略論文件收集渠道、方法及其他

細心觀察的人不難發現，許多傳統的文件收集方法正在為新的方法所取代，多載體與多渠道文件的形成，更是給新形勢下的文件收集工作提出了更多的要求。

一、為什么要進一步重視文件收集工作

1、文件形成渠道和文件載體、種類的復雜化

直至上個世紀末期，文件種類還幾乎是紙質文件一統天下的局面。剛剛邁入21世紀七八年，就產生了巨大變化：人們的社會活動范圍得到迅猛擴張，一直延伸到國內外各領域；光盤、計算機U盤和移動硬盤的普及，數碼相機、可攝像手機和微型錄音機的大量使用，互聯網信息制作與傳輸技術的日臻完善，已經把我們帶到全天候、全時空信息社會的門口。于是乎，電子載體文件、光媒載體文件、多媒磁性載體文件正在動搖著紙質載體文件近兩千年的統治地位；以市場經濟特色形成的大量經濟合同、勞動用工協議，法律、公證、評估、仲裁類文件，證券、房地產、計算機網絡商務活動，頻繁的國際商務交流，以及越來越多的產業領域向境外開放，使得多載體、多種類文件和文件產生的渠道日益擴大化、復雜化。那么，我們對新形勢下的文件收集工作從思想上準備得如何呢？

2、文件數量與收集范圍急劇擴增。在人們于十多年前驚呼信息爆炸的時候，還預想不到信息爆炸的威力究竟有多大。而現在，機關、企事業辦理的文件普遍增長了10倍以上（如中國鐵路物資總公司機關1998年共辦理收發文1718件，2007年上升到18010件），報刊數量增長了數百倍，電子報刊及信息，互聯網信息以幾何倍數連年翻番。人們開始領略到了信息爆炸的感受。那么，文件收集范圍如何確定，究竟有多少文件等待我們收集，又有誰能把文件收集得齊全完整呢？

3、某些單位文件收集制度已經落時并執行不嚴，對文件收集工作督察不力。上個世紀八十年代至世紀之交，企業進行過檔案管理升級和目標管理認定活動，為了保證文件及時齊全完整收集，各單位制定了“檔案人員三參加”、“檔案工作四納入”和包括文件收集在內的檔案管理網絡系統。時過境遷，這些傳統的文件收集工作制度，不是流于形式，便是被人們忘記已久。而近幾年修訂的文件收集制度，一般不再與經濟責任制和獎懲考核掛鉤，一些單位對文件收集工作監管不嚴、督促不力、檢查不到位，面臨著許多問題和被動局面。我們應當研究新形勢下的文件收集工作，明確文件收集的渠道、范圍和方法，制定相關規章制度和工作措施。

二、文件收集渠道和收集方法

1、文件收集主渠道、次渠道及其方法。日常通過收發文登記的“紅頭文件”仍然是當前文件收集的主渠道。紅頭文件是本單位接受國家政策法規和上級機關管理監督指導，行使本機關權力并依法進行管理或經營活動的依據。該類文件主體是紙質、電子載體文件。為了保證所收集文件的齊全完整準確系統，文件定稿和正本、文件及附件附表，正本和副本，紙質文件和電子文件應在辦理完畢后及時歸檔。而非主業或臨時機構形成的文件材料，員工參加臨時會議帶回文件，上級領導視察音像材料和隨時處理的事務的記錄、備忘錄、工作交接記錄，等等，這些次渠道形成的零散文件材料收集工作，亦應為人們所重視。收集方法是聞之即問，查實即取，取回即存，要把住零散文件形成的源頭，追根尋源，盡量保證這些文件多收集一些。主渠道如文件收集的江河之水，次渠道如文件收集后匯入江河的溪流，二者收集方法迥然不同。

2、文件收集正規渠道、非正規渠道及其方法。正規渠道形成的文件材料，屬于日常工作辦理形成并有制度可以監控，文件收集一般不會出現太大問題。如會計、科技類歸檔材料，收集時應保證文件材料齊全完整，按照規定分類存放。而商務談判、合同審理、勞動爭議，協議仲裁、項目競標和招投標，以及信訪接待、群眾來信形成的文件材料，都是職能部門有權辦理，不甚規范，又沒有經過辦公室文件收發登記，屬于非正規渠道形成的文件材料。對這些文件材料收集不夠重視的部門，在辦理完畢后隨意處置、散失，或以商務經營秘密為由拒絕歸檔，是非正規渠道文件收集工作的難點。收集此類文件材料，應當主動耐心、甚至軟磨硬泡，以至于尋求領導予以支持，想方設法將文件材料收集到手。

