高校檔案信息化建設的幾點思考

隨著信息技術的迅猛發展和廣泛應用，以計算機網絡和存儲技術為核心的現代信息技術已大大影響到經濟發展、人民生活、國家安全和社會發展進程，信息化給傳統的檔案工作理論、技術、方法帶來嚴峻挑戰。2002年11月25日，國家檔案局中央檔案館向全國檔案部門下發了《全國檔案信息化建設實施綱要》，這是促進檔案管理現代化水平全面提高的一項重大舉措。如何抓住信息產業發展的機遇，充分發揮檔案信息來源的優勢，是擺在高校檔案工作者面前迫切需要解決的課題。

一、高校檔案信息化建設主要內容

1、館藏各類檔案的數字化，利用數據庫存技術，對紙質檔案、聲像檔案、實物檔案進行錄入、掃描、數碼處理，達到對檔案信息管理和利用的高效、準確。

2、電子文檔管理一體化，通過辦公網絡，使用文檔一體化管理軟件來完成電子文件的歸檔工作，對電子文檔進行準確的歸檔鑒定，執行電子文檔歸檔管理辦法，及時進行網絡歸檔處理，檔案管理部門將對電子文檔進行及時的接收和進入相應數據庫存的處理。

3、檔案信息提供利用網絡化，就是可以在公眾信息平臺上，利用公開的檔案信息，也可在專用服務器中調用，查找保密檔案信息。

二、高校檔案信息化建設目前存在的問題

1、技術支撐的差距。檔案信息化建設是一項技術密集型的工程，技術支撐是信息化建設的重要條件。目前高校檔案信息化建設中技術仍存在差距，諸如數據存儲和壓縮技術、網上檔案信息組織技術、檢索技術等還不為信息化建設的工作者所熟悉、掌握，離真正意義上的網絡化檔案管理還有距離。同時，現有的技術忽視了文件、檔案管理的需求，難以直接用來管理電子文件和數字化檔案。因此，如何將信息技術和新的關鍵技術應用于檔案工作，是高校檔案信息化建設中亟待解決的問題。

2、缺乏統一的標準規范，雖然也有一些標準出臺，但不能滿足檔案信息化快速、有序發展的需要。比如：高校檔案網站信息系統設計和應用的標準；高校檔案館藏數字化標準；高校檔案數據庫存與地方檔案館數據資源庫存互聯的工作標準都亟待規范。

3、技術保障不夠明確，電子文件信息的安全、保密問題，維護電子文件原始性、真實性問題，電子簽名的認定問題等都需要嚴格的技術保障，需要法律、法規、標準的支持。

4、認識與機制不夠到位，對于高校檔案信息化建設問題，各級領導、各級管理人員包括檔案工作人員的認識是參差不齊的，有些人認為高校檔案的信息化就是檔案庫存紙質文件的數字化，就是計算機技術在檔案中的利用。另外，對于在高校是否啟動檔案的信息化建設，信息化建設的速度、規模、廣度、深度如何？缺乏有效的激勵機制和監督機制，各高校均處在各自為政的“良心帳”階段。

三、加快高校檔案信息化建設的保障

1、培養高水平的檔案專業人才，全面提高檔案工作者素質，是高校檔案信息化建設中的重要條件，要通過崗位培訓、繼續教育、法律學習等形式，使檔案人員多掌握一些法律、歷史、經濟和現代化管理知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，成為既精通業務，又有創新精神的復合型人才。成為檔案信息化建設的行家里手。

2、要加強檔案法制建設，增強依法治檔的力度和深度。高校檔案信息化建設，對高校工作產生劃時代的影響，對傳統的思維方式和管理模式產生革命性沖擊，管理體制、管理手段、管理制度和法律保障都要進行變革、修改、健全完善，通過規章制度要達到明確責任。比如在文檔一體化模式下，過去分年度、分階段對歸檔部門進行業務指導、執法監督，現在要變為日常的、全過程的指導、監督。在檔案的利用方面過去利用者到檔案管理部門查閱利用檔案，是面對面的服務方式，而現在是利用網絡，靠信息技術手段，達到有效的服務和控制。檔案信息的公開，需建立健全信息公開制度，充分利用網站、廣播、電視等媒體為各部門獲得信息提供便利。檔案信息的共享，要建立信息共享制度，加快建設統一的檔案信息網絡、平臺和信息安全基礎設施。電子文檔的歸檔、鑒定、安全保管等管理制度都要根據國家的《歸檔文件整理規則》，結合高校檔案的自身需要和特點而重新制定。

3、積極開展檔案鑒定銷毀工作，按照檔案法的要求，對過期的、失去保存價值的檔案及時進行鑒定銷毀，避免庫房多余的檔案，縮小館藏檔案數字化的范圍，使篩選后的檔案更有廣泛的利用價值。