論企業信息管理服務產業化

隨著社會主義市場經濟體制的建立與完善，經營思想正逐步深入人心。企業在經營中提高了競爭力，資產在經營中實現了保值和增值，確保了經濟實體的全面、協調與可持續健康發展。企業經營管理的成功運作激發人們思考和總結，同時也值得非企業組織很好地分析和借鑒。我國正在深化的公共事業體制改革中，引入經營管理思想是大勢所趨，甚至傳統的一些屬于非競爭性的行業，在網絡環境下，也有可能出現產業化趨勢。但是，對傳統的非營利組織來講，經營管理、產業化等這些概念、術語終究是新事物，還有許多問題有待于探討和解決。

檔案領域有關產業化的話語，近來正成為檔案界關注的一個熱點，筆者對此想談談自己的一些看法。

一、信息產業和信息內容產業

從經濟活動的視角論述“信息活動”最早可追蹤到1921年，由美國經濟學家奈特(F．H．Knight)在《風險、不確定性和利潤》一書中提出：“信息是主要商品之一”、“巨大的資本投資”將被投入到信息活動中去，并有各種組織參與信息活動。現實中，一般認為信息產業形成于20世紀50年代，自60年代起，由于計算機和微電子技術的高速發展，信息產業逐漸在國民經濟中居重要地位。人們在論及信息產業這一信息經濟學的宏觀領域時，往往是以1962年馬克盧普(F．Machlup)的《美國的知識生產與分配》作為信息產業或信息經濟的理論源頭。此后，一個專門從事信息技術研究、信息機器生產和提供信息服務的新興產業便應運而生，并且以傳統產業望塵莫及的速度發展著，這就是信息產業。由于信息產業是一個新興的產業群，目前還處于變化發展之中，因此，對信息產業內涵與外延的理解，應考慮到現實的信息產業發展因素。隨著信息產業的深入發展，信息網絡基礎設施“路”、“車”硬件建設初見成效，而人們感到試銷對路的“貨”——信息供應嚴重短缺。如何充分發揮“信息高速公路”的整體功效，使人們能方便、快捷、全面和準確地在線搜索到所求信息內容，減少“信息孤島”和“數字鴻溝”的不利影響，必然成為人們主攻的難關。

隨著數字化信息產品與信息服務的大量出現，以數字化信息為核心正在形成一個新興的產業鏈。這條產業鏈的源頭是知識與信息生產，下游是為給信息存儲、傳遞、轉換和服務提供支持的技術開發和軟件研制生產。這條以數字化信息為核心的產業鏈的不斷形成和擴大，使信息內容產業已經發展成為一個獨立的產業群體。借助互聯網絡，國外發達國家的信息內容服務迅速騰飛，可以單獨作為一個產業而獨立存在，其中專業信息增值服務功不可沒。這種服務有別于網上的大眾信息服務，如圖所示的信息服務閉環體系中信息順暢地流轉并實現增值。主要原因是在互聯網出現之前，歐美國家已有十幾年的專業信息數據庫發展歷史，在這一時期，專業信息市場交易環境已經形成并逐漸成熟起來。互聯網發展起來之后，變化的只是交易方式和交易平臺，一旦完成平臺的遷移，信息借助互聯網在價值鏈上的流轉將更為便捷、迅速，并帶動其他網上信息產品和服務的發展。

不僅信息內容產業具有可觀的經濟效益，而且更重要的是信息內容借助快捷、方便的互聯網絡將對人們的意識形態、精神生活等帶來直接的影響，因此世界各國政府都高度重視信息資源建設。但是，我國長期受到計劃經濟的影響，普遍來講對數據和信息重視不夠，造成專業數據庫的積累非常少，真正意義上的信息交易市場發展還很不完善，用戶觀念和市場環境都有待于進一步培育。為了使我國傳統的信息組織順利地實現轉型，并使正在興起的信息服務企業盡快地成長和發展，在信息產業部牽頭制定的《鼓勵信息技術應用政策綱要》中就指出：“大力推進政務信息化，促進政府信息資源的開發利用和共享”，“促進信息服務業發展，加快培育市場主體，重點發展信息內容提供和各類專業信息咨詢服務”。這一切都為信息內容產業的發展提供了良好的外部環境，而外因終究需要通過內因起作用，在立足信息需求的前提下，我國信息內容產業發展結果到底如何，就必須依靠信息服務者的共同努力，因為事物發展，內因起著決定性作用。

