試論檔案整理的虛擬化趨向

在當今時代，隨著計算機、通信網絡和虛擬現實等現代技術手段的廣泛應用，人類社會的實踐方式發生了極大的變化，其中最引人矚目的新變化之一，是出現了一種前所未有的嶄新社會實踐形式——虛擬實踐。在虛擬實踐的旗幟下，檔案整理實踐形式也出現了革新——虛擬整理，并在不可逆轉的逐步擴展和普及。檔案整理正朝著一個新的發展階段前進——虛擬化階段，檔案虛擬化整理將日益成為人們關注的焦點。

一、檔案虛擬化整理的內涵

檔案虛擬化整理，不能像人們的觀念活動那樣沒有物質載體，它是一種現實性的實踐活動。從其所運用的手段來說，檔案虛擬化整理不但要借助于信息網絡的虛擬現實技術，而且還要借助于電腦、因特網、網線及諸多電子設備，這些都是必須依賴的物質載體；從其整理的對象來說，它既包括電子文件也包括現實中紙質文件，這兩部分檔案都是客觀存在的，是具有現實性的；從整理的過程來看，檔案虛擬化整理僅靠大腦中的思維活動是實現不了的，這個過程是思維、肢體或語言、機器同時運用的一個系統過程，這是一個活生生的、感性的活動過程，是有人的真實行動參與的過程；從其使用的技術上說，檔案虛擬化整理使用了計算機和網絡的各項技術，包括數字計算技術、文字處理技術、多媒體技術、數據庫技術、人工智能、網絡通訊技術等，而所有這些技術都依賴一定的設備和人來操作實現的，同樣具有現實性。檔案虛擬化整理是檔案數字化發展到一定階段的產物，是檔案工作實踐的一種重要方式，檔案虛擬化整理是對傳統檔案實體整理的革新，它是迄今檔案整理發展的最高階段。檔案實體整理與檔案虛擬化整理之間的關系具體如圖1所示：

二、檔案虛擬化整理的發展階段與趨向

第一階段：檔案整理手段的虛擬化。人類最早應用在檔案整理活動中的虛擬技木是檔案整理手段的虛擬，如檔案的分類方法、立卷組合方法、檔號等，它們是檔案整理的幾個非常重要的手段，但卻并非是實實在在的存在物，是一種典型的虛擬思維整理活動，是檔案虛擬化整理的重要手段。檔案虛擬化整理手段通常依賴于現實空間的存在物，通過利用“實物符號”、“電子化符號”、“影像化符號”等中介手段，對檔案進行虛擬整理。如音像檔案通過光、電等手段，先在物理空間把實物轉化成“影像符號”，然后再在虛擬空間展示出來，再根據其內容及完整性情況對其進行整理。總的看來，這一階段檔案虛擬化整理主要集中在檔案整理的手段上，主要表現在思維形態的虛擬整理即虛擬思維整理，通過利用虛擬化的符號體系來對檔案實體進行整理。但這階段的檔案整理還不能擺脫檔案載體現實性的局限，難以實現獨立形態的檔案虛擬化整理。

第二階段：檔案的虛擬化。檔案的虛擬化也經歷兩個階段。首先，檔案自身屬性的虛擬化。人們認識事物首先是通過認識事物自身的屬性開始的，人們正是通過自己的感官去感知事物的存在，如通過顏色、氣味、聲音、圖形、用軟硬、冷熱等進行識別，從而認識事物的性質。進入互聯網時代，檔案突破了傳統的時空限制局限，利用計算機和網絡技術，將檔案自身更多的屬性顯現出來，真實的被感知。其次，檔案的虛擬化。首先是檔案自身的虛擬化，如各種類型的電子文件；其次是檔案集合的虛擬化，如虛擬檔案館；再次是檔案機構或組織的虛擬化；最后就是檔案管理體制和社會的虛擬化。這階段的檔案整理，憑借著虛擬現實技術，可以超載現實時空，完全擺脫檔案載體現實性的局限，在虛擬的時空中對檔案進行虛擬化整理，基本實現獨立形態的檔案虛擬化整理，但某種程度還是依賴于人的活動來實現檔案的整理。

