行政事業(yè)單位固定資產管理系統的設計

［摘 要］ 行政事業(yè)單位的固定資產是其履行行政職能的物質基礎。利用計算機網絡技術所開發(fā)的固定資產管理系統，以整合實物、財務為開發(fā)目標，通過計算機網絡平臺建立數據共享機制，優(yōu)化資產管理流程，提高資產管理效率。本文介紹固定資產管理系統的設計方法。

［關鍵詞］ 固定資產；資產管理；資產卡片；計提折舊；資產增減

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）23-0030-04

1 引 言

固定資產是指使用期限超過1年，單位價值在規(guī)定標準以上，并且在使用過程中保持原有物質形態(tài)的資產，包括房屋及建筑物、機器設備、運輸設備、工具器具等。固定資產一般在一個單位的資產總額中占有相當大的比重，是行政事業(yè)單位履行行政職能的物質基礎。如何提高固定資產管理效率，減少固定資產流失，既是行政事業(yè)單位樹立“資產管理與資金管理并重”的新理念，也是政府高效行政的需要。固定資產是行政事業(yè)單位物資管理和財務管理的重要組成部分，是一項較復雜的系統工程。隨著行政事業(yè)單位各項改革不斷深化，對行政事業(yè)單位的固定資產管理工作也不斷提出新的要求。為了實現行政事業(yè)單位固定資產管理 “科學化、規(guī)范化、信息化”的工作目標，減少國有資產流失，提高固定資產管理工作效率，針對有的行政事業(yè)單位使用的固定資產管理軟件功能不太完善、數據共享性不高、業(yè)務辦理仍較煩瑣等問題，開發(fā)了一個基于計算機網絡平臺的固定資產管理系統。該系統緊密結合用戶單位固定資產管理的實際情況，以計算機網絡平臺作支撐，并在這個平臺上收集、處理、傳遞并交換信息，不僅給每個工作者提供更為便捷的信息處理方式，同時大大提高了固定資產管理部門的辦公效率和管理水平，使資產管理趨于自動化、規(guī)范化。本文介紹該系統的設計開發(fā)過程。

２ 系統特點

2. 1資產管理的科學化

利用計算機網絡平臺，實現資產管理各環(huán)節(jié)的無縫對接，形成實物、財務的相互配合和相互監(jiān)督制約機制，將所有實物、財務信息均置于系統管理之下，減少老系統中部分手工操作環(huán)節(jié)，使資產管理更加科學、規(guī)范、透明。

2. 2資產管理的高效率

針對老系統數據共享性不高、業(yè)務辦理仍較煩瑣等問題，新系統使用計算機網絡技術，將所有的數據錄入、資產管理、信息交流及業(yè)務審批等工作流程均置于同一網絡平臺上，利用該網絡平臺可以隨時查看資產管理信息，出具資產管理報表，分析資產管理現狀，調控資產管理方案。由于網絡辦公的便捷性，使得資產管理效率大大提高，為決策者提供實時、準確的固定資產管理信息。

2. 3資產記錄的完整性

由于老系統中對已審核的資產均采用簡單的刪除處理方法，往往導致資產的變動備案無據可查，新系統對已審核的資產均采用備案保存方式，而不是進行簡單刪除，以保證資產記錄的完整性。在變動備案中使得資產變動記錄的變化有據可查。

2. 4資產業(yè)務的自動審批

系統所提供的資產業(yè)務自動審批功能，能夠自動處理資產管理各職能部門所需要的各項審批業(yè)務，如：待審批業(yè)務、已審批業(yè)務等多個審批功能選項。

2. 5資產狀態(tài)的預警提示

系統所提供的預警平臺，可自動對各種處于臨界狀態(tài)的資產進行預警提示，大大提高了資產管理的有效性。

3 系統體系結構

系統采用客戶機/服務器（Client/Server）體系結構。在 C/S 結構的網絡中，工作分別由服務器和客戶機完成。所有的客戶機與數據庫服務器相連，服務器負責管理數據庫的訪問，對數據庫進行檢索和排序，此外還要對數據庫的安全進行加鎖保護。C/S 結構是資產管理系統的重要支撐平臺，為整個系統協調工作、安全運行發(fā)揮了重要作用。該系統體系結構如圖1所示。

在上述網絡平臺上，當各個部門的客戶在工作站上通過請求的方式提出了所需要的服務時，服務器不必關心客戶程序的功能，只需響應請求就行。大量的數據處理工作都交給了服務器來完成。在 C/S 模式中，要求服務器的硬件必須具有足夠的處理能力來完成客戶端的各種請求。這樣，網絡交通量及響應時間都能大大下降，網絡的有效負荷和運載量都大大提高，而網絡帶寬的要求也隨之降低。

