淺談ＥＲＰ系統對企業財務管理及會計人員的影響

內容摘要：ERP系統在會計領域的應用不僅對企業的財務管理產生了深遠的影響，而且也導致了傳統會計作業模式向新模式的轉移，會計人員必須轉變觀念，提高自身素質，掌握多方面技能，以適應ERP環境下對自身職能轉變的要求，本文對此進行了探討。

關鍵詞：特點；財務管理；影響；會計工作；轉變

ERP系統是個較完整的集成化管理信息系統，包括分銷、制造、財務、質量控制、售后服務、人力資源、運輸管理等子系統，是將企業的各方面資源(信息、人力、物料、資金、設備、時間、方法等方面)進行優化、整合，強化企業財務管理、提高資金運營效率、建立企業-供應商-客戶之間的供應鏈、提高生產效率、降低成本、減少庫存積壓、提高客戶服務水平等方面提供強有力的管理。

一、財務管理的新趨勢對會計軟件提出了新的要求，與傳統軟件相比，ERP系統具有以下幾個適于財務管理的特點：

(一)、支持業務財務的一體化。業務過程中產生的數據可通過系統工具、人工或自動地轉入財務系統，避免一次錄入的時間延遲和某一時間段的數據不真實性。在全集團內實現財務、采購、銷售流程的統一化和標準化，更好地統一協調與供應商和客戶的業務關系，快速處理集團范圍內的采購、調配和送貨，實現總部對下屬單位的資金、物流的實時監控和管理。

(二)、即時性。在ERP系統的狀態下，資料是聯動的而且可以隨時更新，每個有關人員都可以隨時掌握即時的資訊，這在過去只能依賴大量的人力與時間才能完成。一般說來，影響企業競爭力固然有許多因素，但一個很重要的因素，在于它對企業內部各種信息的把握，以及對外部市場的資訊、現狀變化的了解。在當今信息社會里，不僅要知己知彼，還要貴在“即時”。

(三)、建立嚴密、完善的應收帳款管理體系。由于國內的不規范的交易環境，使得應收帳款的管理成為企業管理工作的一個重點和難題。ERP系統將銀行的信譽額度管理體系納入系統之中，通過企業對各客戶信譽額度的評估，根據企業資金能力，可制定出一套嚴密的應收帳款管理機制。在系統中，有多種不同的操作模式以適應用戶對不同階段的客戶管理，真正將企業應收帳款由原來的事后核算變為事前和事中的控制。

(四)、解決了一般系統中難以做到的差異管理。差異的根源是由于不規范的市場環境和不規范的業務過程而造成的。ERP系統能夠如實反映差異的情況和原因，為企業決策管理提供真實、有效的數據。如：由于銷售開票后，客戶未及時提貨而造成的庫房保管帳與業務帳的不一致，在ERP系統中；有專門的業務過程卡片來反映這些差異及其原因。

二、ERP系統給企業的財務管理帶來的影響。

(一)、銷售業務與財務的同步管理：在ERP的銷售管理方式中，銷售部門本身可以用銷售訂單直接產生發貨單，庫存管理可以根據發貨單直接生成銷售出庫單，財務核算存貨時可以直接根據銷售出庫單產生記賬憑證，還可以根據銷售發票自動產生記賬憑證，可以同銷售管理共享客戶信息，直接引用方便了應收款的管理。由于生成憑證的時間可以是任意的，即任何時候只要發生了銷售業務，隨時都能直接反映到財務賬簿中。這在手工管理狀態下是不能夠做到的。這就是銷售業務與財務同步管理的含義。這種同步管理，徹底改變了財務事后記賬的傳統方式，使財務能夠發揮對業務的監控職能，同步管理的另外一個意義在于，由于憑證的生成是實時自動的，所以憑證的記錄是細致而精準的，在系統中完全可以由憑證追溯到業務上，即可以由記賬憑證追溯到銷售訂單，這在管理上體現為可以由管理指標的變化，追查到發生這些變化的原因。

