對大學生檔案意識教育的現狀分析及思考

在現代文明意識中，檔案作為歷史發展的原始記錄，已成為歷史核心的重要組成部分，是信息時代最基本、最可靠的信息資源。所謂檔案意識，就是指社會對檔案的認識程度。它決定了人們對檔案的社會地位和作用的認識。檔案意識強的人可以敏銳地捕捉、主動地獲取所需要的檔案信息，為自身的工作、學習和生活帶來憑證和參考作用。但是，當今社會大學生檔案意識不容樂觀，據不完全統計，我國目前出現了60多萬“棄檔族”，其中絕大部分是具有高等教育學歷的人群。我國檔案開放政策的實施意義重大，檔案部門為檔案開放所做的種種努力，對大學生的影響十分有限，他們中的許多人將難以成為檔案的現實利用者，而可能成為“棄檔族”的后繼者，其后果令人憂慮。

一、大學生檔案意識存在的問題

1.缺乏關心檔案去向的意識。筆者目前從事高校學生檔案管理工作，在和大學生的接觸過程中發現：學生多數對檔案采取漠不關心甚至完全忽視的態度，平時沒有主動關心自己檔案材料內容和檔案去向的意識，只是在單位通知調檔或有其它問題時才想辦法查詢。在查詢的同學中多數在學校核實就業方案時多半沒空返校，請他人代簽，不知道自己的檔案派遣地址。檔案派遣走的是機要通信渠道，而可以供查詢的交寄單機要局往往只保留一年，這就容易錯過查詢時機而造成終生遺憾。

2.缺乏利用檔案意識。一個人的檔案材料能夠反映本人的政治素養、教育歷史、學業成就和發展軌跡等情況。有不少正面和反面的案例表明，一個人的好的記錄可以幫助其順利發展，而不好的記錄將會對其人生帶來挫折和考驗。網上曾有一案例，某人在畢業后20年里，無數次求職，在初試通過卻在調檔審查后均被拒絕，在偶然一個機會，查閱了其檔案材料才發現問題：其檔案內材料被某些不負責任的當事人隨意的加了兩句話：“該生有抑郁癥”、“該生有神經官能癥，不適合××工作”。

3.學生建檔意識薄弱。平時學生在填寫各種表格時，如果老師不強調，將有過半數的學生用圓珠筆填寫，個別學生還會用藝術字、用同音字或用繁體字簽名、與身份證不符，歸檔時不得不返工。很多學生在畢業前準備自我推薦材料時，無從下手，在忙亂中設計、打印自己的材料。各科成績是多少，什么時間入團、入黨，哪一學期擔任什么職務，獲得什么獎勵等，絕大部分同學都沒有個人記錄，平時也沒有收集原始資料。

4.管檔意識隨意。大學生的人事檔案觀念正在發生變化，不少大學生認為人事檔案可有可無，置之不顧。大學生管理檔案的意識隨意，主要表現為：認為“現在都是聘用制了，戶口都放開管理了，人事檔案沒有什么用處”；就業過程因違約需賠償原單位一定數額的違約金，于是直接走人，檔案也不要，認為“檔案對我而言，是一種束縛”。在高校、各人才中心遭遺棄的檔案為數不少。

二、大學生檔案意識問題產生的原因

1.由于傳統上傳襲下來的檔案神秘感、保密論使他們無從涉及這個領域，接觸檔案。對個人的鑒定與考評大多是暗中進行，離當事人有一定的距離，檔案在人們的心目中顯得非常神秘，使人們產生利用檔案的畏難情緒。

2.現在我國高校對學生檔案管理工作的重視程度不一致，有的高校有專門的部門和專人建檔、管理和派遣，經常組織相關人員培訓，加強各個環節的監督，加強對學生檔案意識的培養；有的高校卻由兼職管理員負責，待遇較低導致人員經常流動，學生檔案管理員對業務不熟悉將直接影響檔案工作的質量，對學生就業也會產生不好影響，尤其是在畢業生檔案派遣環節中問題較多，如派遣檔案單件不符、派遣地址無法投遞、該裝的材料不裝、甲學生的檔案材料跑到乙學生檔案袋里面去了等現象均有發生，其后果可想而知。

