論企業檔案信息化建設中存在的問題及對策

[提 要] 本文從管理#65380;宏觀#65380;標準三個角度闡述了企業檔案資源信息化建設中所面臨的問題，在此基礎上探討解決這些問題的對策和做法#65377;

[關鍵詞] 企業檔案;信息化

[作者簡介]張寵平(1971—)，女，MBA研究生，江西財經大學檔案館館員#65377;(江西南昌 330013)

企業檔案客觀地記錄了企業生產活動的全過程，歷經多年積累和沉淀成為企業最重要#65380;最鮮活#65380;最有權威性的知識資源#65377;企業檔案資源信息化是國民經濟和社會信息化的重要組成部分，是當今檔案資源開發利用和檔案事業發展的大趨勢，對于推動國民經濟和社會信息化具有非常重要的戰略意義和歷史意義#65377;搞好企業檔案資源信息化建設，就必須正確認識和注重研究解決檔案資源信息化建設進程中存在的問題，企業檔案資源信息化建設不是單純工程項目，它是企業檔案管理不斷創新的過程，企業檔案資源信息化面臨著亟待解決的問題，本文試對此進行總結#65377;

一#65380;企業檔案信息化建設中存在的問題

1#65380;部分企業領導對檔案資源信息化工作的重視程度不夠#65377;沒有充分認識企業檔案資源信息化的重要意義和作用，企業檔案資源信息化的理念還沒有從根本上轉變，導致了疏于指導，經費欠缺等問題，使企業檔案資源信息化建設進程緩慢#65377;

2#65380;企業檔案管理軟件還不能適應各行業的性質#65380;特點#65380;職能不同的檔案資源信息管理的要求#65377;當前，檔案管理軟件品種繁多，也都具有公文管理#65380;檔案立卷#65380;編目#65380;檢索#65380;查詢和統計等一般性功能，但充分適應本行業發展需要的企業檔案管理軟件還很少，設計中忽視企業檔案資源信息開發和利用管理，或存在安全性差#65380;速度慢#65380;對科技檔案適用性較差等問題#65377;

3#65380;企業檔案資源信息化存儲技術相對落后，阻礙了企業檔案資源信息化建設進程#65377;數字化文件的收集#65380;管理不同于傳統的紙質文件收集歸檔，數字檔案對設備的依賴性較強，而一些檔案管理部門基礎設施較差，缺少專門的磁介質檔案存儲設備，給電子文件和電子檔案管理帶來了很多難以解決的問題#65377;

4#65380;部分企業檔案人員素質無法完全適應信息技術的發展#65377;隨著計算機技術的成熟和普及，數據標準化工作的完善以及辦公自動化設備的應用，新載體形態方式的公文將大幅增加，機讀型#65380;縮微型#65380;視聽型檔案資源大量涌現#65377;這些變化深刻影響著檔案工作隊伍結構及檔案人員知識結構的變化，對檔案人員素質提出了更高的要求#65377;

5#65380;檔案信息化標準建設滯后#65377;檔案信息化工作的基本任務是實現檔案數字化信息的完整生成#65380;便捷傳遞#65380;永久保存#65380;利用共享及其全過程安全#65377;與傳統檔案管理相比，檔案信息化建設的顯著特點是具有極強的相關性，如檔案信息的傳輸#65380;流轉#65380;共享必然涉及諸多相關主體及其相互間的鉤連;電子文件歸檔管理更使檔案系統與辦公#65380;生產技術系統的關聯度明顯提高#65377;因此，檔案信息化建設更加需要講求統一技術語言，更加需要講求標準化和規范化#65377;但從現狀看，我國檔案信息化工作中的標準化建設滯后恰恰是十分突出的問題#65377;我國檔案計算機管理技術的應用早在上世紀80年代初已起步，但我國檔案計算機管理和信息化建設的相關標準的制定工作直至90年代末才剛起步，嚴重滯后于實踐發展;即便定標工作已經起步，但進展緩慢，已制定出臺的相關標準寥寥無幾，內容缺乏系統性#65380;配套性，對于企業實際工作需要無異杯水車薪#65377;

二#65380;做好企業檔案信息化建設的基本對策

1#65380;企業各級領導都要重視檔案資源信息化建設工作#65377;真正把企業檔案資源信息化建設作為企業公共財富加以開發利用，樹立全新的檔案資源信息化理念，有與時俱進#65380;開拓創新的管理思路，加大經費投入，大力推動企業檔案資源信息化建設#65377;

2#65380;企業檔案資源信息化建設，重在檔案管理軟件的開發#65377;要按照各行業特點，突出重點，注重應用，講究實效，從強化管理的實際出發，開發#65380;推廣適應企業性質#65380;特點#65380;職能需要的檔案信息管理軟件，為企業檔案工作人員創造出全新的工作模式，以提高工作效率#65377;

