你的企業(yè)文件外包了么？

　　縮減運營成本、提高管理效率——文件管理外包已成國內(nèi)企業(yè)新寵
　　
　　
　　全球金融危機已經(jīng)影響到了我國的實體經(jīng)濟。由于對市場前景的擔(dān)憂，很多企業(yè)已經(jīng)開始勒緊“腰帶”，準(zhǔn)備“過冬”。
　　一片蕭索之中，外包服務(wù)業(yè)燃起了“冬天里的一把火”。為了大幅減少企業(yè)的成本和風(fēng)險，度過金融危機，諸多企業(yè)將希望寄托在了非核心業(yè)務(wù)的外包服務(wù)上。
　　文件外包服務(wù)就是時下“熱銷”的一款外包服務(wù)“產(chǎn)品”。它是指企業(yè)將所有文件設(shè)備（打印機、復(fù)印機、傳真機、一體機等）的運營管理全部外包給專業(yè)的文件外包服務(wù)商，由外包商對設(shè)備進行必要的調(diào)整并予以整體優(yōu)化部署，全面接管設(shè)備的運營、耗材更換、維保等，同時對文件產(chǎn)生、分發(fā)、流轉(zhuǎn)、存儲、檢索、容災(zāi)、安全等文件生命周期環(huán)節(jié)的管理從而實現(xiàn)減少人員投入，降低文件輸出及企業(yè)運營管理的成本，全面改善管理效率。
　　
　　文件外包助企業(yè)“過冬”
　　
　　張老師是某名牌大學(xué)的校辦公室行政人事工作人員，負(fù)責(zé)處理日常事務(wù)與管理教職員工檔案。她的辦公室有數(shù)十個文件柜管理全校數(shù)千名教職員工的檔案，每次查找都頗為困難，如果運氣不好，碰巧要找的文件放錯了地方，那就極有可能小半天都耗在文件柜中。即使找得到了，也需要影印再送到需要的部門，這期間還要擔(dān)心文件檔案的丟失與損毀。
　　而這一繁復(fù)而又耗時的低效率工作如今已被取代。在學(xué)校采用了文件管理外包服務(wù)后，文件柜中的文檔全部被掃描納入電子文件數(shù)據(jù)庫中進行管理，如有需要，根據(jù)文檔的關(guān)鍵屬性進行查找，只需幾秒鐘，找到后直接點擊右鍵e-mail發(fā)送，并可同時發(fā)送給多人。既保證了安全性，在以后進行的職位申請、審批、入職手續(xù)辦理等流程時，也更為快捷。
　　“外包服務(wù)的實質(zhì)，其實是引入外部資源來管理企業(yè)的非核心業(yè)務(wù)的一種管理理念，例如掃描與存檔，文件輸出，以及其他的文件管理服務(wù)等等。是讓企業(yè)把自己的資源放在核心業(yè)務(wù)上，把自己不專業(yè)的東西給專業(yè)的人去做。這樣能夠幫助企業(yè)在公司結(jié)構(gòu)、行政管理、人力資源、IT等很多方面實現(xiàn)精細化管理，同時也能幫助公司降低成本，加強節(jié)約、環(huán)保的理念。”國內(nèi)知名文件外包服務(wù)提供商——北京立思辰科技股份有限公司（下稱“立思辰”）董事長池燕明在接受《中國經(jīng)濟周刊》采訪時給文件外包服務(wù)做出了上述注解。
　　池燕明告訴記者，由于文件外包服務(wù)的這種節(jié)約人力物力、高效、環(huán)保、健康、成本清晰量化的特點，目前這種“非核心業(yè)務(wù)外包”廣受各行各業(yè)青睞，被大型企業(yè)、教育、政府機關(guān)等廣泛應(yīng)用。立思辰公司現(xiàn)在累計已為上千家單位提供過服務(wù)。
　　中國惠普有限公司打印及成像系統(tǒng)集團市場開發(fā)經(jīng)理楊子江為記者算了這樣一筆賬，在企業(yè)選擇文件服務(wù)管理外包前后，通常顯性成本（即每次打印、復(fù)印成本，含機器折舊、耗材、維修）會有一定幅度的下降，但幅度不大，一般達到10%-20%；但是隱性成本卻有明顯的下降（人員成本、文件管理效率、滿意度成本等）。
　　例如某大型外企，每年1800萬印，之前每年每印成本0.29元（黑白）；外包后總的每印成本下降到0.24元（客戶不再買或租機器，而是由外包商提供），下降15%以上，5年合同期共節(jié)省450萬元。同時，企業(yè)雇員大幅減少，每年還另外節(jié)省數(shù)十萬元。同時也簡化了客戶的資產(chǎn)管理。
　　東芝泰格信息系統(tǒng)（深圳）有限公司中國事業(yè)總部董事總經(jīng)理須毛原表示，文件外包是幫助客戶降低成本的有效手段，在經(jīng)濟下滑周期更容易得到客戶關(guān)注。目前的經(jīng)濟環(huán)境下，正是推行文件外包服務(wù)的良好時機，以提供更多幫助讓企業(yè)降低成本，度過冬天。
　　
　　安全性是文件外包首要考量
　　
