如何利用ＥＲＰ軟件實現訂單成本核算

［摘 要］ 成本核算在企業財務工作中是一項重要的工作。本文探討了ERP在成本核算中的應用問題，具體闡述了如何利用ERP軟件實現成本核算的過程，以達到利用信息化工具加強成本管理的目的。

［關鍵詞］ 成本核算；ERP軟件；實例

［中圖分類號］F232；F234.2［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）23-0010-03

隨著中國企業加入全球化競爭的序列，高利潤的年代似乎已經過去，取而代之的是所謂的微利時代。企業產品成本的準確數據，可向管理當局提供更多信息，幫助其作出更好決策，如定價等，同時還有利于計劃控制和業績評價，所以成本計算在會計系統中有著重要作用。目前企業生產的普遍特點是小批量、多品種，個性化的需求越來越多，這給成本的計算增加了難度。因此如何準確地計算成本對企業的財務人員是一個巨大的挑戰。手工計算的工作量太大，而且準確性又難以保證，所以利用ERP軟件來計算成本是最佳方法。下面我們通過舉例來看一下如何利用ERP軟件來實現訂單成本的核算，本文使用的軟件環境為用友U861ERP管理軟件（核算必備模塊為庫存、存貨、采購、銷售、物料清單、生產訂單以及成本等）。

假設有一家汽車生產企業，主要生產整車和發動機。生產流程大致為：首先，發動機廠生產的發動機完工后入半成品庫（發動機也可對外出售）。然后，總裝廠領用各種材料及半成品進行總裝，完工后入產成品庫。公司要求按訂單計算發動機和整車的生產成本。

一、前期準備工作

第一步：制訂產品BOM

該公司每道生產工序完工后，將產品及其成本都轉入下一工序，按照成本要素歸集的方法，使用逐步結轉分步法。這種方法最為復雜，完全按照產品結構與工藝流程計算成本，但這種計算方法最符合U8成本管理核算思想，通過多層次BOM即可實現。因此，首先我們要制訂一份準確的產品BOM（bill of material），即物料清單。在軟件的物料清單模塊中，錄入產品結構，通過表體的領料部門指明生產部門（對應工作中心）。BOM這項工作十分重要，可以說是成本計算的基石。

第二步：參數配置

在成本模塊中對參數進行配置（見表1）。

此外，還要定義成本中心，成本中心指企業內部可以歸集成本費用的末級部門或工作中心，是基本的成本核算單位。本例中我們將發動機廠、總裝廠設為成本中心。接著我們要定義產品屬性。按照在物料清單中定義的領用部門，點擊刷新取到成本中心對應的產品。

第三步：錄入期初在制品成本

對軟件的一些參數進行設置以后，我們將要在系統中進行期初在制品成本的錄入。因為在設置時選擇了“啟用生產制造數據來源”，其作用相當于在U8 52成本管理選項中的“是否嚴格按照生產訂單”，其直接后果就是沒有生產訂單，成本管理模塊沒法使用，因為所有的成本資料都要求對應到生產訂單上，所以建賬期初余額也要求將上月未完工產品以生產訂單的形式錄入系統。同時材料余額要求依BOM結構按明細錄入軟件。這項工作在使用軟件前是有工作量的，但如果生產部門能夠配合整理在產生產訂單，結合上線前的存貨盤點工作，這份數據還是能夠達到初始化要求的。

二、訂單成本的核算過程

第一步生成生產訂單

訂單式生產企業同一定型產品常有大量選裝件供顧客選擇。本例中的座椅就是一個選裝件，顧客可以在下訂單時選擇用哪一種。銷售部門在下達銷售訂單時進行ATO選配，對選裝件進行選擇。本例中選用西班牙小牛皮座椅。因為銷售的成品是ATO屬性，所以在銷售系統直接下達生產，自動生成生產訂單傳遞到生產訂單系統中。在生產訂單系統中，生產部門可以對生產訂單的原材料進行檢查，如果生產部門要修改配置可在此調整。這里的子件名稱將是采購工作和未來生產發料的重要依據。在確認無誤后，生產部門將生產訂單審核。

第二步按訂單領料生產

在各種原材料按照生產要求的日期到達工廠后，生產部門進行領料工作，物管部門按訂單編號限額發料。按訂單來組織生產，可以很好地解決成本管理中材料丟失和浪費的現象，但這種核算方法也對企業中各項數據的真實、及時、準確性提出了更高要求。這里的生產訂單號、出庫類別、部門是成本系統抽取數據的關鍵字，在日常的制單工作和審核工作中對這些元素都要重點關注。發現錯誤要及時進行更正，如果有錯誤或關鍵字缺失都會造成成本計算錯誤。倉庫要嚴格按單發貨，車間如出現材料丟失、毀損等原因增補材料時，須按程序上報審批（寫明原因并分清責任）后憑增補的領料單方能到倉庫領料。在軟件中可以通過允許超生產訂單領料的開關項目來控制，并設定出庫超額上限。這里的值0.1表示允許超額10%。在訂單完工后我們可以通過生產訂單用料分析表，來分析哪些訂單有超領的情況。材料出庫單如圖1所示。

