清華大學圖書館學科館員工作的新思路和新舉措

范愛紅　邵　敏

摘要 介紹清華大學圖書館學科館員工作的開展情況,重點介紹深化學科服務過程中的新思路和新舉措,并由此引發了關于學科館員工作的若干思考?

關鍵詞 學科館員 學科服務 用戶需求 大學圖書館オ

1 引言

如今,學科館員制度已逐步在國內大學圖書館推廣并成為研究熱點?之所以備受關注,是因為學科館員制度第一次從崗位設置的角度,明確了大學圖書館為教學科研服務的使命;它縮短了圖書館與其服務對象之間的距離;將圖書館服務融入到大學的教學科研之中;將圖書館服務引入到一個更高的層次?

資源和服務向來是圖書館的兩大支柱,學科館員工作的意義在于以學科服務促進資源建設與利用?在網絡技術和數字化技術迅猛發展的時代,研究型大學圖書館若想體現出不可替代的價值,就必須在傳統服務的基礎上,將重心轉向深層次的?個性化的知識服務?學科館員所提供的便是一種針對學科的知識服務?オ

2 清華大學圖書館的學科服務實踐

1998年,清華大學圖書館在國內率先建立了學科館員制度[1],學科館員在聯絡院系?了解需求?促進文獻資源利用等方面發揮了重要作用?近幾年,我們采取了一系列深化學科服務的新舉措,為學科館員工作注入了生機,在與院系的聯絡過程中逐步建立了信心?信任和信譽?

2.1 明確目標與職責

清華大學圖書館學科服務的總體目標是提高圖書館資源與服務的利用率,為學校的教學科研和學科建設服務?學科館員的職責很寬泛,圍繞總體目標,與日常工作密切結合,涉及院系聯絡?參考咨詢?用戶教育?資源建設等多個層面,具體包括:

T深入了解對口院系的教學科研情況和發展動態,熟悉學科文獻資源分布?

T參與對口學科的資源建設,提供參考意見;推動對口院系與圖書館合作訂購資源?

T開辦相關圖書館講座,解答深度課題咨詢,逐步提高對口院系師生的信息素養?

T深入院系,征求讀者意見及信息需求;與圖書館顧問密切合作?

T編寫?更新相關學科的讀者參考資料,包括學科服務網頁?資源使用指南等?

T通過多種渠道宣傳推廣圖書館的資源與服務,以提高文獻資源利用效率,使讀者更加關心圖書館建設?

T試用?評價?搜集相關學科的文獻資源?

T為對口院系的重大課題提供文獻層面的特別幫助;與學術帶頭人建立聯系?

多元化的工作內容使院系師生得到全方位的信息服務,也促進了學科館員自身業務素質的提高?學科館員的工作重點放在讓師生了解圖書館?學會利用圖書館上,以我們的強項去彌補對方的弱項?考慮到精力和專業知識的局限性,也考慮到受益面和投入產出比,我館學科館員基本不鉆入專業學科的具體研究過程?本著“授之以魚不如授之以漁”的原則,一般不代替教師查資料?在滿足廣大師生普遍需求的基礎上,也針對重點課題或學科帶頭人提供一定的特別幫助,總體方針是“普遍推廣+重點服務”?

在實踐中,我們感到這樣的定位比較符合我館實際,可持續發展,也使學科館員工作的路子越走越寬?

2.2 組建學科服務組

2002年,我館成立了學科館員組[2],學科館員集中辦公?9名學科館員都具有碩士以上學位或副高級職稱,具有豐富的圖書館知識和工作經驗,絕大多數具有我校相關專業背景?學科背景對于學科館員理解讀者需求?提供專業咨詢和培訓很有益處,交流中也容易使讀者產生信賴感?而集中辦公則便于整體協調?切磋交流?形成團隊工作模式?

2005年,學科館員組更名為學科服務組?名稱的改變意味著淡化學科館員的身份,強化學科服務的職責,這也給學科館員帶來更大的發展空間?學科館員除負責與12個學院的近50個系聯絡外,更多的精力用于拓展深層次學科服務?除承擔各類咨詢(包括針對院系的深度學科咨詢)?參與文檢課教學和讀者培訓?建設圖書館網站?維護電子期刊/數據庫導航系統之外,學科館員還提供多種特色增值信息服務?在具體分工上,則往往側重于各自對口的學科方向?幾年來,在深化學科服務的同時,圖書館也鍛煉了一支業務過硬?團結奮進的學科館員隊伍?

2.3 構建立體化的院系聯絡體系

2.3.1 聘任圖書館顧問

自1999年起,清華大學圖書館就在各院系聘任圖情教授,發揮了積極作用?2006年,上屆圖情教授任期已滿,圖書館在重新聘任時作了調整,新聘任了圖書館教師顧問和學生顧問?

