檔案網絡化應主動適應網絡時代需求

　　摘要：因特網(Internet)和中國教育科研網(CERnet)的異軍突起以及如火如荼的高校校園網建設，給高校檔案館網絡化建設帶來了難得的機遇和不小的挑戰。高校檔案館自動化建設初見成效，經費緊張狀況得到初步緩解，但是存在缺乏統一的網絡化協調機構、標準化水平低、數據庫建設滯后等諸多問題，在此，提出一些解決問題的構想。
　　關鍵詞：網絡；高校；檔案館；網絡化
　　
　　現代信息技術的飛速發展，把檔案工作早已帶入了自動化與網絡化的新階段，因特網(I n t e r n e t)和中國教育科研網(CERnet)的異軍突起以及高校校園網建設，給高校檔案館網絡化建設帶來了難得的機遇。但由于起步較晚，經驗不足，管理水平不高，高校檔案館網絡化建設中還存在許多問題有待解決。各館應抓住校園網建設這一機遇，努力解決和協調好檔案館網絡建設的各種問題，促進高校檔案館網絡化健康穩步發展。
　　
　　一、建設高校檔案館網絡化的條件
　　
　　自動化是高校檔案館走向網絡化的必由之路。隨著自動化專用軟件的開發，許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率。同時計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
　　經費不足是影響檔案館走向網絡化的最大障礙。加大投入取決于學校領導對現代化檔案館地位和作用的認識程度。網絡化的優越性和作用是巨大的，作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領導和有關部門已經初步認識到檔案館網絡建設的重要性和緊迫性。近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施建設有了極大改觀。
　　
　　二、高校檔案館網絡化建設存在的問題
　　
　　(1)缺乏統一的網絡化協調機構。由于受高校管理體制和運行機制的影響，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自我發展的自給自足的局面。國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。
　　(2)標準化水平低。鑒于學校檔案館網絡自動化建設的現狀，各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。
　　(3)數據庫建設滯后。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴重。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與CERnet和Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源可共享。
　　(4)經費保障率低。目前各高校檔案館網絡化的實現仍然需要投入大量的資金。但是高校檔案館的經費投入仍較少，用于檔案館網絡化建設的經費非常有限，談不上對設備的及時更新。目前經費仍是影響高校檔案館網絡化發展的最大障礙。
　　(5)人員整體素質低弱。檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前高校檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館內嚴重缺乏既懂計算機技術、通信技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和高校檔案事業發展的需要。
　　
　　三、高校檔案館網絡化建設的構想
　　
　　(1)建立高校檔案館網絡化協調機構。建議由教育部牽頭組織高校檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃高校檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國高校檔案館網絡化工作進行實質性領導。統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，打破片面To322wvdwO4oyb6LsTRoxQ==追求“大而全”、“小而全”的思想觀念，真正實現高校檔案信息資源共享。
　　(2)加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。高校檔案館網絡化協調機構應召集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準。如網絡通信及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準、網絡傳輸的標準、機讀格式、著錄規則的標準、文獻標引的標準等。各高校在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。
　　(3)開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面，要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進 行。
　　(4)增加經費投入。檔案館網絡化建設和維護均需要大量資金，學校應加大投資。檔案館領導要利用檔案館自動化方面已取得的成果，積極向校領導反映網絡化建設的重要性、緊迫性，把網絡化建設作為一件大事來抓，把檔案館網絡建設納入到校園網建設的總體規劃和預算之中，從而加快檔案館網絡化建設的步伐。
　　(5)培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。
　　
　　作者單位：中州大學
　　
　　參考文獻：
　　[1]韓紀元.知識經濟時代的檔案館[J].科技情報開發