二、網絡環境下信息服務產業化的可行性

在我國，盡管國家正從產業政策和市場競爭環境等諸多方面培育信息內容產業。但是，由于長期信息源開發利用滯后，加上固有的產業邊界不清、主管部門條塊分割、知識產權立法滯后等諸多因素仍還嚴重制約著這一產業的發展。面對網絡環境瞬息萬變的競爭態勢，只有發展是硬道理，原地踏步就等于自取滅亡，如何面對新環境的挑戰和機遇，檔案組織是不能回避的。

長期以來，由于檔案信息的特殊性，無論哪一種檔案組織都更多重視檔案的儲存和保密，缺乏甚至忽視對檔案信息的深度加工，造成檔案組織不是按照用戶的需求與要求貯存、加工和提供信息，而是有形無形地沿襲著長期不變的館藏結構，對用戶的需求采取的是“我這有什么，就為你提供什么”的傳統作法，缺乏對用戶進行深入研究。隨著我國市場經濟的不斷發展，計劃經濟體系下建立的檔案館和基層檔案部門粗放的管理服務模式已經難以適應環境要求。在不斷加大政府信息公開力度的趨勢下，特別是隨著電子政務、電子商務的推廣應用，電子文檔形式將可能成為人們利用檔案澄清迷霧、尋找證據與獲取知識的主流媒介。伴隨著數字文檔信息的激增，再加上存儲、認證、安全和網格等技術的日漸成熟，網絡環境法規制度安排與非制度安排日趨完備，在檔案領域，未來有可能將把具有特殊意義的檔案信息采用紙質存儲，而一般的文檔信息則以數字存儲方式為主。相對于傳統的紙質檔案等模擬信息管理來講，數字檔案信息的安全管理、流轉維護等技術支持的要求比傳統信息管理復雜得多，不僅涉及檔案信息的真實、可靠和安全保障，而且還要確保存儲的軟、硬件環境及系統設備等的正常運轉，這些技能并不是傳統檔案人所擅長的甚至能應付得了。數字環境打破時、空限制，帶給人們高效率的同時，也引發了IT專家稀缺、信息管理成本激增等瓶頸困擾。由于IT技術日新月異，目前的IT行業仍富有挑戰性，造成非IT組織對優秀技術人才缺乏吸引力，為解決非IT組織IT人才短缺，并降低IT資源管理成本，世界各國都在探索，尋找可行的解決方案。自20世紀90年代信息技術外包在國外企業開始流行，尤其是2001年以來隨著網絡技術的不斷成熟，2002年初，IT業界提出了“按需計算”概念，同年10月，IBM公司首先把這種服務理念描繪成“電子商務隨需應變(E-businessonDemand)”。所謂按需計算模式(ComputingonDemand)，就是為用戶提供計算資源的一種商業服務，包括IT集成、數據存儲和應用服務等方面的內容。其理想狀態是提供無限的計算能力與存儲容量。

當然，由于信息的共享性決定了IT外包、特別是信息資源使用空間按需交費不能簡單地等同于具有獨享性的水、電等物質資源的生產與消費，安全問題尤其是信息內容保密問題成為IT外包和按需計算模式推廣的主要障礙。按需計算要成為普遍服務，首先在托管企業應樹立職業信用觀念，建立誠信文化，嚴格履行保密義務，消除托管需求方對保密問題的擔憂。也就是說，托管組織必須以自己的實際行動，沖破用戶“信息只有自己保管才安全\"的傳統觀念，并通過自己的服務，贏得用戶的滿意；其次，為避免網絡環境信息擴大效應的消極影響，防止失密、竊密事件發生，技術上的安全支持也是IT外包尤其是數字檔案信息資源托管中需要解決的關鍵問題。隨著安全技術的發展和完善，特別是人們逐漸重視對網絡加強安全管理，一直為人們最關心、最擔心的安全技術和管理問題有望不再成為網絡環境的瓶頸。安全問題得以解決，外包降低IT資源管理總體擁有成本(TCO)的優越性彰顯。從美國的外包服務發展歷程來看，專業外包服務的規模效益可以大大降低IT資源管理投資，有效地控制成本，先是被對效益和效率倍加敏感的個別企業接受并嘗試，他們的成功運作，得到了其他更多組織競相仿效，而政府的有關政策和法規又進一步推動其健康發展，不斷擴大外包范圍，從而形成新的產業群。