第三階段：檔案整理者的虛擬化。首先是檔案整理者的半虛擬化。所謂檔案整理的半虛擬化，是指對檔案進行管理的還是現實中的人，但由于是突破傳統時空的限制，在網絡空間通過利用虛擬現實技術對檔案進行整理，而不必親自動手或親臨現場對檔案進行整理，這樣，檔案整理者就表現出虛擬的特性，故稱其為檔案虛擬整理者。其次是檔案整理者的完全虛擬化。這時的檔案整理者不再是現實中的人，也不是計算機程序簡單的模擬的人的行為或屬性，而是一個行為自主的獨立的高度虛擬的個體，能夠獨立從事檔案整理的基本工作。這一階段檔案整理工作完全實現獨立形態的檔案虛擬化整理，它不僅突破了傳統檔案載體的局限，而且突破了人自身的各種局限，將檔案整理過程中人們難以辦到的事情變為可能或者事實存在，它是檔案虛擬化整理的最高階段。

三、檔案虛擬化整理的必然性

隨著社會無紙化辦公的日益盛行，檔案虛擬化管理必將滲透到檔案管理的方方面面，傳統的檔案實體整理也必將趨向檔案虛擬化整理，這不僅是檔案工作實踐發展的要求，也是檔案整理理論發展的必然。

(一)檔案虛擬化整理——實踐發展的要求

1、社會信息化發展的必然要求

根據中國互聯網絡信息中心(CNNIC)的《第十九次中國互聯網絡發展狀況統計報告》，截止到2006年12月31日，中國的網民總人數為13700萬人，與去年同期相比，中國網民總人數一年增加了2600萬人，增長率為23．4％。可以看出中國的網民總數呈良好發展趨勢，中國互聯網又進入一個快速發展期，電腦空間已逐步成為人類賴以相互交流的重要場所，未來彼此間交流將更多通過電子化來完成。而網民，從某種程度來說，就是虛擬用戶，網民數量的快速增長也意味著檔案虛擬用戶的快速增長，高效滿足虛擬用戶對檔案信息的需求，是社會信息化發展的必然要求。傳統檔案整理是根本適應不了虛擬用戶的信息需求的，這時就需要我們向無界的虛擬空間求助，檔案虛擬化整理也就成為必然要求。

2、虛擬檔案整理的必然要求

首先，檔案整理對象的虛擬化，必然要求檔案整理的虛擬化。虛擬檔案的格式類型和載體種類遠遠多于傳統檔案，虛擬檔案的動態性、集成性、多媒體性等特性是傳統檔案所不具有的特性，我們很難想象用傳統的“雙套制”整理方法對虛擬檔案進行整理。其次，虛擬檔案的數量每年正成倍的增加，這給檔案管理者帶來的工作量是難以想象的，傳統的檔案實體管理模式，也難以適應檔案工作的新要求。而虛擬化管理正是適應這要求而產生的，通過利用計算機、通信網絡和虛擬現實等現代信息技術手段，通過單純的記錄和揭示檔案的歷史聯系，輕松實現虛擬檔案的多維整理，大大減少了檔案整理者的工作量。

3、數字檔案館建設的必然要求

數字檔案館的構建、運行與維護都是在虛擬的空間進行的，這必然要求檔案實行虛擬化整理，以充分實現數字檔案館的各項功能。經過多年來的試驗和努力，我國數字檔案館已經邁入了實質性發展階段，隨著數字檔案館的不斷建設和檔案現代化管理設備不斷完善，檔案部門已初步構建起檔案信息網絡系統、信息資源系統和信息應用系統，這為檔案的虛擬化整理提供了基礎平臺，結合虛擬整理技術，即一種與檔案實體排序無關的，單純記錄和揭示檔案之間歷史聯系的技術，它是一套能脫離檔案實體排列，而僅僅使用一套符號及其符號語法邏輯來記錄和揭示檔案歷史聯系的技術。檔案整理可擺脫原先實體排序整理的限制，在虛擬的空間輕松地實現檔案的虛擬化整理，從而省卻了實體檔案整理所需的投入或工作，使檔案管理人員從實體整理工作中擺脫出來，大大提高了檔案的整理效率。

