基于知識管理的高校ＯＡＳ的研究與設(shè)計

辦公自動化，簡稱OA（0ffice Automation）就是利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)備，改變傳統(tǒng)辦公手段，融組織、控制、信息、通信、知識于一體，實現(xiàn)辦公信息化和決策科學(xué)化、智能化，通過人與人之間、各部門之間、組織之間進(jìn)行有效的交流、溝通和共享來提高辦公效率和辦公質(zhì)量，減輕勞動強度，方便管理和決策。

21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)時代，知識已成為經(jīng)濟(jì)增長和社會發(fā)展及組織成長的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為各組織信息化建設(shè)的核心。知識管理（Knowledge Management，KM）是一個系統(tǒng)工程，知識管理關(guān)注的是如何獲取、組織、利用和傳播散布在組織信息系統(tǒng)和人們頭腦中的知識。知識管理的目標(biāo)是以信息技術(shù)為載體，構(gòu)造一個人與知識的互動環(huán)境，它們相互促進(jìn)、相互激勵，形成良性循環(huán)，促進(jìn)組織有效地利用知識，把知識資本轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

一、高校OA的需求分析

1.OA是高校自身建設(shè)的現(xiàn)實需求。隨著高等教育的快速發(fā)展，高校的辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大。高校快速發(fā)展后，事務(wù)處理任務(wù)加重、難度加大，新情況、新問題將不斷出現(xiàn)，管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、綜合化等已成為高校自身建設(shè)的主要問題。與此同時，目前大多高校存在幾個校區(qū)且相隔一定距離，傳統(tǒng)辦公已不能適應(yīng)要求，客觀上要求有新型的、信息化的、網(wǎng)絡(luò)化的辦公系統(tǒng)，解決多校區(qū)遠(yuǎn)程辦公問題。因此，當(dāng)前高校自身建設(shè)現(xiàn)實需要OA系統(tǒng)。

2.OA是高校科學(xué)管理的客觀需求。在當(dāng)今知識社會的影響下，教育的管理思想，高校的管理模式也不可避免地受到其影響，也時時刻刻地推動其變革。目前高校組織結(jié)構(gòu)龐大，管理頭緒多，各種事務(wù)處理起來往往涉及到多個部門。因此，高校要科學(xué)管理事務(wù)也客觀需要OA。

3.OA是高校國際化辦學(xué)的必然需求。隨著我國加入WTO，高等教育也要逐步與國際接軌，國內(nèi)高校要遵循高校發(fā)展的內(nèi)在規(guī)律，借鑒國際高水平高校成熟的經(jīng)驗和做法，包括學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和機制、管理手段和方法，構(gòu)建高效、先進(jìn)、實用的OA系統(tǒng)是高校國際化辦學(xué)的必然需求。

4.OA是我國信息化建設(shè)的時代需求。在現(xiàn)階段，信息化程度已成為衡量一個國家、一個地區(qū)、一個單位綜合競爭力的重要標(biāo)志。黨中央和國務(wù)院對我國信息化建設(shè)工作非常重視，提出了“統(tǒng)籌規(guī)劃、聯(lián)合建設(shè)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、專項結(jié)合”的十六字指導(dǎo)方針，并要求各級政府加快步伐，開創(chuàng)OA建設(shè)的新局面，提高辦公效率和決策水平。在我國，先進(jìn)的思想、理念等幾乎源于各大高校。此外，高校作為高新技術(shù)的發(fā)源地，要提高服務(wù)社會的質(zhì)量，拓展服務(wù)社會的功能，步入經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展的舞臺，就必須借助OA，加快對信息、知識的創(chuàng)造、加工、傳播和應(yīng)用。因此，高校OA是我國信息化建設(shè)的時代需求。

