秘書國家職業資格鑒定的現狀與就業前景

摘要：秘書國家職業資格鑒定制度的實施，廓清了秘書職業的社會定位以及秘書職業的內涵。文章對秘書國家職業資格鑒定的新特點、秘書崗位的社會需求與就業前景進行了分析。

關鍵詞：秘書；職業資格；鑒定；職業標準；職業發展

秘書職業資格認證作為原國家勞動和社會保障部推出的第一批全國統考的資格認證職業，在人才市場需求變化、辦公管理技術變化要求對考試內容和形式的不斷改革中走向成熟，考試逐步實現了理論與實際需要相結合，環境模擬、崗位模擬和任務驅動三位一體的模式。

為了真正實現職業技能鑒定中“普遍提高職業素質”的目標，秘書職業資格考試將從全國統一考試過渡到地區組考，從卷庫備考過渡到題庫備考，希望入職秘書崗位者在經過培訓后可從更加便捷的渠道進入就業領域。

秘書國家職業資格鑒定的新特點

目前，秘書資格鑒定考試已普及至全國29個省、市、自治區，考生數量逐年上升，至2006年11月止，全國參加鑒定人數超過50萬人次。

參加鑒定人員的結構變化考生來源結構發生可喜變化，參考人員知識結構由過去的以秘書、文員、內勤等的單一知識結構逐步變為技術加管理的雙元知識結構。目前，秘書職業鑒定以在校學生為主，其次是為提高業務技能水平而上崗培訓的在職秘書人員；第三是擇業、待業人群。參加鑒定人員的增加，起到了進一步提升和優化行業內勞動者素質和勞動就業技能的作用。

資格鑒定標準的調整《秘書國家職業標準》（2006版）（下稱《標準》）以《中華人民共和國職業分類大典》為依據，在充分考慮經濟發展、科技進步變化對秘書職業影響的基礎上，對秘書職業的活動范圍、工作內容、技能要求和知識水平作出了新的明確規定。總體包括職業概況、基本要求、工作要求和比重表四個方面。主要變化是：《標準》根據秘書職業技能要求的特點，把工作要求重新分為辦會、辦事、辦文三個模塊，從而更加明確了秘書工作的基本技能范圍和內容；同時，對秘書工作的程序化特點在工作內容的分級表述中照顧到其內在聯系，以引導學習者建立對秘書工作內容的整體認知（如把會議管理劃分為會前、會中、會后）；對能力要求和相關知識的表述也更為具體。

考核方案、比重與目標2006年、2007年，秘書國家職業資格統一鑒定考試試卷由兩個卷冊構成。卷冊一為基礎業務素質部分，包括職業道德和秘書基礎知識，考試題型為單項選擇和多項選擇題；卷冊二為秘書技能操作部分，包括案例分析和工作實務，案例分析和工作實務分別以“情景錄像”和工作任務的形式呈現。獲得二級資格還需進行綜合評審。理論知識考試和技能操作考核時間分別為90分鐘和120分鐘，均實行百分制，成績都達到60分者為合格。

鑒定的發展趨勢首先，秘書全國統一鑒定工作，經過各級勞動保障部門幾年來不懈的宣傳推動，社會影響力不斷擴大，已經成為我國職業資格準入制度中的重要環節，已被廣大社會勞動者和用人單位所認同。其次，國家職業資格鑒定工作網統一考試遠程監控平臺已經發揮作用，監控面積逐年擴大，監控質量穩步提高。作為預防考試作弊有效手段之一的遠程監控平臺，對進一步提高鑒定質量、管理水平，提高全國統一鑒定的公平性、公正性和權威性，對科學規范考試管理，起到了不可替代的作用。再次，智能化考試試點所獲得的相關信息為實現無紙化在線考試提供了參考，采用智能化考試是正在積極探索的一種考試趨勢。智能化考試能夠在保障考試公平、公正的同時，提高考務管理工作效率，降低考務成本。秘書職業開展的智能化考試試點工作，為縮短卷考向無紙化考試轉換的過渡期提供了有參考價值的信息。最后，鑒于以往社會對秘書職業的偏見和我國高等院校秘書專業日漸萎縮的狀況，秘書國家職業資格鑒定制度的實施，廓清了秘書職業的社會定位以及秘書職業的業務內涵，成為促進就業、促進專業發展和提升人才素質的重要動力。

