ＳＡＰ系統在企業采購中的作用研究

　　摘要：文章通過分析SAP系統對生產型企業降低采購成本、精確庫存控制、合理安排計劃的作用，說明了SAP系統對企業采購的整合作用。
　　關鍵詞：SAP；采購成本；庫存控制；計劃
　　
　　SAP（Systems，Application and Products in Data Processing）是ERP解決方案的先驅，它可以為各種行業、不同規模的企業提供全面的解決方案。自1972年起，其軟件的有效性和可靠性已經被數十個國家的上萬家用戶所驗證，并通過這些客戶不斷地推廣使用。大部分生產企業在選擇SAP時都會上FICO（財務和成本控制）、MM（物料管理）、PP（生產計劃）、WM（倉庫管理）、PDM（產品數據管理）、QM（品質管理）和SD（銷售與分銷）這些模塊。
　　采購是供應鏈管理中非常重要的一個環節。一般來說，生產型的企業通常要用銷售額的40-70%來進行原材料、零部件的采購。采購的速度、效率、訂單的執行情況會直接影響到企業是否能夠快速靈活地滿足下游客戶的需求。采購成本的高低會直接影響到企業最終產品的定價情況和整個供應鏈的最終獲利情況，只有通過企業內部之間以及與外部的采購協同作業，供應鏈系統方可準時響應用戶的需求，同時降低庫存成本。
　　作為物流活動的起點，采購涵蓋了從供應商到需求方間的貨物、技術、信息或服務流動的全過程。而利用SAP系統能很好的協調物料在購買過程中涉及到的各部門的協作情況，對企業降低采購成本、精確庫存控制、合理安排計劃起到很好的作用，SAP未來的發展趨勢對企業的發展也起到至關重要的作用。
　　
　　一、采購成本的控制
　　
　　（一）合理的購買
　　SAP根據企業資源計劃原理，按需求的來源不同，企業內部的物料可分為獨立需求和相關需求兩種類型。獨立需求是指需求量和需求時間由企業外部的需求來決定，例如客戶訂購的產品、科研試制需要的樣品、售后維修需要的備品備件等；相關需求是指根據物料之間的結構組成關系由獨立需求的物料所產生的需求，如半成品、零部件、原材料等的需求。
　　從企業購買的角度來說，主要是從最終產品的生產計劃（獨立需求）導出相關物料（原材料、零部件等）的需求量和需求時間（相關需求）；根據物料的需求時間和生產（訂貨）周期來確定其開始生產（訂貨）的時間。
　　SAP的應用就能實現這些操作，可以根據最終的需求確定出每顆物料的需求，然后在系統里面設定好交貨周期并給每個供應商設置代碼，以便日后更加方便地根據實際需求下定單采購物料，利用互聯網平臺的采購模式，都必然有全面的數據庫作為支持。企業領導人可以方便地了解每一種產品的價格、數量、庫存情況，定單的執行情況，資金的使用情況以及供應商情況等各種信息，針對采購過程中出現的問題，快速反應。SAP強大的分析、統計能力也大大降低了采購人員的工作強度，提高了采購效率。
　　（二）供應商檔案的建立
　　對企業的正式供應商，SAP在運用時都會給相應的供應商建立一個代碼，根據此代碼，在下訂單時能帶出已經設置好的供應商的詳細聯系方式和地址，還有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬號等。利用此代碼在SAP里面能方便查每個供應商每天的到貨，甚至能將收貨時間精確到分秒，根據這些信息，可以對供應商在某一階段的供貨及時率等進行適時的評價和考核，以便能尋找更適合的供應商，在保證生產的時候合理控制庫存，達到成本控制的目的。
　　（三）物料價格的確定
　　SAP會利用專門的命令，如“ME1M”來對每物料的價格進行登記，當然也會明確這些物料的供應商，并嚴格給出該價格的實行日期以及該價格的結束日期，有些物料的價格由于其特殊性，或者根據市場經濟的變化做出適當的調整，如隔3個月系統里面的價格就會下降；有些物料由于采購量大，達到一定數量，系統就會自動設置降價等，這些措施都能合理控制采購成本，降低了人工操作錯誤帶來的風險。
　　
　　二、庫存的控制
　　
　　零庫存（zero inventory）作為一種特殊的庫存概念，是各個生產商、代理商的追求，它的含義是以倉庫儲存形式的某種或某些種物品的儲存數量很低的一個概念，甚至可以為“零”，即不保持庫存。不以庫存形式存在就可以免去倉庫存貨的一系列問題，如倉庫建設、管理費用，存貨維護、保管、裝卸、搬運等費用，存貨占用流動資金及庫存物的老化、損失、變質等問題。
　　然而，從操作意義上來說，零庫存是不可能真正實現的。由于受到不確定供應、不確定需求和生產連續性等諸多因素的制約，企業的庫存不可能為零，所以眾多商家才確定了基于成本和效益最優化的安全庫存是企業庫存的下限。不同的生產模式對應著企業不同的庫存控制方法，對于采取按單生產模式的企業，控制原材料和零配件庫存更是重中之重。
