試論醫院成本核算報表的設計

［摘 要］ 醫院在進行科室成本核算時，需要從許多途徑采集數據，目的是得到格式規范的數據，并形成操作簡單、格式美觀、有實用價值的核算報表。因此，筆者將Excel和SQL Server技術相結合，設計出醫院成本核算報表，為醫院管理提供服務。

［關鍵詞］ 成本核算；報表；設計；Excel；SQL Server

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）20-0010-04

根據衛生部衛規財發［2004］410號《關于加強醫療機構財務部門管理職能、規范經濟核算與分配管理的規定的通知》、衛生部衛醫發［2005］104號《關于印發醫院管理評價指南（試行）的通知》和北京市衛生局京衛醫字［2005］126號《關于印發醫院管理年和創建人民滿意醫院考核評價標準》的精神，醫院應開展有益于醫院管理的成本核算。因此，醫院借助現代計算機技術，設計并統計出簡便易行的成本核算報表，對于提高醫院的管理水平顯得尤其重要。本文結合Excel和SQL Server技術，對醫院成本核算報表設計的問題進行探討。

一、實現報表設計思路

（一）使用Excel設計報表的優點

成本核算報表在設計過程中，需要借助計算機系統的支持。在諸多工具軟件中，選擇出既能滿足設計需求，又便于使用的軟件，成為設計過程中的首先要考慮的問題。由于Excel軟件具有以下優點，所以用其作為醫院成本核算報表設計的工具：

1． 通用簡單

Excel軟件已成為現代辦公系統中必不可少的工具之一，其操作簡單的特性有利于各級辦公處理，也有利于成本核算報表的普及應用。

2． 靈活方便

成本核算報表在設計階段要進行大量的測試和修改，設計的過程也就是尋找最佳方案的過程。Excel軟件本身具有較為完善的功能，且操作靈活，便于設計中的調整與操作，有利于提高成本核算報表的設計效率。

3． 格式美觀

Excel軟件是專門進行表格式應用的工具，其邊框、顏色、文字、排版等格式，給使用者提供了較大的設計空間，使成本核算報表便于閱讀。

（二）報表設計流程

成本核算報表的設計，要從如何將分散的數據進行收集、轉化、反映等步驟進行思考。

第一步，歸集數據源。首先，現在許多醫院都建立了醫院信息系統（Hospital Information System，HIS），成本核算所需的大量數據都可由HIS采集到。其次，財務系統也是一個數據收集的平臺，可將收入和支出的數據提供給使用者。另外，從完整性的角度講，在考慮系統數據的同時，還要考慮未入系統的數據，這些數據雖不能直接從系統中獲取，但可以通過手工錄入方式使其成為數據源，這部分數據也是成本核算中不可或缺的組成部分。因此，在數據源上，醫院大體有3部分數據需要收集：HIS數據、財務系統數據、手工錄入數據。

第二步，建立數據庫。各個途徑取得的數據要成為成本核算報表的有效項目，就必須要進行標準化的存儲。簡單來說，對成本核算工作，建立數據庫的過程就是設計數據表的過程，也就是對各處采集來的無序數據內容制定出一個標準化格式的過程。在建立數據庫過程中，選用SQL Server 2000企業版數據庫軟件作為數據庫管理工具，一方面是考慮到該數據庫管理工具使用上較為廣泛，對其維護較為方便；另一方面是考慮到其是網絡化的軟件，在建立成本核算數據的采集、調用和維護等功能時，它能實現醫院信息系統的互通。

第三步，實現Excel表與數據庫的連接。SQL Server數據庫只提供成本核算數據存儲功能，要想使Excel軟件能調出和使用數據庫中的數據，就要在Excel軟件的代碼編輯器中建立連接關系。通過Visual Basic數據庫連接語句，指定Excel將要連接的服務器名、數據庫名、密碼等信息，啟動連接語句后，便可實現Excel表格對SQL Server數據庫的連接功能。