4 系統實現

4. 1開發(fā)工具選擇

系統前臺開發(fā)工具為PowerBuilder 企業(yè)版，輔助開發(fā)工具為Office 2005等，操作系統為Windows XP。數據庫管理系統為Microsoft SQL Server 2000。

4. 2系統功能設計

系統功能模塊如圖2所示。

4. 2. 1系統管理

系統管理模塊主要實現系統登陸管理、權限分配、日志處理等系統應用功能，因此，系統管理模塊是本系統的一個核心模塊。

系統登陸管理主要是在系統登陸時，根據用戶名和密碼的輸入判別是否為系統的合法用戶，若為合法用戶還需進一步審核其權限。權限分配將用戶分為以下幾類：（1）普通用戶：系統只授予其查詢資產的權限；（2）普通管理員：所擁有的權限為對自行管理的資產設備的信息錄入、數據修改、查詢等權限；（3）高級管理員：負責整個固定資產管理系統的管理工作，擁有用戶管理、權限分配、對所有資產管理數據的錄入、修改、查詢、資產劃撥、調出、歸還、維修、折舊計提、報表處理等操作權限。高級管理員一般是資產管理部門的管理者。為了保證資產管理的安全性，用戶只有在得到上述系統授權的情況下才能進入系統，并在系統中進行相關的操作；否則，未經授權進入系統則被視為非法。

4. 2. 2資產管理

資產管理模塊主要實現固定資產卡片的數據輸入，固定資產的增減與計提折舊的月份初始化，日常固定資產卡片、折舊計提等文件的備份以及系統恢復等操作。

固定資產在管理前，必須要對固定資產管理系統中涉及的相關信息進行基礎設置管理。即對現有的固定資產進行分類、編號，確定固定資產卡片和固定資產登記簿的內容。基礎設置管理包括資產編碼設置、資產類別設置、部門設置、折舊方法設置、折舊科目設置、增減方式設置、賬套信息設置等。在基礎設置管理的基礎上，將現有固定資產數據輸入系統，建立系統主文件，用以反映固定資產的增減變化［１］。

4. 2. 3資產增減

資產增減模塊主要接受固定資產的增加、減少以及修改等變動記錄。其中修改是指對資產使用部門的變更或月折舊增減變動等項目進行操作。

資產增加處理主要是對固定資產的增加進行管理，包括編制、修改和審核固定資產增加表。編制固定資產增加表，是根據資產管理部門提供的新增資產的單據。修改固定資產增加表，是對已錄入的固定資產增加數據出現錯誤的情況下，僅就錯誤數據進行修改。修改固定資產增加表時，先找到需要修改的錯誤記錄，經核實后進行修改或刪除操作。審核固定資產增加表，主要由審核人員逐筆檢查制單人員所錄入固定資產增加的數據，并逐筆審核。審核通過后，由系統自動輸入審核員的名字，表示該固定資產增加表的數據已通過審核。通過審核的固定資產增加的數據可自動存儲到固定資產數據庫中。

資產減少處理方法基本上與資產增加處理方法相同。

4. 2. 4計提折舊

計提折舊模塊主要實現的功能是按月計提折舊。計提折舊一般于月末進行，系統根據日期函數，用上月固定資產的增減文件和計提折舊文件來計算本月計提折舊，并將各類固定資產的計提折舊匯總，以使用部門為關鍵字寫入折舊文件中。由此生成各筆轉賬分錄的借方科目和借方金額。

本系統計提折舊采用雙倍余額遞減法，該方法計提折舊的固定資產是在不考慮固定資產殘值的情況下，根據每期期初固定資產賬面余額和雙倍分直線法折舊率計算固定資產。

4. 2. 5資產處置

對于報廢、報損、劃撥、丟失、出售的固定資產，資產處置模塊對資產處置業(yè)務提供處置單據，詳細記錄處置資產類型、處置原因、處置單位、處置部門及人員和資產的其他相關情況。打印資產處置報告單，提交相關管理部門審核以及財務部門審核備案，同時將該資產從所屬資產庫中注銷。為了防止了固定資產的意外流失，此環(huán)節(jié)應有較嚴格的相關管理部門審核措施，對資產處置進行有效監(jiān)控。

4. 2. 6資產清查

資產清查主要是定期對系統內的資產進行盤點，用以核對財務賬面資產和實物資產是否相符，即以賬對物、以物對賬。系統通過條碼采集技術，自動收集資產實物數據，并自動對比實物數據與賬面數據，分析盤盈盤虧情況，實現準確的資產盤點清查。除此之外，還可以對指定單位、資產使用者、特定地點的資產進行清查。

