民辦高職院校辦公室主任角色與能力解析

民辦高職院校辦公室主任是一個全能角色

1，民辦高職院校是為了滿足現代化建設和人民群眾對高等職業教育日益增長的需求而創立的。民辦高等職業教育的發展，適應了經濟體制和社會就業體制改革的需要；體現了投資者對教育市場把握需要、從精英教育到大眾教育轉變的現實需要以及國家發展高等職業教育的需要。民辦高職院校也促進了辦學體制上的改革，使學校辦學向特色化、個性化發展。民辦高職院校的運行機制面向市場，具有相應的靈活性。民辦高職院校的資源必然要按照市場規律進行配置；民辦高職院校的信息來源于市場，并根據市場的變化而進行迅速作出調整。

2.民辦高職院校辦公室是民辦高職院校的綜合管理部門。民辦高職院校辦公室是服務于領導，承上啟下、協調左右的綜合辦事部門。它的職能包含了學院管理系統中的決策、指揮(執行)、控制(反饋)、咨詢等各個子系統；而作為秘書機構，又有著特定的服務功能及信息傳遞功能。

3.民辦高職院校辦公室主任是學院工作的“大管家”。筆者認為民辦高職院校辦公室主任要勝任此工作，就要做好以下五個方面：一是獻計獻策，當好“參謀員”；二是立足本職，當好“服務員”；三是搞好關系，當好“協調員”；四是加強管理，當好“管理員”；五是狠抓落實，當好“督辦員”。這些要求民辦高職院校學院辦公室主任定位好自己的角色，并具有相應的能力。

民辦高職院校辦公室主任的角色定位

角色，是指與人們的某種社會地位、身份相一致的一整套權利、義務的規范與行為模式，它是人們對具有特定身份的人的行為期望。民辦高職院校辦公室主任角色主要是指辦公室主任在民辦學院組織或群體中，通過各種工作關系體現出的權利、義務規范與行為模式。一般而言，其應該具備以下幾個功能。

1.院辦公室主任是學校領導的下級，更是助手、參謀和秘書。民辦高職院校的院領導作為民辦學院的高層管理者，其主要職責在于制定民辦學院的發展規劃和各項規章制度，對學院的人、財、物、資源和信息實行總體控制和布局，對關系到學院的重大事務作出決策。而院辦公室主任的職責就是在充分領會院領導的戰略規劃和戰略意圖的前提下，將院領導的規劃和決策付諸實施。在付諸實施的過程中，院辦公室主任應制定出一些具體的實施細則，并和學院部門一起協調執行，并將實施過程中出現的問題及時向領導反映。

2.院辦公室主任是辦公室內其他秘書的領導、核心，是凝聚力的主要源泉。院辦公室成員主要由領導的秘書組成，而院辦公室主任是這些秘書的具體領導者。秘書由于是領導的一個重要信息來源，是領導信息的載體。而在民辦學院里，信息就是資源，信息的傳遞也附帶著權力的產生。所以辦公室主任在領導辦公室其他成員時，要重點貫徹不要“貪污信息”的觀念。再次，院辦公室主任是同級部門的協調者、橋梁和中介。民辦學院的組織結構一般包括事業部門(幾大系或幾個二級學院)和職能部門(財務處、人事處、科研處和學生處等等)。在學院的運轉中，職能部門之間、事業部門之間、職能部門和事業部門之間都需要相互合作，而這些合作能否成功則取決于資源和信息的協調及整合。院辦公室主任就要扮演這些合作中的資源和信息協調者，從而保證和控制這些合作順利進行。

3.院辦公室主任還要代表學校舉止得體、熱情周到地接待來賓。院辦公室主任既非常熟悉學院的各項戰略規劃和宏偉遠景，又熟悉學院的各項具體規章制度和實施原則，可以向來賓充分詳細地介紹學校的概況，從而有助于來賓順利完成參觀、指導和交流活動。

4.院辦公室主任外出時則作為外出領導的助手，應大力宣傳和傳播學院目前的狀況、成績和進步等。這些決定了辦公室主任角色的多重性，不同的場合、不同的時間、不同的事情，其所代表的角色也就可能完全不同。

民辦學院辦公室主任能力要求

民辦高職院校的院辦公室主任扮演著多重角色，這要求他本身具備一系列的能力。而這些能力主要表現在政治思想、工作作風、業務水平、參謀助手、輔助決策、綜合協調、信息溝通、宣傳公關等能力方面。