第三步完工錄入產成品入庫單

當生產部門生產完工后，物管部門將依據生產訂單錄入產成品入庫單。這里的生產訂單號、入庫類別、生產部門是關鍵字，在日常的制單工作和審核工作中要加以注意。半成品完工后通過產成品入庫單進行入庫，然后其他單位再從倉庫領用，此種方式意味著對于初步加工單位來說已經完成了的產品，要進行成本的計算及分配。通過成本管理計算出成本后，在存貨核算中通過“產成品成本分配”將成本寫入產成品入庫單（參見圖2），然后其他部門做材料出庫單領用出庫。

第四步進行材料費用、人工費用、制造費用的取數和歸集

到了會計期末在存貨系統中，對材料倉庫的材料出入庫單據及假退料單記賬，對材料倉庫進行期末處理，分攤材料差異。在“存貨系統”中錄入的材料出庫單必須執行了“存貨系統”的【單據記賬】功能后，其數據才能被成本系統讀取。我們在成本系統中的材料及外購半成品耗用表功能項中執行取數。本表用于材料消耗數據錄入或從存貨出庫單讀取數據，是必須錄入的數據表。因為我們在【選項】中選擇了“啟用生產制造數據來源”，則材料及外購半成品耗用表的各成本中心所屬產品列表中，僅顯示“生產制造”中已做生產訂單的產品，篩選條件為：該生產訂單狀態為已審核且上月未關閉，產品的生產日期符合成本會計期間。如果發現已錄入的材料出庫單未被讀取，要檢查單據是否記賬、出庫單上出庫類別是否被本系統選擇、部門是否相符。同時我們將公司各成本中心工資、折舊費用錄入系統。系統根據前面的數據生成各成本中心的制造費用表（參見圖3）。

第五步處理訂單產品、完工產品和在產品賬表

首先，要處理完工產品日報表。完工產品日報表的各成本中心所屬產品列表中，僅顯示“生產制造”中已做生產訂單的產品，篩選條件為：該生產訂單狀態為已審核，產品的生產日期符合成本會計期間（參見圖4）。如沒有生產訂單，則此處無法手工錄入完工數量。在這里我們只要執行取數就可以了。

其次，要處理在產品盤點表。因為前面選擇了“是否啟用生產制造數據來源”，則在產品盤點表的各成本中心所屬產品列表中，僅顯示“生產制造”中已做生產訂單的產品。在產品分3種狀態：（1）在線完工，指車間已完工，但是未辦理入庫或轉出的成品，本月新增的要包含在本月的完工產品日報表中。（2）在線數量，指車間已投產，但是未完工，尚處于加工狀態的產品。（3）原材料，指僅僅是已領出，但尚未投入生產加工的原材料。在這里我們將公司的在產品分類填入即可。

最后，要處理完工產品處理表。該表為數據錄入結果的校驗平衡表。在這里我們只要執行取數就可以了。

第六步運行成本檢查，進行成本計算

當我們做好以上工作以后，運行成本檢查，該動作按照成本恒等式進行成本計算檢查（期初結存+本月發生=本月完工+本月結余），包含成品以及原材料。成本檢查通過后在系統中運行成本計算即可。在成本計算完成后，可以進行賬頁的查詢，看一下運算的結果。從下面的賬表資料，不但可以看出不同訂單的成本，還可以分析出不同訂單成本的差異所在。如2號訂單和3號訂單，因為選用了不同的座椅，所以同樣的產成品成本也不同（參見圖5）。

綜上所述，在使用了ERP系統后可以迅速而準確地向管理當局提供一份訂單成本信息，為評估公司每筆銷售訂單的獲利能力提供一份詳實的基礎資料。現實情況下企業要實現成本核算的信息化，技術、物管、財務、車間等各部門間以及部門各工序間都要建立及時嚴謹的數據傳遞制度和順暢的溝通協作體系，這是成本核算準確或合理的關鍵所在。同時要建立健全完善的人力資源政策，提高人才的穩定性，激發人才的積極性和主動性。成本是管出來的，不是算出來的。倉庫管理員、領料員、車間主任、班組長、具體的崗位操作工，是成本數據的來源和傳遞者，他們才是降低成本的主要責任者，而財務人員則應是全廠成本管理的組織者。基礎數據的準確性和及時性是訂單式成本核算能否發揮效力的關鍵要素。