淺析醫院會計電算化環境下的物資管理

摘要：醫院的物資管理是醫院醫療活動的基礎，提高物資管理的科學性和合理性，減少浪費和庫存占用，優化物資管理流程是很多醫院面臨的重要課題。傳統的物資管理手段存在不少弊端，而會計電算化是解決這一問題的有力工具。本文介紹了會計電算化環境下物資管理的優點和流程，并分析了新形勢下會計電算化對優化醫院物資管理的重要意義。

關鍵詞：會計電算化；物資管理；優點；流程；意義

一、傳統模式下醫院物資管理的缺陷

（一）現行管理體制的弊端

多年以來的體制形成了自主管理的物資管理模式：設備科分管醫療儀器設備供應；總務科分管勞保、五金、被服、器械等供應；藥劑科庫房分管試劑和各種耗材(藥品)的供應；維修部門分管儀器零配件的供應等多部門的物資管理，各部門都配有主管領導、采購員、庫房保管員、賬目統計員等大量的管理人員，占用大量的辦公場所。這樣的自主管理方式落后，各自為營，管理程序繁瑣，部門和部門之間缺乏溝通，市場信息閉塞，只了解部分市場行情，由于有些物資難以介定分管的部門，容易造成扯皮現象。

（二）人力資源的浪費

從醫院物資管理的分類情況可以看出，每一個物資管理部門都需要配備部門主管、物資管理人員、財產賬目管理員、物資采購人員及物資設備的維修保養人員等大量人員，造成人力資源浪費和人員培訓經費的大量投入。

（三）物力資源的浪費

現行醫療衛生系統各單位為做到保障供應，都配有設備庫房和物資供應庫房，保留最合理的物資儲備量。從管理角度來看，由于各職能部門只考慮本部門要求而忽視整體需要提出計劃，以及在制定計劃后出現的一些臨時性、隨意性等不科學的人為因素，又會造成物資的積壓、利用率低甚至浪費，從而導致庫容增加。每個醫療單位都是按照這種方式儲備物資，整個醫療系統形成了大量社會資源被浪費的現象。

（四）財力資源的浪費

為了保證醫院為社會提供服務，醫院必須配置必要的人力、物力、財力，使醫院正常運行。這就要支出各類費用，如購置設備、支付人員培訓經費以及儲備各種醫用材料和物品等。如果醫療經濟資源利用不好，即選用的技術方案不佳，衛生材料消耗較多，設備和資金占用量較高，必然會顯示出不合理的經濟效果，造成資金上的浪費。

二、會計電算化環境下物資管理的優點

（一）分庫管理，統一核算

醫院的物資材料按大類分庫存放管理、采購和發放，而這些庫房屬物資統購科管理，其賬務全由物資會計統一管理。物資統購科根據醫院實際情況和管理需要下設置獨立的若干個庫房。系統憑借網絡的優勢將各個庫房的物資材料的賬務數據全部匯集到物資會計處統一處理、統一核算、匯總統計，物資的消耗統一參與醫院內部的經濟核算。

（二）計算機控制采購事務，降低庫存

在物資統購科庫房對物品設置了庫存上下限和標準存量，并以此為依據進行積壓和缺貨報告，再結合科室申領申購單，生成采購計劃，人工調整確認后打印出來。這樣基本可以實現“零庫存”，避免了庫房物資積壓和浪費，此外，計算機可以方便地查詢到不同的物品及同種物品的不同價格，可以據此進行必要的市場調查，嚴格控制價格。對一些耗量大、周轉快的物品，統購科通過市場調查或直接從廠家獲得信息，以最優惠的價格，完好的品質進購，既節省了資金，又體現一切以病人為中心的服務導向。

（三）網上物資申領，提高效率

各病區或科室錄入申請單，主管審核確認后，庫存管理系統將提示倉庫員有新的物資申請，倉管員錄入實發數量審核后打印出庫單，對病區申請，由工作人員將物資配送至各病區，部門主管在出庫單上手工簽審。各部門通過電腦網絡申請物資，由于無須醫護人員往返倉庫，而直接由工作人員配送，可節省科室大量的時間，使后勤服務工作更加落實到位。

（四）計算機庫存管理，提高準確性

庫存物資實行電算化后，入庫、出庫單據不再由手工填寫，而是履行有關手續后由計算機打印入庫單、出庫單。這樣就避免了物品不入庫就被領取和領取物品不填出庫單的現象。月末由計算機操作人員打印出月末庫存物資的賬目同實物一一核對，做到了賬實相符、賬帳相符；打印出各科室領取物品匯總表，以便科室核對；打印出采購的各供貨單位物品的匯總表，便于與各供貨單位清算結賬；醫院成本核算部門通過網絡月末可準確及時取得各科室領取物品的金額，提高了核算的準確性。