3#65380;研究解決和改進數字檔案對設備信賴性過強的問題#65377;配置高標準的磁介質檔案存儲設備，以解決電子文件和電子檔案管理方面存在的問題#65377;確保檔案信息安全#65377;電子文件和檔案一體化管理是數字化檔案歸檔的根本方式，主要通過計算機網絡管理來完成，是一種很便捷的方式，一般應在完成邏輯歸檔后，把需要歸檔的電子文件集中下載到檔案館可脫機保存的存儲介質上，完成物理歸檔，采取這種方式才可以保證數字化文件的內容#65380;背景#65380;原數據等信息的完整性，使其不至于時過境遷后將文件形成的背景#65380;運行環境等信息被丟失或破壞掉#65377;如照搬紙質檔案收集方式，發現問題可能無法挽救，所以必須規范數字檔案收集手段，重視和做好電子文件的歸檔及其檔案管理工作，為檔案資源信息化建設提供依據，為檔案信息共享打下扎實的基礎#65377;

4#65380;普及信息技術知識，提高企業檔案工作人員的整體素質#65377;一支業務過硬的專業技術隊伍，是實現檔案資源現代化需要的合格人才，特別是高層次專業人才#65377;必須大力加強對檔案專業知識和計算機專業知識的培訓和再教育，及時掌握新知識#65380;不斷擴大知識面，完善知識結構#65377;同時，要積極引進各層次#65380;多類型的人才，合理調整檔案工作隊伍的專業結構#65380;年齡結構和個體知識結構#65377;

5#65380;加強標準化建設#65377;從我國實際看，檔案行政管理部門對檔案信息化技術研發工作十分重視，但總體效果并不理想，究其原因，重具體技術研發#65380;輕標準規范研制不能不是重要的癥結所在#65377;如近年來，各地檔案局行政管理部門組織實施的科研中，檔案信息化課題項目逐年增加，說明政府對檔案信息化建設的重視程度不斷提高，但從課題的內容結構看，幾乎都是解決各單位個性化問題的項目，僅僅針對和解決各個點上的矛盾#65380;局部的需要，這就削弱了科研對全局性工作整體發展的推動作用，甚至日益增多的課題研究反而加劇了檔案信息化建設中的各行其是#65380;分割自立的信息孤島現象#65377;這表明，檔案信息化建設的重點不應僅僅囿于個別和局部，解決具體的微觀問題，檔案行政管理部門必須始終圍繞檔案信息化建設的全局需要，堅持標準先行的原則，把工作重點從解決具體#65380;局部操作問題轉向標準的制定#65380;實施上來，有力提升政府對檔案信息化建設全局工作的積極影響力和規范化管理水平#65377;檔案信息化工作的標準化建設，應當把握以下幾點:

第一#65380;大力加強定標工作#65377;從現狀看，制約檔案信息化發展的主要瓶頸因素是標準不健全#65380;完備，工作缺乏有效依據#65377;加快制定出臺標準，形成配套的檔案信息化標準體系已十分緊迫#65377;

第二#65380;積極開展貫標工作#65377;貫徹實施標準是標準化建設十分重要的環節#65377;從實際看，制約檔案信息化發展的因素，除了定標工作滯后外，已制定出臺的標準宣傳貫徹不力也是重要癥結#65377;事實上，我國于1999年以來相繼出臺的有關檔案信息化方面的標準，如CAD文件與檔案管理#65380;電子文件歸檔管理#65380;紙質檔案數字化技術規范等國家或行業標準，就其內容而言，對解決機關和企事業單位檔案信息化工作的實際需要具有很強的#65380;針對性#65380;適應性和操作性，如果能得到廣泛#65380;切實貫徹，將會顯著提高檔案信息化建設的標準化#65380;科學化水平#65377;但調查顯示，在已應用計算機技術管理檔案的單位中，貫徹標準的只在少數，采標率僅為 15 %，多達 82 %的單位對已經頒布實施的國家和行業標準毫不了解#65377;由此，標準宣傳貫徹與制定標準同等重要，應當引起高度重視#65377;

總之，各級檔案行政管理部門應加強對企業檔案信息化建設的引導;中央企業檔案部門應加強對所屬及控股企業檔案信息化建設的規劃和指導，保證企業檔案信息化建設順利進行#65377;企業檔案信息化建設要與企業改革與流程再造相結合，與企業檔案管理模式創新相結合，要積極開展對企業檔案信息化的研究，及時交流和推廣先進經驗#65377;各級檔案行政管理部門和中央企業檔案部門應積極組織貫徹落實國家檔案信息化相關標準和規章;結合企業檔案信息化建設的實際情況，適時制定相關企業電子文件#65380;電子檔案管理的標準與規范及其實施細則#65377;加強企業檔案信息化管理人才隊伍建設，提高檔案人員運用信息技術的技能，引導檔案人員適應信息化要求，推進企業檔案信息化建設#65377;

[參考文獻]

[1]孫兆偉.關于檔案信息化建設的兩點宏觀思考[EB/OL].檔案現代化管理，轉引自上海檔案信息網.

[2]胡愛娟.論企業檔案資源信息化建設存在的問題與對策[C].寧波市檔案學會交流論文，2007.

[3]國家檔案局文件.關于加強企業檔案信息化建設的意見，2005-5-8.

[責任編輯:徐永祥]