信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)因素識別探討

［摘 要］ 技術(shù)因素只是信息系統(tǒng)成敗的原因之一，管理和組織的因素往往起到更大的作用。因?yàn)橄到y(tǒng)建設(shè)過程正是一個組織變動的過程。探討信息系統(tǒng)的建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)因素，提供優(yōu)化的項(xiàng)目管理策略，減少延期，低質(zhì)量，高成本一直是人們所關(guān)注的問題。本文針對大量的信息系統(tǒng)由于沒有取得預(yù)期的效果或者根本不能用而被判為失敗的現(xiàn)狀，分析信息系統(tǒng)開發(fā)成敗的因素。

［關(guān)鍵詞］ 信息系統(tǒng)；風(fēng)險(xiǎn)因素

［中圖分類號］F270.7；TP165［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）23-0070-03

在企業(yè)面臨著全球化市場競爭的同時(shí)，很多企業(yè)把信息技術(shù)作為一種戰(zhàn)略資源，通過采用先進(jìn)的信息技術(shù)和信息系統(tǒng)改造企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、管理方式、生產(chǎn)和銷售運(yùn)作流程，以達(dá)到降低成本、提高質(zhì)量、擴(kuò)展市場，使企業(yè)能夠在快速的變化環(huán)境中適應(yīng)市場的目標(biāo)。IT和IS正從各層面推動著社會從工業(yè)經(jīng)濟(jì)到信息經(jīng)濟(jì)的變遷，改變著信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的市場競爭規(guī)則。

但同時(shí)，我們看到的是，信息系統(tǒng)的效益和風(fēng)險(xiǎn)同在，并且，信息系統(tǒng)規(guī)模越大，投資越多，對于企業(yè)的變革就越大，那么其風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加。信息系統(tǒng)開發(fā)成功意味著按既定要求交付符合用戶和組織需求的系統(tǒng)。歷史上倫敦股票交易所信息系統(tǒng)的失敗不是個別的現(xiàn)象，幾乎在每個組織的信息系統(tǒng)建設(shè)中都不同程度地遇到過類似的問題：如花費(fèi)了比預(yù)期計(jì)劃多很多的金錢和時(shí)間，使公司投資收回難以實(shí)現(xiàn)；系統(tǒng)不能正確地實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)功能，使組織中的問題不能獲得有效的解決等。

信息系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目需要有效的管理，由于項(xiàng)目實(shí)施中有相當(dāng)多的不確定因素和人為因素，使得這一過程的管理變得異常困難。如果管理不當(dāng)，就會造成許多后果，如投資嚴(yán)重超過預(yù)算；工期大大地超出了計(jì)劃；技術(shù)缺陷導(dǎo)致得不到預(yù)期的效果。信息系統(tǒng)項(xiàng)目開發(fā)中存在許多不確定性因素，大體來自于以下3個方面。

一、項(xiàng)目需求的不確定性

信息系統(tǒng)項(xiàng)目開發(fā)系統(tǒng)通常都以一個或多個真實(shí)世界為背景，這里所依據(jù)的客觀世界范圍稱為問題域，由于通過問題域建立系統(tǒng)時(shí)許多因素必須抽象和簡化，因此問題域中的不確定性常常隱含于或者不再出現(xiàn)于系統(tǒng)中，這樣就與系統(tǒng)的假設(shè)或者前提發(fā)生了矛盾，而人工系統(tǒng)卻無法對其進(jìn)行控制。如果信息技術(shù)項(xiàng)目還涉及現(xiàn)實(shí)的硬件或機(jī)械部件，則這些客觀現(xiàn)實(shí)也是產(chǎn)生不確定性的來源。

需求分析包括對問題域和問題的研究，問題域的研究產(chǎn)生企業(yè)的信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃，問題的研究產(chǎn)生信息系統(tǒng)項(xiàng)目的需求規(guī)格說明。由于只有變化是不變的，所以信息系統(tǒng)規(guī)劃階段面臨未來投資和收益的多方面不確定性。信息系統(tǒng)項(xiàng)目本身的不確定性，對于新軟件系統(tǒng)的需求，只有用戶使用過以后才能完全得到。具體來說：

