對ＥＲＰ薪資管理系統操作技能的探析

［摘 要］ 在長期從事會計實踐教學中，對用友ERP財務軟件有關內容的基本功能、操作方法以及操作技能有了更深的理解和認識。為了解決學生在上機操作過程中遇到的問題以及解決問題的方法和技巧，培養學生的動手能力和實驗操作能力，本文僅對薪資管理系統的操作方法和操作技能、常見問題及解決方法進行分析。

［關鍵詞］ ERP；薪資管理系統；操作技能

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）23-0008-03

在用友ERP-U8 8.61管理系統中，薪資管理已經不再屬于財務會計的組成部分，而是人力資源的一個子系統。薪資管理系統是由工資管理系統更名而來，適用于各類企業、行政事業單位進行工資核算、工資發放、工資費用分攤、工資統計分析和個人所得稅核算等。本文主要從以下7個方面進行分析。

一、如何設置工資類別

（一）操作方法和操作技能

工資類別是指一套工資賬中，根據不同情況而設置的工資數據管理類別。系統提供了處理多個工資類別管理，在新建賬套時或在系統選項中選擇“多個”工資類別，可進入此功能。反之，則選擇“單個”工資類別。在實際工作中，建議選擇多個工資類別。另外，工資類別與“選項”菜單有關：工資類別未建立時，“選項”菜單不可用；建立工資類別后，在未打開工資類別時，“選項”菜單是不可見的。注意事項：（1）同一個部門，可以被多個工資類別選中。（2）已被使用的部門不能取消選擇，在選擇樹形結構的末級部門時，應先選擇上級部門。（3）工資類別的啟用日期確定后就不能再修改，所以在建立工資類別前應注意業務日期，可通過系統的更改業務時間功能進行調整。

（二）常見問題及解決方法

如某企業選擇多個工資類別，將單位的正式人員和臨時人員分設為兩個工資類別，兩個類別同時對應一套賬務。在具體操作中，不注意使用狀態，沒有判斷工資類別，就進行有關信息的設置，其結果是出現設置錯誤，操作不下去。解決方法為先設置正式人員，將正式人員有關信息設置完后，一定要關閉正式人員的工資類別，再打開臨時人員的工資類別并設置有關信息，就不會出現錯誤了。

二、如何設置工資項目

（一）操作方法和操作技能

定義工資項目的名稱、類型、長度、增減項，可根據需要自由設置工資項目。多類別工資管理時，關閉工資類別后，可以設置所有的工資項目。當打開某一工資類別后，可以根據某一類別的人員需要對已經設置的工資項目進行選擇。并將工資項目移動到合適的位置。注意事項：（1）項目名稱必須唯一。（2）工資項目一經使用，數據類型不允許修改。（3）沒有選擇的工資項目不允許在計算公式中出現。（4）不能刪除已輸入數據的工資項目和已設置計算公式的工資項目。

（二）常見問題及解決方法

具體操作時，設置某個工資項目有時會出現輸入失敗的問題。原因是工資項目名稱不能重復設置。系統提供若干常用工資項目供參考，可選擇輸入。對于參照中未提供的工資項目，可以雙擊“工資項目名稱”一欄直接輸入，或先從“名稱參照”中選擇一個項目，然后單擊“重命名”按鈕將其修改為需要的項目。另外，設置工資項目時，必須關閉工資類別。

三、如何設置計算公式

（一）操作方法和操作技能

定義工資項目的計算公式是指對工資核算生成的結果設置計算公式。設置計算公式可以直觀表達工資項目的實際運算過程，靈活地進行工資計算處理。定義計算公式要符合邏輯，系統將對公式進行合法性檢查。注意事項：（1）在定義公式時，可以使用函數公式向導輸入、函數參照輸入、工資項目參照、部門參照和人員參照編輯輸入該工資項目的計算公式。其中函數公式向導只支持系統提供的函數。（2）工資項目中沒有的項目不允許在公式中出現。（3）公式中可引用已設置公式的項目，相同的工資項目可以重復定義公式，多次計算，以最后的運行結果為準。（4）定義公式時要注意先后順序，先得到的數據應先設置公式。應發合計、扣款合計和實發合計公式不用設置。應發合計、扣款合計和實發合計公式應是公式定義框的最后3個公式，且實發合計的公式要在應發合計和扣款合計公式之后。

（二）常見問題及解決方法

具體操作時，常常會出現工資核算結果數據錯誤的問題。對此可以根據以下方面進行檢查并修改：（1）定義計算公式有誤；（2）定義計算公式項目有誤；（3）定義計算公式不符合邏輯；（4）定義公式時要注意先后順序。