(二)、采購業務與財務同步管理：采購管理同樣是以采購訂單為核心達到各相關部門間實現信息共享。ERP系統可以通過采購訂單直接生成到貨單，通過到貨單直接生成采購入庫單，最后通過采購入庫單直接生成記賬憑證，另外可以根據采購訂單直接生成采購發票，然后根據采購發票直接產生記賬憑證。實施ERP之后，通過與各業務系統的信息共享，實現了財務與采購業務的同步管理，并實現了對于采購管理共享供應商信息，直接引用方便了應付款的管理；而且可以根據已經有的記賬憑證追溯業務單據，極大減少了差錯時間。

(三)、ERP系統改變了企業資金管理模式：作為公司的管理者，必須時時關心整個公司的資產流動性，防止發生公司整體的支付危機。ERP資金管理的兩個重要功能，即自動實時生成現金流量表和利用內部銀行結構對企業的資金使用情況進行量化考核，可以使集團總部作為投資中心，進行資金的合理分配與運用。ERP資金管理模塊中的資金預測功能加強了企業對中短期現金流量的預測，能及時預警，保證公司的順利運作。

(四)、財務管理效率提高：財務在采購業務、銷售業務、庫存管理信息共享的情況下，再加之記賬憑證可以自動登入賬簿，財務報表可以根據標準格式自動產生，而標準格式可以由財務管理人員根據企業的實際應用要求自己設置定義。這所有的一切最終達成了財務管理工作效率的徹底改變，真正發揮出財務管理對于企業經營運作的重要指導作用。

三、ERP給財務會計工作提出更高的要求

(一)、角色變化：會計憑證的填制和傳輸基本實現自動化，在ERP環境中會計憑證不是都由會計人員填制，各部門在完成各自業務的同時，ERP系統會根據事先的設置，先由有關業務人員完成相應的業務(原始)憑證填制工作，再傳輸到會計信息系統，由會計信息系統自動生成會計憑證，會計人員只是對這部分會計憑證進行審核。從表面上看，ERP的導入對會計人員來說，確實是一大沖擊，或者說是一種“會計人員無事可做”的危機。但從深層次看，筆者認為，ERP的導入，本質上是會計工作內涵的新發展，是會計工作的重心轉移，即從以往對數字的計量與紀錄，轉向對信息的加工、再加工、深加工。

(二)、工作方式變化：受國家財務處理業務周期性影響，原來的財務會計工作業務量呈杠鈴型，月初和月末工作量大，受及時性要求，經常需要加班。而月中則比較平淡，財務會計人員常常無所事事，財務人員想將業務日常化，但沒有集中的信息、難以實現。實施ERP后，大量的業務如收料、發料、費用分配、發貨等在實際業務發生時即可形成會計信息，業務量向日常轉移，月末僅對涉及總帳的業務進行過帳處理，省掉大量的匯總、分類等計算工作，可以實現業務處理的均衡化。

(三)、由“會計中心觀”走向“服務會計”。ERP系統徹底改變了傳統會計的“會計中心觀”，而是強調以客戶為導向、“服務會計”的思想。在傳統的會計處理模式中，所有業務的會計憑證都在財務部產生，會計信息的采集都集中在財務部門，是“會計中心觀”。ERP系統的實施，會計信息的采集前移到業務部門，業務數據進入ERP系統的同時，自動更新到財務管理系統，會計處理流程與業務流程緊密結合、相互滲透，管理會計的會計核對功能削弱，為會計信息需求者服務、提供定制化的會計信息，將成為管理會計的工作重心，體現“服務會計”的現代會計理念。

(四)、會計工作重心的轉變：會計人員除了發揮會計的基本職能外，更重要的是發揮其參與管理，輔助決策的職能。會計人員要基于會計核算的數據，再加以分析，從而進行相應的預測、管理和控制活動，更好地參與到企業的整個管理系統中。

由此可見，企業導入ERP系統，實施ERP系統管理，不管是對企業的財務管理還是對會計人員角色的影響是顯而易見的。會計人員應當增強緊迫感，找準自己的角色和定位。為了適應ERP時代市場對會計人員的需求，廣大會計人員應該加強自身素養，不斷提高服務水平。