以用戶需求為導向的高校檔案利用研究

席杰

摘 要：通過對普通高校檔案當前用戶和潛在用戶的構成分類及其需求進行分析，進而提高高校檔案的利用率，以便更好地服務于高校工作。

關鍵詞：高校檔案;用戶需求;利用工作

一、以用戶需求為導向開展檔案工作的意義何在？

檔案用戶是檔案信息及其服務的使用者，也是作為檔案信息管理利用服務的對象，其對個人檔案的不同需求構成了整個檔案管理工作的現實基礎。不難想象，假如社會中的個人對于檔案沒有需求，檔案本身也就失去了其存在的價值，檔案管理工作也就失去了意義，那么作為替他人管理檔案的檔案管理者，也就隨之失去了工作。正因如此，檔案用戶的需求是檔案管理工作的基礎。這是第一層意義。

那么，第二層意義在于：檔案用戶的基本狀況及其需求不僅決定了檔案信息資源開發的方式和信息服務的內容，而且決定了檔案信息開發服務工作的機制和模式。前段文章已經論述了用戶需求對檔案工作的基礎意義，它決定了檔案管理工作者存在的價值;不僅如此，在檔案管理工作存在的基礎上，用戶需求還決定了如何更好開展檔案管理工作的方式內容，同時決定著檔案信息作用發揮與價值的實現程度。“信息需求是社會信息服務發展的原動力”、“信息用戶的基本狀況和信息需求決定了信息服務的內容和方式”。[①]作為社會信息服務的組成部分，檔

案信息服務也必須研究用戶對檔案的利用需求。

特別是在高校，對于用戶需求的研究，不僅僅具有提高檔案利用率的意義，更有著檔案管理類的科研價值。高校檔案管理科研項目的重要目標就是尋找一系列合理的、具有普遍適用性的管理方式，推廣到社會各個檔案管理單位。從這個層面來講，對于檔案用戶需求的研究就具有更為廣泛的社會意義。

二、高校檔案用戶需求類型及其特點

高校檔案用戶，也稱高校檔案信息用戶，指的是有利用檔案信息需求并且實際通過一定途徑和方式利用了檔案信息的高校各方面人員。這些高校檔案信息用戶是高校檔案信息的利用主體，也就是檔案管理工作者具體服務的對象。要研究其需求，先要給其本身進行分類以便于研究。

1.高校檔案用戶構成及分類

高校檔案工作的用戶群體較社會性檔案館來講較為穩定，主要包括以下幾個方面。一是高校內部各單位的派遣人員。一般意義上來說，凡是在校工作或上學的所有人員都包含在內;二是高校內部的科研工作者，包括各個二級單位的教授、副教授、研究員、副研究員等;三是解決個人問題的高校教職員工;四是高校的學生;最后就是其他社會人員。

2.高校檔案用戶的需求特點

高校內部各單位的派遣人員。這類群體雖然是以每個自然人的身份來進行檔案的查閱或者借閱，但他們查閱和借閱檔案的目的卻是各個校內行政單位的公事處理。換句話說，這類利用檔案的真正群體是高校內的管理人員。他們是學校教學、管理工作的決策者和執行者。如人事、財務、教務、后勤等處室需要查閱與他們的業務、職能相關的檔案信息。因此，此類高校檔案用戶的需求呈現出對于檔案信息要有全局性、綜合性、濃縮性和業務指導性等特點。

科研工作者。科研人員主要進行教學研究和科研課題研究，他們需要的主要是理論性、專業性比較強的檔案信息材料。例如，高校的黨史研究者，為完成建國后的高校黨組織活動情況的課題研究，需要查閱與黨組織會議、宣傳活動、發展情況等相關資料。因此，這類高校檔案用戶的主要需求呈現出專業性、理論性較強同時要求全面、系統的檔案信息特點。

解決個人問題的教職員工。教職員工是每個高校的主要工作人員，他們的衣食住行都與學校有著千絲萬縷的聯系，其個人的各種關系都以檔案的形式存于檔案工作單位。例如離退休職工要查閱退休金發放、住房公積金問題等，他們就需要借閱學校的相關檔案材料。不難看出，高校教職員工對于檔案的利用需求主要涉及與日常生活相關的方面。