圖書館教師顧問:從大學科和文獻資源的角度設置,職責可概括為資源建設?建議與反饋?指導學科服務?擔任查新專家顧問,其中尤其偏重于在資源建設等方向性問題上發揮顧問作用?所聘任的22名教師顧問當中,既有院系領導,也有普通教師?他們的共同點是熱心圖書館事業,經常查閱文獻,專業上有一定造詣,能夠對學科資源建設提供指導性意見?

圖書館學生顧問:由校學生會?研究生會推薦部分學生代表,與圖書館共同商定組成?學生顧問與圖書館負責人共同組成圖書館學生顧問委員會,定期召開座談會,以密切圖書館與廣大同學聯系為宗旨?學生顧問廣泛吸收同學意見,為圖書館改善讀者服務工作提供咨詢;同時協助宣傳圖書館的資源和服務,幫助學生群體更好地了解圖書館?利用圖書館?

在聘任教師顧問的過程中,從討論方案到物色具體人選,學科館員都是重要的策劃者和聯絡者,充分發揮了主觀能動性和社交能力?圖書館顧問屬于義務性的業余職務,但得到了校領導?館領導和院系的重視?在宣傳推展月啟動暨圖書館顧問聘任大會上,清華大學副校長親自為顧問們頒發聘書并合影留念,各院系也通報了教師顧問名單?在圖書館“學科服務”網頁上公布學科館員及圖書館顧問的職責?名單及聯系方式[3]?

2.3.2 與院系教師建立直接聯系

學科館員平時通過各種渠道有意識地多結識?多接觸對口院系教師,向他們作自我介紹,征詢他們對圖書館的意見與建議,了解需求,有針對性地推送圖書館信息?一些院系教師也時常主動聯系學科館員,咨詢問題或尋求幫助?2.3.3 建立郵件轉發渠道

為了減輕教師顧問的負擔,不給他們安排過多的瑣碎任務,因此轉發圖書館信息通報郵件的工作委托系科研秘書或資料室人員協助完成,這也使學科館員與院系的接觸渠道得到進一步拓展?

2.3.4 管理BBS圖書館版

請圖書館助教博士生擔任BBS圖書館版版主,收集讀者意見,發布圖書館信息,使BBS成為圖書館與讀者交流的非官方平臺?

2.3.5 構建立體化聯絡體系

通過以上途徑,構建起了一個圖書館與院系之間的立體化聯絡體系(如圖1)?不難看出,相比于過去“學科館員-圖情教授”的單一聯絡模式,現在的體系更加豐滿完善了?首先,學科館員的服務對象擴展了,在關注教師的同時,也把目光投向了利用文獻資源最活躍的學生群體?另外,師生與圖書館溝通的渠道更加多樣化?

2.4 發揮分館優勢

借圖書館顧問聘任之機,我館學科館員也進行了重新分工?最主要的變化就是校圖書館與分館之間的分工協作?凡是條件允許的專業分館,都由分館負責人承擔“專業館學科服務負責人”工作?

清華大學圖書館目前有六個專業分館,主要為各自學院的教學科研服務,也不同程度地向全校師生提供服務?分館館員與所屬學院距離近,與本院師生接觸密切,便于根據需求隨時調整采購策略,他們對本學科資源的研究也往往更專更深?讓分館承擔學科服務工作,既發揮了他們的先天優勢,也壯大了學科館員隊伍,使校圖書館學科館員有更多精力把其余院系的信息服務工作做細?實際上,國外大學圖書館基本都采用這種模式?

在此基礎上,我們進一步明確了校圖書館與專業館學科服務負責人的協調方式?分館充分發揮其“專”的特點,重點收集本學院的反饋意見?負責該學科的資源建設,具體職責和工作方法由各分館自定,強調特色,不追求與校圖書館完全一致?校圖書館與專業館學科服務負責人之間保持密切聯系,隨時通報信息?當分館有需求時,校圖書館學科館員提供相應支持,例如培訓?數據庫咨詢等?

2.5 提供多種增值學科服務

學科館員立足于讀者需求,提供一系列增值信息服務,提高了文獻資源的利用率,使其加速轉化為推動學科發展的信息力量?

2.5.1 開展多樣化讀者培訓

學科館員接觸讀者面廣泛,熟悉各種電子資源,因而在讀者培訓方面更具優勢,也更能發揮作用?于是,我們把讀者培訓作為學科服務的切入口,目的是教會讀者利用文獻資源的技能?

我館每學期舉辦“了解圖書館”專題系列講座,學科館員擔當主力?順應讀者需求,系列講座內容不斷充實調整,近兩年增加了若干學科突出?整合性好的專題,例如“化學研究中的數據事實檢索”?“經濟類文獻檢索方法與技巧”?“人文社科類西文期刊使用概述”?