（1）用戶需求難以確定。不僅不同的用戶對同一信息可能有不同的理解和解釋，從而會產(chǎn)生不同的需求，有時(shí)同一用戶也會因時(shí)間、地點(diǎn)的不同而提出不同的要求，使得用戶需求的定義難以具體地確定。

（2）工作量難以確定。用戶需求不確定是引起工作量難以確定的原因之一，更重要的原因是迄今為止仍然缺少有效的技術(shù)與方法事先估算系統(tǒng)分析與系統(tǒng)設(shè)計(jì)所需要的時(shí)間。理論研究與教學(xué)中只是分析了一些比較簡單的小系統(tǒng)，大系統(tǒng)的估算仍然缺少方法。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)也難以借鑒，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)發(fā)展很快，許多大型甚至小型系統(tǒng)也都是“首次開發(fā)”，并且沒有先期經(jīng)驗(yàn)可供借鑒。估算的計(jì)劃往往與實(shí)際相差很大，不準(zhǔn)確的計(jì)劃會直接影響到實(shí)施過程的控制，導(dǎo)致時(shí)間的拖期、預(yù)算的突破，甚至系統(tǒng)的失敗。

二、項(xiàng)目設(shè)計(jì)實(shí)施的不確定性

如果系統(tǒng)實(shí)施過程管理不善，信息系統(tǒng)開發(fā)的各個階段都有可能出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。表1列出的是一些典型問題。

（1）技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。信息系統(tǒng)項(xiàng)目的現(xiàn)實(shí)性要求嚴(yán)格絕對地反映客觀世界，而抽象性又使得各階段的轉(zhuǎn)換沒有可以遵循的規(guī)范，至今信息系統(tǒng)項(xiàng)目開發(fā)還不能像傳統(tǒng)建筑項(xiàng)目那樣將設(shè)計(jì)和施工完全分離，人們很難確定需求規(guī)格說明對后續(xù)設(shè)計(jì)是否是完整的、充分的。

由于設(shè)計(jì)上的缺陷，系統(tǒng)功能不能滿足用戶的基本需求。比如，響應(yīng)速度慢，達(dá)不到用戶要求；提供的信息不明確，不便于理解和使用；系統(tǒng)不能提高組織的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，無法改進(jìn)管理的質(zhì)量。另外，用戶接口設(shè)計(jì)不良也是常見的技術(shù)問題，如有些用戶界面設(shè)計(jì)得過于復(fù)雜，屏幕排列混亂，容易誤操作；菜單嵌套層次太深，排列不合理，操作順序煩瑣，造成用戶不便于使用，甚至不愿意使用。數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)不良是更為嚴(yán)重的技術(shù)問題，存在有害的數(shù)據(jù)冗余，缺少數(shù)據(jù)完整性控制，代碼設(shè)計(jì)不周全等都會成為系統(tǒng)潛在的威脅。

重用在項(xiàng)目級上可理解為項(xiàng)目的升級、維護(hù)，在部件級上可理解為采用部分外購成品或子系統(tǒng)，在過程級上可理解為結(jié)構(gòu)的重用或代碼的重用，但也難以回避來自于技術(shù)方面的風(fēng)險(xiǎn)。雖然重用是提高勞動密集型任務(wù)生產(chǎn)率的重要手段，但是在重用時(shí)如何確定現(xiàn)有構(gòu)件可滿足當(dāng)前任務(wù)的要求？如何有效說明重用構(gòu)件的接口？另外，如果文檔記錄不足，如何進(jìn)行逆向工程？諸多問題都會表現(xiàn)出不確定性。

（2）進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)。在信息系統(tǒng)實(shí)施過程中進(jìn)行項(xiàng)目管理、控制項(xiàng)目進(jìn)度、確保整個實(shí)施過程能夠按照預(yù)計(jì)的時(shí)間表進(jìn)行，對項(xiàng)目的成敗至關(guān)重要。系統(tǒng)不能按期交付是引起用戶抱怨的最常見的原因之一。大多數(shù)系統(tǒng)都不能如期交付，或者留有“尾巴”，常常許諾用戶“未完成的功能將在下一版中完成”。實(shí)施工作不能按計(jì)劃完成的原因有兩個方面：計(jì)劃制訂得不合理；實(shí)施中遇到了意外，但是又無法有效地“趕工”，以彌補(bǔ)延誤的工期。

