檔案交接工作略析

羅竹蓮

任何單位的檔案管理工作都會(huì)產(chǎn)生檔案交接問題。檔案管理人員的新老交替，原檔案管理人員正常或非正常的工作調(diào)動(dòng)，檔案部門內(nèi)部崗位調(diào)整，機(jī)關(guān)合并或企事業(yè)兼并重組等事項(xiàng)發(fā)生時(shí)，都需要辦理檔案工作交接手續(xù)。但是，檔案交接工作在檔案學(xué)著作、教科書或者論文中幾乎無所涉及，相關(guān)制度過于原則，一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)，尤其是基層單位，對檔案交接工作不太重視，有些單位始終未建立檔案交接工作規(guī)定。由此造成一些單位檔案交接工作走過場，只是一把鑰匙由原檔案人員手中交到新檔案人員手中這么簡單，更有甚者，在原檔案人員從工作崗位調(diào)離后，幾個(gè)月、甚至幾年都沒有配備檔案人員。檔案交接是一件極為嚴(yán)肅、責(zé)任心極強(qiáng)的工作。這項(xiàng)工作對于保證本單位檔案齊全完整準(zhǔn)確，對于保持本單位檔案工作的延續(xù)性，具有很大意義。因此，這項(xiàng)工作最忌諱匆匆忙忙、亂無章法、丟三落四、敷衍了事、馬馬虎虎。筆者根據(jù)自身實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在本文中就檔案交接準(zhǔn)備、工作程序要點(diǎn)等若干問題進(jìn)行了簡略分析，以期引起人們對檔案交接工作的重視。

一、檔案交接之前的準(zhǔn)備工作

1、由部門領(lǐng)導(dǎo)布置檔案交接工作事項(xiàng)。在中小企事業(yè)單位 、機(jī)關(guān)當(dāng)中，一般都由辦公室主任主管檔案工作。辦公室主任主持此項(xiàng)工作，召集檔案交接有關(guān)人員布置相關(guān)事宜，講明檔案交接工作意義，提出相關(guān)要求，明確交接事項(xiàng)及初步安排，明確交接雙方應(yīng)負(fù)責(zé)任。

2、檔案工作移交方應(yīng)事先做好的準(zhǔn)備工作是：明確檔案交接工作重要事項(xiàng)及日程安排，將檔案管理臺(tái)賬、案卷（歸檔文件目錄）、檔案管理設(shè)備設(shè)施一覽表、近幾年的檔案借閱簿、上一年度檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)表、檔案管理制度匯編、檔案全宗介紹收集齊全，按照交接先后次序進(jìn)行編號(hào)。對檔案庫房進(jìn)行一次清掃，對檔案室藏進(jìn)行仔細(xì)清點(diǎn)，分門類、分載體，結(jié)合檔案管理臺(tái)賬逐卷（件）核實(shí)，將外借檔案及時(shí)催還，未整理的零散文件、歸檔材料登記造冊后有序存放。

3、檔案交接準(zhǔn)備工作完成后，由檔案移交方向辦公室主任匯報(bào)，由辦公室主任確定具體交接日期。

二、檔案交接工作具體程序安排

1、由辦公室主任召集檔案交接雙方人員，就檔案交接準(zhǔn)備工作狀況、尚未解決的問題進(jìn)行了解并提出解決方案，對交接工作提出具體要求，宣布啟動(dòng)檔案交接工作。

2、檔案交接工作預(yù)處理：先由檔案工作交出一方就本單位檔案工作概況對接收人員進(jìn)行簡要說明，然后帶領(lǐng)接收人員到檔案閱覽室、庫房簡略查看，讓其對檔案室室藏結(jié)構(gòu)、門類、載體有大概了解，使得檔案接收一方對檔案管理工作“預(yù)熱處理”。

3、將辦理交接需要的全部材料按照序號(hào)分別擺放到桌面上，與接收人員明確交接工作先后次序、工作注意事項(xiàng)，交接雙方對具體交接事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證檔案交接工作順利進(jìn)行。

4、交接具體內(nèi)容。首先，按檔案管理臺(tái)賬編排次序，對照實(shí)體檔案，分門類、載體或按檔案庫房布局，依次以案卷為單位進(jìn)行交接。如時(shí)間寬裕，最好以文件份數(shù)為單位進(jìn)行核實(shí)交接。在交接過程中發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄。其次，對動(dòng)態(tài)室藏進(jìn)行說明：如室藏年增量、各門類、各載體檔案數(shù)量變化，以及檔案鑒定銷毀、向檔案館移交檔案或檔案室藏曾經(jīng)進(jìn)行的大規(guī)模調(diào)整、變化等情況，檔案有無重大損傷、破壞、受災(zāi)等事故發(fā)生，外借檔案有無丟失、尚未歸還問題，都要對接收一方具體說明。再次，開機(jī)進(jìn)行檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)交接。交出一方對檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行初步演示，對程序操作及注意事項(xiàng)逐次講解，對數(shù)據(jù)庫運(yùn)行、使用維護(hù)詳細(xì)說明，直到接收一方徹底掌握為止。最后，對辦公室、閱覽室、庫房設(shè)備設(shè)施逐件交接，演示開機(jī)、操作事項(xiàng)，對曾經(jīng)發(fā)生的重大故障予以說明。

5、交接雙方在預(yù)先準(zhǔn)備好的檔案交接清單（至少三份）上簽字，注明交接具體日期，交接雙方職務(wù)（職稱）,然后送請辦公室主任審閱。審閱無誤后，辦公室主任在“監(jiān)交人”一欄簽字。交接雙方各持一份交接辦理單，剩余一份歸檔。

6、交接工作善后事宜。如交出一方時(shí)間允許，應(yīng)對接收一方具體介紹檔案全宗結(jié)構(gòu)、檔案管理制度沿革、檔案檢索利用特點(diǎn)，以及檔案整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定等若干工作標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)節(jié)、方法、技巧和管理經(jīng)驗(yàn)，使得本單位檔案管理工作具有良好的延續(xù)性。作者單位：河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)