高校學生。高校學生群體包括各年級、各專業以及各種類型成人培訓班的學生。該群體對于檔案的利用主要集中在每年的畢業季或者開學時期。從利用內容上看，在五六月的畢業季份，學生主要查閱自己在校期間的成績、獲獎情況證明等內容來制作個人簡歷;而在九月份的開學季中，檔案管理工作的重點又會放在為新生建檔歸檔工作中。因此，高校在校學生對于檔案的利用呈現出了時間的周期性和檔案內容上的可測性。

關于社會人員對于高校檔案的利用情況。一方面他們前來查閱的次數較少;另一方面，他們對于檔案的利用范圍涉及極為廣泛。因此，此類人群對于檔案的利用需求可以忽略不計，故不予詳細分析，只在后續的文章中提出些許針對性意見。

三、以用戶需求為導向，提高檔案利用效率的實現途徑

隨著國家經濟和高等教育事業迅速發展，高校檔案工作的內涵和外延都發生了深刻變化，高校檔案工作面臨著新的機遇，同時，也迎來了新的挑戰和要求。如何滿足日益增長的檔案信息利用需求，如何依據檔案用戶的利用需求制定對策提高檔案利用效率，成為高校檔案工作的當務之急。

1.收集用戶信息，加強用戶需求分析

分析高校檔案用戶的需求，首要條件就是做好借閱記錄。檔案借閱記錄的內容不應只局限于只記錄時間、姓名及借閱內容，應將用戶個人包括年齡、職務、職稱、知識水平和檔案意識等內容以及檔案用戶所需求檔案信息的種類、數量、用戶對檔案信息的常用方法等都納入登記記錄中。這些，都是作為檔案管理工作者分析用戶需求特點的基礎，將科學有效地指導檔案工作者的實踐活動。

通過對上述登記資料的有效預測和分析，提煉出檔案用戶需求的內容、原因及其規律，如此，高校檔案工作單位只有立足于本校實際，發揮出高校科研資源豐富的優勢，才能有效指導檔案管理和利用工作，為檔案工作提供參考性信息。

2.優化館藏結構，提高檔案利用效率

針對檔案用戶的需求，可以將館藏檔案結構由原來的文書檔案和少量的照片檔案，調整增加專業檔案、科技檔案的內容，同時也增加二、三級機構的檔案，使館藏檔案結構有了較大的改觀。

增加專業檔案分類，將具有專業科研價值的檔案統一歸檔，按時間或者系統類別進行區分標注。例如，建立中國共產黨歷史檔案。依據時間的發展順序，將館內擁有的中共黨史檔案統一規整，并向下細分為國內革命時期、抗日戰爭時期、解放戰爭時期以及建國后的歷史時期等。

細化檔案分類。在文書檔案的基礎上適當增加聲像檔案、專門檔案以及實物檔案，根據用戶需求制作專題編研、開發專題檔案數據庫等，進而優化館藏結構，提高檔案利用效率。

3.提前預測重點，周期檔案從容應對

檔案館的資源建設、服務利用要緊緊圍繞學校的中心工作開展，可參照學校年初的工作計劃和要點，提前預測學校重點的檔案需求，做好前期準備工作。例如，針對學生群體對于個人檔案利用呈現的周期性特點，可于每年5月份將館藏的學生檔案中關于課程成績、學籍信息等部分內容提前調出待用。

在提前預測重點基礎上，還應當考慮到：檔案需求常常是因時、因事而不斷發生變化的，而檔案內容不可能頻繁地變化。一方面要保證檔案的原始性、真實性的特點，另一方面還要注意檔案保密性、可控制性。

4.科學規劃，積極推進數字化建設進程

開展高校檔案的數字化工作，并不是一蹴而就的，在以用戶需求為導向的前提下高校檔案館要把檔案數字化和數字化檔案的利用緊密聯系在一起，即“邊掃邊用”，這就要求高校檔案館要對檔案的數字化進程進行科學規劃和管理。

科學規劃包括檔案數字化管理的標準以及數字化建設過程中的具體步驟的規劃。檔案管理的標準化是實現檔案數字化的前提與基礎，落實、加強各項標準的制定工作，在遵循國家以及行業專業標準的前提下，根據自身實際與特點，制定更為具體和切實可行的部門標準，才可能實現檔案管理數字化的有序進行。

總之，用戶的檔案需求是檔案工作的出發點和依據，滿足用戶的檔案需求，是檔案工作的目的和歸宿，更是檔案工作的生存基礎。因此，要將用戶需求作為檔案管理工作的至上理念，并以此為導向指導檔案管理及其建設的實際工作。