學科館員還應邀深入院系辦講座,例如用英語為留學生講授圖書館知識,為MBA?MPA學員講授文獻利用,

培訓新入校的博士生,面向學生社團開講座,應教授之邀在研究生課程中介紹專業文獻檢索,等等?2006年應邀舉辦針對院系的培訓15講?這些實用生動的講座緊扣讀者需求,深受歡迎,擴展了學科服務的覆蓋面?

新讀者特別渴望了解圖書館,也容易接受新事物?學科館員每年都參與新生教育工作,包括編寫《新生指南》?制作《利用圖書館初步》光盤?接待新生參觀?2006年,還與校人事處協調,在新教工崗前培訓時發放圖書館資料,從而使新教工一入校就了解圖書館的利用方法?

2.5.2 編寫學科資料

為了給讀者提供自學幫助,學科館員編制了許多指南性資料,例如制作了一系列數據庫使用課件,其中包括CALIS的CVRS學習中心課件建設,并開發了“網絡培訓教程制作系統”,用于課件上網?此外,學科館員還負責對口學科的數據庫的使用指南網頁編寫及學術信息門戶的資源描述工作;負責圖書館網站“查找資料”欄目的內容編寫與維護?

2.5.3 整合學科資源

面對紛繁無章的信息海洋,讀者常常無所適從,學科館員的一項重要任務就是提供便利的資源導航工具,讓院系師生輕松找到所需的信息資源,為此承擔了CALIS重點網絡資源導航庫建設?電子資源與數據庫導航系統維護?學術信息門戶中的資源學科分類等工作?

2.5.4 建立學科網頁

學科網頁是學科館員專門為對口院系師生建立的網頁,集成在圖書館網站“學科服務”欄目中[3],介紹與該學科相關的文獻資源?圖書館服務,解答常見問題?目前,學科網頁的數量和內容仍在擴充?學科網頁面向學科資源和特定讀者群,提供更具針對性的學科指引與導航,成為網絡學科服務的有力手段?

2.5.5 參與學科評估調研

了解學科發展方向和專業文獻分布,做相關評估研究?例如,配合學校一流大學研究項目,提交若干一級學科的國外排名調研報告;配合幾個學院的教學評估和學位點評估,調查這些專業的各類館藏數據;配合“航天海鷹杯”學術新秀評選,為評審專家提供學術期刊在相關學科的評價信息?

2.6 擴大宣傳

針對一些院系教師不了解圖書館的現狀,學科館員想方設法擴大宣傳?除了郵件通報?講座?圖書館主頁?BBS?海報?館刊之外,積極拓展更多宣傳渠道,例如,學術信息門戶系統試用的消息曾在清華電視臺播出,并在清華新聞網和《新清華》校刊上登載,吸引了讀者的注意力;每次系列講座消息都發布在清華大學信息門戶的“學術活動”欄目,方便讀者訂閱;與學生密切相關的消息則通過學生顧問進行宣傳或發往學生網站?此外,讀者還可通過RSS訂閱到最新的圖書館公告?電子資源動態?學術報告消息?

在宣傳圖書館的同時,學科館員也注意加強自身宣傳,讓師生了解學科館員制度?在“學科服務”網頁欄目[3]以及各學科網頁上有學科館員的名字和聯系方式?在為圖書館宣傳月活動設計的宣傳資料?電視專題片?校慶展板中都有學科館員的介紹?

2.7 為學科資源建設做參謀

我館學科服務組設在參考部,以參考咨詢工作為重點?因與院系聯系密切,諳熟學科資源分布,學科館員也時常為館藏調整和學科資源建設提供建議,例如,對本學科試用資源提供評估意見?向院系征詢期刊調整意向?聯系院系與圖書館合作購買資源?協助教師薦購圖書?オ

3 關于學科館員工作的若干思考

由于我館在國內率先引入學科館員制度,因此這項工作一直受到國內同行的關注,館領導也非常重視,學科館員有動力也有壓力,更多的是激發出來的創造力?實際上,學科館員制度建立起來容易,難的是深入發展下去?我們也曾遇到“瓶頸”,也有困惑?近幾年,在實踐基礎上,經過調研?討論和思索,我們對學科館員的內涵逐漸有了更清晰的認識,制定了切實可行的深化學科服務計劃,并真正為院系師生做了不少頗見實效的服務,越來越有信心了?以下心得,與同行共享?

3.1 合理定位至關重要

國內許多圖書館都設有學科館員,但相同名稱的背后是不同的內涵?學科館員的定位非常重要,直接關系到工作的開展與成敗?合理的定位源于三個前提:①對學科館員制度的正確理解;②對讀者需求的準確把握;③對本館學科館員能力的客觀估計?