系統(tǒng)實(shí)施的計(jì)劃工期常常訂得偏短，這可能是迫于用戶的壓力，因?yàn)橛脩粢话愫茈y接受過長的開發(fā)周期；也可能是由于計(jì)劃的制訂者的盲目樂觀，現(xiàn)代信息系統(tǒng)的技術(shù)在快速地更新，規(guī)模也越來越大。網(wǎng)絡(luò)的普及又增加了復(fù)雜程度，這些都使得計(jì)劃者的經(jīng)驗(yàn)不斷過時(shí)。

與許多工程項(xiàng)目的實(shí)施不同，信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施一旦發(fā)生延誤，就很難以彌補(bǔ)。對于工作量一定的工程項(xiàng)目（一般用人·月表示）通常只要增加實(shí)施過程的人員，就可以有效地縮短工期和進(jìn)行趕工。但是在信息系統(tǒng)項(xiàng)目中靠增加人力來縮短工期效果十分有限。因?yàn)樗袇⒓娱_發(fā)的人員之間總是需要經(jīng)常地大量地進(jìn)行溝通，這種溝通所耗費(fèi)的資源，隨人數(shù)的增多會按指數(shù)關(guān)系上升，有時(shí)增加人數(shù)以后反而會產(chǎn)生更多的混亂與返工，最后造成更大的延遲，除非對這些人經(jīng)過長期的很好的培訓(xùn)。

（3）成本風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)的實(shí)施成本通常包括：硬件費(fèi)用、軟件使用許可費(fèi)用和軟件培訓(xùn)費(fèi)用、實(shí)施咨詢費(fèi)用及維護(hù)費(fèi)用等。一般實(shí)施咨詢費(fèi)用是軟件使用許可費(fèi)用的1.5～2倍。在實(shí)施過程中，如何合理分配實(shí)施費(fèi)用，結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度和時(shí)間安排，將實(shí)施成本控制在計(jì)劃之內(nèi)，是每一信息系統(tǒng)實(shí)施的企業(yè)需要認(rèn)真對待的問題。不少企業(yè)由于不能按照項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃開展實(shí)施，造成時(shí)間的延誤和實(shí)施成本上升，即使最終系統(tǒng)上線，也不能符合時(shí)間和預(yù)算的要求，客觀上造成實(shí)施的不成功。

三、其他不確定性因素

管理和組織理論認(rèn)為，信息系統(tǒng)是組織的密不可分的一個組成部分，它與組織中的其他要素，如結(jié)構(gòu)、任務(wù)、目標(biāo)、人員、文化等都有著內(nèi)在的緊密的聯(lián)系，應(yīng)該完全相容。當(dāng)組織中的信息系統(tǒng)發(fā)生變化時(shí)，必然會影響到組織的結(jié)構(gòu)、任務(wù)、人員、文化等發(fā)生相應(yīng)的變化，系統(tǒng)建立的過程就是一個組織再設(shè)計(jì)的過程。如果新的信息系統(tǒng)不能與組織中的其他要素相容，將會產(chǎn)生緊張、不安、抵觸和沖突。

信息系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目本身是勞動密集型任務(wù)，而且，人的意識主宰了項(xiàng)目的目標(biāo)。項(xiàng)目的每一個階段都離不開人的參與，人的行為是難于控制和難于預(yù)測的，所以人自始至終都是最大的不確定性來源。

（1）高層領(lǐng)導(dǎo)難以及時(shí)地了解問題。壞消息向上傳遞速度較慢，報(bào)喜不報(bào)憂幾乎是所有組織中都存在的通病。實(shí)施中各階段發(fā)生的問題往往會被中層濾掉，不能及時(shí)反映到管理和決策的高層中去。這使出現(xiàn)的一些錯誤得不到及時(shí)糾正，繼續(xù)發(fā)展擴(kuò)大直至積累到難以糾正時(shí)，才報(bào)告給高層領(lǐng)導(dǎo)。這樣的案例國內(nèi)外都有很多。

