英語商業書信的撰寫原則

　　提要：文章首先從我國進一步擴大對外開放的形勢，說明英語商業書信在對外商業活動中的極其重要性，然后提出撰寫英語商業書信應注意的問題，最后反復強調商業英語書信的撰寫原則的重要性，務必很好地掌握和運用它。
　　關鍵詞：商業書信；撰寫原則
　　
　　一、前言
　　
　　隨著我國對外開放政策的進一步貫徹，我國的對外經濟交往和貿易業務必將有更大的發展。在這些活動中，電子通信是一種先進的手段，管理信息系統為企業內部管理創造了良好的條件。但書信往來仍不失為一個重要的工具。
　　商業英語書信（Business or Commercial English Correspondence）有時只稱為Correspondence，是指交易時所用的通信。在美國，常用Business Writing，它包括書信，電報電話、電傳、報告書、契約書、明信片、回憶錄，只要以商業英語表達的，均包含在內。商業英語書信，以常用英語為基礎，加入商業術語以及商業習慣用語所組成。要熟練商業英語通信，通常從研究商業書信開始，依次研究其他文體。本文以此為主題來探討其撰寫原則。
　　
　　二、英語商業書信的撰寫原則
　　
　　（一）正確無誤
　　商業書信必須寫得正確。正確不僅僅是指英語語法、標點符號、拼寫等正確。商業信件的內容敘述得正確，既不能有遺漏，也不能言過其實。商業貿易離不開數字，對商業信件中的數字的正確性要特別加以注意。商業書信中常常離不開商業術語。一般常用的商業術語用字簡潔，意義明確。使用得當，工作進行的順利；使用不當，就會引起誤解，造成混亂，甚至產生不必要的糾紛。因此，必須正確理解和運用商業術語，力爭商業信件正確無誤。
　　（二）內容完整
　　一封信必須要絕對的完整確實。當答謝來信時，最好提及那封信的日期、主要內容，甚至于編號。同時回答來信所提出的全部問題及要求。重要信更須注意完整和嚴謹。例如，接受對方的報盤時根據是什么（如報價單，信件等），因為這種信實際上已是成交的合同，此信發出后，對方收到，即對雙方都有約束力。如果不完整，有漏洞，就有可能引起不必要的糾紛。例如：
　　The goods you ordered have been ready. Please let us know when we can expect to receive the covering L\\C，upon receipt of which；we will effect shipment without delay.（你方訂購的貨物已準備好了。請告知我們什么時候能收到該訂貨的信用證，我們收到信用證，就會立即裝運）。
　　（三）生動具體
　　信要寫得生動、具體和明確。特別是要求對方做出明確反應的信，或是報盤承諾等，避免含混模糊、籠統和抽象。不過，并不是所有的商業信件都要具體。在某些特定的情況下，不但允許一般化，而且籠統些反而更適宜。有時，由于手頭沒有確鑿的事實和數字，但為了“外交”、“策略”或交易的需要，也可以避免太具體。有時，為了有意識地讓對方發表或形成他的意見，或者這些具體事實或數字是否列明都無關緊要，也可以不必具體。總之，該具體的具體，不宜具體的就籠統些，看需要而定。
　　所謂生動，就是將書信中要闡明的問題，活潑地表達出來，給看信者留下深刻難忘的印象。如何給讀者好的印象，設身處地為讀者著想：他需要些什么？他希望些什么？他的利益何在？以及他的問題核心是什么？總之抓住對方的中心問題，把握對方的心理，且盡可能強調對方的重要性，說服對方，達到通訊的目的。
　　（四）謙虛有禮貌
　　我們對外所寫的商業書信要體現我國外貿政策，做到不卑不亢、得體脫俗、落落大方。既要遵守國際貿易習慣，又要維護我國利益。借以通過商業書信來往，發展與各國人民的友好關系，開展同各國的經濟貿易。要謹防有意或無意泄露國家商業機密或其他機密。書信內容以寫得有理、有利、有節為秒、注意禮貌，不要盛氣凌人，避免強加于人。因此，要尊重對方，保持You-Attitude，多為對方著想。英語的禮貌用語有很多，如：Would you like to?Thank you for…值得注意的是，Would you like to引起的許多句子不是文句，而是一種很有禮貌的請求，所以后面不要問號。另外，禮貌也可說是一種策略。如要告訴對方好消息時，采用直接法，一開始就把好的消息寫出來；如果要告訴對方壞消息時，采用間接法，開頭說點別的，作為“緩沖”，然后才把壞消息以適度準確的語言表達出來。例如：