近兩年，我國企業以及電子政務建設中也開始實施信息技術外包模式。隨著人們逐漸認識到外包模式的優越性，從外包中嘗到甜頭的各種組織也會逐漸接納“隨需應變”服務模式。隨需應變理念與模式具體應用到信息服務領域，主要表現為托管服務。筆者認為，檔案信息托管服務應包括三個層面的內容：一是信息技術外包，即把檔案組織(包括檔案館和檔案形成組織)的計算機設備與網絡系統運行、維護和安全保障等外包給專業化組織；二是外包數字文檔信息管理，即檔案組織委托專業技術組織負責數字文檔信息存儲／備份，而檔案組織負責監督、審計，以確保信息真實、完整和可靠，并對檔案信息資源進行深度開發服務；三是外包檔案信息服務，即文檔組織(主要指文檔形成者)把檔案信息資源的管理、開發和提供利用等委托給社會專業化組織負責。

那么，在我國檔案信息服務領域是否有實施檔案信息托管服務的動力?現實中，一方面在世界貿易組織烏拉圭回合談判的“服務貿易”協議中，已經把“圖書館、檔案館、博物館和其他文化服務”內容納入世貿組織成員國之間的磋商談判范疇。怎樣才能最經濟地管理檔案信息和最有效地實現檔案信息服務，必將會提到檔案館的重要日程上來；另一方面，我國加入WTO之后，面對全球化市場競爭，各種組織的活動日益復雜，問題處理難度逐漸加大，傳統的僅憑經驗行事已經很難保證決策的準確無誤，科學決策必須以各種信息為基礎，尤其是離不開文檔信息。如何最經濟地實現數字檔案信息服務，也必然會擺在文檔信息形成組織面前。

網絡環境打破時間、空間界限，為實現低成本、高質量的遠程信息服務掃清了障礙。在未來，各種組織必將從自身實際出發，重新審視、權衡安全與成本兩大要素，而做出檔案信息服務是仍堅持傳統的自服務模式(Self-servicemodel)，還是選擇第三方服務模式或自服務與第三方服務相結合的集成模式。這對于作為市場經濟主體的企業來講，其意義將更加重大。為了在激烈競爭的市場中生存和發展，我國企業必將學會把握和嘗試降低成本的任何機會。具體到檔案信息服務中，在打破傳統不計成本的、一刀切的自服務模式之后，結合自身實際，在充分利用低成本的第三方服務的過程中，必然要對以上三個層次的檔案信息托管服務做出相應的選擇。有的組織可能只選擇一種服務，如IT外包服務；有的組織可能選擇兩個層面甚至兩個以上的服務；還有的組織可能考慮不同種類、不同類型以及是否有機密等級等因素的影響而對不同檔案信息采取區別管理，決定哪些檔案信息采取托管模式，哪些檔案信息采取自服務模式，在成本與安全之間的博弈中做出檔案信息服務模式的選擇。

總之，計算機與網絡技術為代表的信息技術迅速發展，使人們的生產方式、生活方式和交往方式等發生了巨大的變化。再加上我國社會主義市場經濟改革的日益深化，計劃經濟條件下建立起來的檔案館“事業性質，國家統包”模式必將向“事業性質，企業管理”過渡，甚至會出現“純企業型”的服務模式；檔案信息形成組織為降低管理成本，采取按需計算模式管理數字檔案信息，甚至委托專業化機構提供信息服務。供給創造需求，需求拉動供給，檔案信息服務產業化趨勢不可阻擋。