秘書崗位的需求與就業前景

人才市場調查顯示，在北京和其他經濟發達城市，近五年來，與秘書崗位相關的人才需求都居于前5～10位中。具體來看，國內中小私營企業需要的主要是內勤與文員之類的人才，國內大中型企業和涉外組織用人單位需要的主要是秘書、行政助理、公關助理等。業內專家指出，由于人才類型層次的差異性與企業發展階段需求變化的不平衡性，使秘書崗位供需情況、技能要求各有不同。

（一）秘書崗位需求和就業前景分析

內勤和文員崗位只需要簡單的事務處理和文字錄入操作，中專學歷及以上的文化水平就可以勝任。這類崗位的需求量很大并呈現目前需求尚未飽和的狀態。究其原因在于兩點：第一，部分入職者學歷太低且無工作經驗，難于馬上進入工作狀態；第二，干過多年的秘書因為升至其他職位或進入其他部門，使原有崗位因缺乏合適人選而虛位以待。能夠完成綜合性辦公管理工作的復合型高級秘書人才（或稱為行政助理、高級行政管理人員）的需求領域較廣，且需求量較大，企業付出的工資成本相對較高，當然要求也高，而恰恰這部分人員的流動性也大。因此，前者的秘書崗位的入職者就要通過自我學習、深造或職業培訓以達到專業秘書的水準，而參加秘書國家職業資格培訓、鑒定就成為獲得崗位資格準入的一個較為理想的途徑。后者類型的秘書崗位入職者參加培訓、鑒定則具有提升職業等級的效果。

隨著社會各領域、各層次從業人員的職業分工更加精細，以往單純的辦公管理工作也就需要多人分工與合作才能保證效率和質量；同時，領導層的決策活動已經在決策者層面上逐步與相關的信息加工處理等輔助性活動相分離，這就促使秘書職業在各個工作領域中起到了至關重要的橋梁作用。秘書從以往人們眼里“打雜”的單純角色，逐步成為各類企業內勤管理與行政管理，特別是辦公管理的特殊人才，由此秘書的職業角色在向以管理為主轉換時，將其崗位職責描述為辦公管理或助理就不足為奇了。秘書或助理崗位不僅要求具備較強的口頭表達與文字表述能力、組織協調與分工合作能力、分析判斷能力，還要求能熟練處理辦公室綜合事務，以及對待本職工作高度的責任感和主動性。

專業秘書在我國發展的時間不是很長，但目前這支職業隊伍已經相當龐大并且成為供需兩旺的人才需求熱點。隨著社會經濟高速發展和企業競爭的日益加劇，能夠替代領導、上司承擔部分工作壓力，并具有管家角色的秘書崗位需求空間也會越來越大。

（二）秘書職業發展趨勢的理性分析

秘書主要從事辦公程序性工作的組織、管理和協調，協助上司處理辦公行政及日常事務，并為決策及其實施提供參謀與服務。它包含了從組織中的基礎文員、專職秘書到高級行政助理等一個完整的行政輔助人員系列。秘書職業類型即秘書崗位群，分為工商業企業秘書和外事秘書、機關行政秘書及黨務秘書等。