二、基于知識管理的高校OA系統(tǒng)的新理念

基于知識管理的高校OA系統(tǒng)，簡稱KM-COAS（College Office Automation System Based on Knowledge Management），是以知識管理為核心的新一代OA系統(tǒng)。它是建立在校園網(wǎng)平臺之上，旨在幫助高校實現(xiàn)動態(tài)的信息和知識的管理。它將在實現(xiàn)辦公信息、知識共享的基礎(chǔ)上，為各部門事務(wù)處理的每一個環(huán)節(jié)提供所需要的相關(guān)知識。知識時代的高校事務(wù)處理的對象瞬息萬變，要求作為高校日常事務(wù)處理的基礎(chǔ)平臺能夠具有靈活應(yīng)變和開放交互能力。KM-COAS是高校校園網(wǎng)的主要功能，是高校管理、信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

KM-COAS與傳統(tǒng)高校OA系統(tǒng)相比存在著明顯的區(qū)別：第一，KM-COAS重視辦公人員通過校園網(wǎng)可以隨時隨地得到自己所需信息。第二，KM-COAS涵蓋全面的信息處理，例如信息的發(fā)布、分類、采集、搜索和加工等環(huán)節(jié)。第三，KM-COAS建立數(shù)據(jù)倉庫對數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次的挖掘和統(tǒng)計分析。

KM-COAS是以知識管理為核心，它有如下突出特點：第一，實時通訊、交流。學(xué)生、教師、領(lǐng)導(dǎo)與專家可以在線交流，采用多線程討論、文檔共享等方式。除此以外，它還提供移動通訊設(shè)備的支持手機的WAP接入訪問、手機短信等功能；第二，數(shù)據(jù)來源、系統(tǒng)功能豐富。KM-COAS中信息不僅包括電子郵件信息、文件系統(tǒng)中的文件，還有關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)以及INTERNET上的數(shù)據(jù)。

三、基于知識管理的高校OAS的設(shè)計

1.KM-COAS的設(shè)計思想

KM-COAS建立在校園網(wǎng)平臺之上，以知識管理為核心的OA系統(tǒng)，將抽象的知識管理理論與具體的IT技術(shù)相結(jié)合，采用Web交互界面，以單一登錄、統(tǒng)一界面和相同的風(fēng)格來構(gòu)建高校的信息通道。要求用戶界面簡潔，操作簡單，易學(xué)易用。以模塊化結(jié)構(gòu)的方式將各子系統(tǒng)通過核心服務(wù)模塊實現(xiàn)無縫集成。

在設(shè)計和規(guī)劃KM-COAS過程中，充分利用知識管理的思想，避免傳統(tǒng)狹隘的OA的影響，充分考慮到高校的特點，樹立先進(jìn)的、超前的理念。KM-COAS涵蓋了高校所有事務(wù)，但由于各部門事務(wù)的相對獨立性，系統(tǒng)既要保證整體的統(tǒng)一性、完整性，又要考慮各部門信息及操作的獨立性；既要考慮結(jié)構(gòu)靈活、便于擴(kuò)充維護(hù)，并且要兼顧與其他應(yīng)用軟件的銜接和過渡，又要用科學(xué)管理的理念重新規(guī)范高校工作流程；既要考慮數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，又要考慮公共、共享數(shù)據(jù)的完整性、一致性和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.KM-COAS平臺模型

該模型中，頂層是辦公應(yīng)用系統(tǒng)平臺，面向最終辦公用戶。用戶能夠完成日常辦公、事務(wù)處理、日程安排、電子郵件、手機短信、在線交流等辦公業(yè)務(wù)。底層是校園網(wǎng)基礎(chǔ)平臺，是該模型軟硬件資源。知識庫是該模型的數(shù)據(jù)中心，包括各類關(guān)系型數(shù)據(jù)庫組成的信息知識資源。知識管理平臺則是該模型的核心部分，包含知識分類、知識檢索、知識挖掘、知識反饋和各類知識權(quán)限的設(shè)置等，為數(shù)據(jù)交換和共享以及應(yīng)用開發(fā)提供一個平臺。

