學校重大活動檔案管理工作淺談

［摘 要］做好重大活動檔案管理工作，不僅能夠及時、系統、完整地收集檔案資料，而且為學校各項工作的開展提供了更加準確、便捷的信息支持。因此，為了使檔案工作更加貼近學校的中心工作，使檔案工作的作用得到充分發揮，本文就檔案工作存在的問題和解決的措施進行了探討。

［關鍵詞］學校 重大活動 檔案管理

2004年，省檔案局將重大活動檔案管理工作納入年度考核范圍，說明重大活動檔案的收集與管理工作已經越來越引起有關部門的重視。如何做好重大活動檔案管理工作，是檔案管理工作人員面臨的一個重要課題。作為學校檔案管理人員，做好重大活動檔案的收集與管理工作，是適應學校教育改革和發展的需要，也是學校常規管理的重要內容。

一、學校重大活動檔案包括的內容

通常我們所說的學校重大活動檔案，是指以學校黨委或學校行政名義，責成承辦處室組織或舉辦的在全校具有較大影響或創新舉措的黨建、教學、科研、外事交流及各項管理活動中直接形成的、具有保存價值的紙質、光盤、聲像、實物等多種載體、多種形式的歷史記錄。主要包括：

1國家、省、市級主要領導人以及知名人士到校視察、調研工作中形成的資料；

2學校舉辦的重大政治、科技、教學科研、文化體育等活動形成的資料；

3學校舉辦的重大慶典和紀念活動中形成的資料；

4涉及全校的重大專項工作，在申報、評估、驗收中形成的資料；

5處置重大事件和解決重大糾紛中形成的資料；

6學校與其他單位或組織開展的重要的外事交流活動形成的資料；

7在其他有重大影響的活動中形成的資料。

二、存在的問題

在學校重大活動檔案收集整理的過程中，由于制度不健全、責任不落實、思想上不重視等原因，導致有些重大活動資料存放、散失在各部門或個人手中，不能及時歸檔和有效保護，給檔案利用工作造成了很大困難。主要存在以下幾方面問題：

1管理制度不健全，管理網絡不暢通

對學校重大活動檔案的歸檔范圍、收集、管理、保存、利用等各個工作環節還沒有一套完整的規章制度可遵循，各部門資料管理人員職責不夠明確，出現多方形成檔案多方均不在意，多方都管或多方都不管的現象，致使重大活動檔案收集不及時、不完整、不系統，影響了重大活動檔案管理的質量。

2思想不夠重視，認識上有偏差

加強重大活動檔案管理工作，雖然檔案管理人員思想上高度重視，但相關部門負責人對檔案管理工作缺乏應有的認識，認為承辦重大活動是大事，檔案工作是小事，可抓可不抓。也有的部門負責人認為承辦重大活動是自己分內的事，只要把自己的工作做好就行了，檔案工作和自己沒多大關系。還有的部門工作人員認為自己平時手頭工作較多，事務繁雜，加之重大活動涉及多個部門，多道環節，自己精力不足，工作力度不夠，常常畏難嫌煩。更有甚者認為重大活動是自己一手安排、一手組織的，是自己部門的勞動成果，將重大活動檔案資料據為己有，出現拒不上交現象。由于這些片面的認識在起作用，給重大活動檔案的征集工作帶來一定的難度，使得學校重大活動檔案管理工作不能正常開展。

3檔案部門對重大活動參與力度不到位

學校檔案部門一般不能從重大活動一開始就介入，往往從后期才參與，導致檔案部門不熟悉重大活動的整個過程，不能及時掌握相關資料，做不到心中有數。同時，檔案部門不能對重大活動檔案管理工作進行有效的監督、檢查與指導，致使重大活動檔案的完整、準確、系統與安全難以得到有效保證。

三、解決的措施

針對學校重大活動檔案管理存在的問題，我認為可以從以下幾方面入手，做好重大活動檔案的管理工作。

1加強組織領導，完善管理制度。重大活動檔案存在著涉及部門多、人員廣、載體形式多樣、時間跨度大等特點。檔案部門應根據重大活動自身特點制定出符合學校實際的管理制度。

(1)制定《重大活動檔案管理辦法》，從重大活動檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等各個方面加以規定，做到有章可循，有規可依。