嚴格來講,學科館員的職責有狹義和廣義之分,狹義職責僅指與院系之間的直接交流與服務;廣義職責除上述內容外,包含促進對口院系利用好圖書館的一切工作,這是一種擴展了的學科館員職責?

學科館員所扮演的角色大致可分為三種?第一種是學科文獻信息專家,深入到科研過程之中,跟蹤學科前沿動態,撰寫專業發展綜述?第二種是學科聯絡人,僅負責與院系進行一般聯絡,如通報信息?搜集反饋等?第三種不妨稱為學科服務館員,除擔任學科聯絡人之外,負責宣傳推廣圖書館的資源與服務,不深入具體科研之中,但可為科研提供力所能及的文獻幫助,并力求教會科研人員自己掌握文獻查找與利用的技能?

定位低了,無所作為;定位太高,高處不勝寒?只有適合自己當前實情和實力的定位才能促進學科館員工作的持續發展?

3.2 讀者需求是學科服務的驅動力和尺度

任何服務,都需要了解服務對象的情況?需求和心態,更何況是高層次的知識服務?學科館員的任務就是滿足對口院系的信息需求,首先必須了解師生的信息需求,“知己知彼”才能“百戰不殆”?該做什么?用什么方式去做?做到什么程度?都應以讀者的客觀需求為行為尺度,這樣才能得到響應,幫忙而不添亂?如果“供過于求”或“供需不對路”,自然會出現“剃頭挑子一頭熱”的局面,這也是絕大多數學科館員都深有體會的苦惱?如何了解讀者需求,尤其是潛需求,如何通過培訓和引導激發讀者的深層需求,確實是值得學科館員深入研究的問題?

3.3 人的因素最關鍵

學科館員是學科服務的主體,是保證服務質量,在院系樹立圖書館形象的最關鍵因素?這是一個挑戰性的崗位,需要具備相當高的綜合素質,至少應有較寬的知識面和信息素養,并且要與專業學科結合滲透,還要有較高的外語?計算機?口頭表達及社交能力?正因如此,各個圖書館都試圖選拔綜合素質最優秀的館員擔任學科館員?

圖書館還應在挖掘學科館員潛能上面下功夫,努力為學科館員創造發展平臺和發展空間,發揮其積極性,保持其工作勁頭?例如,提供經常性的培訓和交流機會;鼓勵學科館員在工作中不斷學習,提高業務能力;尊重學科館員的個性和創造性?另外,適當減輕學科館員的其他工作負擔,保證足夠的時間精力做好學科服務?

3.4 不拘一格發揮創造性

學科館員工作是圖書館近年來新生的業務形式,是一項開創性事業,前無古人,一切只能靠摸索,一邊前行,一邊調整?創新思維非常重要?各校各館應因地制宜,采取不拘一格的工作模式?不同圖書館之間,只有借鑒,不能照搬?在我館,每位學科館員的工作方式都有區別,因為不同學科的文獻需求?研究方法?文獻資源保障情況?教師的信息素養等都不同,而每位學科館員的性格?思路?社交方式也有所不同?學科服務需要八仙過海?百花齊放;學科館員需要彰顯創造力,在深化服務的同時尋求新鮮感,體會樂趣?

3.5 以科學發展觀對待學科館員制度

建立學科館員制度的根本出發點是為了讓廣大師生真正受益于圖書館的資源與服務,決不可作為一項政績工程或附庸風雅,否則即使建立了學科館員制度,也很難長期良性發展?讓學科館員被院系教師所接受?發揮出信息導航員作用也絕非易事,要充分估計到工作的難度,循序漸進,不要對學科館員抱有不切實際的期望?

深化學科服務需要一種腳踏實地?實事求是的作風;一種平靜淡泊?不急不躁的心態;一種不畏挫折?勇往直前的勇氣,一種強烈的敬業精神和服務意識?オ

參考文獻

1 姜愛蓉. 清華大學圖書館“學科館員”制度的建立. 圖書館雜志,1999(6) :30-31

2 郭依群, 邵敏. 網絡環境下大學圖書館學科館員職責的擴展——清華大學圖書館案例研究.大學圖書館學報,2004(5) :51-55

3 清華大學圖書館網站“學科服務”網頁. [2007-1-24].http://www.lib.tsinghua.edu.cn/service/sub_librarian.html.オ

作者單位:清華大學圖書館,北京,100084

收稿時間:2007年3月23日

The Practice and Consideration on Subject Service

——The Innovation of Subject Librarians in Tsinghua University Library

Fan Aihong Shao Min

Abstract:

The paper introduces the present situation of Subject Librarian System in Tsinghua University Library and focuses on the new ideas and new measures that have been put into practice. The authors also put forward some considerations on subject services. The paper is of some reference value on the improvement and development of subject librarian system in Chinese libraries.

Keywords:Subject Librarians; Subject Services; Out Reach; Academic Libraries