秘書作為辦公管理中承上啟下的“銀領”階層，一向為社會所關注。從前臺接待秘書到辦公室秘書、高級助理、行政總監等位置，秘書的發展空間比專業技術人員更大。

五級秘書一般包括公司前臺接待、部門事務助理等。他們的職責一般比較單一，工作技能含量要求較低，薪金相對也低，年輕是五級秘書的表面特征。四級秘書包括部門經理秘書、經理助理等處于中層管理者的秘書和中小公司的經理秘書。他們的權力和責任較大，處理各種事件的能力較強，要求其具備計算機應用能力、人際協調能力。三級秘書則包括公司首腦的私人秘書、董事會秘書、地區總裁秘書等。這是處于高級領導層周圍的要職，對領導能力、協調能力、管理能力等都需要多年甚至十幾年的積累，在職者的年齡也會偏大。

五級秘書應具備必要的素質，包括細致、周到的思考習慣；一絲不茍的工作作風；辦事條理清楚、記憶準確；忠心、誠實、不在任何時候喧賓奪主；掌握現代化辦公技術；有一定的公關能力并懂得一定的社交禮儀。四級秘書應了解企業和公司的機構設置和人員配置，熟知公文制發流程；具有相當的外語水平、獨立行文能力和溝通技巧。年輕并不是秘書的資本，領導能力、協調能力、管理能力等都需要多年甚至十幾年的培養和工作實踐。三級秘書的年齡偏大并不影響達到秘書職位的頂點，他們其中的絕大部分都曾做過管理工作。因此，三級秘書需要積累有豐富的管理經驗和閱歷。三級秘書往往是一邊干，一邊學，從而積累了足夠的經驗；他們在適當時候有可能會中途轉型。因此，三級秘書職業的發展大致會有這樣幾種前景：

行政類這類秘書可以直接過渡到行政主管、辦公室主任、綜合事務管理部主任等職位，常見于政府部門、大型企業等。主要負責公司工作計劃的制定、組織實施及日常工作管理；負責辦公室行政管理制度建設；負責公司行政事務的管理，負責重點工作的督辦、檢查、落實、反饋；負責公司對外聯絡、協調工作以及參與并實施公司的各項規章制度。

助理類這類秘書可進一步發展為總經理私人秘書、總經理助理，主要工作是協助總經理進行日常工作安排；進行日常內外事務的聯系；組織協調各部門之間的工作配合；負責總經理日常事務的辦公支持，縱橫溝通以及相關資料的管理和簡單翻譯工作。

人事類可以發展為人力資源主管，主要工作內容是遵循公司發展計劃，參與編制和落實人力資源戰略；參與設計、整合符合公司發展的組織規劃和結構；參與制定公司發展不同階段的招聘戰略并實施；參與整合、設計、實施具有競爭優勢的薪資體系；組織各種類型的培訓和設計各類人員發展計劃；參加整合、設計績效管理體系的制定，參與推進企業價值觀和企業文化以及公司員工關系的管理。

公關類這類秘書的工作內容是制定公關策劃方案并依據活動項目變化及時調整；監督、實施市場公關活動；負責客戶服務日常運作，參與各項收費指標的實施與完成；參與解決重大投訴及事件的遺留問題。與有關部門進行實時溝通，保持良好的關系，包裝公司品牌與形象；協調與其他各部門的合作。

業務類這類秘書依托跟著上司抓業務形成的閱歷與經歷，可以進一步發展為商務主管、業務經理等，主要工作內容包括各業務群組的商務運作管理工作，收集并匯總客戶、產品、銷售利潤等信息；制定、協調產品供貨計劃；解決客戶投訴；收集相關的行業市場信息，提出市場銷售方案；帶領部門成員達成業績要求等。

參考文獻：

[1]勞動和社會保障部中國就業培訓技術指導中心．秘書國家職業資格考試與實訓指南[M]．北京：中央廣播電視大學出版社，2007．

[2]孟慶榮．秘書職業技能實訓教程[M]．北京：清華大學出版社，2007．

作者簡介：

任雪浩（1972—），男，山西汾陽人，天津工程師范學院校長辦公室副主任。