加強基層檔案管理工作的幾點認識

摘要：在社會事業日益發展的形勢下，檔案工作已經成為各企事業單位的重要組成部分，它的進步在一定程度上推動并維護著各企事業單位的發展。本文通過對當前檔案工作的分析，闡述了加強基層檔案管理工作的具體措施和方法。

關鍵詞：檔案管理；規范化；標準化

中圖分類號：C931.3 文獻標志碼：A文章編號：1002—2589（2008）18—35—02

檔案是對過去工作和歷史情況的記錄，它可以為工作提供備查的依據。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當事人的親筆手稿；有些還留有領導人或有關人員的親筆簽署或批示；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這些都是檔案具有憑據作用的證明。

檔案業務工作是檔案工作者圍繞檔案，利用科學的原則和方法管理檔案，為單位內部和外部服務的工作，是一個單位整體工作的組成部分，是維護單位歷史真實面貌的一項重要工作。雖然我們交通征稽單位成立時間不是很長，但是隨著征稽事業的快速發展，各單位的檔案意識逐步提高，檔案管理水平也日趨成熟。可以說，檔案信息作為一種人文資源，以其原始性、真實性、無可替代性的特點，在推動交通征稽工作中正彰現其積極的促進作用。

在日益發展的形勢下，在迅速發展的市場經濟中，檔案工作已成為各個企事業單位的重要組成部分，它在一定程度上推動并維護著各企事業單位的發展。檔案管理的現代化突出表現在檔案的信息化建設方面，它是信息時代發展的必然趨勢，走不以人的意志為轉移的。隨著資源系統局域網絡的建設，加強系統特別是基層檔案管理的現代化工作已迫在眉睫，此項工作的完成，將會把檔案載體從紙質發展為全面錄入的電子文檔，為社會提供高效率的服務。那么，在基層單位檔案管理的基礎工作應該做到以下四點。

一、提高檔案干部的整體素質

在現今的形勢下，建立一支有專業知識、有文化素質、政治強、業務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍是檔案管理工作的首要工作。

1.近幾年，專業檔案人員隊伍逐年壯大，大專以上的人數占有了一定的比例，大學本科畢業的人數也在逐年的增加，從中可以看出，檔案干部隊伍在文化知識的結構上有了很大的提高，從而為檔案事業的發展注入了新的生機。

2.盡管檔案干部人員文化知識結構上有了很大的變化，但是專業技術人員偏少，檔案的專業人員貧乏。各基層單位認為檔案工作有人就能干好，對其重視程度不夠，往往是沒有穩定的檔案人員，且更換頻繁。但是許多檔案工作，特別是基礎業務和規章制度的建設，要求檔案人員要有較長的學習時間，積累經驗，才能逐漸適應并逐步完善。這種頻繁調動，無疑造成專業技術人員偏少，專業檔案人員貧乏，必然影響到檔案工作的連續性、完整性。因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案干部的思想政治工作，解決頻繁調動的問題，建立健全必要的人員進出管理制度，必將促進檔案管理工作的持續和穩定發展。

3.加強檔案人員的進修學習工作。目前檔案部門知識老化，新技術知識貧乏，加強現有檔案人員的能力水平是提高現基層單位檔案管理水平的一項重要工作。為適應崗位發展的需要，各基層單位應多派檔案干部人員進修學習，拓寬知識面，學習新技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，從而把本單位的檔案管理工作提高到一個新的水平，以適應本單位的發展需要。

要提升基層檔案管理的層次，促進檔案工作的現代化水平，提高基層檔案人員的素質是一個很重要的因素。反過來說，有先進的檔案軟硬件配套設施擺在這里，沒有內行的人去經營、去管理，那等于竹籃打水一場空。為了適應新形勢下檔案工作的需求，應有計劃、有目的地調配或培養既懂檔案，又掌握計算機技術的專職檔案管理人員。在今后的工作中，還要不斷地學習新知識、新技術，拓寬知識面，優化知識結構，從而造就一批掌握現代科學技術的復合型檔案管理隊伍，只有這樣才能適應檔案管理事業發展的需要，實現檔案工作的現代化和信息化。

二、檔案管理的基礎工作要規范化、標準化

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文投改的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一，規范標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫拓，左側裝訂。其次，要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位是否準確，落款是否與公文一致，有無日期等。最后，公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實

施應用。

三、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值和案卷完整化、檢索利用便捷化。“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔。否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把握全宗的入口關，使不該歸檔的文件不能混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，并能夠反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

四、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好安排裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。同時，做好以上幾項工作外，還應加快數據準備以推進檔案現代化管理進程，增加檔案管理人員的計算機水平。

綜合幾點，做好基層檔案管理工作對企事業單位的工作一定會起到推動和維護工作。檔案管理作用，只有在領導重視與支持的前提下，在業務部門的指導下，通過檔案工作者的不懈努力，一定能時時有進步，年年邁上新臺階。

（責任編輯/劉惠音）