（2）用戶的感受和態(tài)度容易被忽視。盡早地對用戶進(jìn)行系統(tǒng)的功能與開發(fā)方法的講解、培訓(xùn)和說明，讓他們深入地理解系統(tǒng)所有潛在的功能和可能產(chǎn)生的組織結(jié)構(gòu)與職務(wù)。崗位、職責(zé)的變化，鼓勵他們支持并參與系統(tǒng)的開發(fā)，會有力地保證項(xiàng)目的成功這一點(diǎn)常常被忽視。由于重視不夠和缺少足夠的經(jīng)費(fèi)與資源而使得培訓(xùn)工作做得不充分和完全沒有做的情況時(shí)有發(fā)生，在項(xiàng)目開始階段缺少培訓(xùn)更是常見。

（3）管理觀念的轉(zhuǎn)變。信息系統(tǒng)的實(shí)施是一個管理項(xiàng)目，而非僅僅是一個IT項(xiàng)目。不少企業(yè)高層管理人員尚未認(rèn)識到這一點(diǎn)：在選擇系統(tǒng)時(shí)僅由技術(shù)主管負(fù)責(zé)，缺少業(yè)務(wù)部門的參與；在實(shí)施系統(tǒng)時(shí)僅由技術(shù)部門負(fù)責(zé)，缺少管理人員和業(yè)務(wù)人員的積極參與；項(xiàng)目經(jīng)理由技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，高級管理人員尤其是企業(yè)的一把手未能親自關(guān)心、負(fù)責(zé)系統(tǒng)實(shí)施。由此種種現(xiàn)象，需要企業(yè)管理人員轉(zhuǎn)變認(rèn)識，加以改善。 管理觀念的轉(zhuǎn)變還體現(xiàn)在信息系統(tǒng)實(shí)施過程對企業(yè)原有的管理思想的調(diào)整上。信息系統(tǒng)帶來的不僅僅是一套軟件，更重要的是帶來了整套先進(jìn)的管理思想。只有深刻理解、全面消化吸收了新的管理思想，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況加以運(yùn)用，才能充分發(fā)揮系統(tǒng)帶來的效益。

（4）組織架構(gòu)的調(diào)整。為適應(yīng)信息系統(tǒng)帶來的改變，企業(yè)必須在組織架構(gòu)和部門職責(zé)上作相應(yīng)的調(diào)整。因此，實(shí)施信息系統(tǒng)往往需要同時(shí)進(jìn)行企業(yè)流程重組和改善的工作。在流程改組中，會涉及部門職能的重新劃分、崗位職責(zé)的調(diào)整、業(yè)務(wù)流程的改變、權(quán)力利益的重新分配等復(fù)雜因素，如果企業(yè)不能妥當(dāng)?shù)靥幚磉@些問題，將會給企業(yè)帶來不穩(wěn)定因素。

四、結(jié)束語

組織變革成功與否完全取決于系統(tǒng)專業(yè)技術(shù)人員、最終用戶和項(xiàng)目決策者三者之間能否在實(shí)施的過程中共同處理好各個階段的風(fēng)險(xiǎn)問題。信息系統(tǒng)開發(fā)時(shí)間長、耗資大、風(fēng)險(xiǎn)大，涉及管理思想、管理方法的轉(zhuǎn)變，影響因素眾多。為了加強(qiáng)對MIS開發(fā)過程的控制和管理，有必要采用工程管理辦法，實(shí)行項(xiàng)目管理，進(jìn)行MIS開發(fā)的組織、計(jì)劃和控制。即在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，針對這部分風(fēng)險(xiǎn)采取專門措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理和控制，從而最大程度地識別風(fēng)險(xiǎn)，評估風(fēng)險(xiǎn)和控制風(fēng)險(xiǎn)。

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