企業檔案信息化系統的目標及其實現

企業檔案信息化是指在企業檔案管理活動中，全面應用現代信息技術，對企業檔案信息資源進行有效采集、管理和提供利用服務。從系統原理、控制原理的角度來說，企業檔案信息化系統應包括以下環節。

一、企業檔案信息化管理系統的目標

檔案信息是企業原生信息源，隨著經濟發展其重要性正日益凸現出來；而計算機及網絡技術的迅猛發展和廣泛應用，使信息獲取和傳遞方式都發生了根本性的變革。在對傳統管理模式進行揚棄的基礎上，檔案部門通過網絡及時、準確地向企業各業務部門提供以有效的數字信息為主要形式的檔案利用服務，在真正意義上實現檔案管理工作為企業經濟利益最大化服務，是企業檔案信息化系統的最終目標。

二、全面系統采集有效信息

是保證系統目標實現的前提

為實現企業檔案信息化建設的目標，應建設一個檔案信息資源豐富、現代化水平較高的檔案管理體系，形成涵蓋企業生產、研發和市場等領域的信息應用系統。在信息采集方面，該系統應能夠實現信息的全面、自動、實時采集。檔案工作人員應根據完整性、準確性、適應性等標準及時對系統自動采集到的信息進行鑒別和篩選，將其中應作為檔案永久保存的部分，交由檔案信息化系統自動批量地提取檔案著錄項，標引出分類號和主題詞，并將文件保存在相應的檔案信息數據庫中，至此一份電子檔案正式形成。

三、準確加工處理信息是保證系統目標實現的基礎

未經加工處理的檔案信息，要么偶爾發揮極其有限的作用，要么終年沉睡在檔案數據庫中不為人知，在真正意義上實現檔案信息化建設為企業經濟利益最大化服務的功能更是無從談起。因此，只有從企業檔案信息化工作的完整意義出發，針對一定題目，對分散無序的信息進行加工，使之有序化系統化，才能實現系統的最終目標。

這里所說的分散無序的信息是相對而言的。雖然對系統自動采集的信息進行鑒別以決定是否可以作為檔案永久保存時，已依據信息的完整性、準確性、適用性進行了篩選；但這種篩選是針對單個的、具體業務活動而言的；而針對檔案數據庫整體內容考察，就會發現很多信息在內容或結構上還處于無序狀態，給信息有效利用帶來諸多不便。也就要求檔案人員對信息進行進一步的加工和有序化整理，以提高信息密度和傳遞速度，為企業經濟技術決策提供可靠的依據。

四、多形式輸出檔案信息是保證系統目標實現的關鍵

在企業檔案信息化系統中，全面系統采集有效信息，并對其進行必要加工，主要是為實現信息的有序化存貯；換而言之，是為實現系統目標做好準備工作。至于系統目標的實現關鍵還在于：以何種方式不失真不滯留地將檔案信息輸出給廣大用戶。

1、開展廣泛的檔案信息網上借閱服務

現代信息技術的應用，可以方便快捷地滿足利用者對檔案信息的需求。以研究院檔案管理工作為例，檔案部門可在局域網上設立檔案信息網站，并建立用戶界面友好的查詢系統，完成檔案的查閱。對于外部用戶，可引導其瀏覽本站點信息，并為用戶方便地索取檔案信息提供技術保證，以期擴大企業社會的影響和提高企業知名度。對于內部用戶，根據用戶權限，以數字化的形式通過局域網為企業各業務部門和廣大科技人員提供必要、及時、可靠、大量的基礎性原生檔案信息，滿足各部門日常工作自動化過程對信息的需求，為各部門的信息開發利用工作提供基礎條件，充分實現檔案信息共享，并對整個企業的信息化工作起到支撐作用。

經過系統內部對信息的準確加工和處理，檔案部門根據借閱者權限在網上為其提供實時借閱服務，應是十分準確和快捷的。通過用戶全方位、大面積、頻繁地對檔案的查閱，一是活躍了整個檔案工作；二是檔案信息充分發揮了其在企業經濟建設中的作用，促進了企業生產經營活動、科學研究活動、基本建設活動的發展；三是通過用戶與檔案信息的頻繁接觸，企業領導和廣大職工的檔案意識會不斷增強，檔案信息化工作的發展可得到更為廣泛的支持。