3、文件收集明渠道、暗渠道及其方法。明渠道形成的文件除了有制度監控之外，從文件辦理、登記及辦理過程都是公開的。此類文件包括：計劃內按正規程序形成的合同協議、計劃總結、報告報表、會議紀要等等。此類文件可按相應規定收集，未能及時歸檔者予以催促。而對一些計劃外產生的少有制度規定和監控措施的合同協議，部門有權經辦的小型設備出租轉讓租賃，信息咨詢、部門間勞務合作以及領導兼職而產生的文件等不為人們所關注、亦在文件收集人員視野之外，暗渠道形成的文件，其收集方法除了加強對重點部門部位文件歸檔宣傳引導，提高其自覺歸檔意識之外，也是提倡主動追索，盡可能多收集一些。

4、文件收集固定渠道、非固定渠道及其方法。所謂固定渠道，是指文件收集部門與文件形成部門有著某種約定，是定向、定時、定人“三定”方式的文件收集工作。文件收集部門與若干部門間形成“對口部門”，由文件材料收集形成部門間聯系紐帶。在許多單位，文件收集部門通過制定規章制度，少數者是約定俗成，在雙方商定的時限內，以雙方商定的交接方式完成文件材料收集歸檔工作。如照片和音像歸檔材料，辦公室控制相機、膠卷和錄音錄像設備的購置經費審批，工會、宣傳部門形成照片、錄音錄像歸檔材料后定期向辦公室移交，進而保證了聲像照片制品及時歸檔和歸檔齊全完整。而榮譽檔案的形成則相反，表現為多部門的、時間與地點多隨機的和多種非固定渠道形成的，尤其一些非行政隸屬機關或社會團體頒發的榮譽文件材料，都是直接面對個人，何部門在何時間何地點以何種方式得到何種榮譽檔案材料，何人因何原因在何單位接受何種獎品，何領導、學者因何種業績受到何機關頒發的榮譽證書、獎章，收集人員一般是無法知曉的。有些獎項往往掛靠獎金、紅包、回扣提成之類，這些人更是不予聲張，嚴格保密。在全部文件材料收集工作中，此類文件材料收集難度最大，因而收集工作方法也最為復雜。收集此渠道形成的對本單位有著重大影響的榮譽類歸檔材料，除了“三勤”、宣傳動員和行政手段之外，應有一定獎勵措施或給予一定報酬，以個別示范效應帶動面上的收集工作，多項舉措齊備，多種手段應對，才能收集到此渠道文件材料。

三、其他應采取的措施

1、不斷完善文件材料收集工作制度。文件材料收集工作制度應當隨著形勢與任務變化及時修訂完善，除了在文件材料收集主渠道、正規渠道、明渠道和固定渠道的收集工作予以規范之外，還應對次渠道、非正規渠道、暗渠道和非固定渠道的收集工作予以盡可能全面的規定。同時，將新的規定廣泛深入地宣傳，提高全體員工自覺歸檔意識，將制度落實到實處，收到實效。

2、加強文件材料收集工作責任心。任何制度都不是萬能的。文件材料收集工作依靠收集人員高度的自覺性和責任心，依靠主動工作的“三勤”，依靠苦口婆心的宣傳教育引導，依靠苦尋追蹤，依靠典型示范效應，和將文件材料追不到不甘心的執著精神。

3、靈活多樣的文件材料收集方法和變通措施。由于文件材料形成渠道的多樣性，文件材料載體的多樣化和社會活動領域的日趨復雜化，面對多個收集對象，文件通過多渠道到多部門收集，除了堅持制度和滿腔的熱情外，還要依靠靈活多樣的工作方法，在復雜環境中因人因地因事因時而異，不刻板，不教條，執著中透著熱情，苦尋中透著誠摯，啟發人，感動人，影響人，鼓舞人，對復雜環境和復雜收集對象采取多種靈活變通措施，縝密周到，細致入微，臨機善辯，善于處理一些復雜情況，。

4、關鍵時依靠領導。在采取種種手段均不奏效，而重要文件必須收集又難以收集到的情況出現時，應及時將問題向領導匯報，接受指導，在領導幫助下采取更重要更見效的舉措，采取更得力的手段和更為全面的方法，將重要文件歸檔。

5、及時登記、辦理完善的文件材料交接手續。文件材料一旦收集到之后，除了正規渠道按制度規范辦理交接手續外，對于非規范渠道、暗渠道收集到的文件材料，要及時登記，妥善辦理交接手續，以避免日后責任不清，數量不明，質地不符引起的糾紛，也便于為這些文件材料日后的分類整理提供原始憑據。

作者單位：河北經貿大學