會(huì)計(jì)信息流程的優(yōu)化

［摘 要］不同單位的會(huì)計(jì)信息需求不同，其處理流程亦會(huì)有所差異。筆者對(duì)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程與信息化流程作一比較，設(shè)計(jì)了基于信息化的會(huì)計(jì)處理流程，并加以優(yōu)化，使其符合關(guān)系規(guī)范化等原則，更趨于合理。

［關(guān)鍵詞］ 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)；賬務(wù)處理；信息流程

［中圖分類號(hào)］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2008）16-0028-03

成本及會(huì)計(jì)子系統(tǒng)的獨(dú)立性體現(xiàn)了會(huì)計(jì)對(duì)“過(guò)程的控制和觀念的總結(jié)”，表明會(huì)計(jì)通過(guò)價(jià)值反映企業(yè)的資金流，同時(shí)又產(chǎn)生大量的信息流。不同單位的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能會(huì)有所差異，其處理流程亦不同，筆者對(duì)此加以研究。

1 傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程與信息化流程的變化

數(shù)據(jù)處理方式從手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒僮骱?，傳統(tǒng)（手工）會(huì)計(jì)產(chǎn)生了一系列變化［1］。以記賬憑證賬務(wù)處理程序?yàn)槔鋮^(qū)別如下：（1）手工系統(tǒng)中，其賬務(wù)處理程序基本流程是原始憑證→記賬憑證→賬簿→報(bào)表，這是由于報(bào)表的編制必須依賴序時(shí)分類的賬簿記錄，而不可能根據(jù)零星的業(yè)務(wù)來(lái)編制。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化后則擺脫了手工的限制，可根據(jù)憑證直接匯總得到發(fā)生額等數(shù)據(jù)，其流程變?yōu)閼{證→報(bào)表。（2）手工系統(tǒng)的核心在于對(duì)賬，計(jì)算機(jī)則強(qiáng)調(diào)錄入數(shù)據(jù)的完整和真實(shí)。在手工方式下，總分類賬與明細(xì)分類賬是平行登記的（這種做法與數(shù)據(jù)的兩次錄入非常相似），平行登記的賬簿需定期核對(duì)，當(dāng)不存在數(shù)據(jù)錯(cuò)位、漏記、串戶、重復(fù)登賬等錯(cuò)誤時(shí)，其結(jié)果應(yīng)是相符的。信息化后，由于數(shù)據(jù)的來(lái)源相同，明細(xì)賬與總賬之間的核對(duì)工作就沒(méi)有必要了。但是，如果輸入了錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)或者輸入過(guò)程中產(chǎn)生的差錯(cuò)沒(méi)有得到糾正，則得不到正確的輸出；因此，對(duì)于新輸入的數(shù)據(jù)，應(yīng)先將其存儲(chǔ)于臨時(shí)憑證文件中，只有經(jīng)過(guò)檢測(cè)后，才作為正式的會(huì)計(jì)資料轉(zhuǎn)存起來(lái)。（3）手工系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)的大量重復(fù)，信息化則強(qiáng)調(diào)發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)越性。會(huì)計(jì)憑證是賬務(wù)處理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源，從一定的意義上說(shuō)，它所包含的信息量幾乎等于各種明細(xì)賬、總賬及會(huì)計(jì)報(bào)表所包含的信息量之和；亦即，從信息量的角度來(lái)看，后者并沒(méi)有比前者增加什么。但由于手工處理設(shè)置了明細(xì)賬、總賬等環(huán)節(jié)，使得記賬憑證上的數(shù)據(jù)被多次轉(zhuǎn)抄。同一數(shù)據(jù)的大量重復(fù)，不僅造成存儲(chǔ)浪費(fèi)，還極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致。手工會(huì)計(jì)下，常出現(xiàn)賬證不符、賬表不符的現(xiàn)象，這與手工方式下數(shù)據(jù)的大量重復(fù)有直接關(guān)系。信息化后，根據(jù)關(guān)系規(guī)范化原則［2］，各種賬簿不再作為專一的存儲(chǔ)，僅僅變?yōu)橄到y(tǒng)的不同輸出，既簡(jiǎn)化了設(shè)計(jì)，又節(jié)約了資源。（4）原系統(tǒng)信息提供不及時(shí)。信息化后，由于計(jì)算速度很高，可以隨機(jī)輸出任一會(huì)計(jì)信息，因此會(huì)計(jì)信息的時(shí)效性大為提高。尤其當(dāng)月末或年末，因?yàn)榘l(fā)生調(diào)賬事項(xiàng)而不能夠及時(shí)結(jié)賬時(shí)，將下一期的會(huì)計(jì)憑證輸入到臨時(shí)憑證文件中，并不影響當(dāng)期未結(jié)賬會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確性。

2 基于信息化的流程設(shè)計(jì)及其優(yōu)化

圖1是某生產(chǎn)單位的會(huì)計(jì)信息流程示意，整個(gè)系統(tǒng)由5部分組成：第一部分是各個(gè)獨(dú)立核算子系統(tǒng)，包括工資核算、材料核算、固定資產(chǎn)核算、成本核算、銷售核算等，分別完成各個(gè)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析；第二部分是賬務(wù)處理部分，主要完成初始化、憑證的輸入、審核、記賬、結(jié)賬、銀行對(duì)賬、跨年記賬以及往來(lái)管理、項(xiàng)目管理、部門核算、領(lǐng)導(dǎo)查詢等功能；第三部分是自動(dòng)轉(zhuǎn)賬部分，解決各個(gè)子系統(tǒng)和賬務(wù)系統(tǒng)之間的控制和數(shù)據(jù)傳遞；第四部分是內(nèi)部評(píng)價(jià)與監(jiān)測(cè)，通過(guò)價(jià)值核算達(dá)到對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)“過(guò)程的控制和觀念的總結(jié)”，利用價(jià)值指標(biāo)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、預(yù)測(cè)未來(lái)、輔助決策，主要包括進(jìn)銷運(yùn)存管理、合同管理、勞動(dòng)統(tǒng)計(jì)管理等功能；第五部分是財(cái)務(wù)報(bào)告，分別向各利害相關(guān)者提供財(cái)務(wù)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表以及主營(yíng)業(yè)務(wù)收支明細(xì)表、利潤(rùn)分配表、應(yīng)交增值稅表等報(bào)表和財(cái)務(wù)分析報(bào)告。

上述各個(gè)部分之間存在極其緊密的聯(lián)系，不僅存在數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系，而且存在系統(tǒng)間的控制關(guān)系，包括調(diào)用控制、時(shí)序控制等。

上述流程中，消除了原始系統(tǒng)中的賬簿等數(shù)據(jù)重復(fù)存儲(chǔ)的部分；實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)采集輸入的自動(dòng)化，尤其自制憑證部分的數(shù)據(jù)來(lái)源；自制轉(zhuǎn)賬憑證直接記賬，不再審核，遵從“上游審核過(guò)的數(shù)據(jù)沒(méi)必要在下游進(jìn)行二次審核”的設(shè)計(jì)原則；增加了預(yù)測(cè)未來(lái)、輔助決策部分，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享；各部分之間的數(shù)據(jù)傳遞、調(diào)用盡量實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制而非人工控制。

主要參考文獻(xiàn)

［1］ 張世舉 等． 計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)學(xué)［M］. 北京：石油工業(yè)出版社，2001.

［2］ 李俊德． Visual Foxpro⒍0 入門與應(yīng)用實(shí)例［M］. 北京：清華大學(xué)出版社，1999．