高校檔案管理信息網絡化建設的探討

［摘 要］本文介紹了高校檔案信息網絡化建設的重要性，并指出了高校檔案信息網絡化建設應注意的幾個主要問題，分析了高校檔案信息網絡化建設的措施。

［關鍵詞］高校 檔案信息 網絡化

［中圖分類號］TP ［文獻標識碼］A ［文章編號］1009－5489(2008)02－233－02

一、高校檔案信息網絡化建設的重要性

1．20世紀90年代中期，國外檔案界開始大規模地在因特網上建立檔案網站，發布檔案信息，由此掀起了檔案信息網絡化建設的高潮。我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。網絡能把全世界的用戶聯系起來，實現全社會、全方位的信息資源共享。這種全球信息網絡的產生沖破了地理位置上的束縛，加快了信息傳遞速度，為高校教師、學生、提供了一個全新的網絡環境，從根本上改變了以往的檔案信息利用模式，促進了他們之間的信息交流、科研合作和資源共享，促進了高校教育和科研事業的迅速發展。

2．提高工作效率和服務質量、保護檔案原件。檔案信息數字網絡化建設，各單位在歸檔電子文件時，通過網絡傳送，減少了中間環節，既簡單，又方便管理。同時還可實現一天24小時全天候為用戶服務，避免了傳統方式下只有在上班時才能為用戶提供服務的限制，使用戶足不出戶地完成電子文件的查詢和借閱任務；而且支持大量并發用戶的同時訪問，使檔案信息資源的使用變得更為簡便、迅捷，切實提高服務質量和工作效率。檔案信息數字網絡化建成后，利用者通過網絡訪問異地檔案信息庫的資源，得到的僅僅是復制品，除非特殊需要，一般不再調閱原件，不僅可減少原件的借調頻率，又可避免復印機等光電設備對檔案的傷害。

3．使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。這在科研、教學、設備等各類檔案管理中同樣適用。在學校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案館的工作只剩下編制相應的檔號，整理上架。而計算機管理方面則只需對數據進行處理，已不再需要大量的數據錄入，數據錄入檔案計算機管理的“瓶頸”，已不復存在。

4．今天我們人類已經進入一個信息化的時代，現代信息傳播學研究成果表明，要充分發揮信息對社會的推動作用，除了要重視信息的開發環節，還要重視信息的發布和傳播，否則，即使是再高價值的信息如果不能及時的發布和廣泛的傳播，那也是死信息、無效的信息。高校檔案工作是辦好學校、發揮高校社會職能的重要基礎工作之一，高校檔案網絡是高校向社會發布信息的重要平臺。它既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構，更應該是高校教育、科研信息采集、整理，從而向社會發布信息，發揮高校科研先導作用的重要媒介。要實現高校科技橋頭堡和助推器的社會職能，就必須重視這一信息平臺的建設。現代信息技術的飛速發展，把檔案工作帶入了自動化與網絡化的新階段，因特網和中國教育科研網以及高校校園網迅速的建設，給高校檔案工作提出了嚴峻的挑戰，也為高校檔案館網絡化建設帶來了難得的機遇。

二、高校檔案信息網絡化建設應注意的幾個主要問題

1．缺乏統一的網絡化協調機構由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自我發展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。

2．標準化水平低。由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性，這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。

3．數據庫建設滯后經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴重。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與cernet和internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源可共享。

4．人員整體素質低弱。在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求，不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前高校檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和高校檔案事業發展的需要。

5．檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。

6．對檔案工作重視不夠，信息采集、整理方面存在很多問題。《普通高等學校檔案管理辦法》第十九條規定：“高等學校對科研成果、產品規劃與試制、基建工程等進行鑒定、驗收時必須有檔案部門的人員參加。有關業務主管部門應會同檔案部門對應歸檔的文件材料加以審查，簽署意見。沒有完整、準確、系統的文件材料的項目，不予驗收，不予上報成果。”《普通高等學校檔案管理辦法》第二十六條規定：“高等學校中的個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規定向本校檔案部門移交，集中管理，任何個人不得據為已有。對于個人不在其非職務活動中形成的重要文件材料，高校檔案部門可通過征集、代管等多種形式進行管理”。

三、高校檔案管理信息網絡化建設的措施

1．注意網絡中檔案信息的安全，加強電子文件歸檔標準化、規范性的管理。借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線，由計算機信息管理部門負責歸檔，檔案部門負責規劃統籌。各業務職能部門把具有保存價值的電子文件，按照信息管理部門的統一要求進行電子文件格式轉換，保證數據可靠性和通用性，將數據傳輸到計算機信息管理中心。隨著每年的數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

2．加強檔案管理人員隊伍建設。電子檔案的產生，使高校檔案工作由陣地式服務拓展到空間服務。檔案管理信息化對檔案信息管理人員的素質提出了更高的要求。首先，對新建立的檔案管理隊伍，要培訓計算機和網絡通訊方面的知識。其次，還要具備良好的外語水平。再次，還應具備整理檔案信息的能力。最后，需具備開發網絡檔案信息的能力，真正提高網上檔案工作服務水平，適應網絡化發展要求。教學檔案信息管理是教學和教學管理工作的基礎工作之一，因此也是教學評估的基礎和依據；教學評估工作對教學檔案管理的水平和管理質量的提高又提出了很現實的需求。因此，高等院校應該借助本科教學水平評估，以評促建，積極采取有效措施，推進和加強教學檔案建設，促進教學檔案管理工作向信息化目標大力推進。

3．加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫等。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4．增加經費投入檔案館網絡化建設和維護均需要大量資金，學校應加大投資。檔案館領導要利用檔案館自動化方面已取得的成果，積極向校領導反映網絡化建設的重要性、緊迫性，把網絡化建設作為一件大事來抓，把檔案館網絡建設納入到校園網建設的總體規劃和預算之中，從而加快檔案館網絡化建設的步伐。此外還應利用已建成的數據庫和網絡為社會服務，獲得一定的收益，并把它們投入到網絡化建設中，“以網養網”，以解決經費不足的問題。

［參考文獻］

［1］趙屹：《檔案信息網絡化建設》，北京圖書館出版社出版。

［2］胡耀宗、張晶、肖利萍：《談高校檔案信息網絡化管理》，《業務縱橫》2003年第4期。