2、舉辦網上檔案展覽

以研究院為例，可以根據以往舉辦實物檔案展覽的經驗，通過內部局域網，舉辦網上檔案展覽。運用多媒體技術全面展示館藏檔案的內容及構成形式，讓基層科技人員根據特定專題自己去挑選、閱覽所需檔案信息。網上展出的檔案信息可以按專題組織，是較為集中、系統的材料。在內容上，具有先進性和代表性；在選材上，依據展出的目的不同有所差異：如主要是為科研、生產服務和以宣傳教育為目的的展覽，可以利用檔案信息的真實性和原始性的特征，充分表明檔案信息在研究院發展中所起到的重要作用；主要是為科技交流和科研、設計成果轉讓服務的展覽，可以選擇技術上有先進性和適用性的檔案信息，表明交流和轉讓的科技成果是先進的、具有一定經濟效益的。舉辦網上檔案展覽，不僅可以活躍檔案工作，而且可以實現檔案信息管理工作由半封閉向開放式的轉變。

3、注重檔案信息咨詢服務

咨詢服務是檔案人員根據利用者的需求，以館藏檔案信息和有關知識，幫助利用者解決難題的一種智能服務。與網上借閱和展覽相比而言，咨詢服務對檔案人員的要求較高，他們不僅要具有豐富檔案知識，還應具有一定的科技知識；此外，承擔此項工作，還要求檔案人員要認真負責，謹慎從事。對于咨詢的問題，應經過反復比較論證得出結論；對于涉及政策、權益、機密的咨詢，應準確處理好保密與利用的關系。

五、加強反饋控制，是保證系統目標實現的手段

根據控制原理，企業檔案信息化系統的信息反饋，是指信息化系統輸出的檔案信息，經過與外部環境作用后，其輸出效果返回檔案信息化系統，并由此引起系統各項工作內容、規章制度的調整，以期更好地實現系統目標的過程。反饋控制的基本過程如下：

1、搜集反饋信息

全面準確的反饋信息是實現反饋控制的首要環節。反饋信息獲取渠道如下：一是建立利用情況網上登記制度。通過技術手段，可以及時記錄有關利用者對檔案信息的訪問情況；而通過建立嚴格的利用效果登記制度，檔案部門可以系統、全面了解利用者查閱檔案材料的具體效果。二是深入基層隨機走訪用戶。檔案人員經常不斷地深入基層，向廣大用戶直接了解利用檔案信息產生的效果、對各種提供利用方式的滿意程度及對檔案部門各種規章制度的意見和建議等，可以搜集到更加準確的反饋信息。三是定期向用戶發放利用情況調查表。定期通過內部網絡發放利用情況調查表給那些因為工作關系不能經常留守在崗位上的員工，可以搜集到利用情況登記及隨機走訪過程中，難以搜集到的反饋信息。

2、對積累的信息分析整理，宣傳檔案信息化工作取得的成績，總結存在的不足并提出整改措施

搜集齊全的反饋信息，對企業檔案信息化系統進行不間斷的反饋控制的目的在于：使之真正成為保證系統目標實現的有力手段。對于系統從各種渠道搜集來的反饋信息，經過不斷積累達到一定數量后，反復對其進行分析研究可以發現，反饋信息大致分為兩類，一是通過檔案信息化系統利用有關檔案信息后產生了經濟和社會效益，對于此類反饋信息應選擇其中有典型意義的實例大力宣傳；二是用戶對檔案信息化系統的意見或建議，對于此類信息經過認真地分析可以發現，用戶意見較多的方面正是信息化系統存在的薄弱環節，應有針對性地加以改進。

3、對反饋工作定期總結，使其自身不斷完善，從而保證系統目標順利實現

隨著企業進一步走向市場，檔案信息參與科研生產經營活動程度不斷提高，檔案部門應把檔案信息化系統中的反饋控制，與企業各職能單位的職能控制有機地結合起來，并為這種職能控制提供必要的條件和良好的服務。這就要求檔案部門必須定期對反饋控制工作加以總結，如反饋信息搜集是否齊全準確、定期分析整理是否客觀全面、對檔案信息化工作中的典型事例宣傳力度是否足夠、對于不足的整改措施是否有效，以便對檔案信息化系統的反饋控制工作加以控制，以消除系統反饋控制執行中的誤差，保證實現系統預期目標。

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作者單位：燕山石油化工公司研究院