四、如何分攤工資費用

（一）操作方法和操作技能

工資分攤是指對當月發生的工資費用進行工資總額的計算、分配及各種經費的計提，并制作自動轉賬憑證，傳遞到總賬系統供登賬處理之用。點擊【業務處理】中的【工資分攤】功能菜單，即可進入該功能。工資分攤中能查詢到無權限的部門工資數據，這里只受功能權限控制，不受數據權限控制。注意事項：（1）工資分攤應按分攤類型依次進行。（2）不同部門、相同人員類別在設置時，可以一次選擇多個部門。

（二）常見問題及解決方法

具體操作時，分攤工資費用生成憑證的科目、金額有錯誤。原因是工資分攤設置有誤。在設置時，首先查看現有的計提費用類型是否滿足需要，如果不能滿足需要，點擊【工資分攤設置】按鈕，進入設置窗口，可新增、修改、查看、刪除類型名稱和分攤比率；選擇參與本次費用分攤計提的類型和參與核算的部門；選擇計提費用的月份和計提分配方式；選擇是否費用分攤明細到工資項目；確認即可。

五、如何進行月末處理

（一）操作方法和操作技能

月末處理是將當月數據經過處理后結轉至下月。每月工資數據處理完畢后均可進行月末結轉。由于在工資項目中，有的項目是變動的，即每月的數據均不相同，在每月工資處理時，均需將其數據清為0，而后輸入當月的數據，此類項目即為清零項目。可在系統【業務處理】菜單點擊【月末處理】，即進入該功能。注意事項：（1）月末結轉只有在會計年度的1月至11月進行。（2）若要處理多個工資類別，則應打開工資類別，分別進行月末結算。（3）若本月工資數據未匯總，系統將不允許進行月末結轉。（4）進行月末處理后，當月數據將不再允許變動。（5）月末結賬后，選擇的需清零的工資項目系統將予以保存，不用每月再重新選擇。（6）月末處理功能只有賬套主管才能執行。

（二）常見問題及解決方法

具體操作時，該企業為處理多個工資類別，有時月末處理會出現不能執行的問題。原因可能是沒有打開某一個工資類別。應打開某一個工資類別，分別進行月末結算。若先打開正式人員的工資類別，進行月末結算；正式人員月末處理完畢后，關閉正式人員工資類別；再打開臨時人員的工資類別，進行月末結算。

六、如何進行反結賬

（一）操作方法和操作技能

在薪資管理系統結賬后，發現還有一些業務或其他事項需要在已結賬月進行賬務處理，此時需要使用反結賬功能，取消已結賬標記。操作步驟：選擇【業務處理】菜單中【反結賬】菜單項，屏幕顯示反結賬界面；選擇要反結賬的工資類別，確認即可。本功能只能由賬套主管執行。有下列情況之一，不允許反結賬：（1）總賬系統已結賬。（2）成本管理系統上月已結賬。（3）匯總工資類別的會計月份=反結賬會計月，且包括需反結賬的工資類別。

（二）常見問題及解決方法

系統結賬后，發現某些業務需要進行修改。解決方法：取消結賬，使用反結賬功能。如果本月工資分攤、計提憑證傳輸到總賬系統，如果總賬系統已制單并記賬，需做紅字沖銷憑證后，才能反結賬；如果總賬系統未做任何操作，只需刪除此憑證即可。如果憑證已經由出納或主管簽字，則需取消出納簽字或主管簽字，并刪除該張憑證后，才能反結賬。

七、如何進行工資類別匯總

（一）操作方法和操作技能

在多個工資類別中，以部門編號、人員編號、人員姓名為標準，將此3項內容相同人員的工資數據作合計。例如需統計所有工資類別本月發放工資的合計數，或某個工資類別所有發放次數的合計數，或某些工資類別中的人員工資都由一個銀行代發，希望生成一套完整的工資數據傳到銀行，則可使用此項功能。注意事項：（1）必須在關閉所有工資類別時才可用。（2）所選工資類別中必須有匯總月份的工資數據。（3）如為第一次進行工資類別匯總，需在匯總工資類別中設置工資項目計算公式。如每次匯總的工資類別一致，則公式不需重新設置。如與上一次所選擇的工資類別不一致，則需重新設置計算公式。（4）匯總工資類別不能進行月末結算和年末結算。

（二）常見問題及解決方法

在薪資管理系統中，各工資類別間的匯總是將部門編碼、人員編號、人員姓名3項相同的人員的工資數據匯總到工資匯總類別中，如在匯總前的系統檢查中發現如下3種情況，系統不予匯總：（1）人員編號相同，但人員姓名不同的情況；（2）人員編號和姓名相同，但部門不同的情況；（3）人員不同但銀行賬號相同的情況。解決方法：（1）新建一工資類別，部門選擇包含全部部門。（2）利用人員信息復制功能，將需匯總的工資類別中的人員分別復制到新建工資類別中，如上述3種情況，系統給予具體的提示。

主要參考文獻

［１］ 用友軟件股份有限公司. ERP財務管理系統應用專家實驗教程［M］. 北京：中國物資出版社，2004.