郵件合并的靈活運用

在工作中會經常碰到表格排版問題，其類型無非是兩大類：一類是一個版面一張表，而每一張表格的表格項又具有同一屬性。在實際工作中，排這類表格較容易，但是誤碼率較高，校對工作量很大。另一類是在同一頁面上排多張表格，像排準考證、會議證等類型的版面，每一個版面上都有一個以上的表格，在多個版面的每張表格的相同位置又具有相同的屬性。隨著辦公自動化的普及，此類問題也變得越來越普遍。為此，筆者提出了一種全新的一頁多張表格的方法，解決了排版過程中的難題。

一、郵件合并的原理分析

郵件合并是WORD辦公軟件中的一個功能項，具體使用方法是進入WORD編輯狀態，點擊工具/信函與郵件/郵件合并即可進行。但它只能局限于一個版面一張表，或一個版面多張表，對于后一種情況，有時可以解決一個版面多張表的問題。但是在表格的設置過程中比較復雜，只能采用系統本身所規定的常見的表格類型，而且尺寸不能動，對于特殊表格，需提前用自定義方式定義好，而一旦定義好，再修改起來很麻煩，對表格內的內容排版也很麻煩，如果沒有一定的經驗，很難使用成功。在實際工作中效率很低，沒有多大的使用價值。

二、頁面直接插入WORD域排版法

在使用郵件合并中，在套用信函項下WORD自動生成的表格的每一個版面中除去最后一個表格，每張表格的最后都有“下一條記錄”的WORD域，在調用數據源的過程中，只要碰到這一指令，數據源的指針就下移一條記錄，碰到換頁功能，指針也下移一條記錄，據此可以解決此類排版遇到的難題。

三、實際應用

1.編輯畢業論文題目一覽表。如天津理工大學的畢業論文題目一覽表采用的是由教務處制定的標準版式。如格表一所示

最初數據文件為了管理方便，基本都采用EXCEL文件格式管理，因為這樣統計數據比較方便，例如：統計題目類型、指導教師指導的學生數，題目重復情況、題目來源等數據。由于從最初的擬題到最后的答辯結題，時間比較長，數據經常發生變化。為了統計方便，版式又不能和教務處的標準版式統一起來。因此，我們巧妙地將教務處的統一版式和我系的數據文件用郵件合并結合起來，這樣做出的統計報表就相當完美和準確了。具體步驟是：

第一步，在WORD編輯狀態下，打印畢業論文統計一覽表；第二步，點擊工具/信函與郵件/郵件合并后，選取數據源。找到存放數據文件的位置后，選中數據文件即可，這樣就進入到了郵件合并窗口，在序號等欄內插入合并域，在最后的備注欄，插入WORD域中的“下一條記錄”并依次復制到下一行，在表格的最后一行的最后一欄刪空，即可

合并后生成的WORD文檔，再點擊編輯欄的查看合并數據按鈕，即可顯示出所要的表格，點擊合并到文檔按鈕，即可調用數據源文件生成新的標準表格。

2.異形版面上表格的郵件合并排版。例如：對某校圖書館的圖書卡片的排版。因這卡片每版5張，也就是說每版5個表格，但需首先設定版面的紙張尺寸后，才能排版，插入合并域和插入WORD域的過程和前面的過程相同，只是要注意最后一個WORD域（下一個記錄）要刪去。

四、創新點

日常工作中，經常會碰到難以解決的問題，這時要仔細分析其原理，不要墨守陳規，本文主要的創新點是，在分析了系統本身的功能后，嘗試直接調用WORD合并域。實踐證明是可行的，而且效果極佳。本方法曾應用于天津市大學生數學競賽的準考證、座位證和獎勵證書的制證和機電部某所學員考試證的制證工作中，得到了好評。

五、結論

Office辦公組件，在實際工作中靈活運用，有時會達到事半功倍的效果。本文只是嘗試應用了WORD編輯軟件中的插入WORD域中的一條指令。本方法很容易掌握，通俗易懂，有極其廣泛的應用范圍。

（作者單位：天津理工大學）