職場勝經(jīng) 商務活動的面條和不面條

李國威 某500強公司高管，公關(guān)專家，曾任新華社駐外記者

如果你是商務活動的主辦者，你最怕什么?怕客人不來；怕客人一開始就說不來；怕客人一開始說來了后來又不來了；怕客人一開始說來后來也一直說來，到最后一分鐘說不來了；怕客人一開始說來后來也一直說來，到最后一分鐘還說來，但硬是這人就沒出現(xiàn)。

這不是在說繞口令。在我們這個經(jīng)濟高速發(fā)展的社會，每天都有無數(shù)的宴會、發(fā)布會、上市會、展覽會、簽約會、研討會、聚聚會、開開會等等需要人出席才能完成的事情。保證人員的出席，是活動的關(guān)鍵之關(guān)鍵。

我在一家跨國公司工作，工作內(nèi)容之一就是組織各種各樣的會。在中國做國際會議時，我在美國的同事都很有經(jīng)驗地拿出一套組織活動的流程，其中重要的一項就是在6個月前確定活動的時間和地點，提前三個月一定要把請柬發(fā)給你邀請的客人。

我說三個月太早了。

他們說那兩個半月吧。

我說兩個半月太早了。

他們說那兩個月吧。

我說兩個月太早了。

已經(jīng)有很多國際同事認為我是在抬杠。抬到最后的結(jié)果是，他們說那你說提前多長時間發(fā)請柬。

我說，兩個星期吧。他們瞪大了眼睛，張大了嘴。我在中國看不見他們，但是我從電話聽筒里可以聽到他們瞪大的眼睛和張大的嘴。

在中國，你邀請人參加一個兩周以后的活動，一般人都會說，好啊好啊，到時候再說吧。

這種作風從哪里來的?商務人士中很普遍，但更普遍的是我們的政府。約見政府領(lǐng)導，永遠是提前一天，甚至到最后一刻才會確定。我們公司的老板是外國人，每次來中國訪問都要拜會政府官員，政府官員總是不能提前確認會見，老板身邊的人文每天每時都在追問，問這么重要的事情怎么就差一天了你們還確認不了?

結(jié)果是，我們公司政府關(guān)系部的人都有驚悸癥。國外大老板來的時候，手機一響就驚悸。政府通知你說明天約定的領(lǐng)導會見取消了，你馬上驚悸了；吃了藥反復深呼吸終于壓制住了驚悸，手機又響了，領(lǐng)導決定接見你們，改在今天，你們40分鐘以后趕到，你又重新驚悸。

其實，我們的政府和商界人士的這種作風和習慣，最大限度地保證了機構(gòu)的高效率運轉(zhuǎn)，因為每天解決的都是最緊迫的事情，各級組織對于經(jīng)濟高速發(fā)展中出現(xiàn)的復雜問題，總是能夠在第一時間應對而不受限定日程的約束。

當然，對于商務人士來說，是否出席一個活動，也存在著《功夫熊貓》中所描述的“Quit，don’t quit，noodles，don’tnoodles”(退出，不退出，面條，不面條)這樣的選擇。

這種艱難的心理過程，作為活動主辦方的我總是有深刻的體會。客人會自己或通過秘書反復打電話來問：都有哪些人確認參加啊?我(們領(lǐng)導)需要不需要講話啊?我(們領(lǐng)導)宴會坐在什么位置，左邊是誰，右邊是誰，左邊的人會不會晚到啊?右邊的人會不會提前離席啊?

我開始以為，對自己在公眾面前被刻意安排的形式過于在意，是嚴重缺乏自信的表現(xiàn)。但是他們會說，我不是在意我自己的形象，而是保護我們公司，或者我代表的這一級政府的尊嚴。

于是我說，那就是你們公司，或者你所代表的這一級政府整個缺乏自信。

當然，對于重要人物和時間寶貴的人物來說，你還是要多考慮他參加你的活動對他是否有價值，看看參加活動的人是不是一個路子。有時領(lǐng)導擔心，也是因為以前被忽悠過。

我們這個社會一個重要的特征是：誰都擺脫不了邀請和被邀請的命運。每個人都有機會面臨面條還是不面條的選擇。

周末終于到了，我終于不用考慮誰出席我們公司的活動，主桌會不會空著沒人這樣的事了。剛泡上一杯茶，女兒跑過來說：“下星期天我10歲生日，找?guī)讉€同學到家里來玩，可以嗎?”

整整一周，女兒和我都陷入了“客人來不來，如果說來會不會又不來，如果不來提前多長時間說不來”這樣的怪圈而不能自拔。打了許多電話，剛開學的五年級的中國孩子周末有多忙，上多少英語班奧數(shù)班鋼琴班游泳班美術(shù)班，只有中國的家長知道。

周五晚上，女兒長吁一口氣說：“四個人確認了，我看夠了。”

我的經(jīng)驗是，對任何活動來說，最后的出席人數(shù)是確認的人數(shù)的70％。女兒的生日派對最后有三人出席，比例是75％，多么巨大的成功啊。