1.具有較高的政治覺悟。院辦公室主任在實際工作中，上傳下達文件，處理內部事務，協調各方面關系，都涉及黨和國家的方針政策以及學校的規章制度。所以必須使自己具有較高的政治思想覺悟、一定的政治鑒別力以及決策能力。院辦公室主任必須刻苦學習，勤奮敬業，不斷提高做好本職工作的能力；認真履行辦公室的工作職責，切實提高工作質量和工作效率，努力開創院辦公室工作的新局面，更好地為領導服務、為基層服務、為學院發展服務。

2.具有較強的職業道德素質。民辦高職院校辦公室主任必須具備以奉獻為核心、以敬業為特征、忠于職守的職業道德。院辦公室是一個具有協調資源、參謀決策、整合資源等功能的辦事機構，這就要求辦公室工作人員具備虛懷若谷的精神和實事求是的態度，具備細致和慎重的工作作風。院辦公室主任應內心以“忠誠老實”自律，模范地貫徹執行院領導的政策和決策及院領導交辦的工作。在執行過程中，一旦遇到領導作出的決定不當或有明顯失誤時，應該出示公心，予以提醒，不可一味盲目迎合。

3.具有較強的市場意識。民辦高職院校辦公室主任在管理民辦學院的時候，一定要以所在的區域或地方經濟發展和以投資集團的利益為出發點，改變傳統的事業單位思路，確立“經營學校”思想。具體而言，院辦公室主任在工作中要克服謹小慎微、等待觀望的消極情緒，要敢于打破那些陳舊過時的老觀念、老框框，切實從實際出發，勇于探索，率先解放思想，徹底轉變觀念，深入做好信息調研工作，為領導決策服務。

4.具有嚴謹的工作作風。院辦公室主任應樹立起“認真辦、主動辦、辦得快、辦得好”的工作作風。辦公室工作量大，政策性強；頭緒多，綜合性強；要求高，時效性強；協調任務重。保密性強；被動性大，突擊性強。所以院辦公室主任要集中主要精力抓催辦落實院領導決定的各項決策。同時，院辦公室主任還要增強組織紀律意識。因為辦公室主任在領導身邊工作，并且本身就是學院的核心中層干部。經常參加院領導班子的各種會議，負責機密文件的起草或保管工作，了解和掌握許多學院機密，所以，辦公室主任要做到嚴密保守各項機密。

5.具有精湛的業務能力。院辦公室主任需要具備嫻熟的業務能力，如教學業務能力、口頭表達能力、文字表達能力、較強的記憶力等。民辦學院也要以教學為工作中心，所以作為院領導參謀和助手的辦公室主任，必須熟悉教學工作，以便更好地服務和服從于教學這個中心。辦公室是學校的窗口，辦公室主任行為謙恭有禮、談吐高雅不俗則是塑造這個窗口形象的關鍵因素。辦公室同時又是一個秘書機構，要處理各種各樣的公文，要草擬各種文稿，這就要求辦公室主任必須具備較強的文字表達能力。

6.較強的組織協調能力。院辦公室主要是協調學院的系部之間、職能部門之間、系部和職能部門之間的關系，以及它們之間的資源配置和信息溝通。院辦公室主任在組織協調工作中，要從全局出發，以謙虛、謹慎的工作態度，實事求是地妥善協調和溝通好部門間的關系。另外，辦公室主任還要協調好人際關系，主要是對各平行部門人員(主要是部門負責人)之間關系的協調。院辦公室主任應與各部門保持和諧、融洽的關系，并有助人為樂的精神，從而溝通雙方的感情。

7.要有健康的身心素質。健康的身心素質是辦公室主任勝任工作的前提。健康的身體是高質量完成工作的保證。只有身體素質強健，人的良好思想素質、文化素質和才能素質才能充分發揮作用。辦公室主任應生活規律，加強身體鍛煉，使自身肌體隨時都精力充沛和精神飽滿。還應有良好的心理素質，如：正確的自我觀念(能充分了解自己、正確評價自己)、和諧的人際關系(能建設性地處理人際問題，有較強的適應能力，善于同別人交往，對所屬學院有一種休戚相關、安危與共的情感，并在其中找到恰當的位置，與他人和睦相處，融洽共事)、健全的人格、良好的情緒自控能力，能夠正確對待挫折。