三、會計電算化環境下物資管理的流程

（一）物資采購流程

倉庫根據物資的上期消耗量或庫存的多少生成本期采購計劃，計劃采購單由科主任進行電腦審核后發送至采購中心進行審定。采購中心可對采購計劃單的實際采購數進行審核修改。并以EXCEL格式通過EMAIL或文件拷貝的方式發送給供應商，有條件的供應商可直接在該表內填入進價，再反饋回至醫院導入計算機采購系統，亦可由人工錄入；系統按最低價和本地優先的競價原則自動生成物資采購表，打印并傳真，至相應公司后即完成了整個采購流程。

（二）物資申領流程

各病區或科室按物資代碼錄入申請單。主管審核確認后，庫存管理系統將自動提示倉管員新發送的物資申請單。倉管員需錄入實發數量審核后打印出庫單，對病區申請，由工作人員將物資配送至各病區，部門主管在出庫單上手工簽審。各病區可在系統中查詢庫存的收發存情況。病人使用材料及科室消耗的材料都需要錄入系統內，方可正確統計庫存的期末數。各部門通過計算機網絡申請物資，可節省科室大量的時間，使后勤服務工作更加落實到位。

（三）在用物資信息的建立流程

貴重儀器在領用出庫時將自動生成記錄，該記錄包括了領用日期及領用保管人員等信息。資產編碼與物資編碼一致，系統可打印條碼隨同貴重設備一起出庫，在報損、折舊、調撥、報廢、維修等業務發生時即可按該條碼進行錄入管理。出庫時生成的資產記錄在資產管理模塊內需經管理人員審核確認，方可進入在用狀態，對于已在用的資產亦可在資產管理模塊內錄入。在用物資的自動建卡方式大大地提高了設備管理部門的工作效率。

四、會計電算化對物資管理的重要意義

（一）減輕物資管理人員的勞動強度，提高了工作效率

物資管理工作是一項非常繁雜的任務，在手工操作時期，各種數據的計算、核對、分類、歸集、分配、匯總、分析等，工作量非常大。實現會計電算化以后，一些繁瑣的工作充分利用了計算機的優勢，使工作變得簡單而輕松。

（二）保證數據的準確和完整，提高了物資管理效率

實際工作中物資管理人員的人為錯誤不可避免，而計算機只要系統內部程序設計正確，不會出現計算上的錯誤。同時，可以對基礎數據進行匯總、分析，減少了手工操作中反復記賬、對賬的過程，快捷簡便。由于從物資的采購渠道到物資的供應全過程是基于網絡環境的管理，物資系統可以進行各種物品消耗分析、采購分析以及打印各種月結賬務報表，不但為管理者提供科學有效的物資分析，也把會計、保管員從繁瑣的賬務處理中解放出來。

（三）降低藥品、物資庫存，加速資金周轉

在傳統的物資管理模式下，家底不清、資產管理混亂的現象比較普遍。通過應用物資管理、藥品管理系統后，可以及時了解藥品、物資的購入、發出和結存等信息，從“終端管理”轉為“過程管理”。實行物資統購統管后，物資的采購、入庫出庫可以隨時查詢，并根據庫存情況由計算機自動生成或人工編制進貨單，既保證了臨床一線的使用、又避免了庫存積壓和資金占用，從而提高了采購資金的循環利用率。

（四）擴大醫院財務工作外延，提高財務管理水平

現在醫院財務工作及有關的各項統計工作，基本上都由信息系統完成，財務工作逐漸向廣度和深度發展，部分工作人員可轉向對數據的質量監督或對系統中的數據進行深層次的分析，以提高管理能力。現在已有部分醫院實現了從單純記賬、報賬型向核算、管理型的職能轉變，建立了完整的管理會計制度和核算工作網絡體系，從而協助醫院管理者不斷改進經營管理，降低成本費用，提高經濟和社會效益。

（五）增強宏觀調控能力，規范了物資流通秩序

從物資采購到物資流通的各個環節，都受到經濟管理的制約，把經費與物資有機地結合起來，實行計算機網絡全方位監督，增強了調控能力，從根本上改變傳統物資管理的思維定勢、管理模式和方法。物資保管糾正了采購、管理、供給、核算各環節的不可控性，從根源上消除弄虛作假、損公肥私的隱患，使財物管理科學有序。加之，網絡監控系統的全程跟蹤和嚴格的審批、請領制度，都有助于行為的自我調控和約束。

參考文獻：

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[3]陳茹杰.完善醫院會計電算化管理的思考.時代經貿，2007年第6期.

（作者單位：徐州醫學院附屬醫院）