需求。因此，將高校檔案信息資源納入開(kāi)放存取機(jī)制，利用開(kāi)放存取機(jī)制，全方位，深層次的開(kāi)發(fā)高校檔案信息資源；利用先進(jìn)技術(shù)、先進(jìn)軟件，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源行政化和學(xué)術(shù)化的有機(jī)統(tǒng)一，可以達(dá)到擴(kuò)大利用面、優(yōu)化利用效果、全面實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的目的。

三、高校檔案部門實(shí)現(xiàn)“開(kāi)放存取”存在的問(wèn)題與對(duì)策

開(kāi)放存取運(yùn)動(dòng)能夠優(yōu)化高校檔案管理，提高利用效率和效果，但這不意味著可以一蹴而就，在實(shí)際工作中，還會(huì)遇到這樣和那樣的問(wèn)題，需要解決和思考。

（一）開(kāi)放環(huán)境下檔案的信息安全

隨著網(wǎng)絡(luò)與人們生活的日益密切，人們似乎可以從網(wǎng)絡(luò)上找到任何想要找到的東西，在給人極大方便的同時(shí)，也給人帶來(lái)了不安全感。高校檔案是在高校各項(xiàng)工作中自然形成的，檔案的公開(kāi)，會(huì)動(dòng)搖一些人對(duì)檔案在傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)上的安全心理。

因此，開(kāi)放存取運(yùn)動(dòng)在高校檔案界開(kāi)展，有賴于逐漸建立一種開(kāi)放的理念，能夠得到學(xué)校各個(gè)職能部門的認(rèn)同，解除人們戒備心理。高校檔案人員要大力宣傳開(kāi)放存取的理念，通過(guò)各種形式和場(chǎng)合，灌輸、滲透這種方式的優(yōu)點(diǎn)和好處，使學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、教職工和廣大學(xué)生了解到檔案是一種可以利用的信息資源，不僅吸引高校一線的教學(xué)、科研工作者成為高校檔案開(kāi)放存取的利用者（取者），還能夠主動(dòng)成為高校檔案資源的提供者（存者），從而推動(dòng)高校檔案開(kāi)放存取的健康良性發(fā)展。當(dāng)然，將這種模式完全納入現(xiàn)行的高校檔案管理體制還有一定的難度，值得認(rèn)真思考和研究。

（二）成本和費(fèi)用

開(kāi)放存取機(jī)制，是建立在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，任何人都不能低估它的運(yùn)行成本。理論上講，高校檔案部門可以從高校檔案資源的開(kāi)放存取機(jī)制中收取適當(dāng)?shù)馁M(fèi)用，但在實(shí)際中是否可行，是否符合國(guó)家有關(guān)部門的政策法規(guī)精神，目前還不能確定。這個(gè)問(wèn)題如何處理，直接影響開(kāi)放存取機(jī)制在高校檔案部門的運(yùn)行。

在目前開(kāi)放存取運(yùn)動(dòng)的實(shí)際操作中，通常會(huì)采用“作者付費(fèi)、用者免費(fèi)”的模式，例如OA期刊，但是這些費(fèi)用通常會(huì)計(jì)入科研成本中。高校提供檔案信息服務(wù)，不完全適合這種成本分擔(dān)的模式，但是可以從中得到借鑒。高校檔案部門可以通過(guò)協(xié)議、與第三方中介合作等方式，建立或者拓寬成本補(bǔ)償機(jī)制，兼顧國(guó)家、學(xué)校、相關(guān)部門以及個(gè)人的合理利益，達(dá)到“雙贏”甚至“多贏”。

（三）高校檔案信息資源優(yōu)化建設(shè)

基于目前高校管理體制，檔案部門還不能完全實(shí)現(xiàn)檔案文件的前端控制，加上高校檔案產(chǎn)生的自然屬性等問(wèn)題的存在，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)存在很大難度。然而，高校檔案信息資源的質(zhì)量直接關(guān)系到開(kāi)放存取的發(fā)展前景，高校檔案開(kāi)放存取機(jī)制的順利建立，需要齊全、完整、準(zhǔn)確、高質(zhì)量的檔案資源。因此，高校檔案部門要大力提高檔案收集的齊全完整率，這是開(kāi)放存取機(jī)制的起點(diǎn)和重要基礎(chǔ)。同時(shí)，高校檔案部門需要制定有效的檔案開(kāi)放存取質(zhì)量控制策略。通過(guò)加強(qiáng)檔案的鑒定環(huán)節(jié)，完善檔案的審核制度，規(guī)范編目著錄，不斷優(yōu)化高校檔案信息資源。

（四）硬件建設(shè)和相關(guān)技術(shù)的研究

高校檔案開(kāi)放存取機(jī)制的建立，需要購(gòu)買硬件設(shè)施，配備相關(guān)軟件，搭建符合條件的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，特別是電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)環(huán)境、存儲(chǔ)設(shè)備，都與高校檔案的信息安全問(wèn)題息息相關(guān)。

開(kāi)放存取的相關(guān)技術(shù)主要是以O(shè)AI 為核心的技術(shù)開(kāi)發(fā)及應(yīng)用研究，包括數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)永久性保存、數(shù)據(jù)挖掘、開(kāi)發(fā)智能檢索系統(tǒng)、建立知識(shí)庫(kù)等。OAI (Open Archives Initi ative ，“開(kāi)放文檔先導(dǎo)”)，實(shí)際上是解決不同資源庫(kù)互操作問(wèn)題的一種方案，是基于HTTP上簡(jiǎn)單的信息傳播機(jī)制。進(jìn)一步完善OAI 的網(wǎng)絡(luò)信息傳播模式有利于更好地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的資源共享。高校檔案部門也要結(jié)合自身，加大對(duì)相關(guān)技術(shù)發(fā)展的關(guān)注和研究。

高校信息資源的整合，對(duì)于所有高校未來(lái)的發(fā)展，具有重大的意義。高校檔案部門應(yīng)該依靠學(xué)校有關(guān)的技術(shù)力量和政策優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮技術(shù)整合、資源共享的原則，建立適合于自身的開(kāi)放存取機(jī)制，為高校檔案工作的發(fā)展，創(chuàng)造出一片新天地。

作者單位：北京外國(guó)語(yǔ)大學(xué)檔案館