(2)建立完善的檔案管理網絡，各部門確定兼職檔案人員，及時做好重大活動檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的齊全完整與安全。活動結束后要及時移交給檔案部門，任何部門和個人不得拒絕歸檔或留為己用。

(3)積極爭取校領導召開檔案工作會議，制定重大活動檔案工作計劃，明確重大活動收集范圍、歸檔時限、承辦處室及相關人員工作職責。這樣，既可從根本上解決制約重大活動檔案收集工作中存在的問題，又可增強相關人員的檔案意識。

2積極參與活動，變被動為主動。

(1)要做好重大活動檔案管理工作，一定要提前介入。在每次重大活動舉辦之前，檔案工作人員就向重大活動的主辦和承辦人員發信息表和登記表，以便及時掌握情況。并向檔案資料收集人員明確收集的范圍和內容，既對整個重大活動的檔案工作進行指導，又提醒參與部門在思想上引起重視，在行動上賦予實施。

(2)做好重大活動檔案管理工作，一定要積極參與。檔案工作往往被認為是事后工作，其實不然。要做好重大活動檔案管理工作，檔案工作人員不僅必須積極地參與到活動中去，了解活動的內容，掌握活動的全過程，而且對收集計劃必須做提前安排，對收集內容做提前預測，才能做到收集及時、歸檔完整。

(3)做好重大活動檔案管理工作，一定要即時歸檔。重大活動檔案資料涉及部門多，參與人員多，活動形成資料多，形式多樣，如果像其他檔案一樣按時移交，勢必存在檔案資料收集不全、無連貫性、甚至丟失等現象，因此重大活動檔案應做到即時歸檔。重大活動檔案資料要實行三套制，一套留存本部門，另外兩套移交檔案室，分別用于封存和提供利用，同時應注意電子文檔及音像資料底片的收集。

(4)做好重大活動檔案管理工作，一定要及時監督。在每次活動即將結束之前，檔案工作人員要對重大活動檔案工作的總體情況進行摸底調查，及時將有關情況向領導報告，將問題及時反饋給有關處室，要求他們進行整改。同時督促各承辦處室的檔案資料收集人員及時將檔案資料移交檔案室，有效的避免檔案資料的散失。

(5)做好重大活動檔案管理工作，一定要注意后續資料的收集。對于學校舉行的有一定影響的重大活動，上級主管部門與當地新聞媒體一般會有與活動相關的反饋或報道，應加強與上級部門與新聞媒體的溝通與協調，及時將反映重大活動的相關報道及反饋資料收集歸檔。這樣更能反映重大活動所產生的社會效益。

3及時開發利用，變檔案為資源。

開發利用重大活動檔案的價值，是開展重大活動檔案管理工作的主要目的之一，也是檔案工作人員開展此項工作取得成效的主要表現形式之一。如何開發利用，我們在此項工作中也作了一些嘗試，將上一年度的學?？萍妓囆g月活動資料、體育節活動資料、教職工代表大會會議資料等學校重大活動資料編制成冊，為迎接上級部門檢查及各處室利用創造了更為便捷的條件，提供了更為詳盡、真實的活動資料，受到了上級檢查部門及學校領導的一致好評。同時進一步創造條件開展系列活動，利用校園網開展重大活動圖片展覽，使重大活動檔案的開發利用更加生動實在和富有成效。

實踐證明，做好重大活動檔案管理工作，不僅能夠及時、系統、完整的收集檔案資料，而且為學校各項工作的開展提供了更加準確、便捷的信息支持。使檔案工作更加貼近學校的中心工作，提高了檔案工作的地位，加深了領導對檔案工作的印象，加強了對檔案工作的重視，從而使檔案工作的作用得到充分發揮，學校檔案建設水平得到

進一步提高。

［參考文獻］

［1］徐佳：《對改進重大活動檔案工作的幾點思考》，《山東檔案》2005年第6期。

［2］卞峰煜、謝冰：《探索規范重大活動檔案工作之路》，《浙江檔案》2002年第2期。

［3］陳子平：《重大活動檔案征集工作初探》，《山東檔案》2005年第5期。