　　“Thank you very much for your interest in my work；and also thank you for your kind invitation. I do believe I have an opportunity of visiting and working in your laboratory at an appropriate time. I would make a general plan after I finish my current work at hand；and send a report to my institute if necessary. As to its feasibility and future information in connection with the joint research，I would get in touch with you as soon as possible.”此信用緩沖手段作為禮貌策略來減輕拒絕的強度，使收信人感到寫信人是周到而體貼的。
　　緩沖作為禮貌策略的另一種作用是通過作者謙恭的話語來強調團結合作，以顯得不那么粗魯、武斷、自負、無所不知，這會使雙方感到更親近，有助于建立和維持和諧關系。如例句：“To maintain our plant’s peak efficiency，we are currently replacing some of our pasteurizing machine with newer models. I feel that the process of moving this heavy machinery into and out of the place may pose a safety hazard to any children present at the time”。
　　考慮對方的想法是對外貿易的重要原則之一。我們在對外商業活動中，既要考慮本身的利益，又要換位考慮；跳出自我的圈子，尋求既不損害我方的利益，又有利于對方的路子，這才是上策。在商業書信中要很好地表達這種觀點。例如：
　　We thank you for your letter of June 18 and have pleasure to inform you that the catalogue you asked for has been airmailed under separate cover. （你方6月來信已收到，謝謝。茲奉告你要索取的目錄已另由航空寄發）。
　　
　　We would like you to enquire into the financial and credit status of a firm in Milan on our behalf. （請代為查詢一下米蘭一家商行的財務和信用情況）。
　　謙虛在書信交往中也很重要。謙虛會使你能委婉地推辭他人的要求，而仍然保持雙方的友好關系，不影響日后的交易。盡快回復要答復的信件，如果你無法立即回復查詢的信件，最好先將原因通知對方，且告訴對方何時才能有結果。此外，要尊重顧客的意見，即使顧客的建議非常愚昧，批評非常粗魯，在回信時也不能“以牙還牙”，要控制自己的不良情緒，客客氣氣地回信。其實投訴者是朋友，一位“老商業”說，投訴對商業來講是很好的禮物，有利于捕捉商機，改進產品，搶占市場的制高點。所以，要正確對待投訴，善待顧客。
　　（五）清楚簡潔
　　清楚就是不含糊，能使對方一看就能完全了解你所要表達的意思，不致產生誤解。切忌生澀難懂，也不要追求豪華、美麗、嘩眾取寵的詞語。簡潔是指簡短利索，要長話短說，避免羅嗦和不必要的重復，用盡可能少的文字完整清楚地表達需要表達的意思。以下例句中的第1句中有許多無意義的詞和句子，顯得混亂不清，而第2句則緊湊簡潔。
　　A1 With reference to your request for an extension on your note under date of March 20，we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional ninety days to make payment on your note.
　　A2 We are pleased to allow you an additional ninety days to pay your note dated March 20.
　　要寫好商業書信，除上述各點外，撰稿人必須具有較高的政策水平，精通標準英語，通曉貿易理論和實務，通曉術語，有熟練的從業藝術。此外，在信寫好之后，還應該認真地、仔細地審閱一遍，核查信件是否能符合上述所說的幾方面撰寫原則。
　　
　　三、結束語
　　
　　綜上所述，英語商業書信是我們對外商業活動中極為重要的工具，務必很好地掌握它。因此，我們必須不斷提高自己的外貿業務水平、英語寫作水平，也要加強自己的理論、政策和思想道德方面的學習和修養，以適應我國深入改革開放的需要，較好地完成外貿方面的工作。
　　
　　參考文獻：
　　1、郝紹倫.商貿英語[M].電子科技大學