4. 2. 7資產查詢

資產查詢功能主要實現資產報表和資產單據的查詢功能。報表查詢主要是為用戶提供對資產明細信息或者資產匯總信息的查詢，查詢內容主要包括資產明細余額查詢、資產折舊情況查詢、資產登記簿、資產卡片、資產匯總表、部門明細折舊表以及對逾齡資產等信息。單據查詢主要是為用戶提供日常業(yè)務的查詢，主要包括增加資產、減少資產、資產原值變動、資產內部調撥以及資產狀態(tài)發(fā)生變化的各種原始記錄情況。

4. 2. 8報表打印

固定資產管理系統的主要設計目標是實現各類固定資產賬表的打印輸出，賬表的打印輸出主要由報表設計模塊實現，故該模塊是系統中一個重要的組成部分。報表設計模塊對整個系統的數據進行最后的加工處理，直至輸出最終的報表數據，以供管理者決策參考。

為保證輸出報表準確、及時、實用，在系統的輸出設計中采用了打印之前的預覽和確認之后的打印表格輸出形式，并能夠輸出資產管理的直方圖等各種統計圖，使顯示效果更加直觀。

4. 3系統數據流圖

為了使系統能達到業(yè)務管理要求，首先要對系統的數據流進行分析。系統的數據流主要由固定資產管理的工作流程和數據來源確定。

4. 3. 1資產管理工作流程

根據有關固定資產使用部門提供的憑證資料，將有關數據準確登記入固定資產卡片和登記簿。首先在系統建立時登記初始資料，以后按固定資產變動時間的先后，登記固定資產的增減、折舊、修理等內容，進行匯總，并將記賬憑證轉賬務處理子系統進行總賬登記。因此，固定資產管理系統的主要任務是明細分類管理。

4. 3. 2數據來源

固定資產管理的數據主要來源于以下幾個方面：（1）由固定資產管理部門提供的現有固定資產有關資料；（2）購建固定資產或外單位投入時，有關付款單、交接單、驗收單等憑證；（3）固定資產出售、報廢清理或投資轉出的有關申報單、交接單、收付款等憑證；（4）固定資產擴建、改建或出租、內部變動等有關資料；（5）計提折舊和預提或待攤修理費的計算表、修理費支出等憑證；（6）固定資產清查報告單的盤盈、盤虧資料。

4. 3. 3數據流圖

根據固定資產管理過程和數據來源分析，可設計如圖3所示的系統數據流圖。

4. 4數據庫設計

使用固定資產管理系統，需要大量的數據。設計一個良好的資產管理數據庫系統，不僅可以提高資產管理的運行效率，還能使數據具備良好的完整性。通過對固定資產管理過程和業(yè)務流程的分析，本系統建立了若干個相互關聯的數據庫表［２］，主要有：固定資產臺賬表、固定資產明細表、累計折舊明細表、固定資產臨時表及內部轉賬表［３］等。

固定資產臺賬表屬性：日期、資產編號、資產名稱、規(guī)格型號、資產類別、計量單位、數量、購置日期、使用日期、使用年限、入賬日期、資產來源、資產原值、資產凈值、月折舊額、累計折舊、資產殘值、計提、使用部門、變更記錄、制造廠家、備注。

固定資產明細表屬性：日期、憑證號、摘要、明細科目、對應科目、金額、方向、資產編碼、備注。

累計折舊明細表屬性：日期、憑證號、摘要、明細科目、對應科目、金額、方向、資產編碼、備注。

固定資產臨時表是在固定資產臺賬表的基礎上增加了以下字段：摘要、借方科目、貸方科目、借方金額、貸方金額。

內部轉賬表屬性：日期、憑證號、摘要、借方科目、貸方科目、借方金額、貸方金額、轉入目的、過賬、操作員、備注。

5 結束語

行政事業(yè)單位的固定資產是國家財產的重要組成部分，設計一個良好的固定資產管理系統，不僅能使國有資產保值增值，同時使得國有資產的管理更加規(guī)范、透明，從而有效減少國有資產流失，提高國有資產的利用率。為此筆者認為，系統設計時，設計者應與用戶單位反復溝通，了解用戶資產管理需求，摸清資產現狀，并要求對現有資產進行詳細分類編碼。另外，數據庫設計是系統設計的一個重要環(huán)節(jié)，它記載了大量的資產相關信息，設計時必須耐心細致。

主要參考文獻

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[3] 孟浩. 會計電算化操作技術[M]. 合肥:中國科技大學出版社，1996.

[4] 柏學東. 會計電算化實用教程[M]. 南京:南京大學出版社，2001.