　　SAP的運用能合理的確定需采購配件的數量，對于終端需求數量，有的零配件需求為一，有的為二或更多，對于整個產品我們能導出該產品所需的所有零配件的數量，然后根據每個零配件在實際生產過程中的報損率合理確定出需要購買的數量，再利用SAP系統專門用于下訂單的命令，如“采購訂單的建立”下達訂單到供應商以便安排到貨及生產，另外SAP能快速反映每顆物料每天的庫存量，并根據實際需求對需補充的訂單數進行統計。SAP能夠對企業生產能力信息進行綜合，以確定生產需求和供應短缺情況。
　　一般大型的企業會每周進行定貨補充。對于訂單式生產企業，新的補給制度是由客戶訂單流量來驅動的，SAP根據每日需求信號和庫存量對補貨訂單進行計算，使供需更加吻合，更加適應特殊訂單要求，同時減少了不準確預測產生的影響，進而降低了成品庫存，減少了補充訂單的循環次數，大幅提高了企業內部補充和用戶訂單中的在產訂單和已完成訂單的達成率。
　　
　　三、計劃的合理安排
　　
　　SAP的應用能確保迅速得到各種能夠影響計劃的指數。這對計劃的推廣尤為重要。供應鏈信息可見度的提高，意味著可以得到準確、及時、一致的數據信息來支持各種規劃決策。使用SAP商業智能系統，能更快速地獲得一致和精細的數據信息，以支持整個企業集團的決策。
　　通過采用供應鏈管理系統，能使企業提高市場競爭力，同時進一步加強其在價格戰、全球業務拓展和市場推廣中的強大優勢。這些商業優勢又能使企業的業務成本逐漸降低。mySAP SCM利用互聯網將供應鏈技術拓展到企業之外，使企業及其合作伙伴、消費者能夠快速、實時地掌控訂單、預測、生產計劃以及庫存、訂單完成比率等重要指標，完全掌握各項關鍵商業數據。他還幫助企業提高服務質量、減少庫存投資，進而提高企業的市場競爭力。
　　（一）影響采購計劃編制的關鍵因素
　　采購周期：對需要進行周期性采購的物資進行歸類，并制定相關的采購周期（周、旬、月、季、半年、年、自定義）、間隔時間。
　　計劃方式：定義各種采購物資的計劃編制方式（周期預測、訂貨點、MRP、JIT直供）。
　　訂貨點：定義使用訂貨點方法進行采購的訂貨點數值。
　　批量政策：定義各種采購物資的批量政策（最小批量、最大批量、固定批量、周期批量、固定周期批量、經濟批量、直接批量、最大儲備量）。
　　批量值：如果采用的是非直接批量，定義相關批量政策的數值或者是批量限制值。
　　
　　分批原則：如果采用任務分批，要定義分批的原則，兩批任務的間隔時間。
　　取整倍數：對于必須按照一定的批量單位或整數進行采購的物資，定義其采購的數量原則（按打、箱等）。
　　批破壞量：定義需要進行破壞性檢驗的計劃補充量。
　　（二）加強控制和計劃轉訂單的關鍵因素
　　供應商分類：從物資供應的角度，將其分成固定和非固定兩種，只有固定供應商才有可能進行合同的自動生成。
　　供應商物資：分配固定供應商能夠及時供應的物資，為實現計劃到訂單的轉換做準備。
　　ABC分類：定義物資的ABC分類，有效地控制在制定采購政策時，是否違背了相應的采購策略。
　　物料屬性：定義其需要進行分類監控的屬性數據（包括有效性、危險性、受限制性、一般性等）。
　　
　　四、可持續性發展
　　
　　控制采購成本對一個企業的經營業績至關重要，采購成本下降不僅體現在企業現金流出的減少，而且直接體現在產品成本的下降、利潤的增加以及企業競爭力的增強。由于材料成本占生產成本的比例往往達到50%以上，因此，控制好采購成本并使之不斷下降，是一個企業不斷降低產品成本、增加利潤的重要和直接手段之一。而供應鏈管理環境下的庫存控制問題作為物料調度部門的重要課題，也是企業最為苦惱的事情，物料庫存占用大量資金、人力與場地，造成資金不能及時周轉，場地不能充分利用，并耗用大量管理資源。庫存是現代企業高速發展時期共同的痛。物料調度部門常常強調要做到零庫存，但做到要貨時有貨，不要貨時零庫存，談何容易。其實真正的零庫存是不存在的，無非是供應鏈中每個環節的物料都往上游擠壓，在不要貨的時候讓物料最好停留在原料狀態，配合信息流共享做到庫存信息的透明化。
　　所以SAP的功能也在不斷的改進和細分中，這些功能將實現僅用一張物料訂單就可以完成整個生產過程的來回運作，使原料需求更加靈活。未來的在以推廣為主的商業環境中，供需隨時會發生變化，第三方供應商在各廠家業務中的地位也會日漸重要，各廠家也希望使用mySAP SCM的協同引擎促進與這些供應商的聯系。此外，還能采用mySAP SCM的運輸規劃和進度規劃功能來優化運輸網，大幅減少運輸成本。
　　
　　參考文獻：
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