第四步，編輯報表格式。要想使數據以報表的方式展示給報表使用者，就需要選用Excel表格進行報表編輯。根據成本核算最基本的要求，一般要設計出3類表格：收入明細表、支出明細表、收支總表。在每類下，可依據醫院部門設置的具體情況，下設如門診、病房、實驗室、辦公室等二級明細表；還可依據各部門的管理要求，在門診、病房、實驗室、辦公室等部門下，設立基層面的執行科室，如反映病房情況的，可分為一病房、二病房等三級明細表。醫院可以根據部門的管理寬度和深度設計各類報表。

二、建立數據表結構

數據表在建立中，根據用途可分為兩部分進行設計：字典表和記錄表。字典表反映的是成本核算數據中通用的項目，包括收入支出項目字典表、科室字典表。記錄表反映的是成本核算中收入和成本的發生記錄，包括收入數據記錄表和支出數據記錄表。

（一） 數據字典表

數據字典表反映的內容是否充分完備，是成本核算系統能否成功運行的前提條件。

1. 項目字典表

收入支出核算項目字典表用于記錄醫院的業務收入和支出項目編碼、名稱、項目級次和停用標志的信息（見表1）。表1為科室按收入和支出項目分類和匯集核算數據提供了支持。

2． 科室字典表

科室字典表用于列示醫院各個核算單元的基本信息（見表2）。表2通過記錄各個核算單元的代碼、名稱、級次和停用標志的內容，為醫療收支數據的采集和匯總，提供了承擔對象。

（二） 數據記錄表

數據記錄表與項目字典表相比，屬于動態的數據記錄表，數據量隨業務的發生而增加，同時該類數據表也是核算工作的核心部分，無論是數據的收集，還是數據的分析，都要圍繞著這類數據表而進行。

1． 收入數據記錄表

根據醫療收入業務的實際發生的日期、金額，及收入支出核算項目字典和科室字典表所列示的項目登記該表，為下一步醫院對收入情況的分類、匯集和分析，進行動態的采集（見表3）。表3數據主要來源于HIS系統。

2． 支出數據記錄表

支出數據記錄表（見表4）與醫療收入數據記錄表是一套相對應的信息表，兩張數據表在功能上基本相同，區別在于支出數據記錄表是用于記錄醫院業務支出信息的數據表，數據主要來源于財務系統和手工錄入的數據。

三、設計報表格式模板

數據庫設計完成后，需要將其存儲的數據以特定的報表格式進行顯示，以便進行閱讀和分析。

（一）數據庫連接

在設計時，選用了Excel作為報表格式的展示工具。由于Excel與SQL Server數據庫不能直接相連，因此，需要對它們進行設置，以實現數據庫與報表格式的連接。

首先打開一張Excel工作表，然后在工作表名稱卡片處點擊鼠標的右鍵，選擇“查看代碼”項目，這時Visual Basic設計窗口就會打開。在“ThisWorkbook(代碼)”窗口里鍵入：

Option Explicit

Public Hs As New ADODB.Connection '定義數據連接對象 ，保存連接數據庫信息

Private Sub Workbook_Open( )

Dim StrHs As String

StrHs=\"Provider=SQLOLEDB; Server=服務器名;Database=數據庫名;Uid=數據庫用戶名; Pwd=數據庫密碼;\" '設定連接服務器信息

Hs.Open StrHs '與數據庫建立連接

End Sub

（二）模板函數定義

在Visual Basic窗口中設計模板函數，是為了使Excel報表將所要反映的數據，寫入指定的報表單元格中。

在醫院成本核算報表中，需要設計兩組函數，即收入函數和支出函數。

1． 收入函數

醫院的科室直接收入是指科室本身操作而直接產生的科室收入。收入函數是為了正確歸集科室直接收入而設定的函數，將其函數名定義為direct_i( )：

Public Function direct_i(dept As String， charge_name As String， bdate As Date， edate As Date， loc As String) As Double '定義科室名稱（dept）、收入項目（charge_name）、起始日期（bdate）、結束日期(edate)、病區（loc）