3.我國人事檔案在建立過程中信息收集方面透明度不高。我國人事檔案的信息來源于當事人的學習、工作、生活等實踐活動，但很多信息是在當事人不知不覺中被記錄檔案的。如每年的考核，本人只填一個模板似的表格，上繳后由單位負責人填上評價等級和評語，直接交給檔案管理人員存檔，當事人很少有機會了解自己的檔案信息。在這種建檔體制下人們的檔案意識是不可能很強的，更不用說沒有工作經歷的大學生了。

4.我國檔案知識教育的長期缺位。通過調查我們了解到，從小學讀到大學的587位學生中，僅有97人曾從老師的講授中獲得過檔案知識。這是因為我國的教育體系中，從小學到大學都沒有檔案知識的教育，甚至在大學歷史專業中也不開設檔案課程。同時，社會教育也不盡如人意，各媒體對檔案的宣傳十分有限，盡管許多檔案館掛牌成為青少年教育基地，而且也有些年頭了，而其中絕大多數僅僅掛牌而已，并沒有開展過實際的活動。

三、加強大學生檔案意識教育的思考

1.把大學生自我檔案意識養成作為“大學生素質拓展計劃”的內容來實施。開設檔案基礎知識公共選修課，列入學校的教學計劃，系統地、全面地對學生進行檔案基礎知識教育，這是大學生自我檔案意識養成最直接、最廣泛的教育方法。通過學習，學生學會怎樣建檔，明白自我建檔的價值。

2.讓學生適當的參與建檔的實踐，在日常管理中激發學生對檔案的興趣，指導學生模擬建檔，拉近學生與檔案的距離。在大學生日常管理中加強檔案意識的培養，可分三個階段。開學初，對大學生進行入學教育的同時加強檔案知識的宣傳和教育。如人事檔案的作用、人事檔案的建檔過程等。舉辦展覽、知識競賽、專題報告會和檔案信息發布會，制作檔案知識視聽材料，在校園內設置宣傳欄、辦校報和檔案信息報，在校園網站設立檔案信息網頁等。使學生意識到檔案信息的原始性和利用價值等基本特征；促使大學生明白“檔案是個人經歷的記錄”，從而更加自律、自強、積極向上，為他們的發展起到積極的推動作用。

3.加強畢業生檔案意識教育，在就業指導課中重點講解個人檔案的各個流程和對本人發展的重要性，讓學生關注自己的檔案去向，避免不必要的遺憾。同時，呼吁社會用人單位規范用人程序，“檔如其人”，人事檔案應作為聘用人才的重要依據。“檔隨人走”，用人單位應有高度社會責任感，花一定的人力、財力來為自己的職工保管好人事檔案，做好增檔工作或在人才流動非常頻繁的新型人事體制下，建立人事檔案中心，負責人事代理，雖人檔分離，但可以利用人事檔案信息資源進行人力資源的整體配置與合理開發，從而做到“檔隨人走”，使人事檔案隨人才有序流動。總之，做到大學畢業生的檔案不要滯留在學校或人才中心，增強大學生自我人事檔案的觀念，認識到自我人事檔案的重要性。

4.加強大學生電子檔案的建設，通過網絡教育加強檔案意識的提高。隨著網絡的普及，用電子檔案來存儲學生的各種資料和信息也凸顯其優越性。第一，學生入校后要建立格式統一的電子檔案。有些院校只是把各省市在高考時對本校錄取學生采集的個人信息集中在一起，就組成了本校學生的電子檔案，由于各省市采集信息時并無統一標準，雖內容基本相同但格式各異，造成了學生電子檔案的格式不統一；第二，對學生在每一學期中的個人信息要及時歸檔。學生本人可通過設定的名稱和密碼在校園局域網內查閱瀏覽自己的檔案信息，使學生感覺檔案就在身邊。學生畢業時，學校可選擇一部分有代表性的學生作跟蹤調查，與用人單位保持聯系，這樣就能了解自己的學生在社會上的作用與影響，進而指導學校的專業課程的設置和建設，為學校的宏觀調控反饋回有價值的信息，從而形成良性互動發展。

5.要大力開展《中華人民共和國檔案法》的宣傳教育活動，增強大學生的檔案意識，并加強檔案知識的教育，要采取參觀檔案館、檔案知識講座和開設公選課等形式，傳授檔案基礎知識，提高檔案意識，并引導和鼓勵大學生走進檔案館查閱和利用檔案，了解民族歷史，或利用檔案開展與本專業有關的科學研究活動。同時也養成積累檔案、愛護檔案、珍重檔案和利用檔案的行為規范，從而提高自身的文化素質，并對社會產生積極影響。

（作者單位：重慶工商大學）