(二)檔案虛擬化整理——理論發展的必然

1、檔案整理的本質原則——歷史主義原則的真正歸位

雖然傳統的檔案整理工作也體現了歷史主義原則，要求最大限度維護檔案之間的歷史聯系，但實際的檔案整理工作卻是通過實體整理來實現的，而并非通過記錄檔案之間的歷史聯系來實現，一旦實體受損，檔案的歷史聯系也就受到破壞。因而傳統的檔案實體整理已顯得不合時宜了，呼喚新的檔案整理方法，檔案虛擬化整理也就應運而生。檔案虛擬化整理，首先脫離實體的限制，通過單純記錄和揭示檔案之間歷史聯系實現對檔案整理。它關注的焦點不再是檔案的實體，而是檔案之間真正的歷史聯系，這樣即便是檔案載體損壞，也可以通過恢復檔案的歷史聯系，將原始檔案在虛擬空間真實的展現在人們面前。其次檔案虛擬化整理注重對檔案多維歷史聯系地整理，在堅持檔案整理來源原則的同時，也綜合考慮事由、年代檔案整理原則，通過利用虛擬的三維立體結構，將檔案多維的歷史聯系充分展現出來，最大限度維護了檔案之間的歷史聯系。可以說，檔案虛擬化整理使檔案一維實體整理擴展到多維的歷史聯系整理，使檔案整理的本質原則——歷史主義原則真正歸位。

2、“檔案主、客體全宗”理論的本質體現

“檔案主、客體全宗”理論強調，在實際的檔案利用工作中，人們不僅要關注主體矛盾的解決，也要關注客體矛盾的解決，同時也認識到“主體和客體矛盾”是可以相互轉化的，出現主體客體化和客體主體化現象，要求檔案整理既要按主體全宗來整理，也要按客體全宗來整理。其本質是要求檔案整理過程中正確處理“主體和客體矛盾”，根據矛盾中心的不同，分別形成以檔案形成者為中心的主體全宗和與以一具體活動過程為中心的客體全宗。傳統的檔案實體整理僅僅局限于對主體矛盾的解決，注重對檔案來源聯系的維護，對于事由、年代等其它多維的聯系很少涉及。雖然從理論上我們早已認識到檔案聯系的多維性，但實體整理的線性結構限制我們只能從檔案歷史聯系的多維中選擇一維，作為檔案整理的依據。檔案虛擬化整理注重主體和客體矛盾的綜合解決，它能構建起一個更為完整的檔案整理體系，這個整理體系能夠綜合來源和事由來同時組織檔案和文件材料的實踐，完全證實了“檔案主、客體全宗”理論所認為的“按全宗單位和按事由組織檔案和文件材料都是檔案歷史整理的正確方法。”

3、檔案整理理論體系進一步豐富和完善的要求

隨著社會無紙化辦公的盛行，傳統的檔案整理方法已凸顯諸多弊端，無論是檔案的整理方法、整理原則，還是檔案整理理論都顯得比較單一。檔案整理理論呼喚創新，檔案虛擬化整理正是對傳統實體整理理論的繼承與創新，它是檔案整理理論體系進一步豐富和完善的必然要求。檔案虛擬化整理對檔案整理理論貢獻是多方面的，如檔案虛擬化整理改變傳統單一的檔案實體整理方法，采用虛擬化整理方法；檔案整理理論的基礎，由原先的實體整理理論研究轉為檔案歷史聯系的整理理論研究；檔案整理的原則由傳統單一的來源原則擴展到來源、事由、年代兼顧的歷史主義原則；檔案虛擬化整理以“檔案主、客體全宗”理論為指導，使原來來源全宗整理轉變為“主、客體全宗”整理；一維歷史聯系的檔案整理轉變為多維的歷史聯系整理，填補了傳統整理方法的缺陷，最大限度地維護了檔案歷史聯系的完整性等。