3.KM-COAS的功能設(shè)計

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，以及高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，校園內(nèi)外對于高校辦公效率的要求不斷提高，因此對于高校OAS的要求就更高了。整個系統(tǒng)搭建在校園網(wǎng)的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)用戶進(jìn)行統(tǒng)一管理，用戶使用一個賬戶和密碼就可以使用系統(tǒng)中的指定模塊，按照各自崗位職責(zé)分配所需的功能模塊。這樣不僅極大地方便系統(tǒng)管理，也方便用戶辦公。

KM-COAS是一個基于知識管理的信息綜合環(huán)境的體系，以先進(jìn)的B/S架構(gòu)及消息傳遞、協(xié)同工作和知識管理為核心的全方位無紙化辦公系統(tǒng)。本系統(tǒng)是一個覆蓋高校各級黨政職能部門的綜合性信息辦公系統(tǒng)，主要解決辦公中的信息、知識積累與共享問題。系統(tǒng)的實現(xiàn)技術(shù)采用.NET 2.0框架和VB.NET 2005為腳本語言，后臺數(shù)據(jù)庫支撐則采用SQL SERVER 2005。

4.KM-COAS開發(fā)中的主要支撐技術(shù)

（1）寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，Web技術(shù)的廣泛應(yīng)用；信息高速公路的建設(shè)。校園網(wǎng)為KM-COAS的實施提供一個開放的、公共的工作空間與平臺。Web技術(shù)是建立在Internet上的全球性的、交互的、動態(tài)的、多平臺的、分布式的應(yīng)用技術(shù)，是實現(xiàn)B/S結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)的客戶端的主要開發(fā)技術(shù)。在信息高速公路建設(shè)中，建立數(shù)字化的寬帶網(wǎng)絡(luò)，為KM-COAS提供強大的硬件環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)速度直接影響KM-COAS的性能與效率，要實現(xiàn)“即連即用”的校園網(wǎng)，寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是先決條件。

（2）異構(gòu)數(shù)據(jù)庫同步訪問技術(shù)。高校內(nèi)部現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)很多都是構(gòu)建在數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，特別是關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之上。由于數(shù)據(jù)的多樣性，給用戶訪問造成了諸多不便。為了包容現(xiàn)行基于各種關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之上的各種業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，KM-COAS提供各種流行數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)到標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的接口，通過數(shù)據(jù)遷移和同步系統(tǒng)，實現(xiàn)異構(gòu)數(shù)據(jù)庫之間的平滑接人。同時，系統(tǒng)提供高校辦公門戶，通過高校辦公門戶，用戶就能透明地使用KM-COAS乃至整個網(wǎng)絡(luò)信息資源，實現(xiàn)對異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一查詢和同步訪問。

（3）知識挖掘技術(shù)。KM-COAS提供強大的知識管理工具和信息挖掘工具，可對高校辦公信息、知識進(jìn)行清理、抽取和轉(zhuǎn)換，構(gòu)建辦公知識庫，并利用基于內(nèi)容的查詢挖掘技術(shù)，綜合高校各個部門的需求，建立KM-COAS數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)。對于訪問者來說整個網(wǎng)絡(luò)就是一個資源，不用去一個一個地訪問查找相關(guān)信息，真正實現(xiàn)“一步到位”。

（4）信息安全技術(shù)。由于KM-COAS是在校園網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上運行的，校園網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)相連，一方面，互聯(lián)網(wǎng)本身固有的跨國界性、易受攻擊性和公開性，使得KM-COAS的安全和保密問題日益突出；另一方面，就從校園網(wǎng)內(nèi)部來說，也有把握好信息共享與保密尺度的問題，各部門擁有的數(shù)據(jù)也有在一定的范圍發(fā)布的問題，這些給KM-COAS信息的保密、防范等帶來了難度。

為加強KM-COAS的安全保密性，可從以下幾方面采取措施：第一，提高硬件系統(tǒng)及其環(huán)境的安全可靠性；第二，提高不同用戶模塊的相對獨立性；第三，加強技術(shù)性的安全措施和管理意識上的防范，從而來構(gòu)建完善的信息安全機制，使KM-COAS的安全性與方便性得到保證。

基金項目：湖南省高校青年科研重點項目（編號：07D083）

（作者單位：益陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院）