　　據(jù)了解，不同行業(yè)對文件外包服務(wù)的要求有所差異，政府機關(guān)一般對服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)要求比較嚴(yán)格，要無故障運行，快速響應(yīng)，對安全要求高；學(xué)校師生數(shù)量成千上萬，要把文件輸出費用精確核算到個人，把原先無法控制的成本，轉(zhuǎn)化為可以合理收取的費用；大型企業(yè)需要對文件輸出成本進行精確統(tǒng)計與分?jǐn)偅瑥亩鴮崿F(xiàn)到部門、到人頭的控制；為實現(xiàn)企業(yè)公民責(zé)任，需要提高環(huán)保貢獻；物流、法律服務(wù)等行業(yè)有極其龐大的紙質(zhì)文檔數(shù)量，管理、查找相對困難，需要相應(yīng)的文檔管理軟件進行管理。
　　另外安全性也是文件管理外包服務(wù)公司的首要考量，紙質(zhì)文件最常見的泄密途徑就是被復(fù)印、傳真、打印后帶走或發(fā)出。文件管理外包服務(wù)的嵌入式設(shè)備可以讓復(fù)印機、打印機、傳真機具備智能識別文檔密級和設(shè)備使用者的功能：如果使用者的身份與文件的密級不符，設(shè)備會拒絕復(fù)印、傳真、打印并報警。
　　池燕明告訴記者，文件外包服務(wù)公司應(yīng)具有涉密資質(zhì)，譬如軍隊、國防、科研機構(gòu)和政府等用戶都會考慮安全和設(shè)備產(chǎn)權(quán)的問題。
　　據(jù)池燕明介紹，目前立思辰的服務(wù)客戶有政府機關(guān)也有像一汽大眾、西門子這樣的世界500強的企業(yè)，一般和客戶簽訂長期的服務(wù)合同，最少三年。
　　記者了解到，通常當(dāng)客戶有節(jié)約、環(huán)保方面的考慮的時候（如最近的金融風(fēng)暴所引發(fā)的企業(yè)成本壓力），或者覺得管理難題比較嚴(yán)重的時候（如文件輸出費用居高不下，而又因為統(tǒng)計與核算不清楚而難以壓縮），還有客戶搬遷、系統(tǒng)升級等等，企業(yè)會考慮與文件管理外包服務(wù)公司簽訂一個長期的合作關(guān)系。
　　
　　文件外包服務(wù)前景可觀
　　
　　根據(jù)國際外包協(xié)會統(tǒng)計，世界500強企業(yè)中，有85%以上采用文件外包服務(wù)，而國內(nèi)企業(yè)中采用文件外包服務(wù)的目前尚不足5%。
　　按照國際權(quán)威機構(gòu)測算，文檔管理改善為全球2000強企業(yè)節(jié)約費用達每年732億美元。以此推算，若中國企業(yè)500強中，采用文件管理外包服務(wù)的比例達到世界平均水平（85%），按照2007年數(shù)據(jù)，可為中國企業(yè)節(jié)約文件管理費用達每年667億元人民幣。
　　隨著席卷全球的金融危機將對實體經(jīng)濟產(chǎn)生持續(xù)而深遠的影響，當(dāng)今原材料價格上漲對企事業(yè)單位的費用與成本形成巨大的壓力，一些企業(yè)的決策者將更加關(guān)注核心競爭力的提升，同時也在找尋降低運營成本的方法。
　　“在此情況下，致力于幫助客戶節(jié)約文檔管理費用及提高效率的文件管理外包服務(wù)，將為中國的企事業(yè)單位發(fā)揮更大的價值。”池燕明表示。
　　“過去的三年中，我們一直保持著50％的增長速度，現(xiàn)在已達到數(shù)億元的年營收規(guī)模。對于明年及未來的業(yè)務(wù)增長預(yù)期，保守地估計，將會超過30％。”池燕明向記者介紹，國內(nèi)的文件外包業(yè)尚在啟動階段，是個很有發(fā)展的新興行業(yè)。
　　據(jù)ATM咨詢在項目中研究發(fā)現(xiàn)，未來外包服務(wù)將推動企業(yè)戰(zhàn)略進行轉(zhuǎn)型。企業(yè)不再將外包服務(wù)視為一般性管理工具，而是將其視為獲得競爭優(yōu)勢的戰(zhàn)略性工具。企業(yè)希望并需要通過業(yè)務(wù)外包獲得更多益處，不僅僅是節(jié)約成本，更希望外包決策能夠改進流程和客戶服務(wù)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變并獲得較高的投入產(chǎn)出比。
　　隨著生產(chǎn)領(lǐng)域技術(shù)的不斷創(chuàng)新，社會化分工越來越細，全球日趨嚴(yán)重的環(huán)保壓力，更進一步凸顯了文件外包服務(wù)通過大幅降低紙張及碳粉耗用而帶來的巨大市場與環(huán)保價值，這也成為諸多具有社會責(zé)任感的優(yōu)秀企業(yè)加速推動文件管理優(yōu)化的重要動力。