Dim Hs_in As New ADODB.Recordset'定義記錄集對象，保存數據表

Dim strSQL As String '字符串變量

Dim year_month1 As String

Dim year_month2 As String

year_month1=Format(CStr(Year(bdate))，\"0000\")Format(CStr(Month(bdate))， \"00\")

year_month2=Format(CStr(Year(edate))，\"0000\")Format(CStr(Month(edate))， \"00\")

strSQL= \"SELECT IS NULL((SELECT sum(inc_amount)FROM收入數據記錄表where year_month>='\" year_month1 \"'and year_month<='\" year_month2 \"'and dept_nameLIKE '\" dept \"'+'%%' and location ='\" loc \"' and charge_item_name = '\" charge_name \"')，0) AS amount\" '調用出指定科室、指定日期范圍、指定病區的直接收入金額

End If

Hs_in.Open strSQL， Hs'執行strSQL所含的SQL命令，將結果保存在Hs_in記錄集對象中

direct_i = Hs_in.Fields(\"amount\").Value

End Function

2. 支出函數

醫院的科室直接支出是指科室為完成醫療活動而發生的支出和費用。支出函數是為了準確歸集科室直接支出而設定的函數，將其函數名定義為direct_c（）：

支出函數的設定方式，基本與收入函數，區別在于，在設置strSQL的SQL命令時，將語句改為：

strSQL = \"SELECT IS NULL((SELECT sum(exp_amount)FROM 支出數據記錄表 where dept_name like '\" dept \"'+'%%' and charge_item_namelike '\" charge_name \"'+'%%' andyear_month>='\" year_month1 \"'and year_month<='\" year_month2 \"' and location ='\" loc \"' )，0) AS amount\"

（三）報表格式設計

報表格式是核算數據的對外顯現形式，通過Excel簡便靈活的報表格式設置工具，并根據所要展現的報表內容，可以將核算報表設計為科室收入明細表、科室支出明細表和收入支出總表。

1． 科室收入明細表

在設計報表時，應從報表格式和引用函數兩方面著手。報表格式要考慮能夠顯示報表名稱、科室名稱、起始日期、結束日期、收入項目、核算區域、金額等內容。引用函數主要是為了在單元格相應的位置上顯示出具體金額，如在某科一病區掛號費單元格內設定函數direct＿i（$A$5，B5，$B$2，$D$2，1），其中$A$5指定的是“×××科”科室名稱，B5指定的是“掛號費”項目名，$B$2指定的是啟始日期，$D$2指定的是結束日期，“1”代表的是一病區?？剖沂杖朊骷毐硪姳?。

2． 科室支出明細表

在設計時，同樣需要從報表格式和引用函數兩方面進行考慮，并在報表中相應的金額單元格內引用如direct_c（$A$5，B5，$B$2，$D$2，1）函數反映金額（見表6）。

3． 科室收支總表

根據收入明細表和支出明細表的基本格式，可以按醫療行為將明細分為門診、病房、實驗室和辦公室等收支明細表，并將各明細表數據匯總后，形成一張科室收支總表（見表7）。這樣一套完整的醫院科室核算數據及報表就形成了。

四、需要考慮的問題

（一）數據結構應全面，以滿足報表設計的需要

在設計過程中，雖然數據結構的設計和報表內容的設計是有一定先后順序的，但在實際操作中，不能也不應該將兩者分開來單獨進行設置。就兩者關系來說，需要報表反映出什么內容，在數據結構設計時就要充分給予體現；同時數據信息能細致到什么程度，報表就可以被設計到什么程度。無論是明細表，還是收支總表，數據信息都是其所依托的基礎，因此，為了能使報表更全面地反映出醫院的核算內容，就必須充分考慮所需要的數據結構，并加以設計。

（二）報表內容應細致，以滿足醫院管理的需要

核算報表是為了提高醫院的管理水平而設計的。衡量報表能否滿足使用者的需要，能否有助于提高醫院管理水平，是否具有實用價值，以及報表質量的好與壞，關鍵點之一是要看報表本身所反映的內容是否充分。因此，報表的設計不能脫離實際需求，要在全面考慮需求的基礎之上，對報表的內容加以設計。

設計數據表結構時，既要考慮數據項目的廣度，盡可能涵蓋最終報表所需的全部數據，以免影響報表質量，又要考慮數據內容的精度，保證數據表結構設計簡捷，盡量避免冗余數據?？偠灾?，設計出與實際醫療業務相符的，并且具有實用性的醫院核算報表，將能更好地為醫院管理提供有益的幫助。