人事檔案管理發展的現狀與對策研究

我國的檔案管理工作由來已久，它以制度化、體制化、案牘化的方式實現了單位組織對個體成員極其有效的定位管理。隨著社會主義市場經濟現代化的迅速發展，企業檔案管理工作對企業人才的合理利用有著重要作用。但是我國企業現行的人事檔案管理存在著眾多的問題，與經濟發展需要不相適應，同時也阻礙了企業人才利用效率和企業發展的需要，因此研究我國企業人事檔案管理工作有著重要的現實意義。

一、我國企業人事檔案管理存在的問題

人事檔案是國家機構和社會組織在人事管理活動中直接產生的，反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的歷史記錄。計劃體制下，一個職工從參加工作直至死亡，其個人歷史記錄全部在檔案中保存，無論對企業還是個人而言，人事檔案工作都是極為重要的。因此，人事檔案隨著時間的推移和個人社會實踐活動的增加而不斷豐富。通過一份人事檔案，可以完整地了解、認識一個人，這對企業任用干部、管理職工有不可替代的作用。社會經濟體制轉軌后，人員流動問題首先走上歷史舞臺，企業的人員流動狀況是以往計劃體制下從未發生過的，舊的企業人事檔案管理模式與市場經濟體制環境下企業發展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。

1.企業人事檔案單一的管理模式與企業職工層次的多樣性不適應。目前，我國企業人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業職工層次的多樣性決定了企業的人事檔案管理方法要與之相適應。企業人事檔案還是要堅持統一由人事部門管理，以及企業人事檔案工作也必須由企業各級組織、人事部門根據自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經沒有辦法再適應企業職工的這種多樣性的特點了。

2.人事檔案管理封閉性運作。檔案的當事人除知曉自己填寫的自身基本情況外，至于其他評價性的文字，如個人政治態度、學習檔案轉遞表現、工作業績等的“鑒定”，通常是由本人所在學校、單位等組織作出的，鑒定內容基本不與被鑒管者見面。

3.僵化的企業人事檔案管理體制與企業靈活的用人機制不適應。隨著市場經濟體制的建立，人們的思想觀念發生了重大改變，企業在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業對員工的約束主要是靠合同、協議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現了許多員工為求個人發展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現了“死檔棄檔”、“人檔脫節”、“人質檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業人才流動較快，使現行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發揮其服務功能，因而也難以適應這類型企業靈活的用人機制需要。

4.人事檔案管理方法落后。一方面，檔案收集工作缺乏力度。收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時，這一問題在無專職人事檔案工作人員單位中比較突出。此外，收集歸檔的材料不全面、不夠真實和準確。嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。另一方面，人事檔案利用工作水平較低。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發意識差。這種重管理輕服務的現象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

5.企業人事檔案的內容不夠完備。現代企業制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。企業是以最大限度激發員工創造力，達到最佳的經濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區別，所以企業的人事檔案除目前的基本內容以外，還應結合企業自身管理需求充實一些內容。同時，通過調整企業人事檔案的內容構成，才能形成具有企業自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

二、企業人事檔案管理工作發展的對策建議

在經濟飛速發展，高度要求人才良好流動和優質利用率的今天，我國企業檔案制度的建立的根本目的應該從原本的對人的了解監督為中心向適應現代化市場經濟的促進推動人才的更好利用為重心。從這點出發，針對以上對我國企業檔案管理存在的問題的分析，可以考慮從以下幾個方面來進行我國檔案管理制度的改革。

1.企業的發展對人才的需求日益迫切，人事檔案管理工作應在原有基礎上進行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假、對企業無利用價值的“垃圾檔案”，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業人才數據庫。這些數據庫由專人動態管理，及時更新個人信息，數據庫的人員檔案應分門別類，對于企業較為重要的人員（如高管、專業技術人員）應更為詳盡地收集其個人信息。傳統的個人信息均為書面文字形式，信息內容較少，現代的人事檔案管理工作可以充分借用現代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統，提高整體使用水平。人事檔案管理要“以人為本”，既真實地反映個人情況，又能從個人需要出發，為個人提供全面優質的服務。人事檔案管理是個復雜的系統工程，要在整個管理過程中充分體現個人的人格化特征，在收集內容方面盡可能全面和完整，除了基本的十類材料外，重點收集個人學識、技能、專長、德才、參與社會各項活動的水平和影響等，全方位反映一個人的歷史與現實的全貌，突出個性特征。

2.改革人事檔案管理方法。首先，調整檔案收集方法。在人事檔案社會化管理的收集環節中，以往收集范圍、收集渠道、收集要求與收集補充制度的規定都適用于現在的社會化管理模式，但在收集方式和收集重點上可以適當加以調整。將業務考績檔案歸入人事檔案體系，作為人事檔案的重要組成部分，彌補傳統人事檔案收集的不足。此外，人事檔案社會化管理應注重對個人身體狀況材料的收集。其次，改善檔案利用方法。人事檔案社會化管理中由于計算機、網絡等相關技術的運用，輔之以相應的輸入輸出設備，可以實現檔案由實態到虛擬的轉變，使邏輯收集即信息收集成為可能。如本單位需要查閱利用，可通過網絡進行鏈接、下載、查看。在人員發生單位間流動后原單位不再擁有查閱該人全部人事檔案的權力，但對由本單位形成的該人人事檔案材料享有永久查閱的權力，為本單位其他工作提供必要的利用服務。

3.維護個人檔案信息的知情權與相對的保密性相結合，適當提高檔案的開放程度。我國的人事檔案在對公民知情權保護問題上，一直存在著明顯的不足。無法應對公民本人需要通過其人事檔案了解自身情況而不斷增加潛在需求。在美國，聯邦政府各個部門都統一設置人事機構，負責該部門的人事檔案管理。人事檔案內容部分地向個人開放，但不向公眾提供利用。并且，他們對公民對自身檔案的知情權與對其的隱私的保護是兩相結合的。在美國的某些州，讓未經人事檔案主體授權的人查檔看人事檔案是違法的，對執法部門也不例外。美國檔案內容向當事人部分開放的做法啟示我們：人事檔案管理工作應當以人為本，對于只要不屬于保密范圍的，個人應享有對自己檔案的知情權。還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。人事檔案信息部門向個人開放，不僅大大方便了公民，而且可增強公民的檔案意識，有利于加強對人事檔案管理工作的監督，使人事檔案工作更好地為公民服務。

4.創造條件實現檔案信息管理現代化。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

提供快速、高效、優質的檔案利用服務是檔案工作發展的必然趨勢，人事檔案部門要努力創造條件，實現檔案信息管理現代化，促進檔案信息的開發，提高人事檔案的利用價值和工作效率，做到及時、準確、高效地為人事決策提供有效信息。人事檔案管理要應用計算機技術編制各種檢索工具，實現人事檔案數字化，建立人事檔案信息庫，充分利用計算機進行干部人事工作中的任免、調資、統計，以及檔案的登記、統計、查閱等工作，使人事檔案管理實現信息化、網絡化，提高工作效率與質量。通過網絡還可使信息資源共享，大大提高信息的時效性、準確性。

（作者單位：鄭州市科技咨詢服務中心）